एक मजबूत ब्रांड बनाने में कर्मचारियों को कैसे शामिल करें?
प्रौद्योगिकी और उपकरण
एम. यू. सेमेनोव
ए. वी. बोयार्किना
टी. आई. मिरोनेंको
© एम. यू. सेमेनोव, 2017
© ए. वी. बोयार्किना, 2017
© टी. आई. मिरोनेंको, 2017
आईएसबीएन 978-5-4485-2637-4
बौद्धिक प्रकाशन प्रणाली रिडेरो में बनाया गया
पुस्तक संरचना
परिचय
प्रस्तावना के रूप में पुस्तक समीक्षाएँ
अध्याय 1: ब्रांड विचार को स्पष्ट करना
1.2. ब्रांड डीएनए की सामग्री को स्पष्ट करने के लिए कार्यशालाओं के परिणाम
अध्याय 2. ब्रांड में कर्मचारियों को शामिल करना
2.1. ब्रांड में कर्मचारियों को शामिल करने के लिए जिम्मेदार विशेषज्ञ की स्थिति की विशेषताएं
2.2. प्रौद्योगिकी "कार्यालय के लिए माइक्रोट्रेनिंग" एक ब्रांड के साथ 36 मिनट", या ब्रांड स्कूल"
2.3. प्रौद्योगिकी "विषयगत सप्ताह"
2.4. ब्रांड नीलामी तकनीक
2.5. प्रौद्योगिकी "कॉर्पोरेट पोर्टल"
2.6. प्रौद्योगिकी "हमारे ब्रांड की कॉर्पोरेट भाषा"
अध्याय 3. सुदृढीकरण: ब्रांड मूल्यांकन
3.1. ब्रांड के संबंध में कर्मचारियों और गतिविधियों का पिरामिड
3.2. ब्रांड मूल्यांकन प्रौद्योगिकी
अध्याय 4. प्रतिक्रिया
प्रोजेक्ट पूर्वव्यापी
ग्रन्थसूची
परिचय
यह पुस्तक एक मामले का वर्णन करती है: कंपनी के नए ब्रांड में कर्मचारियों को शामिल करने के लिए TIM-CONSULTING (team-consult.ru) द्वारा 2013 में एक परियोजना को लागू करने का अनुभव।
प्रत्येक ब्रांड के पास विचारों का एक समूह होता है जो आंतरिक ब्रांड संरचना, या ब्रांड डीएनए का निर्माण करता है। हमने यह शब्द जे. बार्लो और पी. स्टीवर्ट की पुस्तक "ब्रांड-ड्रिवेन सर्विस" से उधार लिया है।
किसी ब्रांड का जन्म अक्सर अंतर्दृष्टि और इतिहास होता है, जिसके बाद ब्रांड का विश्लेषण करना और समझना, उसके अर्थ, संरचना को अलग करना और कंपनी के काम में ब्रांड विचारों का अनुवाद करने के लिए उपकरण बनाना आवश्यक होता है। ब्रांड वाहक वे लोग हैं जिन्होंने ब्रांड बनाया, इसके विचारक और प्रेरक। वे मूल्यांकन कर सकते हैं कि कोई क्रिया या घटना ब्रांड के अनुरूप है या नहीं। ब्रांड वाहक किसी ब्रांड के विचार को शब्दों में वर्णित कर सकते हैं, निकटतम और, इसके विपरीत, विपरीत अवधारणाओं को उजागर कर सकते हैं। इस प्रकार, ब्रांड का शब्दार्थ क्षेत्र बनता है - भाषण के विभिन्न भागों के शब्दों का एक समूह, जिसके अर्थ में एक सामान्य अर्थ विशेषता होती है - ब्रांड के विचार करीब होते हैं।
फिर, समर्पित आधार पर, ब्रांड डीएनए बनाया जाता है और सभी कर्मचारियों को ब्रांड विचार से "संक्रमित" करने के लिए एक कार्यक्रम विकसित किया जाता है।
एक मजबूत ब्रांड केवल विज्ञापन नहीं है, सबसे पहले, इसे प्रसारित करने वाले लोग हैं। एक मजबूत ब्रांड बनाने में कर्मचारियों को शामिल करने के लिए नेताओं को क्या करना चाहिए? आप इसे आधुनिक, प्रेरक, दिलचस्प, आसान तरीके से कैसे कर सकते हैं।
किताब का संदर्भ.ग्राहक कंपनी 90 के दशक से मोबाइल रिटेल में काम कर रही है। परियोजना की शुरुआत में, कंपनी ने कार्यालय में लगभग 60 लोगों और खुदरा क्षेत्र में लगभग 250 लोगों को रोजगार दिया। लगभग 40 दुकानें।
छह महीने से अधिक समय पहले, परियोजना के लॉन्च से पहले, कंपनी ने कुछ खुदरा दुकानों की रीब्रांडिंग और रिफॉर्मेटिंग की थी, हालांकि, इससे लाभ के रूप में अपेक्षित लाभांश नहीं मिला और कर्मचारियों की प्रेरणा में वृद्धि नहीं हुई।
इस परियोजना का उद्देश्य प्रत्येक कर्मचारी को ब्रांड विचार बताना और उन्हें कार्यान्वयन में इस तरह से शामिल करना था कि प्रत्येक कर्मचारी ग्राहकों और कर्मचारियों के साथ बातचीत में अपने दैनिक कार्य में ब्रांड विचार को सुदृढ़ करे।
परियोजना निम्नलिखित चरणों में कार्यान्वित की गई:
1) ब्रांड विचार को स्पष्ट करना
2) ब्रांड में कर्मचारियों को शामिल करना
3) सीमेंटेशन: मूल्यांकन, फीडबैक और उत्तेजना के माध्यम से ब्रांड विचारों को मजबूत करना।
पुस्तक का आकार- रिपोर्ट: ब्रांड सहभागिता गतिविधियों और उनके अर्थ को समझने के लिए केवल सबसे महत्वपूर्ण बातें। मुझे इगोर मान का कथन याद है: “आप कौन सी किताबें चुनते हैं? - छोटे वाले! अतः इस पुस्तक के 100 से भी कम पन्ने एक यात्रा में 2 घंटे में पढ़े जा सकते हैं।
यह पुस्तक उन लोगों के लिए उपयोगी होगी जो कर्मचारी जुड़ाव पर काम करते हैं, एक मजबूत कंपनी ब्रांड बनाते हैं और एचआर ब्रांड, कॉर्पोरेट संस्कृति और आंतरिक संचार का प्रबंधन करते हैं। यदि आपको ऐसी ही किसी समस्या का समाधान चाहिए तो आप इस पुस्तक से कुछ उपयोगी विचार प्राप्त कर सकते हैं।
पुस्तक का परिशिष्ट - ग्रेड टेबल - [टूटे हुए लिंक] https://goo.gl/k7PjuL पर फॉर्म भरकर डाउनलोड किया जा सकता है।
यदि आपको किसी प्रशिक्षण कार्यक्रम की आवश्यकता है "ब्रांड स्कूल"और कार्यपुस्तिका, लेखक को लिखें
सेमेनोव मिखाइल- प्रोजेक्ट मैनेजर, प्रबंधन सलाहकार, बिजनेस कोच, "टीम कंसल्टिंग" के प्रबंध भागीदार। विशेषज्ञता: प्रबंधन और मानव संसाधन परामर्श, व्यावसायिक प्रशिक्षण, कर्मचारियों के प्रशिक्षण और मूल्यांकन का संगठन, आंतरिक संचार, ग्राहक फोकस का विकास, उपभोक्ता व्यवहार अनुसंधान। धन के मनोविज्ञान पर अग्रणी रूसी विशेषज्ञ, पीएच.डी. मनोवैज्ञानिक विज्ञान, एसोसिएट प्रोफेसर।
बोयार्किना अन्ना- बिजनेस ट्रेनर. विशेषज्ञता: बिक्री प्रशिक्षण, प्रबंधन कौशल प्रशिक्षण, इन-हाउस प्रशिक्षण का संगठन, कर्मियों का मूल्यांकन और प्रमाणन, इन-हाउस संचार, मानव संसाधन परामर्श, कंपनी सेवाओं का विकास।
मिरोनेंको तात्याना- बिजनेस ट्रेनर, कोच, "टीम कंसल्टिंग" के प्रमुख। विशेषज्ञता: शीर्ष प्रबंधकों के लिए व्यावसायिक कोचिंग, रणनीतिक सत्र, टीम निर्माण में प्रशिक्षण, परियोजना प्रबंधन, नेतृत्व, स्थितिजन्य प्रबंधन, बी2बी बिक्री प्रबंधन, टेलीमार्केटिंग और टेलीफोन बिक्री, बिक्री प्रतिनिधियों और पर्यवेक्षकों के लिए प्रशिक्षण।
प्रस्तावना के रूप में समीक्षाएँ
बैबाकोवा ओल्गा: “बहुत ही विस्तृत, रोचक और अभ्यास-उन्मुख सामग्री। पढ़ते समय, मैं ब्रांड इन्वॉल्वमेंट वीक आयोजित करते समय समय और बौद्धिक व्यय के पैमाने को देखकर आश्चर्यचकित रह गया। अंत में, मैंने देखा कि इन गतिविधियों को छोड़ दिया गया था। व्यर्थ में, वे केवल आवृत्ति कम कर सकते थे। प्रबंधक मूल्यांकन प्रश्नावली - बहुत मजबूत। मुझे इस बात पर भी आश्चर्य हुआ कि वे इसके लिए गए। और... फिर उन्होंने मना कर दिया.
