1. Katrs saimnieciskās dzīves fakts ir jāreģistrē ar primāro grāmatvedības dokumentu. Uzskaites dokumentiem nav atļauts pieņemt dokumentus, kas dokumentē nenotikušus saimnieciskās dzīves faktus, tai skaitā iedomātu un fiktīvu darījumu pamatā.

2. Primārā grāmatvedības dokumenta obligātās ziņas ir:

1) dokumenta nosaukums;

2) dokumenta sagatavošanas datums;

3) tās saimnieciskās vienības nosaukums, kura sastādījusi dokumentu;

5) saimnieciskās dzīves fakta dabiskā un (vai) monetārā mērījuma vērtību, norādot mērvienības;

6) darījumu, operāciju pabeigušās personas(-u) un par tā izpildi atbildīgās(-o) personas(-u) amata nosaukums vai par paveiktā notikuma izpildi atbildīgās(-o) personas(-u) amata nosaukums. ;

(skatīt tekstu iepriekšējā izdevumā)

7) šīs daļas 6.punktā paredzēto personu paraksti, norādot viņu uzvārdus un iniciāļus vai citus rekvizītus, kas nepieciešami šo personu identificēšanai.

3. Grāmatvedības primārais dokuments jāsastāda, kad izdarīts saimnieciskās dzīves fakts, un, ja tas nav iespējams, uzreiz pēc tā pabeigšanas. Par saimnieciskās dzīves fakta reģistrēšanu atbildīgā persona nodrošina savlaicīgu grāmatvedības primāro dokumentu nodošanu tajos esošo datu reģistrēšanai grāmatvedības reģistros, kā arī šo datu ticamību. Persona, kurai uzticēta grāmatvedības uzskaite, un persona, ar kuru ir noslēgts līgums par grāmatvedības pakalpojumu sniegšanu, nav atbildīgs par citu personu sastādīto grāmatvedības primāro dokumentu atbilstību saimnieciskās dzīves faktiem.

(skatīt tekstu iepriekšējā izdevumā)

4. Grāmatvedības primāro dokumentu formas nosaka saimnieciskās vienības vadītājs pēc par grāmatvedības uzskaites kārtošanu atbildīgās amatpersonas ieteikuma. Primāro grāmatvedības dokumentu formas valsts sektora organizācijām ir noteiktas saskaņā ar Krievijas Federācijas budžeta tiesību aktiem.

(skatīt tekstu iepriekšējā izdevumā)

5. Primārais grāmatvedības dokuments tiek sastādīts uz papīra un (vai) elektroniska dokumenta veidā, kas parakstīts ar elektronisko parakstu.

6. Ja Krievijas Federācijas tiesību akti vai līgums paredz primārā grāmatvedības dokumenta iesniegšanu citai personai vai valsts iestādei papīra formā, saimnieciskajai vienībai ir pienākums pēc citas personas vai valsts iestādes pieprasījuma pēc savas par saviem līdzekļiem izgatavot elektroniskā dokumenta veidā noformētā primārā grāmatvedības dokumenta kopijas uz papīra.

7. Primārajā grāmatvedības dokumentā ir pieļaujami labojumi, ja vien federālajos likumos vai valsts grāmatvedības regulējošo institūciju normatīvajos aktos nav noteikts citādi. Labojumā primārajā grāmatvedības dokumentā jābūt labojuma datumam, kā arī to personu parakstiem, kuras sastādīja dokumentu, kurā labojums izdarīts, norādot viņu uzvārdus un iniciāļus vai citus rekvizītus, kas nepieciešami šo personu identificēšanai.

8. Ja saskaņā ar Krievijas Federācijas tiesību aktiem tiek izņemti primārie grāmatvedības dokumenti, tostarp elektroniskā dokumenta veidā, tiek izņemtas izņemto dokumentu kopijas, kas izgatavotas Krievijas Federācijas tiesību aktos noteiktajā kārtībā. iekļauts grāmatvedības dokumentos.

Bankas šodien tiešraidē

Raksti, kas apzīmēti ar šo simbolu vienmēr aktuāli. Mēs to uzraugām

Un atbildes uz komentāriem par šo rakstu sniedz kvalificēts jurists un pats autors rakstus.

Grāmatvedības pārskata primārie dokumenti ir vissvarīgākā saikne jebkura uzņēmuma dokumentu plūsmā. Bez tiem nebūs iespējams ne tikai pareizi aprēķināt visus ienākumus, izdevumus un ieņēmumus, bet arī pareizi aprēķināt (un vēl jo vairāk, apstiprināt ar nodokļu iestādēm) atskaitījumus nodokļu inspekcijai. Kas ir “primārais” un kādas tam ir prasības? Izdomāsim.

Ir jāsaprot, kas vispār ir domāts ar šo definīciju. Tātad primārie grāmatvedības dokumenti ir apstiprinājums par uzņēmumā veiktajiem saimnieciskajiem darījumiem, kas devuši zināmu ekonomisku efektu. Tas ir apliecinošs dokuments – piemēram, kaut kāds rēķins.

Šie dokumenti ir svarīgi ne tikai grāmatvedības vajadzībām. Tie ir nepieciešami, lai ievērotu nodokļu likumus un apstiprinātu visus darījumus. Izmantojot primāros dokumentus, var noteikt uzņēmuma saistību apjomu pret valsti. Nodokļu iestāde pieprasīs šos sertifikātus, lai pārbaudītu aprēķinu pareizību.

Primārie dokumenti jāsagatavo uzreiz operācijas laikā vai tūlīt pēc tās pabeigšanas. Bet pēdējais ir iespējams tikai tad, ja procesa laikā nav iespējams tikt galā ar dokumentiem.

Un ir vērts atcerēties, ka šāda kavēšanās nav ieteicama un ir pieļaujama tikai izņēmuma situācijās.

Kas ir "primārais"

Šis dokumenta veids ir tas, kas apliecina jau pabeigtas biznesa darbības. Piemēram, pērkot jaunu virpu. Bez primārās dokumentācijas, kas var apliecināt to vai citu darbību, grāmatvedībā nav iespējams ierakstīt izdevumus/ienākumus vai kaut ko saņemšanu.

Primārie dokumenti var būt vai nu elektroniski, vai papīra formā - nav nekādas atšķirības. Vienīgā šādas elektroniskās dokumentu pārvaldības īpatnība ir tā, ka apstiprināšanai nepieciešams elektroniskais paraksts. Tomēr daži uzņēmumi var ierobežot digitālo iespēju izmantošanu. Atbilstoši līguma noteikumiem vai atsevišķos gadījumos, kas regulēti likumā, ir iespējams pieprasīt tikai papīra “primārā” dokumenta nodrošināšanu.

Primārajā grāmatvedības dokumentā jāsatur visa nepieciešamā informācija saimnieciskās darbības uzskaitei. Pretējā gadījumā var rasties nodokļu problēmas. Ja nevarat apstiprināt izdevumus vai ienākumus, atskaitījumu summa var palielināties.

Šāds dokuments ir pierādījums tam, ka organizācijas ekonomikā tika veiktas darbības, kas ietekmēja ekonomisko situāciju.

