1. आर्थिक जीवन का प्रत्येक तथ्य प्राथमिक लेखा दस्तावेज़ के साथ पंजीकरण के अधीन है। लेखांकन दस्तावेजों के लिए उन दस्तावेजों को स्वीकार करने की अनुमति नहीं है जो आर्थिक जीवन के उन तथ्यों का दस्तावेजीकरण करते हैं जो घटित नहीं हुए हैं, जिनमें अंतर्निहित काल्पनिक और दिखावटी लेनदेन भी शामिल हैं।

2. प्राथमिक लेखांकन दस्तावेज़ के अनिवार्य विवरण हैं:

1) दस्तावेज़ का नाम;

2) दस्तावेज़ तैयार करने की तारीख;

3) दस्तावेज़ संकलित करने वाली आर्थिक इकाई का नाम;

5) आर्थिक जीवन के एक तथ्य के प्राकृतिक और (या) मौद्रिक माप का मूल्य, माप की इकाइयों को दर्शाता है;

6) उस व्यक्ति (व्यक्तियों) की स्थिति का नाम जिसने लेन-देन, संचालन पूरा किया और इसके निष्पादन के लिए जिम्मेदार व्यक्ति (व्यक्तियों) का नाम, या संपन्न घटना के निष्पादन के लिए जिम्मेदार व्यक्ति (व्यक्तियों) की स्थिति का नाम ;

(पिछले संस्करण में पाठ देखें)

7) इस भाग के अनुच्छेद 6 में दिए गए व्यक्तियों के हस्ताक्षर, उनके उपनाम और प्रारंभिक या इन व्यक्तियों की पहचान के लिए आवश्यक अन्य विवरण दर्शाते हैं।

3. प्राथमिक लेखांकन दस्तावेज़ तब तैयार किया जाना चाहिए जब आर्थिक जीवन का कोई तथ्य प्रतिबद्ध हो, और यदि यह संभव नहीं है, तो उसके पूरा होने के तुरंत बाद। आर्थिक जीवन के तथ्य के पंजीकरण के लिए जिम्मेदार व्यक्ति लेखांकन रजिस्टरों में उनमें निहित डेटा के पंजीकरण के लिए प्राथमिक लेखांकन दस्तावेजों के समय पर हस्तांतरण के साथ-साथ इस डेटा की विश्वसनीयता सुनिश्चित करता है। जिस व्यक्ति को लेखांकन रिकॉर्ड बनाए रखने का काम सौंपा गया है और वह व्यक्ति जिसके साथ लेखांकन सेवाओं के प्रावधान के लिए एक समझौता किया गया है, आर्थिक जीवन के निपुण तथ्यों के साथ अन्य व्यक्तियों द्वारा संकलित प्राथमिक लेखांकन दस्तावेजों के अनुपालन के लिए जिम्मेदार नहीं है।

(पिछले संस्करण में पाठ देखें)

4. प्राथमिक लेखांकन दस्तावेजों के रूप लेखांकन रिकॉर्ड बनाए रखने के लिए जिम्मेदार अधिकारी की सिफारिश पर आर्थिक इकाई के प्रमुख द्वारा निर्धारित किए जाते हैं। सार्वजनिक क्षेत्र के संगठनों के लिए प्राथमिक लेखा दस्तावेजों के रूप रूसी संघ के बजट कानून के अनुसार स्थापित किए गए हैं।

(पिछले संस्करण में पाठ देखें)

5. प्राथमिक लेखा दस्तावेज़ कागज पर और (या) इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के साथ हस्ताक्षरित इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ के रूप में तैयार किया जाता है।

6. यदि रूसी संघ का कानून या कोई समझौता प्राथमिक लेखा दस्तावेज़ को किसी अन्य व्यक्ति या राज्य निकाय को कागज पर प्रस्तुत करने का प्रावधान करता है, तो एक आर्थिक इकाई किसी अन्य व्यक्ति या सरकारी निकाय के अनुरोध पर बाध्य है। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ के रूप में तैयार किए गए प्राथमिक लेखांकन दस्तावेज़ की कागज़ पर प्रतियां बनाने के लिए स्वयं का खर्च।