एक बार फिर मैं आपकी टीम की परियोजनाओं, विस्तार पर स्पष्ट ध्यान के साथ संयुक्त आपकी वैश्विक प्रणालीगत दृष्टि की प्रशंसा करता हूं! इसकी कीमत बहुत अधिक है! साझा करने के लिए धन्यवाद!"
बायबाकोवा ओल्गा,उत्पादन प्रबंधन (गुणवत्ता प्रबंधन, लीन मैन्युफैक्चरिंग, उत्पादन कर्मियों का विकास) के क्षेत्र में सलाहकार, बिजनेस कोच, संगठनात्मक परिवर्तनों के सूत्रधार
ग्लैडीशेवा स्वेतलाना: "पुस्तक में दी गई जानकारी एक महान उपकरण है! इसे लो और करो. कर्मचारियों को ब्रांड और कंपनी मूल्यों में शामिल करने की पूरी प्रक्रिया का विस्तार से वर्णन किया गया है। यह इंगित किया जाता है कि क्या अच्छा हुआ और क्या जड़ नहीं जमा सका, क्या लागू था और क्या नहीं। सरल और सुलभ पाठ, और यह बहुत अच्छा है कि ऐप्स हैं।
किताब वाकई बहुत दिलचस्प है. मैंने इसे एक ही बार में पढ़ लिया। मुझे यकीन है कि पेशेवर पाठकों के बीच यह सफल होगी। आपको और आपके सहकर्मियों को शुभकामनाएँ!”
ग्लैडीशेवा स्वेतलाना,बिजनेस कोच, कार्मिक चयन, अनुकूलन और विकास के क्षेत्र में बिजनेस सलाहकार, सुविधाकर्ता
ब्रिचेनकोवा नताल्या: "यदि आप यह समझना चाहते हैं कि जिन लोगों के साथ आप व्यवसाय करते हैं, उनके बीच एकीकृत भावना कैसे पैदा करें और साथ ही अपने व्यक्तिगत व्यावसायिक लक्ष्यों को कैसे प्राप्त करें, तो आपको निश्चित रूप से इस पुस्तक को पढ़ने की आवश्यकता है। शीर्षक पूरी तरह से पुस्तक की सामग्री को दर्शाता है; इसे पढ़ते समय, आप सीखने और ज्ञान की प्रक्रिया में शामिल हो जाते हैं, और सबसे दिलचस्प बात यह है कि आपकी कंपनी में प्रौद्योगिकी को आज़माने की इच्छा होती है।
लेखक एक विशिष्ट वास्तविक व्यवसाय में तार्किक रूप से पूर्ण और कार्यान्वित कार्यों का एक पूर्ण और समझने योग्य एल्गोरिदम प्रस्तुत करने में कामयाब रहे। विशिष्ट उपकरणों, सिफारिशों और कार्यान्वयन के तरीकों के साथ बड़े पद्धतिगत ब्लॉक परिलक्षित होते हैं।
पुस्तक में जो गायब है वह प्रौद्योगिकी, अंतिम एचआर मेट्रिक्स का उपयोग करने की आर्थिक दक्षता का प्रतिबिंब है जो आपको "पहले" तस्वीर और "बाद" तस्वीर देखने की अनुमति देता है।
यह पुस्तक व्यावसायिक विकास और एकीकृत कॉर्पोरेट वातावरण के निर्माण में रुचि रखने वाले देखभाल करने वाले लोगों के लिए उपयोगी होगी। मैं फायदे नोट करना चाहूंगा: सुलभ, समझने योग्य सामग्री, स्पष्टता, स्पष्ट निर्देश, विशिष्ट उदाहरण, व्यवसाय के किसी भी क्षेत्र में व्यावहारिक अनुप्रयोग की संभावना।
ब्रिचेनकोवा नताल्या, मानव संसाधन निदेशक, सैंटेलकॉम एलएलसी
अध्याय 1: ब्रांड विचार को स्पष्ट करना
1.1. हमने ब्रांड डीएनए को कैसे स्पष्ट किया
सेमिनारों की एक श्रृंखला के दौरान कंपनी के शीर्ष प्रबंधकों के साथ ब्रांड की सामग्री और संरचना, या डीएनए का स्पष्टीकरण हुआ।
हम इस तथ्य से आगे बढ़े कि एक कॉर्पोरेट ब्रांड का डीएनए कंपनी ब्रांड के रूप में व्यक्त किए गए मूल कॉर्पोरेट मूल्य हैं। इसलिए, इस तकनीक का उपयोग कंपनी के मूल्यों को स्पष्ट करने के लिए किया जा सकता है।
अब समय आ गया है कि आप अपने सहकर्मियों को अपनी नौकरी से प्यार करना सिखाएं। और इसे अच्छे से करो.
यह सच है भले ही वे वर्तमान में अपने कार्यस्थल से खुश नहीं हैं। कुछ बदलने का प्रयास करें - हमारे पास आपके लिए 23 विचार हैं।
#1 टीमों और विभागों को मूल्यों का अपना सेट बनाने की अनुमति दें
यदि आपके सहकर्मी एक साथ मिलें और चर्चा करें कि वे अपनी छोटी टीम के लिए मूल्यों को कैसे देखते हैं, तो यह एक अच्छा अभ्यास होगा। ऐसे क्षणों में, हर कोई समझ सकता है: सहकर्मी किस लिए प्रयास कर रहा है? मैं क्या चाहता हूं? हम मिलकर अपना लक्ष्य कैसे प्राप्त कर सकते हैं? उनके द्वारा अपनाए गए सशर्त आंतरिक संविधान को कंपनी के मूल्यों के विपरीत नहीं होना चाहिए।
#2 व्यक्तिगत परियोजनाओं को प्रोत्साहित करें
एक कर्मचारी जो कुछ ऐसा करना चाहता है जिसमें उसकी रुचि हो और वह नियमित रूप से इसके बारे में प्रबंधन से बात करता हो, वह उस व्यक्ति की तुलना में अधिक मूल्यवान है जो केवल अपने कर्तव्यों का पालन करता है और चुपचाप कोने में बैठा रहता है। हम अक्सर व्यक्तिगत पहल को कम आंकते हैं, लेकिन कंपनी के भीतर कर्मचारियों को छोटी व्यक्तिगत परियोजनाओं को लागू करने की अनुमति देने से दोनों पक्षों को फायदा हो सकता है।
#3 एक मित्र-कार्यक्रम या व्यक्तिगत परामर्श कार्यक्रम बनाएं
आपको प्राइमरी के बारे में बता रहे हैं अनुकूलनकार्यस्थल में, हम पहले ही इस कार्यक्रम के महत्व का उल्लेख कर चुके हैं। इस बार हम कहना चाहते हैं कि इसे खत्म नहीं करना है, इसे कंपनी में कर्मचारी के पूरे कामकाजी समय में लागू किया जा सकता है। हर किसी को, जिसे इसकी आवश्यकता है, एक गुरु, एक मार्गदर्शक-नेता चुनने का अवसर दें। समर्थित महसूस करने से कर्मचारियों को चुनौतीपूर्ण कार्य करने और टीम में लंबे समय तक बने रहने में अधिक आत्मविश्वास आता है।
#4 कार्यालय में थीम वाले दिन आयोजित करें
एक ऐसा दिन जब हर किसी को जींस पहननी होगी? ऑफिस में चॉकलेट डे? गर्मियों में नया साल? थोड़ा सा पागलपन किसी को चोट नहीं पहुँचाएगा - इस प्रकार की गतिविधि, मनोदशा में बदलाव और विशिष्ट भूमिकाएँ आपको आराम करने और अपने काम को अलग तरह से देखने की अनुमति देती हैं।
#5 सामाजिक उत्तरदायित्व कार्यक्रमों का समर्थन करें
भले ही आपकी कंपनी में अनाथालय का कोई वार्ड नहीं है या पेंशनभोगियों के लिए उपहार इकट्ठा करने या बेघर बिल्ली के बच्चों को गोद लेने की कोई परंपरा नहीं है, फिर भी आप दान के लिए धन जुटाने के लिए छोटे कार्यक्रम आयोजित कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, नए साल के लिए सीधे कार्यालय या शिल्प में घर की बनी मिठाइयाँ बेचना। कई विकल्प हो सकते हैं. समुदाय की भावना आपको टीम भावना बढ़ाने में मदद करेगी। कहने की जरूरत नहीं, अच्छे कर्म करना महान है। और साथ में - और भी बेहतर.