Grāmatvedības dokumentu saraksts

Interesanti, ka likums nereglamentē konkrētus dokumentus, tāpēc var izvēlēties no daudziem pieņemamiem variantiem. Tas ļaus jums pielāgot pārskatu sniegšanas ērtības. Bet kāda veida “primārais” vispār ir?

  1. vienošanās. Satur īpašus biznesa darījuma noteikumus. Tajā ir uzskaitītas visas finanšu nianses un visu iesaistīto pušu atbildība par ieviešanu.
  2. Iepakojuma saraksts. Visu sniegto pakalpojumu vai nodoto preču saraksts. To glabā katrs darījuma dalībnieks – jums būs jāizveido kopijas.
  3. Nodošanas un pieņemšanas sertifikāts. Apliecina, ka pakalpojums tika veikts pilnā apmērā un tā kvalitāte atbilst norunātajam. Šis akts apliecina veiktā darba pieņemšanu un attiecīgi pilnīgu pasūtītāja apstiprinājumu.
  4. Nodošanas un pieņemšanas sertifikāts Nr.OS-1. Atšķirībā no iepriekšējā dokumenta, to izmanto, ierakstot darbības ar pamatlīdzekļu ievadi un izvadi.
  5. Pārbaudiet. Apstiprinājums par vēlmi maksāt par preci vai pakalpojumu. Rēķinā var būt norādīti sniegto pakalpojumu papildu nosacījumi un cenas. Šis dokuments ļauj arī atgriezt naudu.
  6. Algas lapa. Izmanto, lai risinātu ar personālu saistītas biznesa problēmas. Tas ir, šajos paziņojumos ir ņemtas vērā visas algas situācijas. Algas lapiņā jāiekļauj ne tikai pati alga. Bet arī visas prēmijas, virsstundas, stimuli un citi naudas “iepludinājumi” darbiniekam.
  7. Kases dokumenti. Nepieciešams finanšu darījumu uzskaitei par preču vai pakalpojumu pārdošanu. Šajā kategorijā ietilpst ne tikai kases grāmata, bet arī kvīšu un izdevumu orderi.

Lasi arī:

Kā tikt pie naudas, ja banka tiek likvidēta un ko darīt, lai nenonāktu šādā situācijā

Protams, visi šie dokumenti tiek sastādīti atšķirīgi atkarībā no noteiktajiem noteikumiem un procedūrām. Pamatnoteikumi ir noteikti, un tie ir jāievēro, veidojot primāro.

Primāro dokumentu klasifikācija

Ir vairāki veidi, kā klasificēt grāmatvedības ierakstus. Tas ievērojami vienkāršo definīciju un pašu dokumentu plūsmu Grupēšana notiek pēc noteiktiem principiem un pazīmēm.

Tātad primārie dokumenti ir sadalīti:

  1. Pēc mērķa. Ir administratīvie - pilnvaras un maksājuma uzdevumi; izpildvaras/attaisnojošie – algu lapiņas un izziņas par paveikto darbu; grāmatvedības dokumenti – izziņas, aprēķini un izziņas; kombinētie – kases orderi, avansa atskaites un prasības; un stingras atskaites veidlapas - abonementi, kvīšu grāmatiņas utt.
  2. Pēc datu satura apjoma. Iekļauti faktiskie primārie dokumenti - kases orderi un čeki; un konsolidētie pirmdokumenti - kases pārskati par noteiktu periodu un izraksti.
  3. Pēc biznesa darījumu atspoguļošanas metodes. Ir vienreizējās atskaites - kases atskaites; un uzkrājošie izraksti un limita kartes.
  4. Pēc apkopošanas vietas. Sadalīts iekšējā (viss, ko formalizē organizācija) un ārējā (saņem no piegādātājiem, ārpakalpojumu sniedzējiem utt.).

Šī visaptverošā klasifikācija atspoguļo gandrīz visus primāros dokumentus, ar kuriem grāmatvedība var saskarties, sagatavojot pārskatus.

Grāmatvedības reģistri primārajiem

Katrs primārais dokuments, ko saņem grāmatvedības nodaļa, ir jāreģistrē. Tāpēc ir speciāli grāmatvedības reģistri. Tās ir īpašas skaitīšanas tabulas, kas izgatavotas noteiktā formā. Tie ir nepieciešami, lai apkopotu informāciju par biznesa darījumiem kontos un neapjuktu virknē sertifikātu, rēķinu utt.

Grāmatvedības reģistri ir dažādi. Parasti tos iedala šādās kategorijās:

  1. Pēc pieraksta. Tas ietver hronoloģisko (dokumentus reģistrē, kā tie parādās), sistemātisku (primārais dokuments tiek reģistrēts, ņemot vērā tā grupēšanas pazīmes). Šo divu veidu kombināciju sauc par sinhroniskajiem reģistriem – ideālā gadījumā grāmatvedībai tas būtu jādara.
  2. Apkopojot datus.Šajā kategorijā ietilpst integrēti (no īpašiem uz vispārīgiem) un diferencēti (no vispārīgiem uz konkrētiem) reģistri.
  3. Pēc izskata. Viss ir ļoti vienkārši – tie ir sadalīti pēc reģistra fiziskās formas. Tas var būt kartes, grāmatas, elektronisko datu nesēju un tā tālāk veidā.

Pareiza grāmatvedības reģistru uzturēšana ievērojami vienkāršos uzdevumu un pasargās no daudzām problēmām.

Prasības primārajai dokumentācijai

Tā kā primārais dokuments ir svarīga grāmatvedības dokumentu plūsmas sastāvdaļa, tā uzturēšanā un aizpildīšanā jābūt ļoti uzmanīgiem. Ir noteiktas prasības, normas un standarti, kas būs jāievēro.

Lasi arī:

Kad tas ir iespējams un kad jāiekļauj studijas darba pieredzē?

Kādam jābūt primārajā

Sākotnējie grāmatvedības dokumenti ir jāveido pēc noteiktiem standartiem, lai nodokļu iestādes tos varētu pieņemt bez problēmām, un nākotnē nevienam nebūtu problēmu. Tāpēc primārajā dokumentā ir jānorāda šāda informācija:

  1. Konkrēta dokumenta nosaukums.
  2. Sagatavošanas datums.
  3. Tās subjekta vārds, kurš (vai kura vārdā) veic šo vai citu darbību.
  4. Kāda ir biznesa darījuma būtība?
  5. Biznesa darījumu skaitītāji. Ir skaidrā naudā vai natūrā. Ja tas ir dabiski, jānorāda, kas tiek mērīts.
  6. Personas, kas ir atbildīgas par pareizu operācijas veikšanu un dokumentu sagatavošanu tai. Noteikti norādiet pozīcijas.
  7. Iesaistīto personu paraksti, pilni vārdi un cita informācija, kas palīdzēs tās identificēt.

Visu šo datu klātbūtne ir nepieciešama ne tikai, lai apstiprinātu, ka operācija patiešām tika veikta. Dokumentā norādītā informācija nepieciešamības gadījumā ļaus pārbaudīt visus rādītājus, sazināties ar dalībniekiem un precizēt dažus punktus.