7. प्राथमिक लेखा दस्तावेज़ में सुधार की अनुमति है, जब तक अन्यथा संघीय कानूनों या राज्य लेखा नियामक निकायों के नियामक कानूनी कृत्यों द्वारा स्थापित नहीं किया जाता है। प्राथमिक लेखांकन दस्तावेज़ में सुधार में सुधार की तारीख, साथ ही उन व्यक्तियों के हस्ताक्षर शामिल होने चाहिए जिन्होंने दस्तावेज़ को संकलित किया था जिसमें सुधार किया गया था, जिसमें उनके उपनाम और प्रारंभिक या इन व्यक्तियों की पहचान के लिए आवश्यक अन्य विवरण शामिल थे।

8. यदि, रूसी संघ के कानून के अनुसार, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ के रूप में प्राथमिक लेखांकन दस्तावेजों को जब्त कर लिया जाता है, तो जब्त दस्तावेजों की प्रतियां, रूसी संघ के कानून द्वारा स्थापित तरीके से बनाई जाती हैं। लेखांकन दस्तावेजों में शामिल।

बैंक्स टुडे लाइव

इस प्रतीक से चिह्नित लेख हमेशा प्रासंगिक. हम इस पर नजर रख रहे हैं

और इस लेख पर टिप्पणियों के उत्तर दिए गए हैं योग्य वकीलऔर लेखक स्वयंलेख.

लेखांकन रिपोर्ट के प्राथमिक दस्तावेज़ किसी भी कंपनी के दस्तावेज़ प्रवाह में सबसे महत्वपूर्ण कड़ी हैं। उनके बिना, न केवल सभी आय, व्यय और प्राप्तियों की सही गणना करना संभव नहीं होगा, बल्कि कर कार्यालय में कटौती की सही गणना (और इससे भी अधिक, कर अधिकारियों से पुष्टि करना) करना भी संभव नहीं होगा। "प्राथमिक" क्या है और इसके लिए क्या आवश्यकताएँ हैं? आइए इसका पता लगाएं।

यह समझना आवश्यक है कि इस परिभाषा का सामान्यतः क्या अर्थ है। इसलिए, प्राथमिक लेखांकन दस्तावेज़ उद्यम में किए गए व्यावसायिक लेनदेन की पुष्टि करते हैं जो कुछ आर्थिक प्रभाव लाते हैं। यह एक सहायक दस्तावेज़ है - उदाहरण के लिए, किसी प्रकार का चालान।

ये दस्तावेज़ न केवल लेखांकन उद्देश्यों के लिए महत्वपूर्ण हैं। वे कर कानूनों का अनुपालन करने और सभी लेनदेन की पुष्टि करने के लिए आवश्यक हैं। प्राथमिक दस्तावेजों का उपयोग करके, आप राज्य के प्रति कंपनी के दायित्वों का दायरा निर्धारित कर सकते हैं। गणना की सटीकता को सत्यापित करने के लिए कर कार्यालय को इन प्रमाणपत्रों की आवश्यकता होगी।

प्राथमिक दस्तावेज़ ऑपरेशन के तुरंत बाद या उसके पूरा होने के तुरंत बाद तैयार किए जाने चाहिए। लेकिन उत्तरार्द्ध तभी संभव है जब प्रक्रिया के दौरान कागजी कार्रवाई से निपटना संभव न हो।

और यह याद रखने योग्य है कि इस तरह की देरी को अत्यधिक हतोत्साहित किया जाता है और केवल असाधारण स्थितियों में ही इसकी अनुमति दी जाती है।

"प्राथमिक" क्या है

इस प्रकार का दस्तावेज़ वह है जो पहले से ही पूर्ण किए गए व्यावसायिक कार्यों की पुष्टि करता है। उदाहरण के लिए, एक नया खराद खरीदना। इस या उस कार्रवाई की पुष्टि करने में सक्षम प्राथमिक दस्तावेज के बिना, लेखांकन पुस्तक में व्यय/आय या किसी भी चीज़ की प्राप्ति दर्ज करना असंभव है।

प्राथमिक दस्तावेज़ या तो इलेक्ट्रॉनिक या कागजी हो सकते हैं - कोई अंतर नहीं है। ऐसे इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन की एकमात्र ख़ासियत यह है कि पुष्टि के लिए इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर की आवश्यकता होती है। हालाँकि, कुछ व्यवसाय डिजिटल क्षमताओं के उपयोग को सीमित कर सकते हैं। अनुबंध की शर्तों के अनुसार या कानून द्वारा विनियमित कुछ मामलों में, केवल एक कागजी "प्राथमिक" दस्तावेज़ के प्रावधान की आवश्यकता संभव है।