#6 एक साथ स्वयंसेवक बनें
कई पश्चिमी कंपनियों में, कर्मचारियों को कंपनी के खर्च पर साल में कई बार समाज के लाभ के लिए काम करने का अवसर मिलता है। शायद आपको इस विकल्प पर भी विचार करना चाहिए? उदाहरण के लिए, आश्रय में जाने और बेघर जानवरों के साथ चलने की पेशकश करें, या शायद बच्चों को अंग्रेजी सिखाएं। एक बार फिर, आपके नागरिक कर्तव्य को पूरा करने के लिए आपके विचारों और जरूरतों के लिए असीमित स्थान।
#7 उपलब्धियों का जश्न मनाएं
जब हम कहते हैं "अपनी जीत का जश्न मनाएं," तो हमारा मतलब कार्यालय की मेज सेट करना नहीं है। बल्कि, इसके विपरीत, प्राप्त ऊर्जा को नई परियोजनाओं में परिवर्तित करने की आवश्यकता है, जिसके बारे में टीम लंबे समय से बात कर रही है - पैराशूट के साथ कूदें या पिज्जा बनाने का कोर्स करें? छुट्टियों को एक अनुभव बनाने की कोशिश करें, मिलन-बैठक नहीं।
#8 अपने सहकर्मियों की छुट्टियाँ मनाएँ
जन्मदिन, सेवानिवृत्ति, बच्चे का जन्म, व्यक्तिगत जीत, पदोन्नति - ये सभी उस व्यक्ति को एक बार फिर यह बताने के कारण हैं कि आप उसे टीम में क्यों महत्व देते हैं। वह खुश हैं कि टीम एक साथ वापस आ गई है। ऐसे क्षणों में अपने कर्मचारियों की ईमानदार भावनाओं को देखना अमूल्य है। काम तो काम है, लेकिन ऐसे टीम बंधन बनाने में सक्षम होना बहुत जरूरी है।
#9 फीडबैक प्राप्त करें और दें
खुलापन एक कार्य सिद्धांत है जिसे नहीं भूलना चाहिए। यदि आपकी टीम सफलता के लिए प्रयास करती है, तो वह विफलता पर चर्चा करेगी। यदि कर्मचारी अधिक चाहते हैं, तो वे उस बारे में बात करेंगे जिससे वे खुश नहीं हैं और उन्हें संबोधित रचनात्मक आलोचना सुनने को तैयार होंगे। इस प्रकार की थीसिस को कंपनी में जीवन के नियमों के रूप में स्वीकार करके, आप भीतर भरोसेमंद रिश्तों और हमेशा सुनने और चर्चा करने की इच्छा सुनिश्चित करते हैं कि चीजें इस तरह से क्यों चल रही हैं और अन्यथा नहीं।
#10 सीखने को प्रोत्साहित करें
लोगों को पाठ्यक्रमों में जाने की अनुमति देना, कार्यालय में साहित्य के साथ एक पुस्तकालय बनाना, आंतरिक शैक्षिक कार्यक्रम आयोजित करना - यह सिर्फ इतना है कि हम स्कूल में अध्ययन नहीं करना चाहते हैं, लेकिन जब पेशेवर स्थिति की बात होती है, तो आप नए ज्ञान को पूरी तरह से अलग तरीके से देखते हैं , खासकर जब किसी नियोक्ता द्वारा दिया गया हो।
#11 संवाद करें
संचार "आप कैसे हैं?" प्रश्न के साथ समाप्त नहीं होता है। आपको यह सुनिश्चित करना चाहिए कि प्रत्येक कर्मचारी के पास आरामदायक महसूस करने के लिए सब कुछ या लगभग सब कुछ है और उसके पास वह सब कुछ है जिसकी उसे अपने कार्यस्थल से अपेक्षा है। छोटी-छोटी चीज़ें बहुत मायने रखती हैं - अपने सहकर्मियों से पूछें कि काम पर (या लगभग) पूरी ख़ुशी के लिए उनके पास क्या कमी है?
#12 कर्मचारियों को दिखाएं कि उनके पास विकल्प हैं।
विभिन्न मुद्दों पर. उदाहरण के लिए, उन्हें किस समय काम पर आना चाहिए - हर किसी के लिए सुबह 9 बजे तक वहां पहुंचना जरूरी नहीं है? कब छुट्टी लेनी है? कार्यस्थल पर अनुशासन निश्चित रूप से मौजूद होना चाहिए, लेकिन जीवन के महत्वपूर्ण पहलुओं को चुनने का अवसर भी मौजूद है।
#13 विचार-मंथन सत्र आयोजित करें
कभी-कभी एक टीम किसी समस्या का समाधान नहीं कर पाती, लेकिन दूसरी टीम बाहर से देख कर समाधान ढूंढ लेती है। आपको अपने उन कर्मचारियों की क्षमताओं का लाभ उठाना सीखना होगा जो विभिन्न समस्याओं पर काम करते हैं और दुनिया के बारे में अलग-अलग विचार रखते हैं।
#14 अनौपचारिक रूप से संवाद करने का प्रयास करें
रूस में इसे लेकर निश्चित रूप से कठिनाइयां हैं। आपको यह समझने की आवश्यकता है: सभी सहकर्मियों को हमेशा नाम और संरक्षक नाम से बुलाना आवश्यक नहीं है - यह हमें किसी भी तरह से करीब नहीं लाता है, यह पहले से ही अतीत की बात है। कब का। और जो लोग किसी बिंदु पर दोस्त बनना शुरू करते हैं वे परिचित "मिखालिच", "पेत्रोव्ना" पर स्विच करते हैं। यह संस्कृति का एक निश्चित स्तर है - प्रबंधन और अधीनस्थों दोनों के साथ समान रूप से संवाद करना। हर किसी का पहला नाम होता है, न कि केवल अंतिम नाम और संरक्षक नाम। किसी तरह अपनी कंपनी में इसे विकसित करने का प्रयास करें।
#15 एक वार्षिक पुरस्कार समारोह की मेजबानी करें
जहां सभी कर्मचारियों को पुरस्कार मिलते हैं। स्वयं नामांकन लेकर आएं - सभी को यह महसूस कराएं कि वे पूरी तरह से अद्वितीय कार्य कर रहे हैं।
#16 अपने स्वास्थ्य की स्थिति के बारे में पूछें
अच्छी आधुनिक नियोक्ता कंपनियाँ अपने कर्मचारियों को बीमा प्रदान करती हैं। यह उचित है। लेकिन, दुर्भाग्य से, हर कोई अभी भी अपने कर्मचारियों और उनके स्वास्थ्य की जिम्मेदारी लेने के लिए तैयार नहीं है। इसलिए कम से कम उन लोगों की स्वास्थ्य स्थिति के बारे में पूछताछ करके शुरुआत करना उचित है जो बीमार छुट्टी पर हैं। लोगों को यह जानना होगा कि नियोक्ता को परवाह है।
#17 खेल आयोजनों की मेजबानी करें
कर्मचारियों को कार्यालय के बाहर प्रतिस्पर्धा करने और टीम के साथ लक्ष्य हासिल करने की अनुमति दें, जैसे वॉलीबॉल खेलना। गतिविधियाँ बदलने से मदद मिलती है।
#18 कर्मचारियों को चयन प्रक्रिया में भाग लेने की अनुमति दें
कार्यालय पदानुक्रम के विभिन्न स्तरों पर विभिन्न विभागों और विशेषज्ञों के प्रतिनिधियों के साथ 5 चरणों के बजाय टीम साक्षात्कार आयोजित करना उचित है - अपने कर्मचारियों को प्रश्न पूछने दें, उम्मीदवारों का मूल्यांकन करने में आपकी सहायता करें, और चयन प्रक्रिया को एक अलग दृष्टिकोण से देखें।
#19 किसी कंपनी में काम करने के बारे में एक ब्लॉग बनाएं
जहां लेखक स्वयं कर्मचारी होंगे, कंपनी में काम करने के अपने अनुभव के बारे में बात करेंगे। या आप स्वयं अपने सहकर्मियों के बारे में कहानियाँ एकत्र कर सकते हैं और उन्हें वेबसाइट पर पोस्ट कर सकते हैं - साक्षात्कार के दौरान कौन सबसे अलग था? आपने एक बार सब कुछ एक समय सीमा पर पूरा करने का प्रबंधन कैसे किया, जबकि यह असंभव लग रहा था? हम सभी के पास कहानियाँ हैं, इसमें कोई संदेह नहीं है।
#20 एक न्यूज़लेटर बनाएं
अपने कर्मचारियों को बताएं कि कंपनी में क्या चल रहा है, क्या खबरें हैं, आज कैंटीन में दोपहर के भोजन के लिए क्या है, कौन से नए कर्मचारी जल्द ही आएंगे, पूछें कि वे नया साल कैसे मनाना चाहेंगे और उनका कार्य सप्ताह कैसा गुजरा - इस प्रकार संचार उन्हें प्रोत्साहित करता है और अचानक सुखद छोटी चीज़ों की याद दिलाता है जो साधारण पत्राचार में शायद ही कभी होती हैं।
#21 एक बोर्ड गेम रात्रि का आनंद लें
उदाहरण के लिए, शुक्रवार की रात माफिया खेलें। मेरा विश्वास करो, 22:00 बजे से पहले कोई भी काम नहीं छोड़ता! 🙂
#22 कर्मचारी परिवारों के लिए कार्यक्रमों की मेजबानी करें
बढ़िया अभ्यास - हर कोई एक-दूसरे को और भी बेहतर तरीके से जान सकेगा और साथ ही अपने परिवार के साथ भी समय बिता सकेगा।
#23 एक साथ सिनेमा देखने जाएँ
महीने में एक बार आप टीम के साथ जा सकते हैं और एक फिल्म देख सकते हैं - और उससे पहले, एक वोट का आयोजन करें कि कौन सी फिल्म कौन देखना चाहता है।
#24 #25 #26 - फिर केवल आपके विचार, आपका दृष्टिकोण। आपको अपनी टीम को इस प्रक्रिया में शामिल करने के सार्वभौमिक तरीके खोजने के लिए बहुत अच्छी तरह से जानना होगा। हमने वह साझा किया जो हमें लगता है कि प्रत्येक टीम के लिए प्रासंगिक, सही और मूल्यवान है।
कंपनी के लिए महत्वपूर्ण परियोजनाओं में प्रबंधकों की भागीदारी बढ़ाने के लिए एक रणनीति बनाने के लिए, मैं यह परिभाषित करके शुरुआत करूंगा कि भागीदारी से हमारा वास्तव में क्या मतलब है।
सगाई की सामान्य अवधारणा – यहएक भावनात्मक और बौद्धिक स्थिति जो कर्मचारियों को अपना काम अपनी सर्वोत्तम क्षमता से करने के लिए प्रेरित करती है। यदि हम भागीदारी को घटकों में विभाजित करते हैं, तो किसी परियोजना में भाग लेने के उत्साह के अलावा, यानी, जब हमें काम की प्रकृति पसंद आती है, तो हमें व्यक्तिगत जिम्मेदारी की एक डिग्री, कंपनी में भागीदारी की भावना और क्या मिलेगा इसमें हो रहा है, परियोजना में भागीदारी के माध्यम से आत्म-साक्षात्कार, अपने व्यक्तिगत लक्ष्यों और परियोजना के लक्ष्यों की समानता को समझना। यदि हम गहराई में जाएं, तो हमें जुड़ाव के कई अन्य घटक मिलेंगे, लेकिन ये स्पष्ट रूप से सतह पर हैं।
अगला कदम सहभागिता के स्तर का विश्लेषण करना है। और यहां मैं प्रत्येक प्रबंधक की भागीदारी की कमी के कारणों का अलग से विश्लेषण करूंगा। बातचीत या प्रश्नावली के माध्यम से.