Noteikumi primārās dokumentācijas sagatavošanai

Ir svarīgi atcerēties, ka, veidojot šādus dokumentus, nepietiek tikai ar to, ka tiek ņemti vērā dati, kas tiem būtu jāiekļauj. Noteikumi nosaka noteiktus noteikumus šādu dokumentu uzturēšanai un veidošanai. Ja tie tiek pārkāpti vai nodokļu inspektoriem radīsies šaubas, jums būs ne tikai jāpārkārto dokuments, bet arī jāmaksā liels naudas sods. It īpaši, ja pārkāpums nav pirmais.

  1. Rakstiet stingri bez kļūdām (ieskaitot pieturzīmes) un blotēm. Izvairieties no drukas kļūdām elektroniskajos dokumentos.
  2. Jūs varat izmantot jebkuras pildspalvas. Taču vēlams izvēlēties tādus, kas rakstot neizsmērēsies – tā uz papīra izkliedēs netīrumus, kas nav pieļaujami.
  3. Nepieciešams noformēt dokumentus, ja pastāv pieņēmumi, ka tiks veikts kāds saimnieciskais darījums. Kā pēdējais līdzeklis (kas nemaz nav ieteicams) uzreiz pēc operācijas var sastādīt un iesniegt primāro ziņojumu.
  4. Absolūti visi aprēķinātie dati, kas uzrādīti digitālā formā, ir jādublē vārdos.
  5. Ja sākotnējā veidlapā nav datu, lai aizpildītu informāciju, jums ir jāievieto domuzīme. Atstāt tukšas rindas ir stingri aizliegts.

Ir svarīgi atcerēties, ka, jo atbildīgāks grāmatvedis būs primāro dokumentu aizpildīšanā, jo mazāk problēmu organizācijai būs nākotnē.

Ko darīt, ja jau ir pieļauta kļūda?

Situācijā, kad nepieciešams labot vienu vai otru primāro dokumentu, ir jāzina, ko drīkst un ko nedrīkst. Tātad, labojot kļūdas, varat:

  1. Izsvītrojiet nepareizo informāciju un blakus norādiet pareizo informāciju. Jāliek informācijas labotāja paraksts, kā arī instrukcija “Tici labotajam” un konkrēts datums, kad labojums veikts.
  2. Veiciet papildu piezīmes. To izmanto, ja tika veiktas darījumu kopējās vērtības, bet rezultātā tās izrādījās nedaudz lielākas. Šajā gadījumā atlikumus nepieciešams ierakstīt jaunā dokumentā un ņemt vērā kārtējā vai nākamajā pārskata periodā.
  3. Veiciet apgriešanu. Tas ir, labojiet ierakstu, izmantojot negatīvas vērtības: pierakstiet nepareizos datus ar sarkanu pastu un pēc tam norādiet pareizos datus blakus.

    Dokumentācija, primāro dokumentu nozīme

    Sīkāka informācija par primārajiem dokumentiem, dokumentu unifikācija un standartizācija

    Grāmatvedības dokumentu veidi

    Dokumentu reģistrācijas, saņemšanas, pārbaudes, apstrādes un uzglabāšanas kārtība

    Dokumentu plūsmas organizēšana

      1. Dokumentācija, primāro dokumentu nozīme

Pilnīgai un nepārtrauktai grāmatvedības objektu atspoguļošanai, pirmkārt, nepieciešams reģistrēt katru saimniecisko darījumu. Lai to izdarītu, pirmais grāmatvedības metodes elements ir dokumentācija. Dokumentācija- grāmatvedības objektu primārās atspoguļošanas metode, kas ļauj tos nepārtraukti un nepārtraukti uzraudzīt.

Saskaņā ar Noteikumiem par grāmatvedības un finanšu pārskatu sagatavošanu Krievijas Federācijā (apstiprināts ar Krievijas Federācijas Finanšu ministrijas rīkojumu Nr. 34-n, datēts ar 1998. gada 29. jūliju), “visi saimnieciskie darījumi ir jādokumentē ar apliecinošiem dokumentiem. Šie dokumenti kalpo kā primārie grāmatvedības dokumenti, uz kuru pamata tiek veikta grāmatvedība.”

Dokuments tulkojumā no latīņu valodas documentum nozīmē pierādījums, pierādījums.

Primārais grāmatvedības dokuments - rakstisku apliecinājumu, kas apliecina saimnieciskā darījuma faktu vai tiesības to veikt.

Primārā grāmatvedība - Tas ir vienots, laika gaitā atkārtots, organizēts informācijas par saimniecisko darbību vākšanas, mērīšanas, reģistrēšanas, uzkrāšanas un uzglabāšanas process.

Grāmatvedības primāro dokumentu nozīme uzņēmuma finansiālajā un saimnieciskajā darbībā:

    Dokumenti kalpo par pamatu un apstiprinājumu grāmatvedības datu pareizībai.

    Tos izmanto darbības vadībai un vadībai.

    Pamatojoties uz dokumentiem, tiek veikta uzskaites objektu uzraudzība.

    Dokumentiem ir juridiska nozīme. Tie tiek izmantoti kā pierādījumi strīdos tiesā.

    Dokumentiem ir kontroles vērtība.

      1. Sīkāka informācija par primārajiem dokumentiem, dokumentu unifikācija un standartizācija

Rekvizīti tulkojumā no latīņu valodas requisitum nozīmē vajadzīgs, vajadzīgs.

Rekvizīti– dokumentā atspoguļoto saimniecisko darījumu raksturojošie rādītāji.

Sīkāka informācija ir obligāta un nav obligāta.

Saskaņā ar Federālā likuma “Par grāmatvedību” Nr.402-FZ 9. panta 2. punktu, datēts ar 2011. gada 6. decembri. Primārā grāmatvedības dokumenta obligātā informācija ir:

1) dokumenta nosaukums;

2) dokumenta sagatavošanas datums;

3) organizācijas nosaukums;

5) saimnieciskās dzīves fakta dabiskā un (vai) monetārā mērījuma apjoms, norādot mērvienības;

6) par saimnieciskās dzīves fakta izpildi atbildīgo personu amatu nosaukumi;

7) norādīto personu personīgie paraksti, norādot uzvārdus un iniciāļus.

Papildu informācija nav juridiski apstiprināta. Tos pats uzņēmums pēc vēlēšanās ieraksta visos dokumentos, izņemot dokumentus par līdzekļu primāro uzskaiti. Papildu informācija var ietvert: organizācijas adresi un tālruņa numuru, darījumā iesaistīto pušu uzvārdus utt.

Pirms jaunā federālā likuma “Par grāmatvedību” Nr.402-FZ spēkā stāšanās 2011.gada 6.decembrī. (šis likums stājās spēkā 2013. gada 1. janvārī), liela uzmanība tika pievērsta primāro grāmatvedības dokumentu unifikācijai un standartizācijai. Dokumenti tika pieņemti uzskaitei, ja tie bija noformēti atbilstoši primārās grāmatvedības dokumentācijas vienoto veidlapu albumos esošajai veidlapai. Šos albumus izstrādāja Krievijas Valsts statistikas komiteja (tagad Rosstat), vienojoties ar Krievijas Finanšu ministriju. Tika apstiprinātas aptuveni 250 vienotas dokumentu formas.