प्राथमिक लेखांकन दस्तावेज़ में व्यावसायिक गतिविधियों के लेखांकन के लिए सभी आवश्यक जानकारी होनी चाहिए। अन्यथा, कर संबंधी समस्याएँ उत्पन्न हो सकती हैं। यदि आप किसी खर्च या आय की पुष्टि नहीं कर पाते हैं तो कटौती की राशि बढ़ सकती है।

ऐसा दस्तावेज़ इस तथ्य का प्रमाण है कि संगठन की अर्थव्यवस्था में कुछ कार्रवाई की गई जिससे आर्थिक स्थिति प्रभावित हुई।

लेखांकन दस्तावेजों की सूची

दिलचस्प बात यह है कि कानून विशिष्ट दस्तावेजों को विनियमित नहीं करता है, इसलिए आप कई स्वीकार्य विकल्पों में से चुन सकते हैं। इससे आप रिपोर्टिंग की सुविधा को समायोजित कर सकेंगे. लेकिन फिर भी वहां किस प्रकार का "प्राथमिक" है?

1. समझौता. इसमें व्यावसायिक लेनदेन की विशिष्ट शर्तें शामिल हैं। इसमें सभी वित्तीय बारीकियों और कार्यान्वयन में शामिल सभी पक्षों की जिम्मेदारी सूचीबद्ध है।
2. पैकिंग सूची. प्रदान की गई सभी सेवाओं या हस्तांतरित माल की सूची। इसे लेन-देन में प्रत्येक भागीदार द्वारा रखा जाता है - आपको प्रतियां बनाने की आवश्यकता होगी।
3. स्थानांतरण एवं स्वीकृति प्रमाणपत्र. पुष्टि करता है कि सेवा पूर्ण रूप से निष्पादित की गई थी और इसकी गुणवत्ता सहमत को संतुष्ट करती है। यह अधिनियम प्रदर्शन किए गए कार्य की स्वीकृति की पुष्टि करता है और तदनुसार, ग्राहक की पूर्ण स्वीकृति की पुष्टि करता है।
4. स्थानांतरण एवं स्वीकृति प्रमाणपत्र क्रमांक ओएस-1. पिछले दस्तावेज़ के विपरीत, इसका उपयोग अचल संपत्तियों के इनपुट और आउटपुट के साथ गतिविधियों को रिकॉर्ड करने में किया जाता है।
5. जाँच करना. किसी उत्पाद या सेवा के लिए भुगतान करने की इच्छा की पुष्टि। चालान में प्रदान की गई सेवाओं के लिए अतिरिक्त शर्तें और कीमतें सूचीबद्ध हो सकती हैं। यह दस्तावेज़ आपको पैसे वापस करने की भी अनुमति देता है।
6. वेतन पर्ची. कर्मियों से संबंधित व्यावसायिक समस्याओं को हल करने के लिए उपयोग किया जाता है। अर्थात्, ये विवरण सभी वेतन स्थितियों को ध्यान में रखते हैं। वेतन पर्ची में न केवल वेतन को शामिल करना आवश्यक है। लेकिन कर्मचारी के खाते में सभी बोनस, ओवरटाइम, प्रोत्साहन और अन्य नकदी भी।
7. नकद दस्तावेज़. वस्तुओं या सेवाओं की बिक्री के लिए वित्तीय लेनदेन के लेखांकन के लिए आवश्यक। इस श्रेणी में न केवल रोकड़ बही, बल्कि रसीद और व्यय आदेश भी शामिल हैं।

यह भी पढ़ें:

अगर बैंक डूब जाए तो अपना पैसा कैसे पाएं और ऐसी स्थिति से बचने के लिए क्या करें

स्वाभाविक रूप से, ये सभी दस्तावेज़ स्थापित नियमों और प्रक्रियाओं के आधार पर अलग-अलग तरीके से तैयार किए जाते हैं। बुनियादी नियम परिभाषित हैं और प्राथमिक बनाते समय उनका पालन किया जाना चाहिए।

प्राथमिक दस्तावेजों का वर्गीकरण

लेखांकन अभिलेखों को वर्गीकृत करने के कई तरीके हैं। यह परिभाषा और दस्तावेज़ प्रवाह को महत्वपूर्ण रूप से सरल बनाता है। समूहीकरण कुछ सिद्धांतों और विशेषताओं के अनुसार होता है।

तो, प्राथमिक दस्तावेज़ विभाजित हैं:

1. उद्देश्य से. प्रशासनिक हैं - वकील की शक्तियाँ और भुगतान आदेश; कार्यकारी/दोषमुक्ति - वेतन पर्ची और प्रदर्शन किए गए कार्य के प्रमाण पत्र; लेखांकन दस्तावेज़ - विवरण, गणना और प्रमाण पत्र; संयुक्त - नकद आदेश, अग्रिम रिपोर्ट और दावे; और सख्त रिपोर्टिंग फॉर्म - सदस्यता, रसीद किताबें, इत्यादि।
2. डेटा सामग्री की मात्रा के अनुसार. वास्तविक प्राथमिक दस्तावेज़ शामिल हैं - नकद आदेश और चेक; और समेकित प्राथमिक दस्तावेज़ - एक निश्चित अवधि के लिए नकद रिपोर्ट और विवरण।
3. व्यापारिक लेन-देन को दर्शाने की विधि के अनुसार. एकमुश्त रिपोर्टें हैं - नकद रिपोर्टें; और संचयी विवरण और सीमा कार्ड।
4. संकलन के स्थान से. आंतरिक (संगठन द्वारा औपचारिक रूप से सब कुछ) और बाहरी (आपूर्तिकर्ताओं, आउटसोर्सरों, और इसी तरह से प्राप्त) में विभाजित।

यह व्यापक वर्गीकरण लगभग सभी प्राथमिक दस्तावेजों को दर्शाता है जिनका लेखांकन को रिपोर्ट तैयार करते समय सामना करना पड़ सकता है।

प्राथमिक के लिए लेखांकन रजिस्टर

लेखा विभाग द्वारा प्राप्त प्रत्येक प्राथमिक दस्तावेज़ को पंजीकृत किया जाना चाहिए। इसलिए, विशेष लेखांकन रजिस्टर हैं। ये एक विशिष्ट रूप में बनाई गई विशेष गणना टेबल हैं। वे खातों पर व्यावसायिक लेनदेन के बारे में जानकारी एकत्र करने और प्रमाणपत्रों, चालानों आदि के समूह में भ्रमित न होने के लिए आवश्यक हैं।

लेखांकन रजिस्टर अलग हैं। एक नियम के रूप में, उन्हें निम्नलिखित श्रेणियों में विभाजित किया गया है:

1. नियोजन द्वारा।इसमें कालानुक्रमिक (दस्तावेज़ों को वैसे ही दर्ज किया जाता है जैसे वे दिखाई देते हैं), व्यवस्थित (प्राथमिक दस्तावेज़ को उसकी समूह विशेषताओं को ध्यान में रखते हुए दर्ज किया जाता है)। इन दो प्रकारों के संयोजन को सिंक्रोनिस्टिक रजिस्टर कहा जाता है - आदर्श रूप से लेखांकन को यही करना चाहिए।
2. डेटा को संक्षेप में प्रस्तुत करके.एकीकृत (विशेष से सामान्य तक) और विभेदित (सामान्य से विशेष तक) रजिस्टर इस श्रेणी में आते हैं।
3. शक्ल से.सब कुछ बहुत सरल है - उन्हें रजिस्टर के भौतिक स्वरूप के अनुसार विभाजित किया गया है। यह कार्ड, पुस्तक, इलेक्ट्रॉनिक मीडिया इत्यादि के रूप में हो सकता है।

लेखांकन रजिस्टरों का उचित रखरखाव कार्य को काफी सरल बना देगा और कई समस्याओं से बचाएगा।

प्राथमिक दस्तावेज़ीकरण के लिए आवश्यकताएँ

चूँकि प्राथमिक दस्तावेज़ लेखांकन दस्तावेज़ प्रवाह का एक महत्वपूर्ण हिस्सा है, इसलिए इसे बनाए रखने और भरने में बहुत सावधानी बरतनी आवश्यक है। कुछ आवश्यकताएं, मानदंड और मानक हैं जिनका पालन करना होगा।

यह भी पढ़ें:

यह कब संभव है और आपको अपनी पढ़ाई को अपने कार्य अनुभव में कब शामिल करना चाहिए?