मेरा अनुभव बताता है कि कारण बहुत व्यक्तिगत हो सकते हैं। कुछ प्रबंधकों के लिए, भागीदारी की कमी वास्तव में अतिरिक्त जिम्मेदारी लेने की अनिच्छा से जुड़ी है। अन्य लोग इसे ले सकते हैं, लेकिन इस जिम्मेदारी का स्तर वेतन के स्तर से सीधे आनुपातिक है। और, ऐसा प्रतीत होता है, यदि आपको इसके लिए भुगतान नहीं मिलता है तो किसी और चीज़ में क्यों शामिल हों? वैसे, यह अब प्रबंधकों और सामान्य रूप से लोगों की एक काफी सामान्य श्रेणी है।
ऐसे प्रबंधक हैं जो आश्वस्त हैं कि उनके प्रयासों से "वार्ड में औसत तापमान" नहीं बदलेगा, और उनका काम बाल्टी में एक बूंद मात्र है जिस पर किसी का ध्यान नहीं जाएगा। तो फिर और अधिक प्रयास क्यों करें? बेशक, यहां हम प्रबंधक की प्रेरणा के बारे में बात नहीं कर रहे हैं, बल्कि कंपनी में संचार की पारदर्शिता के बारे में, कंपनी में वास्तव में मौजूद पहल को प्रोत्साहित करने के बारे में, निर्णय निर्माताओं के साथ भागीदारी की भावना के बारे में बात कर रहे हैं। इस स्थिति में, एक प्रबंधन इकाई के रूप में कर्मचारी की कार्यक्षमता और स्वतंत्र निर्णय लेने में उसकी क्षमताओं के बारे में सोचना उचित है। क्योंकि अगर आपके नेताओं को ऐसा लगता है कि वे एक बड़ी व्यवस्था का महज एक हिस्सा हैं, तो वह या तो इसे स्वीकार कर लेंगे या भाग जाएंगे, लेकिन उनकी भागीदारी कभी नहीं बढ़ेगी।
प्रबंधकों की अगली श्रेणी वे लोग हैं जो तब सफल और प्रभावी होते हैं जब उनकी गतिविधियाँ उन्हें परियोजना के साथ-साथ व्यक्तिगत रूप से विकसित होने का अवसर देती हैं। परियोजना विकसित होती है, और प्रबंधक विकसित होता है, क्योंकि साथ ही वह अपनी आंतरिक व्यक्तिगत समस्याओं का समाधान करता है।
और ऐसे प्रबंधक भी हैं जो "चाहते हैं, लेकिन नहीं कर सकते", क्योंकि उनकी क्षमता का स्तर उन्हें परियोजना में आत्मविश्वास महसूस करने की अनुमति नहीं देता है। वैसे, अधिकांश प्रबंधकों के लिए, "सबसे चतुर नहीं" दिखने का डर और इसलिए अधिकार और विश्वास खोना एक काफी सामान्य डर है। एक बार कंपनी एक्स में, जहां मेरा प्रशिक्षण हुआ, मैं प्रबंधकों की सार्वभौमिक प्रतिक्रिया से आश्चर्यचकित था। उन्हें अभ्यास शुरू करना था, लेकिन सभी लोग एक-दूसरे की ओर देखते हुए अपनी जगह पर ही बैठे रहे। वे एक कदम उठाने और गलती करने से डरते थे, इसलिए वे आगे निकल गए। बाद में यह पता चला कि कंपनी की संस्कृति प्राचीन स्पार्टा के सिद्धांत पर बनी थी - लोगों के पास गलती के लिए कोई जगह नहीं थी, क्योंकि उन्हें तुरंत एक चट्टान से फेंक दिया गया था। गिट्टी की तरह. इसलिए वे ग़लत नहीं थे. और उन्होंने भाग नहीं लिया.
पहला कदम उन प्रमुख प्रबंधकों के साथ बातचीत करना है जिन पर मानव संसाधन विभाग परियोजना पर भरोसा करने की योजना बना रहा है। इस बातचीत का उद्देश्य यह समझना है कि प्रबंधक को परियोजना में भाग लेने में रुचि क्यों हो सकती है, साथ ही उसे यह भी समझाना है कि वह परियोजना में भाग लेकर अपने व्यक्तिगत लक्ष्यों को कैसे साकार कर सकता है। यह लंबे समय से सिद्ध है कि व्यक्तिगत लक्ष्यों और संगठन के लक्ष्यों की भागीदारी सबसे शक्तिशाली प्रेरकों में से एक है। बिक्री का सुनहरा नियम याद रखें - ग्राहक के लिए लाभ की भाषा बोलें। उनके व्यक्तिगत लाभ के बारे में बात करें. यहां तक कि जब कंपनियों के बीच बड़ी बातचीत होती है, तो एक अनुभवी विक्रेता हमेशा याद रखता है कि यह उसके सामने बैठी कंपनी नहीं है, बल्कि एक जीवित व्यक्ति है जिसकी अपनी इच्छाएं, अपेक्षाएं और चरित्र हैं।
दूसरे शब्दों में, यदि कार्मिक सेवा किसी परियोजना के विचार को प्रबंधक को "बेचने" जा रही है और उसे इसमें भाग लेने के लिए प्रेरित करती है, तो यह हमेशा याद रखने योग्य है कि हमारे सामने अपनी अपेक्षाओं वाला एक जीवित व्यक्ति है, लक्ष्य, और सपने. निःसंदेह उसे कंपनी पसंद है। लेकिन वह खुद से ज्यादा प्यार करता है. इसलिए, किसी परियोजना में प्रबंधकों को शामिल करने की रणनीति का निर्माण प्रत्येक प्रबंधक के व्यक्तिगत उद्देश्यों के आधार पर परियोजना के विचार को बेचने से शुरू होता है।
अगला उपकरण जो जुड़ाव को प्रभावी ढंग से बढ़ाता है, वह मध्यवर्ती परिणामों का प्रदर्शन है जो प्रबंधक की भागीदारी से प्राप्त किए गए थे, या इससे भी बेहतर, परियोजना में उसके व्यक्तिगत परिणाम। कितनी बार? जितनी बार संभव हो। किस लिए? यह उपकरण आपको अपने काम के महत्व को देखने, एक बड़ी मशीन में एक छोटे से पेंच की भावना से छुटकारा पाने और इस मशीन के काम में आपके योगदान को देखने में मदद करता है। सकारात्मक प्रतिक्रिया के साथ परिणामों को सुदृढ़ करने की सलाह दी जाती है। उपलब्धि मानसिकता विकसित करने के लिए सकारात्मक सुदृढीकरण एक शक्तिशाली उपकरण है।
