Sie haben bereits ein wenig Text aus Word oder einem anderen Textverarbeitungsprogramm in eigens dafür erstellte Folien kopiert PowerPoint-Präsentationen? Dann wissen Sie wahrscheinlich, wie viel Aufwand und Zeit diese Übertragung kostet. Der Befehl Nach oben in PowerPoint bietet eine effizientere Möglichkeit, lange Textstücke auf mehrere Folien zu verteilen. Wir zeigen Ihnen, wie es geht.

Aufbereiten und Übertragen von Text in PowerPoint

1. Schreiben Sie in Ihrem Textverarbeitungsprogramm für jeden Text, der später auf einer speziellen Folie Ihrer PowerPoint-Präsentation erscheinen soll, eine Überschrift.

2. Wählen Sie Ihren gesamten Text aus und öffnen Sie PowerPoint. Im Standardbild sehen Sie die erste automatisch aus dem Programm hinzugefügte Folie mit der Topologie „Titelfolie“.

3. Klicken Sie auf den Platzhalter Untertitel und fügen Sie Ihren Text dort ein. Natürlich enthält dieser Platzhalter zu viel Text, und es ist wahrscheinlich, dass dieser Text eine sehr kleine Schriftgröße hat, die fast unlesbar ist. Lassen Sie sich davon nicht stören.

Platzieren Sie Word-Text auf mehreren Folien

1. Wählen Sie im linken Bereich des Fensters den Reiter „Verteilung nach Gruppen“. Dort werden Sie einfach angezeigt lesbarer Text im Platzhalter "Untertitel". Wenn dies nicht der Fall ist, rufen Sie das Menü "Ansicht" auf oder registrieren Sie sich und verwenden Sie den Befehl "Zoom", um eine größere Vergrößerung einzustellen.

2. Klicken Sie auf die erste Überschrift des Textes. Wenn Sie mit einer älteren PowerPoint-Version arbeiten, rufen Sie zunächst über den Menüpunkt Ansicht/Symbolleisten die Symbolleiste Gruppierung auf und klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Höhere Ebene“. Klicken Sie in neueren PowerPoint-Versionen mit der rechten Maustaste auf den Titel und wählen Sie im Kontextmenü „Nach oben“. Jetzt passieren mehrere Dinge gleichzeitig: Es wird automatisch eine neue Datei mit der Topologie „Titel und Text“ oder „Titel und Inhalt“ angelegt. Der Titelplatzhalter zeigt Ihren ersten Titel. Der Platzhalter für den Text enthält den restlichen Text aus dem Kopiervorgang, auf der ersten Folie ist kein Texteintrag sichtbar.

3. Klicken Sie in Ansichtsgruppierung auf die zweite Überschrift und wählen Sie erneut Höhere Ebene. Gehen Sie auf die gleiche Weise weiter vor, bis Ihr Text platziert ist.

Empfehlung: Noch schneller geht es, wenn Sie nach Auswahl der ersten Überschrift die Strg-Taste gedrückt halten und alle weiteren Überschriften ebenfalls auswählen. Für alle nachfolgenden Header wird automatisch der Befehl „Höhere Ebene“ ausgeführt. So dauert das Platzieren Ihres Textes auf mehreren Folien nur wenige Sekunden!

• Fehler 1. Der Hintergrund der Folie stimmt nicht mit dem Thema der Präsentation überein. Und wir sehen zum Beispiel eine Präsentation über die Revolutionen in Russland vor dem Hintergrund von Birken und Pilzen.
• Fehler 2. Der verwendete Hintergrund ist der in der PowerPoint-Suite enthaltene. In den vielen Jahren des Bestehens des PowerPoint-Programms haben Tausende von Menschen Standardvorlagen verwendet, ihre Präsentationen im Internet veröffentlicht und sie bei Reden gezeigt. Diese Vorlagen sind schon einfach hörermüde.

Lösung: Es ist besser, auf die Standardvorlagen zu verzichten. Im Internet finden Sie eine Vielzahl neuer interessanter Vorlagen und Hintergründe (z. B. fast tausend Hintergründe auf unserer Website -).

Das Hintergrundbild sollte keine Elemente enthalten, die nicht mit dem Inhalt der Präsentation übereinstimmen. Für den Hintergrund ist es besser, Pastell- oder kalte Farben (Lila, Blau, Cyan, Blaugrün, Grün) zu verwenden, rote und weiße Farben sollten vermieden werden.

• Fehler 3. Zu heller und aktiver Präsentationshintergrund. Ein solcher Hintergrund stört erstens die Wahrnehmung von Informationen aus der Folie und ermüdet zweitens die Zuhörer.

Lösung: Wenn der Hintergrund ein helles Bild sein soll, dann ist es besser, dessen Helligkeit zu reduzieren. Wählen Sie dazu eine rechteckige Form ( Einfügung — Zahlen — Rechteck), schließen Sie die gesamte Folie damit und wählen Sie eine weiße Füllung dafür mit einer Transparenz von 50 % (Sie können einen anderen Prozentsatz verwenden) und entfernen Sie die Ränder ( Format — füllen Zahlen — Andere Farben Gießen- weiß u Transparenz 50% — OK, Schaltkreis Zahlen- kein Umriss).

Das Hintergrundbild wird weniger aktiv.

Oder legen Sie beim Einfügen eines Bildes auf einer Folie sofort die Transparenz fest.

• Fehler 4. Die Verwendung inkonsistenter Farben, das Fehlen eines einzigen Stils für die Gestaltung von Folien.

In diesem Beispiel verwendet eine Folie große Schriftart und linksbündige Ausrichtung auf einer Folie und kleine Schriftart und Blocksatz auf der anderen.

Lösung: Bei der Gestaltung eines Abschnitts oder der gesamten Präsentation müssen Sie sich an einen Stil halten. Das Farbschema sollte nicht mehr als drei Grundfarben enthalten (Ausnahmen sind natürlich möglich): Hintergrund — Header — Basic Text. Die Themenfarben können wie folgt geändert werden: Design — Farben- Es ist möglich, ein Schema aus dem vorgeschlagenen Satz auszuwählen, oder Sie können Ihre eigenen Farben festlegen: Erstellen neu Farben planen.

• http://colorscheme.ru/ – Auswahl von Farben mit dem Farbrad und Generierung von Farbschemata.

• http://color.romanuke.com/ - eine Reihe von Farbpaletten basierend auf Fotografien (es gibt eine Auswahl an Farbtönen: warm, kalt, Pastell und Kontrast).

Fehler im Zusammenhang mit Textinhalten

• Fehler 5.Überschüssiger Text auf der Folie, Platzieren von unstrukturiertem Text auf der Folie, Text aus der Quelle ohne Bearbeitung durch den Autor.

Lösung: Der Text auf der Folie sollte kurz und prägnant sein, er sollte die Präsentation des Referenten nicht duplizieren. Abstracts sollten auf der Folie platziert werden.

Wenn die Präsentation für andere Personen bestimmt ist, können Sie die erforderlichen Informationen in den Foliennotizen angeben - diese Notizen helfen den Benutzern der Präsentation, damit zu arbeiten.

• Fehler 6. Der Versuch, eine große Informationsmenge auf eine Folie zu bringen, beansprucht mehr als 90 % des Platzes auf der Folie.

Lösung: Einzüge von den Rändern der Folie zum Inhalt (Text und Bilder) lassen. Versuchen Sie, sich an die Regel zu halten, dass 20 % der Folie leer sein sollten.

Damit die Folie fertig aussieht, können Sie sie als Hintergrund verwenden – einen Hintergrundrahmen.

Auch hier geht der Text über den Rand des Rahmens hinaus - es war notwendig, den Texteingabebereich zu verkleinern, indem man den Resize-Griff nach rechts bewegte.

Der Text ist sehr groß, läuft fast in den Rahmen. Es muss reduziert werden.

• Fehler 7. Alle Texte sind in GROSSBUCHSTABEN geschrieben. Dieser Text ist schwer zu lesen.

Lösung: Verwenden Sie die traditionelle Schreibweise des Textes, wie in Ihrer Muttersprache: Der erste Buchstabe des Satzes wird groß geschrieben, der Rest klein. Am Ende eines Satzes steht ein Punkt.

• Fehler 8. Verwendung nicht lesbarer Schriftarten, insbesondere als Fließtextschrift. Im Layout gibt es so etwas wie die Lesbarkeit von Schriften. Die Schriftart sollte so sein, dass der Leser den Text schnell, ohne Schwierigkeiten und Unbehagen lesen kann. Es sind diese Schriftarten, die in Büchern, Zeitungen und Zeitschriften verwendet werden - wir sind daran gewöhnt und können sie leicht lesen. Es gibt jedoch Tausende von Schriftarten mit geringer Lesbarkeit - sie sind interessant, schön, aber für Überschriften und höchstwahrscheinlich für die Verwendung in der Werbung und im Design gedacht.