Vienotie dokumenti ir standarta dokumenti, kas paredzēti viendabīgu darījumu reģistrācijai organizācijās ar dažādām īpašuma formām un nozaru piederību.

Turklāt arī nozaru ministrijas izstrādāja vienotus dokumentus savu nozaru uzņēmumiem. Piemēram, Krievijas Lauksaimniecības ministrija izstrādāja vienotus dokumentus lauksaimniecības produktu, dzīvnieku, zemes utt.

Dokumentu standartizācija ir identisku standarta izmēru noteikšana standarta dokumentiem. Tas tika darīts, lai samazinātu papīra patēriņu un vienkāršotu dokumentu apstrādi un uzglabāšanu.

Ar 2011. gada 6. decembra federālā likuma “Par grāmatvedību” Nr.402-FZ spēkā stāšanos. Uzņēmumi tiek atbrīvoti no pienākuma izmantot Valsts statistikas komitejas un nozaru ministriju izstrādātos vienotos dokumentus. Atbilstoši šā likuma 9.panta ceturtajai daļai primāro dokumentu veidlapas apstiprina uzņēmuma vadītājs pēc galvenā grāmatveža (vai grāmatvedības uzskaiti uzticētās personas) ieteikuma. Izstrādājot dokumentu veidlapas, grāmatvedim ir jāiekļauj visas nepieciešamās detaļas un tās jākomplicē. Galvenie grāmatveži, kā likums, apstiprināšanai iesniedz vienotas dokumentu formas.

Visa primārā dokumentācija ir uzņēmuma finansiālās darbības apliecinājums. Šos grāmatvedības dokumentus pārbaužu laikā galvenokārt pieprasīs regulējošās iestādes. Tāpēc šādu papīru uzturēšanai un uzglabāšanai tiek izvirzītas paaugstinātas prasības.

Primārā dokumentācija vai, kā to sauc virtuozi grāmatveži, primārā dokumentācija ir uzņēmuma finanšu lietu pierādījums. Turklāt, ja šiem dokumentiem ir juridisks spēks, tie var vai nu palīdzēt uzņēmumam strīdīgos jautājumos, vai arī to sabojāt. Šie dokumenti ir: līgums, rēķins, maksājuma dokumenti, pavadzīme, rēķins, pārdošanas kvīts un citi.

Primāro dokumentu formas ir vienotas. Ja nepieciešams, veidlapai tiek pievienotas papildu rindas, bet tajā pašā laikā saglabājot galvenās. Tas ir norādīts Noteikumos par grāmatvedību un grāmatvedību Krievijas Federācijā (Krievijas Finanšu ministrijas 1998. gada 29. jūlija rīkojums Nr. 34 n (ar grozījumiem, kas izdarīti 2007. gada 26. martā Nr. 26 n). Izņēmums ir veidlapas skaidras naudas darījumu veikšanai (Krievijas Valsts statistikas komitejas 1999. gada 24. marta dekrēts Nr. 20).

Visas standarta veidlapā veiktās izmaiņas un papildinājumi tiek apstiprināti ar uzņēmuma vadītāja rīkojumu.

Organizācija patstāvīgi izstrādā primāro dokumentu veidlapas, ja vajadzīgā veidlapa nav pieejama vienoto veidlapu katalogā. Obligāts nosacījums: šādās veidlapās jāietver nepieciešamā informācija.

  1. Kāds ir dokumenta nosaukums?
  2. Kad sastādīts.
  3. Informācija par organizāciju, kas sastāda dokumentu.
  4. Norādiet, kas konkrētajā saimnieciskajā darījumā ir iekļauts šajā dokumentā, darījuma izmaksas (naudā vai natūrā).
  5. Par dokumenta noformēšanu atbildīgo personu uzskaitījums ar obligātu parakstu.

Iepriekš minētā informācija ir minēta federālajā likumā “Par grāmatvedību”.

Visi primārie dokumenti ir savlaicīgi jāiesniedz grāmatvedībā. Informācijas ievadīšanas hronoloģijas ievērošana ir viens no galvenajiem pareizas uzskaites nosacījumiem.

Ērtai uzskaitei visi primārie ieraksti ir klasificēti grupās - tabula:

Grupas nosaukums Kas ir iekļauts
Organizatoriskie un administratīvie dokumenti Tie ietver rīkojumus, pilnvaras, instrukcijas. Tas ir, tie ir papīri, kas dod “zaļo gaismu” biznesa darījumu veikšanai.
Apliecinošie dokumenti Rēķinu lapas, pieņemšanas akti, kases ieņēmumu orderi - tie ir tie, kas apliecina saimnieciskā darījuma faktu. Šajos dokumentos ievadītie dati ir obligāti jāievada grāmatvedības reģistros.
Grāmatvedības dokumenti Tos izmanto, ja nav standarta vienotu veidlapu, apvienotai apliecinošo un administratīvo dokumentu apstrādei. Piemēram, izdevumu rīkojums tiek uzskatīts gan par administratīvu, gan apliecinošu dokumentu. Algu sarakstā vienlaikus tiek norādīts uz maksājuma nepieciešamību saskaņā ar sarakstu un apstiprināts maksājums.

Un vēl viens veiksmīgs grāmatvedības pakalpojuma izgudrojums ir dokumentu plūsmas grafiks. Lūdzu, ņemiet vērā: grafika forma ir jāatspoguļo organizācijas grāmatvedības politikā.

Dokumentu plūsmas grafiks

Atbilstošās rindas un kolonnas atspoguļo datus par pārskata dokumentu kustībām. Milzīgs šī grafika pluss ir tas, ka visi izsniegtie dokumenti tiek kontrolēti. Galvenais ir neaizmirst veikt atbilstošus ierakstus.

Aizpildiet saskaņā ar noteikumiem

Sāksim ar to, ka ir jāpārbauda primārie dati, kas iesniegti grāmatvedībā. Kas jāpārbauda:

  1. Pildījuma daudzums (aizpildītas visas nepieciešamās rindas un sadaļas).
  2. Aizpildīšanas pareizība (ievadītajiem datiem jāatbilst ievades vietai, pretrunas datos nav pieļaujamas).
  3. Informācijas ticamība (matemātisko operāciju pārbaude, saskaņošana ar pavaddokumentiem).

Pārbaudītais dokuments jāievada grāmatvedības reģistros.

Padoms: lai izvairītos no kļūdas, atkārtoti atspoguļojot dokumentu grāmatvedībā, rīkojieties šādi. Veidlapas otrā pusē norādīts datums un reģistrācijas numurs reģistrā.