यदि परियोजना में कई प्रबंधकों को शामिल करने की योजना है, तो मध्यवर्ती परिणामों के मूल्यांकन में एक प्रतिस्पर्धी तत्व शामिल होना चाहिए। प्रतिस्पर्धी खेल उत्साहवर्धक है. एक अच्छा खेल सदैव नियमों के अनुसार ही खेला जाता है। ये कुछ प्रतिबंध हैं जो सभी खिलाड़ियों के लिए अनिवार्य हैं। सीमाएँ ही खेल को इतना रोचक बनाती हैं। किसी भी खेल में प्रतिबंध होते हैं - मान लीजिए, फुटबॉल का मैदान सीमित है, टीम में खिलाड़ियों की संख्या सीमित है, समय सीमित है, इत्यादि। और ये प्रतिबंध उत्साह बढ़ाते हैं. प्रतिबंधों के अलावा, खेल में स्वतंत्रता भी होनी चाहिए - रचनात्मकता और युद्धाभ्यास के लिए जगह। इसके अलावा, जितने अधिक प्रतिबंध, उतनी अधिक स्वतंत्रता। यदि किसी खेल में केवल नियम हैं तो उसे खेलना दिलचस्प नहीं है। उन सभी सफल नेताओं को देखें जो काम पर उच्च कर्मचारी सहभागिता हासिल करते हैं। वे प्रतिस्पर्धा के विचार का कुशलता से उपयोग करते हैं, इसे सीमाओं तक सीमित करते हैं और स्वतंत्रता के साथ बढ़ाते हैं।
जिस परियोजना में उन्हें शामिल करने की योजना है, उसकी प्रभावशीलता के लिए प्रबंधकों का प्रशिक्षण आवश्यक है। आख़िरकार, सक्षम प्रशिक्षण, विशेष रूप से एक नई परियोजना के लिए बनाया गया प्रशिक्षण, आपको एक नए मुद्दे में अपनी अक्षमता से जुड़े डर से बचने की अनुमति देगा। यह प्रबंधकों को स्वामित्व महसूस करने, परियोजना में खुद को देखने, अपने विकास बिंदुओं और अवसरों को देखने की अनुमति देगा। और, निस्संदेह, प्रशिक्षण का एक कार्य कर्मचारियों को प्रेरित करना है। कंपनियां इसे जानती हैं और प्रशिक्षण को प्रेरणा और कर्मचारी जुड़ाव बढ़ाने के रूप में सक्रिय रूप से उपयोग करती हैं। उदाहरण के लिए, पिछले सप्ताह मैंने एक बड़ी रूसी कंपनी के लिए प्रशिक्षण आयोजित किया था जो एक नई अखिल रूसी परियोजना शुरू कर रही थी। और कर्मचारियों ने इस परियोजना को संदेह की दृष्टि से देखा। मुझे एक प्राथमिकता कार्य दिया गया था - कर्मचारियों को परियोजना को सफलतापूर्वक शुरू करने के लिए प्रेरित करना, पहले इस तथ्य से भयभीत था कि कर्मचारी खुले तौर पर इसमें भागीदारी का विरोध करते थे। इसी पर मैंने ध्यान केंद्रित किया। और मैं ईमानदारी से सोचता हूं कि परियोजना की सफलता काफी हद तक इस तथ्य के कारण है कि कंपनी ने सही प्रशिक्षण प्रारूप चुना और समय पर यह प्रशिक्षण दिया।
संक्षेप में कहें तो जुड़ाव बढ़ाने के कार्य का कार्यान्वयन स्थिति के विश्लेषण से शुरू होता है - आखिरकार, नीति बनाने से पहले जानकारी एकत्र करना और कारणों का विश्लेषण करना आवश्यक है। अगला कदम प्रबंधकों को उनकी व्यक्तिगत प्रेरणाओं और रुचियों के आधार पर विचार "बेचना" है। इस मामले में प्रशिक्षण, मध्यवर्ती परिणामों की निगरानी, प्रतिस्पर्धा, नियम और स्वतंत्रता का निर्माण प्रभावी होगा।
23 अगस्त 2018 सुबह 10:52 बजेवी.वी. रेपिन, पीएच.डी., एसोसिएट प्रोफेसर, प्रबंधन सलाहकार, [ईमेल सुरक्षित]
परिचय
इस प्रश्न पर: "क्या आपकी कंपनी के प्रबंधक व्यावसायिक प्रक्रियाओं के साथ काम करते हैं?" बहुमत उत्तर देगा "बेशक हाँ, वे काम करते हैं।" लेकिन हर कोई इसे अलग तरह से समझता है। क्या व्यावसायिक प्रक्रियाओं के साथ काम करने में अधीनस्थों की गतिविधियों को व्यवस्थित करना, परिचालन नियंत्रण और कार्य निर्धारित करना शामिल है? मुझे नहीं लगता"। चल रही गतिविधियों के मैन्युअल नियंत्रण को प्रक्रिया कार्य या प्रक्रिया प्रबंधन नहीं कहा जा सकता है। क्यों? तथ्य यह है कि प्रक्रिया, प्रबंधन की एक वस्तु के रूप में, एक प्रौद्योगिकी के रूप में, एक कार्य प्रणाली के रूप में नहीं बदलती है, सभी आवश्यकताओं, प्रतिबंधों और जोखिमों को ध्यान में रखते हुए उद्देश्यपूर्ण ढंग से विकसित नहीं होती है। प्रक्रिया के साथ काम करने के लिए, आपको उपयुक्त तरीकों और उपकरणों की आवश्यकता है। तो हमारे नेता उनका पर्याप्त उपयोग क्यों नहीं करते? शायद उन्हें उम्मीद है कि चौथी औद्योगिक क्रांति के हिस्से के रूप में, कृत्रिम बुद्धिमत्ता जल्द ही उनके लिए सभी डिज़ाइन और प्रक्रिया प्रबंधन कार्य करेगी, और रोबोट यह काम करेंगे? नहीं, इसकी संभावना नहीं है. कई लोगों के लिए, ये आमूल-चूल परिवर्तन अभी बहुत दूर हैं। वे पिछली सदी की प्रबंधन तकनीकों का उपयोग उत्पादकता से मेल खाने के लिए करते हैं। हम आधुनिक प्रबंधन विधियों और उपकरणों का उपयोग करके प्रबंधकों को व्यावसायिक प्रक्रियाओं के साथ काम करने के लिए कैसे प्रेरित कर सकते हैं? आइए इन मुद्दों पर चर्चा करें.
आज प्रक्रिया प्रबंधन क्या है?