Lösung: Wenn der Zweck der zu erstellenden Präsentation nicht darin besteht, einen „Wow-Effekt“ zu erzeugen, sondern Informationen zu vermitteln, dann verwenden Sie nur traditionelle Schriftarten, die uns allen vertraut sind. Für Text ist es besser, "serifenlose" Schriftarten (Arial, Tahoma, Verdana usw.) zu verwenden, bitte beachten Sie, dass Serifenschriften (Times-Familien und andere) aus der Entfernung schwer zu lesen sind.

Serifenlose Schriftart und Serifenschrift. Serifenschrift ist in Präsentationen schwer lesbar, eignet sich aber gut für Dokumente

Kursiv sollte vorzugsweise für einen kleinen Textabschnitt verwendet werden, der hervorgehoben werden soll, aber es ist besser, einzelne Wörter und Sätze fett hervorzuheben. Auf Unterstreichungen sollte besser verzichtet werden, da unterstrichener Text in Präsentationen vom Benutzer als empfunden wird, also die Kontrolle über die Präsentation erschwert wird.

Für Überschriften können Sie dekorative Schriftarten verwenden, solange der Text lesbar ist.

Die Schriftart des Fließtextes sollte kleiner sein als die Schriftgröße der Überschrift.

• Fehler 9. Zusätzliche und fehlende Punkte, Leerzeichen, Klammern usw. Rechtschreibfehler.

• Es gibt keinen Punkt am Ende des Titels.
• Am Ende des Satzes wird ein Punkt gesetzt, dann ein Leerzeichen, dann der nächste Satz.
• Die Anführungszeichen im Text der Präsentation müssen gleich sein - wenn Sie Anführungszeichen-Fischgräten gewählt haben, verwenden Sie nur diese in der Präsentation (Arten von Anführungszeichen: "", "", "", „ “).
• Nach der öffnenden Klammer oder dem Anführungszeichen steht kein Leerzeichen, der Text folgt sofort. Vor dem schließenden Anführungszeichen oder der Klammer steht kein Leerzeichen, nach dem Text wird sofort ein Anführungszeichen oder eine Klammer gesetzt. Nach dem schließenden Anführungszeichen oder der Klammer oder setzen Sie einen Punkt (falls das Ende des Satzes), ein Komma oder ein Leerzeichen und dann den Text.

• Zwischen allen Wörtern muss ein Leerzeichen stehen.
• Nach allen Satzzeichen muss vor dem Beginn des folgenden Textes ein Leerzeichen stehen.

• In der gesamten Präsentation sollten Wörter mit ё sein du oder e.
• Verschiedene Listenmarkierungen auf verschiedenen Seiten.

Im ersten Fall sind die Markierungen Häkchen, im zweiten Fall Quadrate.

• In der gesamten Präsentation sollten Listen nach jedem Element in der Liste die gleichen oder gar keine Satzzeichen haben. Setzen Sie beispielsweise nach jedem Listenelement ein Semikolon und am Ende der Liste einen Punkt.

Im ersten Fall steht hinter jedem Listeneintrag ein Punkt, im zweiten Fall kein

• Auf einigen Folien ist eine rote Linie, auf anderen nicht. Es ist besser, die rote Linie in der Präsentation überhaupt nicht zu verwenden.

Gleiche Darstellung: andere Schriftgröße.
Eine Folie hat , die andere nicht.

Fehler im Zusammenhang mit der Verwendung von Bildern in einer Präsentation

• Fehler 10. Es gibt keine Ausrichtung von Formen, Text relativ zu den Rändern der Folie oder zueinander. Sorglosigkeit des Designs.

Die Objekte auf der Folie müssen ausgerichtet werden. Auf der nächsten Folie gibt es einen Fehler: Die gleichen Rechtecke haben unterschiedliche Abstände von den Rändern der Folie und voneinander.

Lösung: Um diesen Fehler zu beheben, müssen Sie die Ausrichtungsfunktion verwenden. Wählen Sie die gewünschten Rechtecke aus (gedrückte Taste STRG ) Format — ausrichten — An Folie ausrichten(in diesem Fall werden die Formen an den Rändern und der Mitte der Folie ausgerichtet) oder Ausgewählte Objekte ausrichten(in diesem Fall werden die Objekte aneinander ausgerichtet). Nachdem Sie die Art der Ausrichtung ausgewählt haben, müssen Sie ihre Parameter festlegen (links, rechts, oben oder unten, zentriert, horizontal oder vertikal verteilen).

• Fehler 11. Von Folie zu Folie werden dieselben Elemente auf der Folie verschoben.

Das folgende Beispiel zeigt zwei Folien mit denselben Elementen: eine Schaltfläche „Präsentation beenden“, eine Antwortbeschriftung und einen Folientitel. Sie können feststellen, dass dieselben Elemente versetzt sind und sich in unterschiedlichen Abständen von den Rändern der Folie befinden. Es sollte nicht sein.

Lösung: Um diesen Fehler zu vermeiden, müssen Sie die erste Folie erstellen und die erforderlichen Elemente darauf platzieren. Danach können Sie:

• Kopieren Sie die Rutsche (wenn beide Rutschen die gleiche Last tragen, wie im betrachteten Beispiel), und ändern Sie dann jede neue Rutsche, wobei Sie die gleichen Elemente an ihren Stellen belassen;
• oder erstellen Sie eine zweite Folie, wählen Sie dann das gewünschte Objekt auf der ersten Folie aus, kopieren Sie es und fügen Sie es dann auf der zweiten Folie ein. Das Objekt wird im gleichen Abstand von den Rändern der Folie eingefügt, d.h. es wird sich nicht bewegen. Dasselbe sollte mit anderen Objekten gemacht werden.
• Fehler 12. Verzerrung des Bildseitenverhältnisses. Verwenden von Bildern verschiedener Stilrichtungen auf derselben Folie (Fotos und Zeichnungen, Bilder mit und ohne Rand, mit und ohne Hintergrund).

Das Bild wird "geglättet".

Bilder in verschiedenen Höhen. Der weiße Rahmen des rechten Bildes wurde nicht entfernt (es war möglich, Weiß als Hintergrund der Präsentation zu wählen, dann wäre der weiße Rahmen des Bildes nicht sichtbar).

Lösung: Sie müssen die Größe des Bildes ändern, indem Sie die Griffe in den Ecken des Bildes ziehen; Sie können die Größe nicht mit Ziehpunkten an den Seiten des Bildes ändern.

• Fehler 13. Die Bildrahmen entsprechen nicht dem Thema der Präsentation oder ihrem Stil.

Lösung: Ein kleiner Rahmen um das Bild herum sorgt für einen ordentlichen Effekt, ein Bild mit Rahmen sieht fertig aus. Verwenden Sie jedoch keine „trauernden“ Rahmen, wie im ersten Bild auf dem nächsten Folienbeispiel. Sie sollten auch keine Bildreflexionseffekte verwenden, die die Wahrnehmung von Informationen auf der Folie beeinträchtigen.

• Fehler 14. Das Bild ist "in die Ecke gedrängt".

Lösung: Platzieren Sie das Bild nicht am Rand der Folie oder in der Ecke. Von den Rändern der Folie zum Bild einrücken (wie beim Platzieren von Text). Wenn das Bild in der Ecke der Folie eingefügt werden muss, ist es besser, von den vertikalen und horizontalen Rändern gleich weit zurückzutreten. Versuchen Sie auch, das Bild nicht in der Mitte der Folie zu platzieren, wenn sich Text auf der Folie befindet.

Handelt es sich bei dem Bild um ein Porträt einer Person, ist es besser, es so zu positionieren, dass der Blick auf den Text gerichtet ist, aber nicht auf den Folienrand. Dadurch erhält die Folie ein fertiges Aussehen.

• Fehler 15. Platzieren Sie mehrere Bilder so auf einer Folie, dass sie schwer zu erkennen sind. Das Platzieren von zwei oder sogar 10 Bildern auf einer Folie ist akzeptabel, wenn dies nicht der Logik der Präsentation widerspricht: beispielsweise wenn Bilder beim Klicken vergrößert werden oder es sich um Schaltflächenbilder handelt. Wenn jedoch das Bild der Hauptinhalt der Folie ist, wird damit die Arbeit geleistet und es trägt die Informationslast, es sollte groß sein.

Lösung: Wenn ein Bild der Hauptinhalt der Folie ist, fügen Sie ein Bild pro Folie ein. Wenn Sie mehrere Bilder verwenden müssen, erstellen Sie mehrere Folien. Oder fügen Sie mehrere Bilder auf einer Folie ein, aber so, dass sich beim Klicken auf das Bild das Bild im Vollbildmodus öffnet.