प्राइमरी में क्या होना चाहिए

प्राथमिक लेखांकन दस्तावेज़ कुछ मानकों के अनुसार बनाए जाने चाहिए ताकि कर अधिकारी उन्हें बिना किसी समस्या के स्वीकार कर सकें और भविष्य में किसी को कोई समस्या न हो। इसलिए, प्राथमिक दस्तावेज़ में निम्नलिखित जानकारी इंगित करना आवश्यक है:

1. किसी विशिष्ट दस्तावेज़ का नाम.
2. तैयारी की तिथि.
3. उस विषय का नाम जिसने (या जिसकी ओर से) यह या वह कार्रवाई की है।
4. व्यापारिक लेन-देन का सार क्या है?
5. व्यापार लेनदेन मीटर. नकद या वस्तु के रूप में होते हैं। यदि स्वाभाविक है, तो आपको अवश्य बताना चाहिए कि क्या मापा जा रहा है।
6. संचालन के सही संचालन और इसके लिए दस्तावेज़ तैयार करने के लिए जिम्मेदार व्यक्ति। पदों का उल्लेख अवश्य करें.
7. इसमें शामिल व्यक्तियों के हस्ताक्षर, उनका पूरा नाम और अन्य जानकारी जो उनकी पहचान करने में मदद करेगी।

इस सभी डेटा की उपस्थिति न केवल यह पुष्टि करने के लिए आवश्यक है कि ऑपरेशन वास्तव में किया गया था। दस्तावेज़ में निर्दिष्ट जानकारी, यदि आवश्यक हो, सभी संकेतकों को सत्यापित करने, अभिनेताओं से संपर्क करने और कुछ बिंदुओं को स्पष्ट करने की अनुमति देगी।

प्राथमिक दस्तावेज तैयार करने के नियम

यह याद रखना महत्वपूर्ण है कि ऐसे दस्तावेज़ बनाते समय केवल उस डेटा को ध्यान में रखना पर्याप्त नहीं है जो इसमें होना चाहिए। नियम ऐसे कागजात के रखरखाव और निर्माण के लिए कुछ नियम स्थापित करते हैं। यदि उनका उल्लंघन किया जाता है, या कर निरीक्षकों को संदेह होता है, तो आपको न केवल दस्तावेज़ को फिर से बनाना होगा, बल्कि एक बड़ा जुर्माना भी देना होगा। खासकर यदि उल्लंघन पहला नहीं है।

1. त्रुटियों (विराम चिह्न सहित) और धब्बों के बिना सख्ती से लिखें। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों में टाइपिंग संबंधी त्रुटियों से बचें।
2. आप किसी भी पेन का उपयोग कर सकते हैं. लेकिन उन्हें चुनने की सलाह दी जाती है जो लिखते समय गंदे नहीं होंगे - इससे कागज पर गंदगी फैल जाएगी, जो अस्वीकार्य है।
3. किसी प्रकार का व्यावसायिक लेनदेन किए जाने की धारणा के मामले में दस्तावेज़ तैयार करना आवश्यक है। अंतिम उपाय के रूप में (जो बिल्कुल भी अनुशंसित नहीं है), आप ऑपरेशन के तुरंत बाद एक प्राथमिक रिपोर्ट तैयार और जमा कर सकते हैं।
4. डिजिटल रूप में प्रस्तुत किए गए सभी गणना किए गए डेटा को शब्दों में डुप्लिकेट किया जाना चाहिए।
5. यदि प्रारंभिक फॉर्म में विवरण भरने के लिए कोई डेटा नहीं है, तो आपको वहां डैश लगाना होगा। खाली लाइनें छोड़ना सख्त वर्जित है।

यह याद रखना महत्वपूर्ण है कि प्राथमिक दस्तावेजों को भरने में लेखाकार जितना अधिक जिम्मेदार होगा, भविष्य में संगठन को उतनी ही कम समस्याएं होंगी।

यदि पहले ही कोई गलती हो गई हो तो क्या करें?

ऐसी स्थिति में जहां एक या दूसरे प्राथमिक दस्तावेज़ को ठीक करना आवश्यक हो, आपको यह जानना होगा कि क्या किया जा सकता है और क्या नहीं। इसलिए, त्रुटियों को सुधारते समय आप यह कर सकते हैं:

1. गलत जानकारी को काट दें और उसके आगे सही जानकारी अंकित करें। जानकारी को सही करने वाले व्यक्ति के हस्ताक्षर, साथ ही निर्देश "सही किए गए पर विश्वास करें" और सुधार किए जाने की विशिष्ट तारीख डालना आवश्यक है।
2. अतिरिक्त नोट्स बनाएं. इसका उपयोग तब किया जाता है जब लेनदेन के कुल मूल्य निष्पादित किए गए थे, लेकिन परिणामस्वरूप वे थोड़े अधिक हो गए। इस मामले में, शेष राशि को एक नए दस्तावेज़ में दर्ज करना और उन्हें वर्तमान या अगली रिपोर्टिंग अवधि में ध्यान में रखना आवश्यक है।
3. उलटा कार्य करें. अर्थात्, नकारात्मक मानों का उपयोग करके प्रविष्टि को सही करें: गलत डेटा को लाल पेस्ट में लिखें, और फिर उसके आगे सही डेटा इंगित करें।