आरंभ करने के लिए, मैं संक्षेप में इस बारे में बात करना चाहूंगा कि आज प्रबंधकों के पास प्रक्रिया प्रबंधन के बारे में क्या ज्ञान उपलब्ध है। यह:
बीपीएम सीबीओके व्यवसाय प्रक्रिया प्रबंधन के क्षेत्र में ज्ञान का एक निकाय है - एक दस्तावेज जिसके आधार पर आप प्रक्रिया प्रबंधन के क्षेत्र में किसी संगठन की परिपक्वता का स्तर निर्धारित कर सकते हैं और कंपनी विकास योजना तैयार कर सकते हैं।
प्रक्रिया परिपक्वता के स्तर का आकलन करने के लिए 30 से अधिक विधियाँ हैं।
बीपीएमएन 2013 से एक आईएसओ मानक है।
उद्योग प्रक्रिया ढाँचे (APQC, eTOM, ITIL, SCOR, आदि)।
प्रभावी व्यवसाय प्रक्रिया स्वचालन उपकरण (बीपीएमएस, ईआरपी, जिसमें रोबोटाइजेशन और कृत्रिम बुद्धिमत्ता के तत्व शामिल हैं)।
प्रो "बिजनेस प्रोसेस मैनेजमेंट स्पेशलिस्ट" मानक अनुमोदन के लिए तैयार किया जा रहा है।
मैं यह भी नोट करूंगा कि आज प्रक्रिया प्रबंधन के निम्नलिखित व्यावहारिक तरीके और उपकरण प्रत्येक प्रबंधक के लिए उपलब्ध हैं:
प्रक्रियाओं का प्रमाणीकरण;
संकेतकों की एक प्रणाली (केपीआई) का उपयोग करके परिचालन प्रक्रिया प्रबंधन। बीपीएम सिस्टम का उपयोग करना;
बीपीएमएस और/या ईडीएमएस में प्रक्रिया नियंत्रण;
ग्राफ़िक प्रक्रिया आरेखों का निर्माण (विशेष सॉफ़्टवेयर का उपयोग करने सहित, उदाहरण के लिए, ARIS, iGrafx, MS Visio, आदि);
प्रक्रिया विश्लेषण (ग्राफ़िकल आरेख सहित)।
प्रक्रियाओं का पुनर्गठन (लीन प्रौद्योगिकियों, स्वचालन, परिवर्तन प्रबंधन, साथ ही चौथी औद्योगिक क्रांति की प्रौद्योगिकियों के संपूर्ण शस्त्रागार का उपयोग करके);
प्रक्रियाओं का विनियमन और मानकीकरण;
मानकों के कार्यान्वयन की निगरानी करना (आधुनिक सूचना प्रौद्योगिकियों का उपयोग करने सहित)।
सफल उद्यमों के उदाहरणों से पता चलता है कि व्यावसायिक प्रक्रियाओं के साथ काम करने का प्रभाव दसियों हो सकता है, और नवीन उत्पादों, प्रौद्योगिकियों और व्यवसाय मॉडल की शुरूआत के मामले में, सैकड़ों प्रतिशत! इसका प्रभाव कम निष्पादन समय, बढ़ी हुई उत्पादकता, बढ़ी हुई लाभप्रदता और बढ़ी हुई ग्राहक संतुष्टि में व्यक्त किया गया है।
उदाहरण। कंपनियों का समूह "एव्राज़"। मानव संसाधन सेवाओं के प्रबंधन के लिए सामान्य सेवा केंद्र प्रक्रियाओं के स्वचालन के लिए परियोजना। परियोजना के हिस्से के रूप में, 250 से अधिक एचआर एसएससी कर्मचारियों का काम स्वचालित किया गया था। सिस्टम एसएससी में होने वाले 100% लेनदेन को रिकॉर्ड करता है। 80 से अधिक HR व्यवसाय प्रक्रियाएँ स्वचालित हो गई हैं। मानव संसाधन सेवा के लिए कर्मचारी अनुरोधों का प्रसंस्करण समय 2 या अधिक गुना कम कर दिया गया है। त्रुटियों की संख्या में काफी कमी आई है. विनियामक समय सीमा का अनुपालन सुनिश्चित किया जाता है (परियोजना की शुरुआत में - 70% अनुरोधों के लिए, पूरा होने के बाद - 90%)। प्रक्रियाओं की पारदर्शिता सुनिश्चित की जाती है। एचआर की संख्या में 20% की कमी।
उदाहरण। बड़ी कृषि जोत. व्यापक आईटी समाधान का उपयोग करके कृषि उत्पादन प्रबंधन प्रक्रियाओं को बदलने की एक परियोजना पूरी हो गई। प्रक्रियाओं के व्यापक परिवर्तन और स्वचालन से प्रति हेक्टेयर लाभप्रदता को 30% तक बढ़ाना संभव हो गया।
उदाहरण। निर्माण कंपनी। इन्वेंट्री ऑर्डर प्रक्रिया के अनुकूलन और स्वचालन और KPI प्रणाली के कार्यान्वयन ने परिचालन लाभप्रदता को 2 से 15% तक बढ़ाना संभव बना दिया।
संगठनात्मक विकास विभाग के कर्मचारियों के लिए, यह स्पष्ट है कि कंपनी और उसके कर्मचारियों के लिए एक उपकरण के रूप में प्रक्रिया दृष्टिकोण की आवश्यकता है। हालाँकि, संगठन के प्रबंधकों और विशेषज्ञों को इस उपकरण के बारे में जानकारी देने का प्रयास करते समय, आप निम्नलिखित गलतफहमियों के जाल में फंस सकते हैं:
कंपनी के कर्मचारियों को इसकी आवश्यकता केवल इसलिए है क्योंकि यह प्रभावी, दिलचस्प, अच्छा, स्मार्ट, सुंदर, फैशनेबल है, वे इसे संयुक्त राज्य अमेरिका में इसी तरह करते हैं, आदि;
आप कर्मचारियों को प्रशिक्षित कर सकते हैं, और उसके बाद वे नए तरीके लागू करेंगे;
आप एक आदेश जारी कर सकते हैं "... दिनांक से एक प्रक्रिया दृष्टिकोण का परिचय दें";
आप अधिक व्यवसाय विश्लेषकों को नियुक्त कर सकते हैं, और प्रक्रियाओं के साथ काम सुव्यवस्थित हो जाएगा;
अनुभव बताता है कि कंपनी के कर्मचारी इन तर्कों को स्वीकार नहीं करते हैं। समस्या का कारण उनकी आंतरिक प्रेरणा स्थिति है (इस मामले में, मैं एस. फाउलर की तकनीक का उपयोग करता हूं, जो उनकी पुस्तक "व्हाई डोंट दे वर्क?" में तैयार की गई है)।
प्रक्रियाओं के साथ काम करने में कर्मचारियों को "शामिल" करने के तरीके
जब कर्मचारी प्रेरणा की थोपी हुई स्थिति में होते हैं, तो वे उन्हें प्रक्रिया प्रबंधन के महत्व और उपयोगिता को कुछ कृत्रिम, दूर की कौड़ी और रोजमर्रा के व्यावहारिक कार्यों के लिए अनावश्यक बताने के प्रयासों को देखते हैं। लेकिन साथ ही उन्हें इन तरीकों को अपनाने और उन्हें लागू करने के लिए मजबूर किया जाता है। ऐसा होने पर मैं स्थितियों का उदाहरण दूंगा:
एक कर्मचारी व्यवसाय प्रक्रिया प्रबंधन प्रणाली में काम करता है - केवल पूर्व निर्धारित कार्य करता है;
कंपनी के प्रबंधन ने परिवर्तन, प्रक्रिया अनुकूलन, आदि की एक परियोजना शुरू की;
"भागीदारी" कार्यक्रम (प्रशिक्षण, आदि) आयोजित किए जाते हैं, जिनमें आपको अवश्य भाग लेना चाहिए;
"प्रक्रिया विवरण" परियोजना (आदि) के परिणामों का मूल्यांकन KPI द्वारा किया जाता है और बोनस पर ध्यान देने योग्य प्रभाव पड़ता है।
थोपी गई प्रेरणा स्थिति बनाने का एक विशिष्ट उदाहरण आदेश द्वारा "प्रक्रिया प्रबंधन (प्रक्रिया विवरण, प्रक्रिया विनियमन, प्रक्रिया स्वचालन) का परिचय" एक परियोजना का शुभारंभ होगा। कर्मचारियों को समझ नहीं आ रहा कि यह क्यों जरूरी है. इसके अलावा, वे बदलाव से डरते हैं।
उदाहरण। बड़ा बैंक. बैंक के प्रबंधन में बदलाव के बाद प्रक्रियाओं को अनुकूलित करने का कार्य निर्धारित किया गया। 1.5 महीने के भीतर कई लोगों की एक टीम ने निदेशालय की सभी प्रक्रियाओं (100 से अधिक प्रक्रियाओं) का वर्णन किया।
उदाहरण। एक बड़े निगम ने आदेशानुसार एक प्रक्रिया अनुकूलन परियोजना शुरू की। नियत समय सीमा तक, प्रभाग प्रमुखों ने "जैसा है" विवरण के परिणाम और प्रक्रिया में सुधार के प्रस्ताव प्रस्तुत किए।
एक और प्रेरणा स्थिति है - स्वचालित। उदाहरण के लिए, एक शहर-निर्माण उद्यम जिसमें एक कर्मचारी ने 30 से अधिक वर्षों तक काम किया है, दिवालियापन-पूर्व स्थिति में है। स्थिति को बचाना अत्यावश्यक है। प्रबंधन कर्मचारियों से मदद आदि की अपील करता है। सामान्य तौर पर, ऐसी स्थिति जहां "... पीछे हटने के लिए कहीं नहीं है।" यदि आप कंपनी के प्रति वफादार हैं और उसके साथ बने रहना चाहते हैं, तो आप बिना सोचे-समझे प्रक्रियाओं का ध्यान रखेंगे।
क्या स्वचालित, बाह्य या थोपी गई प्रेरणा स्थिति वाले कर्मचारियों द्वारा शुरू की गई परियोजनाएँ सफल हो सकती हैं? यदि कंपनी के प्रदर्शन संकेतकों में वास्तविक परिवर्तन और नई नवीन प्रौद्योगिकियों के कार्यान्वयन की डिग्री का आकलन किए बिना परियोजना की सफलता को औपचारिक रूप से स्थापित योजनाओं ("दिखावे के लिए") की उपलब्धि माना जाता है। हालाँकि, जैसे ही बाहरी कारक काम करना बंद कर देता है (उदाहरण के लिए, शीर्ष प्रबंधक जिसने परियोजना शुरू की और उसका समर्थन किया), कर्मचारी बहुत जल्दी रुचि खो देते हैं और प्रक्रियाओं के साथ काम करना बंद कर देते हैं।
आइए नरम तरीकों पर विचार करें जो बाहरी और थोपी गई प्रेरणा स्थितियाँ भी बनाते हैं। इनमें कर्मचारियों को शामिल करने के लिए विभिन्न गतिविधियाँ शामिल हैं। प्रक्रिया प्रबंधन प्रशिक्षण:
प्रशिक्षण और प्रमाणन (कार्मिक रिजर्व प्रशिक्षण कार्यक्रम सहित);
सिमुलेशन सत्र;
कॉर्पोरेट विकी;
"हॉटलाइन";
पुरस्कार;
प्रकाशन;
दृश्य प्रचार, सहित। "लड़ाकू चादरें";
आंतरिक सेमिनार और सम्मेलन;
कॉर्पोरेट लाइब्रेरी.