Andere Fehler in Präsentationen

• Fehler 16. Schaltflächen und Hyperlinks funktionieren nicht. Manchmal kann es vorkommen, dass es im Präsentationsansichtsmodus nicht möglich ist, die Hyperlink-Schaltfläche zu verwenden - sie ist inaktiv. Dies kann einfach durch die Unaufmerksamkeit des Autors der Präsentation passieren - er hat vergessen, den Link einzurichten. Es ist aber auch möglich, dass der Link-Button (unterste Ebene) von der obersten Ebene – einem anderen Bild oder Text – verdeckt wird und daher nicht funktioniert. Dies ist zu sehen, wenn der Mauszeiger nicht zu einer Hand mit einem Finger (wie ein Hyperlink) in der Mitte der Schaltfläche wird, sondern sich an den Rändern der Schaltfläche ändert.

Lösung: Im ersten Fall einfach alle Links und alle Buttons der Präsentation prüfen. Testen Sie in besonders kritischen Fällen die Präsentation auf anderen Rechnern.

Um das Problem der Überlappung der Schaltfläche mit anderen Objekten zu lösen, reicht es aus, das störende Objekt in den Hintergrund zu rücken. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf das Bild und wählen Sie aus dem Kontextmenü Umzug zurück. Jetzt funktioniert die Taste.

• Fehler 17. Bild- und Textquellen sind nicht angegeben. Die Arbeit eines anderen zu verwenden und den Autor nicht anzugeben, ist ein schlechter Stil.

Lösung: Wir haben uns auf das Thema vorbereitet. Mehr als 80% der Autoren von Materialien auf der Website geben die Informationsquellen falsch an und wissen nichts davon.

• Fehler 18.Überschüssige Animation, wenn die Animation die Präsentation stört. Beim Hinzufügen von Animationen zu einer Präsentation müssen Sie sich an das Prinzip des Minimalismus halten. Die Animation sollte das Lesen des Textes nicht beeinträchtigen und farbenfroh sein.

Lösung: Eine flimmernde Animation sollte man ebenso wenig wählen wie eine schnelle Rotation. Das alles ist ermüdend, lästig und belastet das Sehvermögen und die Augen sehr nervöses System. Zusätzliche Animation ist nutzlos. Es ist besser, den Folienwechsel nicht zu begleiten Soundeffekte und aktive Animation. Sie müssen darüber nachdenken, welche Effekte automatisch erscheinen und welche auf Klick. Wenn alle Animationen auf Klick sind, wird es viel Zeit in Anspruch nehmen, eine solche Präsentation wird lästig sein.

• Fehler 19. Folienübergang ist nicht richtig konfiguriert, Übergang bei Mausklick oder auf der Tastatur ist nicht deaktiviert. Beispielsweise hat der Benutzer in einem Präsentationsspiel die Schaltfläche mit der richtigen Antwort verpasst und ist zur nächsten Frage gelangt, wobei er das Spielmenü umgangen hat. Wohin er als nächstes gehen soll, ist dem Benutzer nicht klar, und manchmal hat er einfach nicht verstanden, was passiert ist.

Lösung: Beim Erstellen einer interaktiven Präsentation, die enthält, müssen Sie die Mausklick- und Tastaturnavigation zwischen den Folien deaktivieren. Viele wählen einfach Übergänge - Folien wechseln und entfernen Sie das Kontrollkästchen Auf Klicken. Diese Methode vermeidet das Wechseln der Folien beim Klicken, aber die Möglichkeit, mit den Pfeilen, der Leertaste auf der Tastatur und dem Mausrad durch die Folien zu blättern, bleibt bestehen.

Es gibt einen zuverlässigeren Weg - Automatische Präsentationspräsentation. . Aber wenn Sie es verwenden, müssen Sie daran denken, dass es auf jeder Folie eine Hyperlink-Schaltfläche geben muss, um zu einer anderen Folie zu gelangen. Ansonsten kann die Folienvorschau nur durch Beenden der Präsentation abgeschaltet werden.

Wir haben versucht, die Hauptfehler bei der Erstellung von Präsentationen zu beschreiben und hoffen, dass dies uns allen hilft, sie in Zukunft zu vermeiden.

Welche Fehler kennst du? Sie können den Artikel kommentieren.

Die meisten Office-Aufgaben werden am Computer in der MS-Office-Umgebung gelöst, hauptsächlich in Word, Excel, Outlook und PowerPoint. Ein Mindestmaß an Wissen reicht aus, um mit diesen Anwendungen zu arbeiten, aber in vielen Situationen können zusätzliche Tricks viel Zeit und Mühe sparen. Wir werden in diesem Artikel einige Möglichkeiten zur Verbesserung der Arbeitseffizienz in den oben genannten Programmen betrachten.

MS Word

Bewegen Sie Text schnell nach oben und unten

Dies ist die schnellste Möglichkeit, Text ohne Verwendung der Maus zu verschieben. Der Text wird mit den Aufwärts- und Abwärtspfeilen bei gedrückter Umschalt- und Alt-Taste verschoben. Sie müssen den Text nicht auswählen, bevor Sie ihn verschieben – dies geschieht automatisch, und jedes Drücken des Aufwärts- oder Abwärtspfeils verschiebt den Text um einen Absatz nach oben oder einen Absatz nach unten. Diese Methode ist nicht nur beim Verschieben von Absätzen effektiv, sondern auch beim Verschieben von Zeilen in einer Tabelle.

Entfernen von Links in einem Dokument

Wenn Links in dem von Ihnen erstellten Dokument angezeigt werden und Sie sie deaktivieren müssen, können Sie jeden Link auswählen und den Befehl auswählen Einfügen=>Hyperlink und klicken Sie auf die Schaltfläche Verknüpfung entfernen. Dies ist ein sehr langer und mühsamer Prozess. Es gibt einen schnelleren Weg, das Problem zu lösen: Markieren Sie das gesamte Dokument mit dem Befehl Bearbeiten => Alles auswählen und klicken Sie auf die Tastenkombination Strg+Umschalt+F9 Links werden entfernt und alle anderen Formatierungsoptionen für Dokumente bleiben erhalten.

Informationen zu Text, Textfeldern und automatischen Formen

Wenn Sie eine Inschrift erstellen müssen, erstellen viele zuerst einen Inschriftblock und geben dann den Text darin ein. Sie können dasselbe Ergebnis erzielen, indem Sie den bereits eingegebenen Text auswählen und dann auf die Symbolleiste klicken Zeichnung Schaltfläche zum Erstellen einer Beschriftung verschiebt sich der Text in die Beschriftung.

Sie können auch Text in Autoformen einfügen (außer Linien, Polylinien usw.) - in der Regel geschieht dies in mehreren Schritten: Autoform erstellen, auswählen, auf die Schaltfläche zum Erstellen einer Beschriftung klicken und Text eingeben. Es gibt auch eine alternative Option: Gewünschte Autoshape zeichnen, mit der rechten Maustaste darauf klicken, auswählen Text hinzufügen und Text eingeben.

Vielleicht ändern Sie während der Arbeit Ihre Meinung und entscheiden, dass der Text aus der Beschriftung oder aus der Autoshape entfernt werden muss. Dazu ist es nicht notwendig, es in die Zwischenablage auszuschneiden und dann einzufügen. Sie können eine Beschriftung (oder Autoshape) auswählen und mit der rechten Maustaste darauf klicken, während Sie die Strg-Taste gedrückt halten - der Text wird im nächsten Textfeld angezeigt.

Autoshape-Beleuchtung

Standardmäßig im Panel Zeichnung fehlender Knopf Beleuchtung; Es gibt keinen entsprechenden Befehl im Kontextmenü, das aufgerufen wird, wenn Sie mit der rechten Maustaste auf die Autoshape klicken.

Es ist jedoch möglich, die Beleuchtung der Autoshape zu ändern. Fügen Sie dazu dem Panel hinzu Zeichnung Taste Beleuchtung durch Aufruf des Befehls Extras=>Einstellungen=>Befehle durch Auswahl aus der Liste Kategorien Absatz Zeichnung und ziehen Sie die entsprechende Schaltfläche aus dem Fenster Mannschaften(Abb. 1). Die Verwendung der Schaltfläche ist einfach - wählen Sie die Autoshape aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Beleuchtung und stellen Sie die Beleuchtung nach Bedarf ein (Abb. 2).