Kā aizpildīt primāros grāmatvedības dokumentus 2017. gadā

  • Visiem primārajos grāmatvedības dokumentos veiktajiem ierakstiem jābūt ar ilgu glabāšanas laiku.
  • Ir atļauts izmantot papīra dokumentus kopā ar elektroniskajiem, kas jāparaksta ar ciparparakstu (2011. gada 6. decembra federālais likums 402-FZ).
  • Zīmoga lietošana ir obligāta uz tiem dokumentiem, kur tam ir paredzēta vieta.

No 2015. gada 4. jūlija akciju sabiedrības un sabiedrības ar ierobežotu atbildību saņēma tiesības darboties bez apaļas plombas (2015. gada 4. jūnija federālais likums 82-FZ). Pārbaudiet hartā rakstīto par zīmoga lietošanu. Ja uzņēmums turpina lietot zīmogu, hartā izmaiņas nav nepieciešamas. Termiņš šādu izmaiņu veikšanai uzņēmuma statūtos likumā nav noteikts. Bet nevajadzētu atlikt izmaiņas, lai finanšu dokumentos neradītu daudz pretrunu.

  • Naudas un dabas rādītāju salīdzinājums. Nav nepieciešams norādīt abus uzreiz, pietiek ar vienu (Federālais likums 402-FZ). Gadās, ka ērtāk ir norādīt kādu vienu rādītāju (piemēram, pārvietojot materiālus uzņēmuma ietvaros, tiek izmantots dabisks rādītājs). Pakalpojuma pieņemšanas aktā ērtāk norādīt tikai izmaksu informāciju, bet, lai nerastos pārpratumi, papildus tiek uzskaitīti pakalpojumu veidi.
  • Atbildīgās personas paraksts. Krievijas Federācijas likumā nekas nav teikts par faksimila parakstiem uz primārajiem dokumentiem. Krievijas Federācijas Federālā nodokļu dienesta 2008.gada 23.septembra vēstulē Nr.3–1.11.469 ir aplūkota nodokļu dienesta nostāja attiecībā uz dokumentu faksimiliem.
  • Valūta, kurā dokuments ir sastādīts. Galvenā naudas vienība ir rublis. Pat tad, ja līguma nosacījumi runā par parastajām vienībām. Tā kā visi darījumi grāmatvedībā tiek novērtēti rubļos (Federālais likums 402-FZ, datēts ar 2011. gada 6. decembri). Neviens neaizliedz pievienot papildu ailes, kurās norādītas summas ārvalstu valūtā, bet ailei, kas norāda summu rubļos, ir jābūt. Pretējā gadījumā pastāv izdevumu atskaitīšanas un PVN atskaitījumu risks.

Primāro dokumentu saraksts

vienošanās

Jēdzienu “vienošanās” regulē Regulas Nr. 420 Krievijas Federācijas Civilkodekss. Līgums ir vienošanās par tiesību un saistību rašanos (maiņu) vai izbeigšanos starp pusēm. Katrai pusei ir pienākums rūpīgi izlasīt līguma noteikumus. Pēc vienošanās tiek uzlikts katras puses paraksts un zīmogs. Līgumam kā primārajam dokumentam ir pilns juridisks spēks, katrai pusei jābūt vienam parakstītam eksemplāram. Visi saturā paredzētie punkti līguma pusēm ir jāizpilda atbilstoši savām saistībām. Strīdi tiek atrisināti mierīgā ceļā vai tiesas ceļā.

Un vienu brīdi. Ne visās situācijās līguma noslēgšana ir savstarpēju tiesību un pienākumu atzīšana. Par vienu un to pašu līgumu tiek atzīta kvīts, kas saņemta, iegādājoties preci vai pakalpojumu.

Pārbaudiet

Par primāro grāmatvedības dokumentu tiek uzskatīts no preces vai pakalpojuma pārdevēja saņemtais rēķins par apmaksu. Pamatojoties uz rēķinā norādīto summu, pircējs veic apmaksu. Maksājuma dokumentos vēlama saite uz šo dokumentu (piemēram, maksājuma dokumentā ir frāze “maksājums uz rēķina Nr. 35/7 2017. gada 31. janvārī”). Var būt situācijas, kad būs grūti pierādīt, ka maksājums veikts tieši par konkrētu rēķinu.

Preces (pakalpojuma) pircējam iesniegtais rēķins ir sava veida garantija, ka pārdevējs noteiktā termiņā (1–5 dienas) nemainīs fiksēto cenu. Rēķina derīguma termiņu apmaksai norāda pārdevējs. Pircējs veic maksājumu norādītajā termiņā.

Rēķins par apmaksu

Ja apmaksa nav iespējama vairāku iemeslu dēļ (piemēram, problēmas ar grāmatvedības datortīklu, finansiālas problēmas), tad vēlams par aktuālo situāciju informēt pārdevēju, vēlams iepriekš. Iespējams, ka tiks mainīts rēķina datums, bet pirkuma nosacījumi paliks tie paši.

Maksājuma dokumenti

Šāda veida grāmatvedības dokumenti ietver: maksājuma čekus (preču, skaidras naudas), maksājuma uzdevumus, maksājuma pieprasījumus.

Iegādājoties preces (pakalpojumus) par skaidru naudu no organizācijas kases, noteikti jāsaglabā kases čeks un jāpārskaita uz grāmatvedību.

Skaidras naudas čeks

Ja čekā nav norādīts, kāds maksājums tiek veikts skaidrā naudā, tad kases čekam jāpievieno pārdošanas čeks. Tajā ir iegādāto preču (pakalpojumu) uzskaite, norādot, kādā daudzumā un par kādu cenu tika veikts maksājums. Pārdošanas čeks ir apzīmogots ar pārdevēja zīmogu un par preču (pakalpojumu) pārdošanu atbildīgās personas parakstu.

Par primāro dokumentu tiek atzīts pārdošanas čeks bez kases čeka, jo individuālajam uzņēmējam ir tiesības strādāt bez kases aparāta (ar obligātu pārdošanas čeka izsniegšanas nosacījumu).

Pārdošanas čeks, ko izsniedz individuāls uzņēmējs, neizmantojot kases aparātu

Tas ir noteikts Krievijas Federācijas likumā 54-FZ “Par kases aparātu izmantošanu, veicot skaidras naudas maksājumus un maksājumus, izmantojot maksājumu kartes” (attiecas uz 2017. gadu).

Norēķinoties par precēm (pakalpojumiem) starp juridiskām personām caur norēķinu kontu, tiek izrakstīta pavadzīme.

Iepakojuma saraksts

Katra puse tiek noformēta pēc parauga (nepieciešami atbildīgo personu paraksti un zīmogs). Preču pavadzīmē un rēķinā norādītajām summām jāsakrīt. Dažos gadījumos ir ērti izmantot faksimila parakstu, šis fakts noteikti ir jānorāda preču (pakalpojumu) piegādes līgumā.

Apmaksājot rēķinu par preci (pakalpojumu) caur norēķinu kontu, tiek izsniegts maksājuma uzdevums.