अलग से, हम दृश्य प्रचार के उपकरणों पर ध्यान दे सकते हैं, अर्थात्:
पोस्टर;
दीवारों पर प्रिंट;
कार्यस्थलों पर अनुस्मारक;
उदाहरण। व्यापार कंपनी। बिजनेस स्टूडियो में प्रशिक्षण, प्रमाणन और सफल कार्यान्वयन के बाद मानद डिप्लोमा प्रदान किए गए।
उदाहरण। बड़ी कृषि जोत. बड़ी संख्या में चमकीले पोस्टरों ने प्रक्रिया प्रबंधन के महत्व का माहौल बनाया।
प्रचार के साधन ऐसा माहौल बना सकते हैं जैसे "हम प्रक्रियाओं के साथ काम करने के आदी हैं - देखो यह कितना बढ़िया है!" लेकिन ज्यादातर मामलों में, वे कर्मचारियों के लिए बाहरी प्रेरणा स्थिति उत्पन्न करेंगे।
उपरोक्त विधियाँ काम करती हैं, लेकिन वांछित प्रेरणा स्थिति बनाने के मामले में पर्याप्त प्रभावी नहीं हैं। यदि कोई कर्मचारी रुचि रखता है और उसे वास्तव में प्रक्रियाओं के साथ काम करने की आवश्यकता है, तो प्रशिक्षण के अवसर, एक विकी, एक पुस्तकालय और "सगाई और समर्थन" के अन्य साधन उपयोगी हैं। लेकिन अपने आप में वे किसी कर्मचारी को प्रक्रियाओं के साथ काम करने के लिए मजबूर करने की संभावना नहीं रखते हैं।
भागीदारी का एक और अपेक्षाकृत "नरम" तरीका मॉडलिंग सत्र आयोजित करना और परियोजनाओं का बचाव करना (प्रक्रिया आरेख, मसौदा नियम, प्रक्रिया अनुकूलन उपाय) है।
उदाहरण। एक बड़े कृषि क्षेत्र में सिमुलेशन सत्रों ने एकीकृत योजना प्रक्रियाओं को विकसित करने में मदद की।
किन परिस्थितियों में किसी कर्मचारी की प्रक्रियाओं के साथ काम करने में रुचि होगी? ऐसा करने के लिए, उसके लिए आंतरिक प्रेरणा की एक समन्वित और/या एकीकृत स्थिति बनाना आवश्यक है। निम्नलिखित स्थितियों पर विचार करें:
एक करिश्माई नेता के साथ काम करना;
नए ज्ञान और कौशल प्राप्त करने का अवसर जो आगामी कैरियर (पेशेवर) विकास के लिए महत्वपूर्ण हैं;
व्यक्तिगत प्रभावशीलता बढ़ाने का अवसर (आय में वृद्धि, तर्कसंगत रूप से समय व्यवस्थित करना, दिलचस्प रचनात्मक समस्याओं को हल करने की क्षमता), यदि यह किसी व्यक्ति का लक्ष्य और आंतरिक इच्छा है;
कर्मचारी और संगठन के लक्ष्य और मूल्य मेल खाते हैं।
उदाहरण। चिपबोर्ड उत्पादन संयंत्र। एक महीने के भीतर, कार्य समूहों ने रखरखाव और मरम्मत के क्षेत्र में प्रक्रियाओं का वर्णन और कार्यान्वयन किया।
उदाहरण। पोल्ट्री के उत्पादन और बिक्री के लिए होल्डिंग। कंपनी के करिश्माई नेता ने SCRUM पद्धति का उपयोग करके प्रक्रियाओं में परिवर्तनों के सफल विवरण, विश्लेषण और कार्यान्वयन के लिए परियोजना का समर्थन किया।
अंतिम स्थिति (कंपनी और कर्मचारी के लक्ष्यों और मूल्यों का संयोग) अपने शुद्ध रूप में, मेरी राय में, काफी दुर्लभ है। भले ही औपचारिक रूप से सभी कर्मचारी इसके लिए साइन अप करने के लिए तैयार हों, लेकिन वास्तव में बहुत कम लोग ही ऐसा सोचते हैं।
प्रेरणा की स्थितियों और उनके निर्माण के उपकरणों की हमारी संक्षिप्त चर्चा ने पाठक को किसी व्यक्ति पर इन तरीकों के असंगत, कमजोर प्रभाव के बारे में सोचने के लिए प्रेरित किया होगा। हम नीचे विचार करेंगे कि कौन से उपाय अधिक शक्तिशाली और स्थायी हो सकते हैं।
जुड़ाव के लिए एक प्रमुख उपकरण के रूप में प्रक्रियाओं के साथ काम करने का निरंतर अभ्यास
परियोजनाओं के अनुभव से पता चलता है कि प्रभाव के न तो कठोर और न ही नरम एक बार के तरीके लंबी अवधि में प्रक्रियाओं के साथ काम करने के लिए एक प्रणाली के निर्माण को सुनिश्चित करते हैं। जैसे ही ये कारक काम करना बंद कर देते हैं (उदाहरण के लिए, कंपनी से प्रोजेक्ट लीडर के चले जाने के कारण), संगठन उन तत्वों को अस्वीकार कर देता है जो उसके लिए नए हैं - प्रक्रिया दृष्टिकोण एक कार्यात्मक दृष्टिकोण में गिरावट आती है।
निम्नलिखित परिकल्पना तैयार की जा सकती है:
न तो कठोर (प्रशासनिक) तरीके और न ही नरम तरीके (संस्कृति, टीम) प्रक्रियाओं के साथ काम करने के तरीकों के प्रति कर्मचारियों के रवैये को बदल देंगे यदि कोई नहीं है:
प्रक्रियाओं के साथ काम करने के लिए एक स्पष्ट भूमिका संरचना बनाई गई है (प्रक्रिया मालिकों, प्रक्रिया प्रबंधकों, प्रक्रिया समिति, कार्य समूहों, आदि की जिम्मेदारियों और शक्तियों सहित);
प्रक्रियाओं के साथ काम करने की कार्रवाइयों को निरंतर अभ्यास द्वारा बनाया और सुदृढ़ किया गया है (जैसा कि कार्य योजनाओं, अवकाश कार्यक्रम, पेरोल, आदि के निर्माण के मामले में होता है);
संगठनात्मक विकास में संलग्न होने के लिए एक प्रोत्साहन प्रणाली बनाई गई है।
जिन कंपनियों में प्रक्रियाओं के साथ काम करना एक दैनिक आदर्श, एक आदत बन गया है, उन्होंने अच्छे परिणाम प्राप्त किए हैं। कुछ ने बहुत प्रभावशाली परिणाम प्राप्त किये हैं। इस प्रकार, हम यह निष्कर्ष निकाल सकते हैं कि प्रक्रियाओं के साथ केवल निरंतर, समय-समय पर दोहराई जाने वाली कार्रवाइयां ही किसी कंपनी में प्रक्रिया प्रबंधन संस्कृति की शुरूआत सुनिश्चित कर सकती हैं।
क्या चल रही प्रक्रिया प्रथाओं को बनाने की आवश्यकता है? यहां एक संभावित सूची दी गई है:
आवश्यक परिवर्तनों का निरंतर विश्लेषण, विनियमों को अद्यतन करना और उन्हें आंतरिक वेब पोर्टल के माध्यम से कर्मचारियों तक संप्रेषित करना;
संकेतकों की एक प्रणाली का उपयोग करके प्रक्रिया की नियमित निगरानी करना, विचलन के कारणों की पहचान करना, सुधारात्मक कार्रवाइयों को विकसित करना और लागू करना;
"प्रक्रिया दक्षता में सुधार कैसे करें?" विषय पर साप्ताहिक 1 घंटे की बैठक इसके बाद SCRUM विधि का उपयोग करके 1-2 लघु स्प्रिंट (सुधार गतिविधियाँ) का शुभारंभ किया गया;
प्रक्रिया में सुधार के लिए कर्मचारी प्रस्तावों का नियमित विश्लेषण, सर्वोत्तम प्रस्तावों का चयन और कार्यान्वयन, कर्मचारियों को सूचित करना;
SCRUM पद्धति का उपयोग करके एक स्प्रिंट के कार्यान्वयन के साथ प्रक्रिया की अतिरिक्त स्वचालन क्षमताओं (डिजिटलीकरण, रोबोटीकरण) का मासिक विश्लेषण;
प्रक्रिया के आंतरिक और बाहरी उपभोक्ताओं की संतुष्टि का त्रैमासिक विश्लेषण, संकेतक प्रणाली और कार्मिक प्रोत्साहन प्रणाली का समायोजन;
प्रक्रिया में नवाचारों को शुरू करने के लिए नवाचारों का त्रैमासिक गहन विश्लेषण, बैठकें आयोजित करना, विकास, रक्षा और परियोजनाओं का कार्यान्वयन;
प्रक्रिया निष्पादित करने वाले कर्मचारियों का नियमित प्रशिक्षण।