Reis. 1. Hinzufügen der Beleuchtungsschaltfläche zur Zeichensymbolleiste

Reis. 2. Einrichtung der Autoshape-Beleuchtung

Silbentrennung

Um zu spärliche Zeilen in einem Dokument zu vermeiden, wird empfohlen, die automatische Silbentrennung zu aktivieren. Dazu das Menü Service eine Mannschaft auswählen Sprache=>Silbentrennung und aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben der entsprechenden Option (Abb. 3). Denken Sie nur daran, dass Word dazu neigt, Wörter mit Bindestrich anstelle des Bindestrichs umzubrechen. In einigen Fällen ist es wünschenswert, eine solche Lücke zu vermeiden (z. B. 10 Prozent, Nummer 1, 234-345 usw.). Verwenden Sie dazu anstelle eines normalen Bindestrichs einen nicht umbrechenden Bindestrich, indem Sie die Tastenkombination drücken Strg+Umschalt+Bindestrich.

Reis. 3. Automatische Silbentrennung einstellen

Dabei ist es durchaus möglich, dass in einem Teil des Dokuments, insbesondere in den Überschriften, auf eine Silbentrennung verzichtet werden kann. Um die Silbentrennung in mehreren Absätzen zu deaktivieren, wählen Sie sie aus und verwenden Sie den Befehl Format=>Absatz=>Seitenposition und aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben der entsprechenden Option (Abb. 4).

Es muss zugegeben werden, dass Word einige Wörter nicht korrekt übertragen kann. In diesen Worten sollten Sie an Stellen, an denen Sie trennen können, einen weichen Trennstrich einfügen, indem Sie die Tasten drücken Strg+Bindestrich. Dieser Bindestrich hat Vorrang vor automatisch eingefügten Bindestrichen.

Text mit Indizes

Wenn Ihr Dokument Variablen mit Indizes enthält, die direkt in den Text und in Formeln eingegeben wurden, die mit dem MS Equation-Formeleditor erstellt wurden, sehen sie standardmäßig ungleich aus (unterschiedliche Größen von Variablen und Indizes und unterschiedliche Ebenen ihrer Position auf der Zeile), was erheblich ist verdirbt das Aussehen des Dokuments (Abb. 5).

Reis. 5. Text mit einem Index (die erste Option wird in Word eingegeben, die zweite - in MS Equation)

Sie können eine nahezu vollständige Identität des Aussehens von Variablen mit Indizes erreichen, indem Sie eine Reihe von Merkmalen manuell eingegebener Variablen ändern. Drucken Sie dazu den gesamten Text in Times New Roman Schriftgröße 12 und Variablen zusätzlich kursiv. Verschieben Sie mit dem Befehl auch Variablen um 1,5 Pixel nach unten und Indizes um 3 Pixel nach unten Format=>Schriftart=>Abstand durch Auswahl im Feld Voreingenommenheit Möglichkeit Runter und Festlegen der Größe des Versatzes (Fig. 6).

Reis. 6. Offset-Einstellung

Stellen Sie außerdem sicher, dass die Größe im Formeleditor ausgewählt ist Normal ( Team Größe => Normal) und passen Sie es an 12 Pixel an (command Größe => Bestimmen Feige. 7).

Reis. 7. Anpassen normaler Schriftgrößen

Umbrüche in Tabellen

Beim Arbeiten mit mehrseitigen Tabellen kommt es manchmal vor, dass die Tabelle nicht am Ende des Blattes, sondern viel früher umbricht und nur zwei Drittel oder sogar ein Drittel der Seite gefüllt bleibt (dies hängt von der Breite der jeweiligen Zeile ab des Tisches, an dem der Bruch auftritt). Gleichzeitig werden nachfolgende Zeilen der Tabelle auf die nächste Seite übertragen, obwohl sie durchaus auf die vorherige passen könnten (Abb. 8). Dies geschieht häufig beim Füllen von Tabellenzellen durch regelmäßiges Kopieren, wenn neben den Daten auch deren Formate kopiert werden.

Reis. 8. Ein Beispiel für eine Tabelle, in der der Zeilenumbruch nicht bis zum Ende des Blattes reicht

Der Grund für dieses Phänomen liegt darin, dass der Text in den Tabellenzellen eine unterbrochene Absatzeinstellung hat. Um die Situation zu ändern, wählen Sie den Tisch aus und öffnen Sie ihn im Menü Format Befehl Absatz=>Seitenposition und entfernen Sie die Kontrollkästchen Unterbrechen Sie den Absatz nicht, Reiß dich nicht vom Nächsten los Und Von einer neuen Seite(Abb. 9) Die Tabelle kehrt in ihre normale Form zurück.

Reis. 9. Absatzoptionen ändern

Datum im Dokument

Die meisten Dokumente sollten das Datum haben, an dem sie erstellt wurden; Es ist nicht ungewöhnlich, täglich die gleiche Art von Dokumenten zu erstellen oder zu aktualisieren. Daher ist es sehr bequem, die automatische Datumseinfügung zu verwenden: Sie drücken die Tastenkombination Alt+Umschalt+D, und das aktuelle Datum, das bei jedem Öffnen des Dokuments aktualisiert wird, wird an der Cursorposition eingefügt. Diese Methode ist jedoch nicht immer geeignet, da das Datum im traditionellen Format eingefügt wird tt.mm.gggg. Wenn dieses Format nicht zu Ihnen passt, verwenden Sie den Befehl Einfügen=>Feld, wählen Sie in der Liste der Felder das Feld aus Datum und geben Sie das gewünschte Datumsformat an (Abb. 10).

Reis. 10. Datumsformat auswählen

Wenn Ihnen beispielsweise keines der Datumsformate zusagt und Sie in der ersten Zeile des Dokuments das Datum und in der zweiten den Wochentag benötigen (wie in Abb. 11), dann müssen Sie ein weiteres oder finden weniger ähnliches Datumsformat und bearbeiten Sie es. In diesem Beispiel gibt es kein Problem damit, dass das Datum in der obersten Zeile der Tabelle gedruckt wird, da ein solches Format in der Liste der Formate enthalten ist und das Problem darin besteht, den Wochentag einzufügen - ein solches Feldformat Datum existiert nicht. Um das Format zu bearbeiten, öffnen Sie das Menü Einfügung Befehl Feld, geben Sie in der Liste der Felder das Feld an Datum und wählen Sie das ursprüngliche Datumsformat, das den gewünschten Wochentag enthält (Abb. 12). Drück den Knopf Feldcodes und bearbeiten Sie das Datumsformat im Feld Feldcodes, wodurch der unnötige Teil des Formats entfernt wird (Abb. 13). Schließen Sie den Vorgang ab, indem Sie auf die Schaltfläche klicken OK, danach wird bei jedem Öffnen des Dokuments der aktuelle Wochentag gedruckt.

Reis. 11. Dokument mit geändertem Datumsfeld

Reis. 12. Auswahl des ursprünglichen Datumsformats zur Bearbeitung

Reis. 13. Datumsformat nach der Bearbeitung

Dokumentensuche

Die erforderlichen Dokumente können nicht nur auf die übliche Weise, dh mit dem Befehl, durchsucht werden Start=>Suchen=>Dateien und Ordner, sondern auch direkt in Word beim Öffnen von Dokumenten und bei der Suche in Word können Sie sich auf die spezifischen Eigenschaften von Dokumenten (Dokumenttitel, Autor, Thema, Schlagworte, Dateigröße, Datum der letzten Aktualisierung etc.) oder auf gefundene Wörter verlassen im Text.

Um anhand eines Wortes im Text nach Dokumenten zu suchen, wählen Sie den Befehl Datei=>Öffnen und klicken Sie auf die Schaltfläche Extras=>Suchen=>Normal. Geben Sie ein Suchwort ein, definieren Sie den Suchbereich (Abb. 14), die für Sie interessanten Dateitypen (Abb. 15) und klicken Sie auf die Schaltfläche Finden(Abb. 16).

Reis. 14. Bestimmen des zu durchsuchenden Bereichs

Reis. 15. Bestimmung des Dateityps

Reis. 16. Das Ergebnis der Suche nach Dokumenten, in deren Text oder Titel das Wort „Internet“ vorkommt

Um anhand ihrer Eigenschaften nach Dokumenten zu suchen, wählen Sie den Befehl aus Datei=>Öffnen und klicken Sie auf die Schaltfläche Extras=>Suchen=>Erweitert. Angenommen, der Computer enthält nicht nur Ihre persönlichen Dokumente, sondern auch Dateien anderer Autoren, mit denen Sie an einem gemeinsamen Projekt arbeiten. In diesem Fall im Feld Eigentum eine Option angeben Autor, auf dem Feld Zustand Möglichkeit Enthält(es ist zuverlässiger, weil der Autor in einem Fall nur den Nachnamen eingeben kann, im anderen den Vornamen und Nachnamen usw.), in das Feld ein Bedeutung Geben Sie den Nachnamen des Autors ein und klicken Sie auf die Schaltfläche Finden(Abb. 17).