Maksājuma uzdevums

Šī ir vienota dokumenta veidlapa, kas visbiežāk tiek aizpildīta datortehnoloģijā. Apmaksai sagatavoto maksājumu var iesniegt bankā papīra formātā vai izmantojot speciālo bankas programmu “Clint-Bank” (kas ir daudz ātrāk). Pirms nosūtīšanas jums ir jāpārbauda visi maksājuma saņēmēja dati, lai izvairītos no pārpratumiem, īpaši, ja pirmo reizi strādājat ar darījuma partneri. Uzmanīgi aizpildiet informāciju par to, par ko maksājat. Noderētu detalizēts apraksts, obligāti norādot konta datus (datums, numurs).

Maksājuma pieprasījums ir primārais dokuments, kurā kreditors ar bankas starpniecību pieprasa parādniekam atmaksāt parādu.

Maksājuma pieprasījums

Ir prasība bez akcepta: šajā gadījumā nauda tiek automātiski norakstīta no parādnieka konta. Pieņemšanas pieprasījums nozīmē, ka parādnieks to ir pieņēmis. Tomēr līgumā var tikt atrunāti nosacījumi radušos parāda atgriešanai, šajā gadījumā parāda atdošana ar bankas starpniecību tiek veikta bez akcepta.

Rēķina veidlapa tiek izmantota gadījumos, kad tiek reģistrēts PVN.

Rēķins

Tie ir sagatavoti rēķiniem un aktiem. Rēķina izrakstīšanas iemesls ir arī avansa samaksa saskaņā ar līgumu. PVN tiek atskaitīts, pamatojoties uz rēķiniem un rēķiniem. Būtu vērts pieminēt, ka visiem PVN maksātājiem ir jāizraksta rēķini. Daudz ērtāk ir aizpildīt veidlapas, izmantojot automatizētas programmas.

Izmaiņu veikšana

Ir stingri aizliegts veikt izmaiņas skaidrā naudā un bankas dokumentos (Krievijas Federācijas Federālā likuma “Par grāmatvedību” 9. pants).

Ir pieļaujami grozījumi citos primārajos dokumentos, bet ar nosacījumu, ka visi saimnieciskā darījuma dalībnieki ir informēti par veiktajiem grozījumiem. Dalībnieku informētību par grozījumiem apliecina viņu paraksti, norādot izmaiņu datumu.

Labojums tiek veikts šādi: nepareizais ieraksts dokumentā tiek rūpīgi izsvītrots ar tievu līniju. Tajā pašā laikā izsvītrotais ir skaidri salasāms. Pareizais ieraksts tiek ievadīts virs vai blakus labojumam. Blakus pārsvītrotajai līnijai vai vietā, kur ir pietiekami daudz brīvas vietas, ir rakstīts uzraksts “Tici labotajam”. Jānorāda pilns vārds. persona, kas veikusi izmaiņas, datums un paraksts.

Cik gadus jāglabā grāmatvedības dokumenti?

Uzglabāšana

Optimālā vieta primāro materiālu glabāšanai ir arhīvs. Ir svarīgi pareizi sagatavot dokumentus iesniegšanai arhīvā:

  • Kārtošana hronoloģiskā secībā.
  • Aprīkojums pēc veida.
  • Dokumentu iesiešana un kārtošana mapēs.
  • Pavadošā sertifikāta sagatavošana.

Svarīgi nodrošināt grāmatvedības reģistru drošību no nesankcionētām korekcijām. Kļūdu labošana var tikt veikta tikai oficiāli, ar labojumu veicēja parakstu. Jūsu zināšanai tieši reģistros tiek uzkrāta informācija par uzskaitei pieņemtajiem primārajiem dokumentiem.

Šeit ir arī komercnoslēpums: reģistru saturs ir tieši tāds. Informācijas izpaušana par saturu ir sodāma saskaņā ar Krievijas tiesību aktiem.

Uzglabāšanas ilgums

Krievijas Federācijas federālais likums “Par grāmatvedību” (17. pants), kā arī arhīvu tiesību akti (Krievijas Federācijas Kultūras ministrijas 2010. gada 25. augusta rīkojums Nr. 558) paredz uzņēmuma dokumentu glabāšanas laiku. Primārajiem grāmatvedības dokumentiem šis periods ir vismaz 5 gadi.

Uzglabāšanas laiku sāk skaitīt no tā gada 1. janvāra, kas seko gadam, kad dokuments ievietots arhīvā.

Ja organizācija pārkāpj primāro materiālu glabāšanas laiku, pārbaudes iestādēm ir tiesības uzlikt sodus (Krievijas Federācijas Nodokļu kodeksa 120. pants). Naudas sods svārstās no 10 tūkstošiem līdz 40 tūkstošiem rubļu atkarībā no pārkāpuma pakāpes.

Starp citu, nodokļu iestāžu pārbaudei būs svarīgi tikai trīs gadus veci dokumenti. Par vecāka perioda primārā ziņojuma neesamību inspektoriem nav tiesību uzlikt naudas sodu saskaņā ar Krievijas Federācijas Nodokļu kodeksa 120. pantu.

Uzņēmuma grāmatvedības dienesta pienākums ir ne tikai pareizi veikt primāro dokumentu uzskaiti, bet arī nodrošināt to drošību. Tikai šajā gadījumā nodokļu iestāžu prasības izrādīsies nepamatotas.

Primārā dokumentācija kalpo par pamatu grāmatvedības ierakstu veikšanai grāmatvedības reģistros. Šīs veidlapas ir paredzētas, lai uz papīra reģistrētu saimnieciskā darījuma fakta autentiskumu, kura rezultātā mainījās uzņēmuma ekonomiskais stāvoklis. Primārās reģistrācijas reģistrāciju regulē likums. Katrai veidnei jāatbilst 2011. gada 6. decembra likuma Nr. 402-FZ prasībām.

Primārās dokumentācijas formas un veidi

Uzņēmējdarbības subjektu izmantotās primāro dokumentu formas var unificēt un patstāvīgi izstrādāt darījuma puses. Standarta veidlapu saraksts, kas nepieciešamas lietošanai konkrētās situācijās, ir apstiprināts ar likumu. Šādos paraugos organizācijām nav tiesību patstāvīgi mainīt struktūru vai saturu. Nevienotus dokumentus uzņēmums var veidot, ņemot vērā savas darbības specifiku. Tie ir jāapstiprina ar uzņēmuma vietējiem aktiem.

Primārās dokumentācijas klasifikācija ietver iedalījumu veidlapās iekšējai un ārējai lietošanai. Iekšējie dokumenti apraksta darījumus, kas ietekmē vienas iestādes - uzņēmuma, kas sastādīja šo sertifikātu, darbību. Ārējie ir paredzēti, lai reģistrētu darījumus un to rezultātus starp diviem vai vairākiem dalībniekiem.

Iekšējās formas parasti iedala šādās grupās:

  1. Administratīvais veids - izmanto, lai sniegtu norādījumus un norādījumus struktūrvienībām un personālam.
  2. Veidnes izpildvaras veids tiek izmantots, lai parādītu pašreizējā periodā pabeigtās transakcijas.
  3. Dokumenti grāmatvedībai – to mērķis ir sistematizēt visu notikumu kompleksu un apkopot saņemto dokumentāro informāciju (spilgts piemērs ir grāmatvedības reģistri).