उदाहरण। वाणिज्यिक बैंक। प्रक्रिया वास्तुकला विकसित हुई। 30% तक कर्मचारियों को प्रक्रिया विवरण और विश्लेषण तकनीकों में प्रशिक्षित किया गया है। एक वर्ष के कार्य के दौरान, 1,300 प्रक्रियाओं का वर्णन और मानकीकरण किया गया। कर्मचारियों (विनियम, एनएसडी, संकेतक) को सूचित करने के लिए एक आंतरिक पोर्टल बनाया गया है। परियोजना के कुछ परिणाम: व्यक्तिगत ऋण के लिए एक आवेदन 1 घंटे में संसाधित किया जाता है (पहले - 2 दिनों में), एक व्यक्ति को 1 दौरे में ऋण जारी किया जाता है (पहले - 3 में), एटीएम उपलब्धता का स्तर बढ़ गया है 99.97% (पहले - 90%), वेतन रजिस्टर के प्रसंस्करण समय को 4 घंटे से बढ़ाकर 0.5 घंटे कर दिया गया, संरचनात्मक इकाइयों की संख्या 13% कम कर दी गई, पेरोल कम कर दिया गया और कर्मियों की संख्या 20% कम कर दी गई।
अंत में, मैं कंपनी के संगठनात्मक विकास विभाग के लिए कुछ सिफारिशें तैयार करूंगा, जिसे प्रक्रिया दृष्टिकोण को लागू करने का काम सौंपा गया है। ये सिफ़ारिशें प्रक्रिया प्रबंधन और परिवर्तन प्रबंधन को लागू करने के सिद्धांत और अभ्यास पर आधारित हैं:
अपना लोकोमोटिव ढूंढें (परियोजना पर्यवेक्षक, शीर्ष स्तर के नेता, मालिक);
मुख्य समस्या की पहचान करें और मन में आने वाली बाधाओं को दूर करें (प्रबंधकों की समस्या के बारे में जागरूकता);
एक परिवर्तन टीम बनाएं (शीर्ष प्रबंधकों और साधारण रूप से सम्मानित लोगों में से सहयोगी खोजें, भूमिकाएँ परिभाषित करें, नियम निर्धारित करें);
कंपनी की लक्ष्य स्थिति (प्रबंधन प्रणालियों सहित) का एक दृष्टिकोण बनाएं;
संसाधनों को केंद्रित करें (प्रमुख व्यावसायिक प्रक्रियाओं पर);
प्रभाव के प्रमुख आंकड़ों (शीर्ष प्रबंधकों और मालिकों) के बीच आवश्यक प्रेरणा स्थिति बनाएं;
राजनीतिक बाधाओं को समय पर दूर करें;
लगातार प्रचार-प्रसार करना;
व्यावसायिक प्रक्रियाओं के साथ काम करने के लिए सतत अभ्यास बनाएँ।
“हमारे कर्मचारी परियोजना गतिविधियों को “अवशिष्ट” आधार पर देखते हैं। हम अपने कर्मचारियों से प्रोजेक्ट मैनेजर द्वारा सौंपे गए कार्यों को समय पर कैसे पूरा कर सकते हैं?, - मैं अक्सर यह प्रश्न परियोजना प्रबंधन सेमिनारों में सुनता हूं। और यह, एक नियम के रूप में, कार्यात्मक संगठनात्मक संरचना वाली कंपनियों के प्रमुखों द्वारा पूछा जाता है, जहां परियोजना प्रबंधन की संस्कृति अभी भी कम है।
- आप उन्हें परियोजनाओं पर काम करने के लिए कैसे प्रेरित करते हैं?
- हम उन्हें उनके कर्तव्य पालन के लिए वेतन देते हैं, और किस प्रेरणा की आवश्यकता है?
अपने आप को किसी प्रोजेक्ट पर काम करने वाले एक साधारण कलाकार के स्थान पर रखें। उसके पास एक सप्ताह के लिए दर्जनों कार्य होते हैं (ठीक है, यदि एक सप्ताह के लिए, किसी के पास एक दिन के लिए दर्जनों कार्य हैं), और उसका बोनस (यदि उसके पास है) विभाग के प्रदर्शन पर निर्भर करता है। और फिर किसी प्रोजेक्ट मैनेजर की ओर से एक कार्य आता है। क्या वह इसे नियोजित समय सीमा के भीतर लागू करने के लिए प्राथमिकताएं बदलेंगे? इसके लिए लक्ष्य तिथि भी किसने निर्धारित की?
सामान्य स्थिति?
तो, प्रबंधन प्रणाली में क्या बदलाव की आवश्यकता है ताकि कर्मचारियों द्वारा परियोजना कार्य समय पर पूरे किए जा सकें?
आइए प्रत्येक बिंदु पर अधिक विस्तार से विचार करें।
1. परियोजना गतिविधियों के लिए बोनस प्रणाली को कर्मचारियों को परियोजनाओं में भाग लेने के लिए प्रेरित करना चाहिए। लेकिन साथ ही, इसमें गैर-परियोजना गतिविधियों में विभाग के प्रदर्शन को भी ध्यान में रखना चाहिए, यानी प्रेरणा प्रणाली में कोई असंतुलन नहीं होना चाहिए। ऐसी बोनस प्रणाली बनाने का कार्य मामूली नहीं, बल्कि बहुत रचनात्मक और दिलचस्प है।
मापने का सबसे आसान संकेतक, लेकिन परियोजना गतिविधियों के लिए बोनस का भुगतान करने के लिए उचित, ट्रस्ट गुणांक है (मैं स्वयं नाम लेकर आया हूं)।
गुणांक की गणना बहुत सरलता से की जाती है:
- परियोजना प्रबंधक ठेकेदार के साथ कार्यों की समय सीमा पर सहमत होता है
- संकेतक एक सुलभ स्थान पर उपलब्ध डेटा के आधार पर दर्ज किया जाता है, और आप हमेशा गणना की शुद्धता की जांच कर सकते हैं
- प्रीमियम का भुगतान समय पर और गणना किए गए गुणांक मूल्य के अनुसार किया जाता है
किसी प्रोजेक्ट के लिए बोनस का भुगतान वेतन से एक निश्चित स्थापित राशि में किया जा सकता है और साथ ही ट्रस्ट गुणांक से गुणा किया जा सकता है। यदि गुणांक 100% है, तो कलाकार को अधिकतम संभव बोनस का 100% प्राप्त होता है; यदि यह कम है, तो बोनस कम हो जाता है। इस मामले में, उस गुणांक के मूल्य पर प्रतिबंध लगाना समझ में आता है जिस पर प्रीमियम का भुगतान बिल्कुल नहीं किया जाता है।
2. परियोजना कार्यों के समय की योजना भविष्य के ठेकेदार के साथ मिलकर बनाई जानी चाहिए: केवल वह ही श्रम लागत का पर्याप्त अनुमान लगा सकता है। और परियोजना प्रबंधक, श्रम लागत और कार्य और संसाधनों पर सीमाओं के आधार पर, कार्य के कार्यान्वयन के लिए समय सीमा की गणना करता है, परियोजना प्रबंधक की ओर से एक सक्षम कदम ठेकेदार के साथ इन समय सीमा पर सहमत होना है। इस कदम का तर्क सरल है - एक समय सीमा पर सहमत होकर, ठेकेदार दायित्वों को मानता है। खैर, प्रेरणा प्रणाली में संकेतकों द्वारा समर्थित प्रतिबद्धताएं, किसी कार्य को समय पर पूरा करने की संभावना को बढ़ाती हैं।
3. मेरे द्वारा बताए गए तीन बिंदुओं को लागू करने में सबसे कठिन काम कलाकार के लिए कार्यों की एकीकृत प्राथमिकता की एक प्रणाली बनाना है। कार्यों के लिए प्राथमिकताओं के प्रबंधन के लिए एक प्रणाली बनाते समय, आपको यह ध्यान रखना होगा कि कर्मचारी के पास परियोजना और गैर-परियोजना दोनों कार्य होंगे, और उसका समय संसाधन सीमित है। इसके अलावा, कार्यों के लिए प्राथमिकताओं के प्रबंधन के लिए एक प्रणाली बनाना आवश्यक है ताकि कलाकार हर सुबह स्पष्ट रूप से समझ सके: दिन के अंत तक उसे कितने कार्य पूरे करने होंगे, प्रत्येक कार्य के लिए क्या आवश्यकताएं हैं और कितने मानव-घंटे हैं इसके क्रियान्वयन के लिए आवंटन किया गया है।
ऐसी स्थिति में जब ऊपर वर्णित तीन आवश्यकताओं को कंपनी की प्रबंधन प्रणाली में लागू नहीं किया जाता है, तो कलाकारों से परियोजना कार्यों को समय पर पूरा करने की उम्मीद करना अजीब होगा। मेरी राय में, कर्मचारियों को परियोजनाओं में काम करने के लिए प्रेरित करने के लिए ये आवश्यक शर्तें हैं, जिनके कार्यान्वयन से परियोजनाओं में कार्यकारी अनुशासन बढ़ेगा और अंततः एक अच्छा आर्थिक प्रभाव मिलेगा।
आपकी परियोजनाओं के लिए शुभकामनाएँ!