Reis. 17. Alle Dokumente eines bestimmten Autors durchsuchen

Beachten Sie jedoch, dass die Suche nach Dokumenten anhand ihrer spezifischen Eigenschaften nur dann sinnvoll ist, wenn diese Eigenschaften von allen Dokumentautoren angegeben werden - die Standardoption zum Ausfüllen wird leider nicht das gewünschte Ergebnis liefern. Sie können Eigenschaften für jedes Dokument separat angeben, indem Sie den Befehl verwenden Datei=>Eigenschaften=>Dokument(Abb. 18). Es ist jedoch unwahrscheinlich, dass einer der Autoren dies in einem Dokument vergisst, daher ist es besser, das obligatorische Ausfüllen der Felder der Schlüsseleigenschaften des Dokuments beim ersten Speichern einzubeziehen. Verwenden Sie dazu den Befehl Extras=>Optionen=>Speichern und aktivieren Sie das Kontrollkästchen Schlagen Sie das Ausfüllen von Dokumenteigenschaften vor(Abb. 19).

Reis. 18. Dokumenteigenschaften ausfüllen

Reis. 19. Festlegen der obligatorischen Speicherung wichtiger Dokumenteigenschaften

Sie können nach Dokumenten nach ihrem Erstellungsdatum suchen und nicht nur bestimmte Daten, sondern auch ihre Intervalle oder eine Liste festlegen, was mit Tokens erfolgt UND oder ODER. Um alle Dokumente, zB für 2003, im Feld zu finden Eigentum eine Option angeben Erstelldatum, auf dem Feld Zustand Möglichkeit Nicht früher, auf dem Feld Bedeutung Datum eingeben 1. Januar 2003 und klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen. Geben Sie dann erneut in das Feld ein Eigentum Möglichkeit Erstelldatum, auf dem Feld Zustand Möglichkeit Nicht später, auf dem Feld Bedeutung Datum eingeben 1. Januar 2004, drück den Knopf Hinzufügen und dann auf die Schaltfläche Finden alle Dokumente für 2003 werden gefunden (Abb. 20).

Reis. 20. Einrichten der Suche nach Dokumenten, die in einem bestimmten Zeitraum erstellt wurden

MS-Excel

Blattregistern Farbe zuweisen

Blattetiketten können mehrfarbig sein, was bei Büchern mit vielen Blättern praktisch ist - dann ist die Farbe zusammen mit dem Namen für die Art der Informationen auf den Blättern verantwortlich. Um einzelnen Blättern eine bestimmte Farbe zuzuweisen, wählen Sie sie aus, klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie den Befehl aus Etikettenfarbe und wählen Sie die gewünschte Farbe aus.

Schnelles Einfügen von Spalten und Zeilen

Um einer Tabelle eine Zeile oder Spalte hinzuzufügen, ist es nicht erforderlich, die Spalte oder Zeile auszuwählen, vor der Sie einfügen möchten, das Kontextmenü aufzurufen und den Befehl auszuwählen Zellen hinzufügen. Sie können die Tastenkombination drücken Strg+Umschalt gleichzeitig mit dem "+"-Zeichen auf dem Ziffernblock - das Ergebnis ist dasselbe.

Mutierte Spalten

Standardmäßig werden Spalten in Excel durch lateinische Buchstaben und Zeilen durch Zahlen gekennzeichnet. Wenn Sie nach dem erneuten Öffnen der Tabelle feststellen, dass die Spalten beginnen, auf die gleiche Weise wie die Zeilen nummeriert zu werden (Abb. 21), seien Sie nicht beunruhigt - dies ist keine Aktion eines Virus. Nutzen Sie das Team Extras=>Optionen=>Allgemein und deaktivieren Sie das Kontrollkästchen R1C1-Link-Stil(Abb. 22) alles passt zusammen.

Reis. 21. Tabelle mit nummerierten Spalten

Reis. 22. Kehren Sie zur Standardspaltennotation zurück

Drucken beschleunigen

Wenn Sie eine große Anzahl von Tabellen drucken müssen und zeitlich begrenzt sind, können Sie beim Drucken auf einem Schwarzweißdrucker den Vorgang beschleunigen, indem Sie auf Farbe verzichten (Drucken in Schwarzweiß). Auf Schwarzweißdruckern werden Farben als Graustufen dargestellt, und es dauert eine gewisse Zeit, bis der Farbton einer bestimmten Farbe entspricht. Beim Drucken in Schwarzweiß erscheinen farbiger Text und Ränder in Schwarz statt in Graustufen, was Zeit spart. Um den Schwarzweißdruck einzustellen, öffnen Sie das Menü Datei Befehl Seite einrichten=>Blatt und in der Gruppe Siegel Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Schwarz und weiß(Abb. 23).

Reis. 23. Druckeinstellung im Schwarz-Weiß-Modus

Außerdem können Sie ohne Rasterlinien drucken – in diesem Fall werden große Blätter schneller gedruckt. Verwenden Sie dazu den Befehl Datei=>Seite einrichten=>Blatt und deaktivieren Netz ( Reis. 24).

Reis. 24. Weigerung, das Raster zu drucken

Bruchzahlen eingeben

Standardmäßig werden Bruchzahlen in Excel so eingegeben, wie es in den Windows-Einstellungen eingestellt ist: Systemsteuerung=>Sprache und Standards=>Zahlen. Mit anderen Worten, wenn ein Komma für die Eingabe von Bruchzahlen in Windows vorgesehen ist, werden sie in Excel durch Kommas getrennt eingegeben. In der Praxis kann es jedoch anders aussehen. Zum Beispiel auf Computern mit einer großen Anzahl von Benutzern, insbesondere in Bildungseinrichtungen, wo sich Programmeinstellungen auf höchst unvorhersehbare Weise ändern. Wenn Sie bei der Eingabe einer durch Komma getrennten Bruchzahl eine durch einen Punkt getrennte Zahl auf dem Bildschirm sehen und bereits überprüft haben, dass die Windows-Einstellungen eine durch Kommas getrennte Eingabe erfordern, verwenden Sie den Befehl Service\Optionen\International und markieren Sie das Kontrollkästchen Verwenden Sie Systemtrenner(Abb. 25).

Reis. 25. Zurück zu den Systemtrennern

Darstellung

Bei der endgültigen Gestaltung einer Tabelle und der Vorbereitung für den Druck ist es oft notwendig, die Formatierung und die Druckfunktionen wiederholt zu ändern. Üblicherweise werden in solchen Fällen Blätter kopiert und die Merkmale ihrer Anzeige auf dem Bildschirm und beim Drucken geändert. Es ist jedoch bequemer, verschiedene Blattansichten zu erstellen, die es Ihnen ermöglichen, Daten in verschiedenen Modi anzuzeigen, und die nicht die Erstellung separater Blätter erfordern.

Vor dem Erstellen einer Ansicht muss das Buch vollständig konfiguriert werden: Es muss das gewünschte Aussehen erhalten und alle notwendigen Druckoptionen dafür eingestellt werden. Wenn Druckoptionen in eine Ansicht eingegeben werden, enthält sie automatisch die spezifischen Druckbereiche jedes Blatts oder das gesamte Blatt, wenn kein Druckbereich dafür definiert ist.

So erstellen Sie eine Menüansicht Sicht eine Mannschaft auswählen Darstellung, Drücken Sie den Knopf Hinzufügen und im Feld Name Geben Sie einen Namen für die Ansicht ein (Abbildung 26). In diesem Fall ist es besser, den Namen des aktiven Blatts in den Namen der Ansicht aufzunehmen, um das Auffinden der gewünschten Ansicht in Zukunft zu erleichtern.

Reis. 26. Erstellen Sie eine Ansicht

Um zu einer der zuvor erstellten Ansichten zurückzukehren, wenn Sie beispielsweise ein Blatt drucken müssen, verwenden Sie den Befehl Ansicht=>Ansichten und im Feld Arten Wählen Sie die Ansicht zum Drucken (Abb. 27) und drücken Sie dann die Taste Anwenden und klicken Sie auf die Schaltfläche Siegel Das Blatt wird in Schwarzweiß gedruckt.

Reis. 27. Die Wahl der richtigen Ansicht

Zwischensummen

Nicht selten haben Sie es mit großen Listen zu tun, die mehrere Zellenwerte enthalten, für die Sie die Zwischensummen kennen müssen. Excel kann sowohl Zwischensummen als auch Gesamtsummen in jeder Liste automatisch berechnen. Üblicherweise geschieht dies zunächst durch sortieren mit dem Befehl Daten=>Sortieren(um Zeilen zu gruppieren, für die Sie summieren möchten), berechnen Sie dann die Gesamtsummen und fügen Sie dann Zeilen für Zwischensummen ein und berechnen Sie sie (Abb. 28).