Grāmatvedības reģistros ietilpst grāmatas un žurnāli, grāmatvedības kartes. Šāda veida dokumentāciju var iedalīt apakštipos, kas atšķiras pēc to aizpildīšanas un uzturēšanas veida:

  • hronoloģiski - visas darbības tiek parādītas stingrā saskaņā ar notikumu faktisko hronoloģiju;
  • sistemātisks (piemērs - kases grāmata);
  • kombinēts;
  • analītisks;
  • sintētisks, kas ietver summu sadalījumu vispārīgajos grāmatvedības kontos.

Primārā dokumentācija var izpausties kā līgums starp darījuma partneriem, rēķins par apmaksu, pavadzīme, pieņemto uzdevumu un piegādes akti. Primārajos dokumentos ietilpst veidlapu kopums norēķiniem ar personālu. Šajā kategorijā ietilpst darba laika uzskaites tabulas un algas lapas.

PIEZĪME! Uzņēmuma aktīvu kapitalizācija un atsavināšana tiek formalizēta, izmantojot primāro dokumentu. Šai dokumentu kategorijai raksturīga standarta veidlapu klātbūtne. Iepriekš tie bija obligāti visām uzņēmējdarbības vienībām. Tagad katra organizācija pati izlemj, vai izmantot ieteiktās veidlapas vai izstrādāt savas veidnes.

Īpaša uzmanība grāmatvedības praksē tiek pievērsta primārajam kases aparātam. Tas ir vienots. Detaļu kopas vai veidnes struktūras maiņa var izraisīt pat parakstītas formas juridiskā spēka atņemšanu. Šajā grupā ietilpst visa veida dokumenti, kas parāda naudas saņemšanu kasē un tās izlietojumu. Tajos ietilpst kases grāmata, kurā apkopots viss skaidrās naudas darījumu komplekss.

Primāro uzņēmumu klasifikācija pa uzņēmējdarbības posmiem

Atkarībā no tā, kādā stadijā šobrīd atrodas uzņēmējdarbība, tiek izmantota viena vai cita primārās grāmatvedības dokumentācijas forma. Parasti darījumus no dokumentu sniegšanas viedokļa var iedalīt trīs posmos.

  1. Darījuma nosacījumu noteikšana. Partneri risina sarunas, izstrādājot vienprātību, kas būs piemērota abām pusēm. Nauda un preces vēl nav mainījušas īpašniekus, pakalpojumi vēl nav sniegti, darbi nav pabeigti, bet viss ir gatavs mijiedarbības sākumam. Šī posma rezultāts būs šāda veida primārais:
    • vienošanās (iespējamas dažādas formas);
    • rēķins apmaksai.
  2. Atlīdzība par darījumu. Maksājumu var veikt dažādos veidos. Šis svarīgais punkts ir ierakstīts primārajā dokumentā, kas apstiprina naudas pārskaitījumu:
    • ja maksājums nav veikts skaidrā naudā, to apliecinās bankas konta izraksts, maksājumu termināļa kvīts u.c.;
    • ja nauda tika pārskaitīta “skaidrā naudā”, apstiprinājums būs kases čeks, stingrā atskaites forma vai kases ieņēmumu ordera kvīts.
  3. Preču nodošana, pakalpojumu sniegšana, darbu veikšana. Viņa ir veikusi maksājumu, tagad otrai pusei laiks pildīt savas saistības. Tālāk norādītie primārie dokumenti norāda, ka viņa to darīja godprātīgi, un pirmajai pusei nav pretenziju:
    • rēķins (ja preces tika nodotas);
    • pārdošanas čeks (var izsniegt kopā ar kases čeku vai būt viens dokuments);
    • sniegto pakalpojumu (vai veiktā darba) akts.

Šie dokumenti ir jāiesniedz nodokļu iestādēm, jo ​​tie apstiprina pirmās puses izdevumus, kas tieši ietekmē nodokļa bāzi.

Primāro dokumentu uzskaites kontrole, glabāšana un organizēšana

Primārās dokumentācijas uzskaite jāorganizē tā, lai katra veidlapa izietu cauri uzņēmuma reģistrācijas sistēmai. Tas ir nepieciešams, lai samazinātu sertifikātu un citu veidlapu zaudēšanas risku. Lietvedis vai cita atbildīgā persona veic dokumentācijas žurnālus. Visas ienākošās veidlapas tiek apstrādātas kā ienākošās. Izejošās veidlapas ir tās, kuras ir izveidojis uzņēmums (neatkarīgi no tā, vai tās tiks izsniegtas trešajām personām vai arī paliks uzņēmumā).

Ienākošajai dokumentācijai ir jāiziet vairāki uzskaites un reģistrācijas posmi:

  1. Pieņemšana.
  2. Sākotnējā apstrāde.
  3. Sadalījums pa formu veidiem un to mērķi.
  4. Reģistrācija grāmatvedības žurnālos ar zīmogu, kas uzspiests dokumentā, un ienākošā numura piešķiršana pieņemšanas datumam.
  5. Uzņēmuma vadības paraksts (direktors, izskatot ienākošo korespondenci, liek tai pieņemt lēmumus).
  6. Dokumenta noformēšana.

Lai organizētu efektīvu dokumentu aprites sistēmu un nodrošinātu kontroli pār veidlapu drošību, nepieciešams izstrādāt un apstiprināt dokumentu aprites grafiku ar lietu sarakstu. Grafikā ir jāatklāj izpildes posmi, dokumentu reģistrācija, to nodošanas glabāšanai kārtība, jānorāda laika grafiks un jāuzskaita par katru soli atbildīgie darbinieki.

Aizpildītā un reģistrētā primārā dokumentācija jāglabā vismaz 5 gadus. Kultūras ministrijas 2010.gada 25.augusta rīkojumā Nr.558 ir sniegta veidlapu klasifikācija ar norādi uz tā iesniegšanas laiku arhīvā:

  • administratīvajai dokumentācijai jāpaliek pieejamai 75 gadus (ja rīkojumi un norādījumi skar uzņēmuma pamatdarbību) vai 5 gadus, ja veidlapā ir atspoguļots administratīvo jautājumu risināšana;
  • biznesa darījumus pavadošās veidlapas jāglabā 3-5 gadus.

UZZIŅAI! Likums Nr.402-FZ Art. 29 glabāšanas laiks ir ierobežots līdz 5 gadiem. Nodokļu tiesību akti nosaka, ka grāmatvedības dokumentācijai jābūt drošai un pieejamai vismaz 4 gadus.

Īpaši nosacījumi un uzglabāšanas periodi ir paredzēti šādām veidlapām:

  1. Dokumentus, kas izmantoti to aktīvu uzskaitei, uz kuriem attiecas nolietojums, nevar arhivēt 4 gadus no šī īpašuma norakstīšanas dienas.
  2. Ja zaudējumu rašanās periodā sastādīta primārā dokumentācija, kas tiek izmantota ienākuma nodokļa summas samazināšanai, tad tā ir jāglabā, līdz izzūd šo zaudējumu ietekme uz nodokļa bāzi.
  3. Primārais darījumus raksturojošais dokuments par debitoru parādu rašanos jāglabā 4 gadus no brīža, kad nenomaksātais parāds ir atzīts par sliktu (ja tāds notiek).