Reis. 28. Berechnung von Zwischensummen

Wenn die Tabelle groß ist und viele Bereiche vorhanden sind, für die Zwischensummen gebildet werden müssen, wird dieser Vorgang lange dauern. Um die Arbeit zu beschleunigen, können Sie zunächst eine eindeutige Liste für jeden der Werte auswählen, von denen Sie die Zwischensumme bestimmen müssen, und erst dann die Summen selbst berechnen. Um eine eindeutige Liste zu erstellen, wählen Sie die erforderliche Spalte oder Zeile aus und verwenden Sie den Befehl Daten=>Filter=>Erweiterter Filter. Stellen Sie den Gruppenschalter ein Behandlung to position , geben Sie den Zellbereich an, in dem Sie das Ergebnis platzieren möchten, und aktivieren Sie die Option Nur eindeutige Aufzeichnungen(Abb. 29, 30). Als Ergebnis einer solchen Filterung werden alle eindeutigen Objekte der ursprünglichen Liste im angegebenen Bereich der Tabelle angezeigt.

Reis. 29. Erweitertes Filterbefehlsfenster

Reis. 30. Das Ergebnis der Erstellung einer eindeutigen Liste

Dann nutzen Sie die Funktion SUMMEWENN(Bereich, Kriterien, Summenbereich) A, das die Zellen zusammenfasst, die ein bestimmtes Kriterium erfüllen. Der Bereich ist der Bereich der Zellen, die anhand des Kriteriums geprüft werden; Kriterium - ein Kriterium in Form einer Zahl, eines Ausdrucks oder eines Textes, der die summierten Zellen definiert; Summierungsbereich - summierte Zellen (Abb. 31).

Reis. 31. Berechnen Sie Zwischensummen für jeden der Werte einer eindeutigen Liste

Doppelte Zeilen entfernen

Stellen Sie sich vor, es gäbe eine Telefonbuchtabelle (Wörterbuch etc.), die aus zwei Spalten und sehr vielen Zeilen besteht. In der ersten Spalte werden beispielsweise die Namen von Kunden eingetragen und in der zweiten - ihre Telefonnummern, während die Zeilen wiederholt werden können (Abb. 32). Die Aufgabe besteht darin, alle doppelten Zeilen zu entfernen. Die erste Lösung, die mir in den Sinn kommt, ist, die Tabelle mit dem Befehl nach der ersten Spalte zu sortieren Daten=>Sortieren und doppelte Zeilen manuell entfernen.

Reis. 32. Anfangstabelle

Wenn die Tabelle sehr groß ist, können Sie das gleiche Ergebnis auf einem schnelleren, wenn auch komplexeren Weg erreichen. Wählen Sie zuerst eine eindeutige Liste von Telefonen aus, indem Sie den Befehl verwenden Daten=>Filter=>Erweiterter Filter durch Setzen des Gruppenschalters Behandlung in Position Kopieren Sie das Ergebnis an einen anderen Ort, geben Sie den Zellbereich an, in dem Sie das Ergebnis platzieren möchten, und aktivieren Sie die Option Nur eindeutige Aufzeichnungen(Abb. 33).

Reis. 33. Das Ergebnis der Erstellung einer eindeutigen Telefonliste

Jetzt müssen wir die Funktion verwenden SVERWEIS(Suchwert, Tabelle, Spaltennummer, Wert True oder False) wobei Suchwert der Wert ist, der in der ersten Spalte der Tabelle zu finden ist; Tabelle eine Tabelle mit Informationen, in denen Daten gesucht werden; Spaltennummer Nummer der Spalte in der Informationstabelle, in der der entsprechende Wert zu finden ist. Da die Funktion so arbeitet, dass die Suche nach dem gewünschten Wert nur in der ersten Spalte möglich ist, müssen Sie die Spalten vertauschen "VOLLSTÄNDIGER NAME" Und "Telefon", und geben Sie dann in Spalte D eine Formel mit der SVERWEIS-Funktion ein (Abb. 34). Gemäß dieser Formel nimmt das Programm den nächsten Wert aus Spalte C, sucht ihn in Spalte A und gibt dann den Wert aus Spalte B zurück, der sich in der gefundenen Zeile befindet. Danach muss noch eine Kopie der Spalte D mit einem speziellen Einfügen erstellt werden, damit die Zellen keine Formeln, sondern Werte enthalten (Befehl Einfügen => Inhalte einfügen => Werte Feige. 35) und die unnötig gewordenen Spalten A, B und D streichen.

Reis. 34. Das Ergebnis von Berechnungen durch die SVERWEIS-Funktion

Reis. 35. Aussehen Tabellen nach dem Auftragen von Paste Special

MS PowerPoint

Folien aus Dateien

Bei der Vorbereitung einer Präsentation können Sie vorgefertigte Word-Dokumente und Folien aus anderen Präsentationen verwenden.

Im ersten Fall, wenn wir reden Um eine neue Präsentation zu erstellen, öffnen Sie ein Word-Dokument und wenden Sie den Befehl an Datei=>Senden=>Microsoft PowerPoint Als Ergebnis wird eine neue Präsentation mit dem Text aus der Datei erstellt. Wenn Sie Text aus einem Word-Dokument in eine vorhandene Präsentation einfügen möchten, öffnen Sie die Präsentation in PowerPoint und klicken Sie auf die Registerkarte Struktur(Abb. 36). Geben Sie das Foliensymbol an, hinter dem die neue Textfolie erscheinen soll. Auf der Speisekarte Einfügung eine Mannschaft auswählen Folien von der Struktur und wählen Sie das gewünschte Dokument aus. Denken Sie daran, dass der Text, der in die Präsentation eingefügt wird, basierend auf dem Stil der Dokumentüberschriften generiert wird und Sie nur Text aus Dateien in den Formaten *.doc, *.rtf oder *.txt verwenden können.

Reis. 36. Registerkarte „Struktur“.

Wenn drin offene Präsentation Sie müssen eine Folie aus einer anderen Präsentation einfügen und dann im Menü Einfügen den Befehl auswählen Folien aus Dateien, wählen Sie die Präsentation und die eingefügte Folie aus (Abb. 37) und klicken Sie auf die Schaltfläche Einfügung. Wenn Sie alle Folien einfügen, klicken Sie auf die Schaltfläche Alle einfügen.

Reis. 37. Folie einfügen auswählen

Komplexe Nummerierung

Die Seitennummerierung in Folien erfolgt durch Einfügen der Seitennummer in die Fußzeile mit dem Befehl Ansicht=>Kopf- und Fußzeilen, wodurch das Fenster Kopf- und Fußzeile geöffnet wird, in dem Sie das Kontrollkästchen aktivieren müssen Fusszeile(Abb. 38) und klicken Sie auf die Schaltfläche Bewerben Sie sich für alle. Beachten Sie, dass ausgeblendete Folien weiterhin zur Nummerierung zählen. Um dies zu vermeiden, können Sie alle ausgeblendeten Folien an das Ende der Präsentation stellen – dann werden alle angezeigten Folien der Reihe nach nummeriert.

Reis. 38. Einfügen einer Fußzeile

Selbstverständlich sind die Folienseiten der Reihe nach nummeriert. Wenn Sie an verschiedenen Stellen derselben Präsentation erneut mit der Paginierung beginnen müssen (dies kann erforderlich sein, wenn sich Ihre Präsentation noch in der Entwicklung befindet und aus mehreren separaten Folienserien besteht), können Sie dies leider nicht innerhalb einer Präsentation tun . Um das Problem für jede Reihe von Folien zu lösen, müssen Sie verschiedene Präsentationen erstellen und diese mit Hyperlinks verknüpfen.

Präsentationsvorlage

Bei häufigen Präsentationen empfiehlt sich die sorgfältige Vorbereitung einer nicht standardmäßigen Präsentationsvorlage – heute nicht weniger relevant als beispielsweise ein Briefkopf für Geschäftsbriefe. Die Vorlage speichert das Logo der Organisation usw. Elemente, die automatisch auf allen erstellten Präsentationsfolien abgespielt werden. Darüber hinaus bestimmt das Template das Format, die Größe und relative Position von Objekten, die verwendeten Schriftarten, den Hintergrund und andere Gestaltungsmöglichkeiten der Präsentationselemente.

Die Vorlagenentwicklung beginnt mit der Erstellung einer neuen Präsentation durch den Befehl Datei=>Neu. Wählen Sie dann eine Designvorlage für die Folie aus der Liste der Standardvorlagen aus. Vor dem Ändern der Designvorlage gemäß dem beabsichtigten Plan im Menü Sicht eine Mannschaft auswählen Master=>Folienmaster. Nehmen Sie auf dem Folienmaster Änderungen vor, die Sie in jeder neu erstellten Präsentation widerspiegeln möchten. Ändern Sie zunächst das Design und passen Sie die Schriftarten an (Abb. 39), fügen Sie im nächsten Schritt das Logo ein (Abb. 40) und nach allen Änderungen die Symbolleiste Probe klicken Sie auf die Schaltfläche Schließen Sie die Assistentenansicht.

Reis. 39. Das Ergebnis der Festlegung der Hauptelemente der Präsentationsvorlage

Reis. 40. Das Aussehen der Folie nach dem Einfügen des Logos

Speichern Sie die Präsentation mit dem Befehl als Vorlage Datei=>Speichern unter, wählen Sie als Dateityp Variante Präsentationsvorlage und geben Sie den Vorlagennamen ein (Abb. 41).

Reis. 41. Speichern Sie eine Präsentationsvorlage

Um beim Erstellen einer Präsentation eine Vorlage zu verwenden, klicken Sie auf die Schaltfläche Slide-Builder, klick auf den Link Rezension in der unteren rechten Ecke der Folie und wählen Sie die von Ihnen erstellte Präsentationsvorlage aus.

Nachdem Sie eine Vorlage erstellt haben, können Sie sie der Liste der Vorlagen im AutoContent-Assistenten hinzufügen. Dazu das Menü Datei eine Mannschaft auswählen Erstellen. Im Gebiet Erstellen klick auf den Link Aus dem Autocontent-Assistenten, Drücken Sie den Knopf Weiter. Wählen Sie dann die Kategorie aus, in der Sie die Vorlage platzieren möchten, und klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen und geben Sie die hinzuzufügende Präsentationsvorlage an (Abb. 42).

Reis. 42. Ergebnis des Hinzufügens einer Vorlage zur Autocontent-Masterliste

Mehrere Gestaltungsmöglichkeiten in einer Präsentation

Bei der Gestaltung einzelner Folien in einer Präsentation können Sie mehrere Vorlagen verwenden. Wählen Sie dazu bestimmte Folien aus, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die gewünschte Vorlage und wählen Sie die Option aus Auf ausgewählte Folien anwenden. Wenn dieser Befehl nicht verfügbar ist, verwenden Sie den Befehl Extras=>Optionen=>Bearbeiten und in der Gegend Neue Funktionen deaktivieren deaktivieren Mehrere Proben(Abb. 43).

Wenn Sie für die Gestaltung der Präsentationsfolien die von Ihnen erstellten Vorlagen und nicht die Standardvorlagen verwenden, erfolgt die Installation einer neuen Vorlage für eine bestimmte Folie automatisch, wenn Sie auf den Link Durchsuchen klicken und die zuvor erstellte Präsentationsvorlage auswählen. es sei denn natürlich, es besteht ein Verbot der Verwendung unterschiedlicher Gestaltungsmöglichkeiten

Reis. 44. Automatische Rechtschreibprüfung einrichten

Verwenden einer Datendatei zum Exportieren von Kontakten

Alle erstellten Nachrichten, Termine, Aufgaben und Tagebucheinträge werden in einer Datei auf dem lokalen Computer gespeichert. Diese Datendatei wird als persönliche Ordnerdatei bezeichnet und hat die Erweiterung .pst. Bei einer Neuinstallation des Systems kann diese Datei einfach in einem separaten Ordner auf der Festplatte oder auf einer CD gespeichert und anschließend wieder verbunden werden.

Darüber hinaus können Sie mit der PST-Datei auf Informationen wie Kontakte von einem anderen Computer zugreifen oder sie mit anderen Benutzern teilen. Dazu müssen Sie die Daten nur mit dem Import- und Export-Assistenten in eine PST-Datei exportieren. Öffnen Sie im Menü Datei Befehl Import und Export, wählen Sie als Aktionsoption aus In Datei exportieren, und geben Sie im nächsten Fenster an, dass Sie eine PST-Datei erstellen müssen (Abb. 45). Wählen Sie als Nächstes einen Ordner aus Kontakte und bestimmen Sie die Funktionen zum Speichern der Datei (Abb. 46). Drück den Knopf Bereit, und dann werden Ihre Kontakte in dem von Ihnen angegebenen Ordner auf der Festplatte gespeichert, die mit demselben Import- und Exportassistenten einfach auf einem anderen Computer verbunden werden kann. Das Verbinden einer PST-Datei mit Kontakten unterscheidet sich nicht vom Verbinden einer normalen PST-Datei. Um den Speicherort der Datei nicht zu vergessen, fügen Sie sie am besten gleich zur Liste der Outlook-Datendateien hinzu. Verwenden Sie dazu den Befehl Datei=>Datendateiverarbeitung, drück den Knopf Hinzufügen und zeigen Sie auf die generierte PST-Datei. Als Ergebnis erscheint in der Liste der Datendateien neben den persönlichen Ordnern auch die Datei mit den von Ihnen erstellten Kontakten (Abb. 47).

Reis. 45. Bestimmen des Typs der zu erstellenden Datei

Reis. 46. ​​Bedingungen für eine gespeicherte Datei festlegen

Reis. 47. Outlook-Datendateien

Arbeitszeitplanung

Das Endergebnis hängt davon ab, wie gut die Arbeit geplant ist. Um die Liste der Aufgaben zu sortieren, hilft Outlook teilweise, aber es erinnert Sie nur daran, dass die Zeit gekommen ist, eine bestimmte Aufgabe zu beginnen, dass sie bereits überfällig ist; Darüber hinaus kann Outlook die Aufgabe einem anderen Mitarbeiter zuweisen und Ihnen ermöglichen, ihre Ausführung zu steuern. Und damit sind die Möglichkeiten von Outlook in Sachen Aufgabenbearbeitung im Großen und Ganzen erschöpft.

Es ist jedoch sehr wichtig, eine Reihe von Aufgaben nicht nur zu skizzieren, sondern auch so zu planen, dass alles rechtzeitig erledigt wird und die Planung so automatisiert wie möglich erfolgt. Sie müssen wissen, wann Sie eine bestimmte Aufgabe erledigen werden, ob es überhaupt möglich ist, sie bis zum Abgabetermin zu erledigen, und wann Sie am besten mit der Aufgabe beginnen, um sie rechtzeitig fertigzustellen.

Es ist gut, im Voraus einschätzen zu können, wie realistisch Ihr Plan ist (abhängig von der Art Ihrer Arbeitswoche, der Verfügbarkeit einer Mittagspause, geplanten Besprechungen usw.). Außerdem sollten Aufgaben automatisch im Kalender erscheinen und der Kalenderstatus automatisch aktualisiert werden, wenn Aufgaben neu geplant werden. All dies kann durch ein Plug-in für Microsoft Outlook 2002/XP Taskline ( http://www.taskline.info/MAPI/TasklineSetup.exe, Shareware, 1,2 MB) von ResultsWare Limited, ist ein praktischer und benutzerfreundlicher Aufgabenmanager, mit dem Sie Ihren Zeitplan optimieren können.

Bevor Sie das Plugin verwenden, müssen Sie es entsprechend den Besonderheiten des Arbeitsalltags konfigurieren. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Aufgabenlinie, gehen Sie zur Registerkarte Arbeitswoche und geben Sie die Arbeitstage der Woche, Beginn und Ende des Arbeitstages und alle verfügbaren Pausen (für Mittagspause, technische Pause usw.) an - Abb. 48.

Reis. 48. Terminplanung

Skizzieren Sie dann die anstehenden Aufgaben für die kommenden Tage. Beachten Sie gleichzeitig, dass nach der Installation des Plugins eine zusätzliche Registerkarte im Aufgabenerstellungsfenster angezeigt wird Aufgabenlinie, auf dem Sie die geschätzte Dauer der Arbeiten angeben müssen, und wenn die Arbeiten bereits begonnen haben, die dafür aufgewendete Zeit und den Prozentsatz der Fertigstellung (Abb. 49, 50).

Reis. 49. Erstellen Sie eine Aufgabe

Reis. 50. Liste der für die nächste Woche geplanten Aufgaben

Danach können Sie mit dem Testen des Plugins beginnen. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Aufgabenlinie, gehen Sie zur Registerkarte Aufgaben, geben Sie die Startzeit an (Abb. 51) und drücken Sie die Taste OK. Das Ergebnis der Arbeit des Plug-ins ist ein kurzer Bericht über die Anzahl der geplanten Aufgaben, die Gesamtzeit für ihre Ausführung und die Fristen für den Abschluss der Arbeit (Abb. 52). Gleichzeitig platziert das Programm die Aufgaben bestmöglich im Kalender – unter Berücksichtigung sowohl aller Arbeitspausen als auch der Besprechungen, Termine etc. im Zeitplan (Abb. 53).