Elektroniskajām veidlapām glabāšanas termiņi ir identiski papīra dokumentiem. Primāro aktīvu norakstīšanas procedūra jāveic, piedaloties īpaši izveidotai komisijai.

Primārās dokumentācijas veidlapu apstiprināšana

Nevienotu primāro dokumentāciju uzņēmējdarbības subjekti var izstrādāt neatkarīgi. Šādām veidlapām galvenais tiesību normu ievērošanas kritērijs ir atbilstība likuma Nr. 402-FZ standartiem obligāto detaļu ziņā:

  • dokumenta nosaukums;
  • reģistrācijas datums;
  • informācija par uzņēmumu, sastādot veidlapu, pēc kuras var identificēt uzņēmumu;
  • attēlotā saimnieciskā darījuma saturs, kas norāda darījuma priekšmeta novērtējumu;
  • dabisko mēru un kvantitatīvo vērtību ienešana;
  • atbildīgo amatpersonu parakstu klātbūtne (obligāti norādot amatu un pilnu vārdu).

ATCERIETIES! Lai kā primāro dokumentāciju izmantotu patstāvīgi izstrādātas veidnes, tās jāapstiprina ar uzņēmuma vietējo aktu.

Skaidras naudas un maksājumu dokumenti pieder stingri reglamentētu formu grupai. Uzņēmumi ar savu vai citu rīkojumu nav tiesīgi izņemt no tām rindas, šūnas vai mainīt struktūru. Uzņēmumi var veikt savus pielāgojumus nevienotajās veidnēs, pievienot un noņemt informācijas blokus. Patstāvīgi izstrādājot jaunas veidlapas, par pamatu varat ņemt standarta paraugus.

Lai apstiprinātu primāro pārskatu, tā piemērus varat iekļaut atsevišķā grāmatvedības politikas pielikumā. Otrs variants ir tāds, ka par katru formu vadītājs izdod uzņēmumam pasūtījumu. Rīkojuma tekstā ir norādīta informācija par jaunu dokumentācijas formu ieviešanu grāmatvedībā, kas noformējama pēc vienota parauga. Pašas veidlapas ir iekļautas pasūtījumā kā atsevišķi pielikumi.

Ja organizācija atsevišķu darījumu atspoguļošanai izmantos attiecīgo departamentu ieteiktās standarta veidlapas, tad šīs veidlapas nav jāapstiprina ar iekšējiem noteikumiem. Lai ierakstītu šādu lēmumu, pietiek ar ierakstu grāmatvedības politikā par standartizētu veidņu izmantošanu.

Ieviešot jaunas dokumentu formas dokumentu plūsmas sistēmā, vēlams tās apstiprināt ar rīkojumu.

Kas grāmatvedim vienmēr jāatceras

Ideāls primārās dokumentācijas stāvoklis ir nepieciešams nosacījums, lai nodokļu auditu un auditu laikā nerastos problēmas, pierādītu savu taisnību strīdā ar darījuma partneri utt. Šeit ir vairākas svarīgas nianses, kas grāmatvedim vienmēr jāatceras, strādājot ar primārie dokumenti.

  1. Primārie pierādījumi ir vienīgie pierādījumi. Bez primārās dokumentācijas nav iespējams pierādīt piegādes faktus, izmaksas, darījuma nosacījumu izpildi vai neizpildi. Nelīdzēs arī tiesa - ir precedenti, kad prasītājiem tika atteikts vai atbildētāji izvairījās no prasībām, jo ​​nebija pierādījumu par atsevišķiem darījuma posmiem, jo ​​nebija vairākas primārās dokumentācijas.

    SVARĪGS! Bez “primārajiem pierādījumiem” retos gadījumos ir iespējams pierādīt pakalpojuma sniegšanas faktu: tiesa var ņemt vērā papildus ekspertu atzinumus un blakus dokumentus. Ja darbs ir pabeigts, pasūtītāja parakstīta dokumenta neesamība viņu neatbrīvo no samaksas.

  2. Tas ir labāk bez kļūdām, bet nelieli trūkumi nav pilni. Katra grāmatveža ļaunākais murgs ir atteikums atmaksāt PVN nepareizu datu dēļ primārajos dokumentos. Bet, ja kļūdas ir nelielas, atskaitījumu nevajadzētu liegt. Kļūdu nozīmīgumu regulē Art. 2. daļa. 9. 2011. gada 6. decembra Federālā likuma Nr.402-FZ “Par grāmatvedību”. Nodokļu amatpersonas to apstiprināja 2015. gada 12. februāra vēstulē Nr. GD-4-3/2104@). Galvenais, lai sniegtie dati precīzi norādītu apmaksas un preču piegādes (pakalpojumu sniegšanas) faktu. Tātad, piemēram, ja pavadzīmē nav norādes uz līgumu vai nav norādīts kravas svars, tas ir trūkums, bet ne iemesls atteikt PVN. Bet, ja trūkst dokumenta nosaukuma un datuma, preču kopējās izmaksas un virkni citu obligātu rekvizītu, tiesa šādu darījumu var uzskatīt par nereālu.
  3. Uzmanies, viltus paraksts! Ja atbildīgo personu paraksti uz dokumentiem ir viltoti vai dokumentu paraksta persona, kurai nav pilnvaru to darīt, šādu pirmavotu iestādes neatzīs. Turklāt ir ļoti svarīgi, lai paraksts tiktu ielikts pašam rokā – faksimili būs nederīgi.
  4. Primārais ar kļūdu netiek aizstāts. Ja, piemēram, rēķinus, kuros ir konstatēta kļūda, var pārrakstīt, izsniedzot jaunu, labotu dokumentu ar tādiem pašiem rekvizītiem, tad šis numurs nedarbosies ar primāro dokumentāciju. Neskatoties uz to, ka dažreiz tiesas atzīst labojošus dokumentus, kļūdu tomēr ir labāk labot saskaņā ar Art. "Grāmatvedības likuma" 7 - ieraksta dokumentā labojuma datumu un apliecina to ar pilnvaroto personu parakstiem.
  5. Tulkošana ne vienmēr ir nepieciešama. Likumsakarīgi, ka primārais ziņojums tiek sastādīts valsts valodā. Bet dažreiz atsevišķu vārdu tulkojums no svešvalodas izrādās nepiemērots, piemēram, ja tas ir zīmola vai produkta nosaukums.
  6. Elektroniskā primārā – tikai ar ciparparakstu. Mūsdienās nav nepieciešams aprobežoties ar primārās dokumentācijas papīra formu, likums atļauj arī elektroniskos plašsaziņas līdzekļus. Bet tas būs līdzvērtīgs papīram tikai tad, ja tas būs apliecināts ar kvalificētu ciparparakstu. Nekvalificēts ciparparaksts ir atļauts tikai atsevišķos, īpaši norādītos gadījumos, un primārais dokuments tajos nav iekļauts.