Reis. 51. Festlegung des Beginns der Analyse und Aufgabenverteilung

Reis. 52. Taskline-Abschluss bezüglich der Liste der geplanten Tasks (in diesem Fall kann alles Geplante rechtzeitig erledigt werden)

Reis. 53. Das Ergebnis der Aufgabenverteilung im Kalender

Die Silbentrennung kann im gesamten Dokument oder in einem Teil, der zuerst ausgewählt werden muss, platziert werden.

Um den Silbentrennungsmodus im Text zu aktivieren, verwenden Sie den Befehl Silbentrennung(Tab Seitenlayout/ Gruppe Seiteneinstellungen).

Dieser Befehl hat verschachtelte Elemente.

Team Auto fügt automatisch Bindestriche in den Text ein.

Team Handbuchöffnet ein Dialogfenster mit Trennoptionen für trennbare Wörter und fordert zur Bestätigung auf, einen Trennstrich in den Text einzufügen.

Team Silbentrennungsoptionen können Sie Ihre Optionen für die Silbentrennung in Wörtern mithilfe des Dialogfelds anpassen (Abbildung 15).

Abbildung 15 Fenster Silbentrennung

Transferzone ist der maximal zulässige Abstand zwischen einem Wort und dem rechten Seitenrand ohne Wortumbruch. In einer breiten Zone gibt es weniger Übergänge, bei einer schmaleren ist der Rand des rechten Feldes glatter.

Kann gelöscht werden automatisch Silbentrennung mit dem Befehl Silbentrennung indem Sie den Befehl auswählen Nein.

Übung.

Datei öffnen Dokumentbeispiel.docx.

Führen Sie für den gesamten Text außer Großbuchstaben eine automatische Silbentrennung mit einer Trennzonenbreite von 0,5 cm durch.

Speichern Sie das Dokument.

Arbeiten mit Fenstern

In Word 2010 können Sie über die Registerkarte mit mehreren Fenstern gleichzeitig (mit einem oder mehreren Dokumenten) arbeiten Sicht, Gruppe Fenster (Abbildung 16).

Abbildung 16 Befehlsgruppe Fenster Tab Sicht

Sind mehrere Dokumentfenster gleichzeitig geöffnet, erfolgt der Übergang von einem Fenster zum anderen mit dem Befehl Gehen Sie zu einem anderen Fenster oder über die Windows-Taskleiste.

Übung.

Datei öffnen Dokumentbeispiel.docx.

Erstellen Sie ein zusätzliches Fenster für dieses Dokument (Tab Sicht/ Gruppe Fenster/ Team NeuFenster).

Positionieren Sie beide Fenster nebeneinander (Tab Sicht/ Gruppe Fenster/ Team Nahe). Synchrones Scrollen ausschalten (Tab Sicht/ Gruppe Fenster/ Team Synchrones Scrollen).

Teilfenster 1 (Tab Sicht/ Gruppe Fenster/ Team Teilen).

Fenster vertikal anordnen (Tab Sicht/ Gruppe Fenster/ Team rationalisierenAlle).

Ändern des Maßstabs eines Dokuments

Während Sie mit einem Dokument arbeiten, können Sie seinen Maßstab ändern (die Dateigröße des Dokuments ändert sich nicht) und es mit einem Dokument oder einer Vorlage speichern. Auf der Registerkarte wird gezoomt Sicht, Gruppe Skala(Abbildung 17).

Abbildung 17 Gruppe Skala Tab Sicht

Eine genauere Skalierungseinstellung wird im Dialogfeld vorgenommen. Skala(Tab Sicht/ Gruppe Skala/ Team Skala) (Abbildung 18).

Abbildung 18 Fenster Skala

Zoom-Schieberegler , das sich in der unteren rechten Ecke der Statusleiste (Abbildung 19) befindet, ermöglicht es Ihnen, die Skala auf den gewünschten Wert zu ändern, indem Sie den Schieberegler bewegen und die Schaltflächen „+“ und „-“ verwenden. Links neben dem Schieberegler wird die Skalierung des Dokuments in Prozent angezeigt (Bild...).

Abbildung 19 Zoom-Schieberegler

Übung.

Datei öffnen Dokumentbeispiel.docx.

Ändern Sie den Maßstab des Dokuments auf verschiedene Weise.

Schließen Sie das Dokument, ohne es zu speichern.

Zeichen- und Absatzformatierung Zeichenformatierung

Die Haupteigenschaft von Textzeichen ist die Schriftart, die gekennzeichnet ist durch: Schriftart, Stil und Größe 6 .

Gruppe wird verwendet, um Zeichen zu formatieren. Schriftart Tab heim (Abbildung 20).

Abbildung 20 Gruppenbereich Schriftart

Für die Zeichenformatierung können Sie auch das Mini-Panel verwenden, das automatisch geöffnet wird, wenn Text ausgewählt wird (Abbildung 21).

Abbildung 21 Mini-Panel

Über die Gruppenschaltfläche Schriftart können Sie ein Dialogfenster aufrufen Schriftart (Abbildung 22).

Abbildung 22 Fenster Schriftart

Im Dialogfeld Schriftart Tab Zusätzlich Sie können den Abstand zwischen den Zeichen in spärlich oder komprimiert ändern.

Microsoft Word zieht eine so große Anzahl von Benutzern an, weil es eine Vielzahl von Möglichkeiten zur Automatisierung der Arbeit mit Text bietet. Eine davon ist die automatische Silbentrennung.

Um die automatische Silbentrennung einzurichten, müssen Sie zum " Layout" Im Kapitel " Seiteneinstellungen" Menüpunkt wählen " Silbentrennung“ und klicken Sie in der sich öffnenden Liste auf „ Auto».

In diesem Fall werden Überweisungen an allen notwendigen und möglichen Stellen platziert. Dazu muss das Wörterbuch der Sprache installiert sein, für die auch die Silbentrennung aktiviert werden soll. Alle offiziellen Distributionen von Microsoft Word enthalten sie jedoch für alle unterstützten Sprachen.

Ein wichtiges Merkmal der automatischen Silbentrennung ist, dass sich die Silbentrennung automatisch anpasst, wenn Sie plötzlich die Größe erhöhen, die Schriftart ändern oder dekorative Elemente für den Text hinzufügen.

Wenn Sie das Pullout „Nach Breite“ auswählen, sieht die Seite im Allgemeinen wie ein gut gestaltetes Buch aus.

Es wird auch nicht empfohlen, im Dokument selbstständig Trennstriche mittels "-" und Zeilenumbruch zu setzen. Dazu verwendet Word die Soft Transfer-Funktion. Wählen Sie das gewünschte Wort aus, setzen Sie den Cursor und drücken Sie "STRG" + "-". Jetzt wird das Wort bei Bedarf gemäß den von Ihnen angegebenen Regeln umgebrochen. Weiche Bindestriche sind im Dokument nicht sichtbar, um sie anzuzeigen, gehen Sie also auf die Registerkarte " heim" Im Kapitel " Absatz" Drücken Sie " Alle Zeichen anzeigen».

Zurück zum Punkt " Silbentrennung» und klicken Sie auf « Handbuch“, sucht das Programm nach allen Wörtern, die getrennt werden können, und zeigt Ihnen Optionen dazu an. Positionieren Sie den Cursor an der gewünschten Stelle und drücken Sie " Ja».

Der letzte Punkt sind die Mindesteinstellungen. " Silbentrennung in Wörtern..." ist dafür verantwortlich, dass die Silbentrennung in den Wörtern, die in Großbuchstaben geschrieben sind, separat eingefügt wird. Ohne Flagge wird für sie eine Ausnahme gemacht.

IN " Breite der Wickelzone» legt den Abstand vom Rand des umbrochenen Wortspeichers zum Seitenrahmen fest.

« max. Nummer…» begrenzt die Anzahl der wiederholten Zeilenumbrüche für ein ausgewähltes Fragment oder das gesamte Dokument.

Um Bindestriche zu entfernen, ist es im Absatz " Silbentrennung" wähle eine Option " Nein».

Oder entfernen Sie bei aktiviertem Modus zur Anzeige aller Symbole manuell eingegebene. Wenn es zu viele waren, können Sie die Funktion "Ersetzen" verwenden, die über die Taste F5 aufgerufen wird.

Klicken Sie auf der Registerkarte „Ersetzen“ auf „ Mehr>>» -> « Speziell", wählen " Weiche Übertragung' und ersetzen Sie es durch eine leere Zeichenfolge ohne Leerzeichen.

Word 2003 hat auch eine automatische Silbentrennungsfunktion. Es ist installiert bei Service» -> « Sprache» -> « Silbentrennung».