दस्तावेज़ीकरण, प्राथमिक दस्तावेजों का अर्थ

प्राथमिक दस्तावेज़ों का विवरण, दस्तावेज़ों का एकीकरण एवं मानकीकरण

लेखांकन दस्तावेजों के प्रकार

दस्तावेजों के पंजीकरण, स्वागत, सत्यापन, प्रसंस्करण और भंडारण की प्रक्रिया

दस्तावेज़ प्रवाह का संगठन

1. दस्तावेज़ीकरण, प्राथमिक दस्तावेजों का अर्थ

लेखांकन वस्तुओं के पूर्ण और निरंतर प्रतिबिंब के लिए, सबसे पहले प्रत्येक व्यावसायिक लेनदेन को रिकॉर्ड करना आवश्यक है। ऐसा करने के लिए, लेखांकन पद्धति का पहला तत्व दस्तावेज़ीकरण है। प्रलेखन- लेखांकन वस्तुओं के प्राथमिक प्रतिबिंब की एक विधि, जो उनकी निरंतर और निरंतर निगरानी की अनुमति देती है।

रूसी संघ में लेखांकन और वित्तीय रिपोर्टिंग पर विनियमों के अनुसार (रूसी संघ के वित्त मंत्रालय संख्या 34-एन दिनांक 29 जुलाई, 1998 के आदेश द्वारा अनुमोदित), “सभी व्यावसायिक लेनदेन को सहायक दस्तावेजों के साथ प्रलेखित किया जाना चाहिए। ये दस्तावेज़ प्राथमिक लेखांकन दस्तावेज़ों के रूप में कार्य करते हैं जिनके आधार पर लेखांकन किया जाता है।”

लैटिन डॉक्यूमेंटम से अनुवादित दस्तावेज़ का अर्थ है साक्ष्य, प्रमाण।

प्राथमिक लेखांकन दस्तावेज़ -एक लिखित प्रमाण पत्र जो किसी व्यावसायिक लेनदेन के तथ्य या उसे करने के अधिकार की पुष्टि करता है।

प्राथमिक लेखांकन -यह आर्थिक गतिविधियों के बारे में जानकारी एकत्र करने, मापने, रिकॉर्ड करने, संचय करने और संग्रहीत करने की एक एकल, समय-समय पर दोहराई जाने वाली संगठित प्रक्रिया है।

किसी उद्यम की वित्तीय और आर्थिक गतिविधियों में प्राथमिक लेखांकन दस्तावेजों का महत्व:

दस्तावेज़ लेखांकन डेटा की शुद्धता के आधार और पुष्टि के रूप में कार्य करते हैं।

इनका उपयोग परिचालन मार्गदर्शन और प्रबंधन के लिए किया जाता है।

दस्तावेजों के आधार पर लेखांकन वस्तुओं की निगरानी की जाती है।

दस्तावेज़ों का कानूनी महत्व है. इन्हें अदालत में विवादों में साक्ष्य के रूप में उपयोग किया जाता है।

दस्तावेज़ों का नियंत्रण मूल्य होता है.

1. प्राथमिक दस्तावेज़ों का विवरण, दस्तावेज़ों का एकीकरण एवं मानकीकरण

लैटिन रिक्विजिटम से अनुवादित प्रॉप्स का अर्थ है आवश्यक, आवश्यक।

आवश्यक वस्तुएँ- दस्तावेज़ में प्रतिबिंबित व्यावसायिक लेनदेन को दर्शाने वाले संकेतक।

विवरण अनिवार्य और वैकल्पिक हैं।

6 दिसंबर, 2011 के संघीय कानून "ऑन अकाउंटिंग" नंबर 402-एफजेड के अनुच्छेद 9 के पैराग्राफ 2 के अनुसार। प्राथमिक लेखांकन दस्तावेज़ के अनिवार्य विवरण हैं:

1) दस्तावेज़ का नाम;

2) दस्तावेज़ तैयार करने की तारीख;

3) संगठन का नाम;

5) आर्थिक जीवन के एक तथ्य के प्राकृतिक और (या) मौद्रिक माप की मात्रा, माप की इकाइयों को इंगित करना;

6) आर्थिक जीवन के एक तथ्य की पूर्ति के लिए जिम्मेदार व्यक्तियों के पदों के नाम;

7) अंतिम नाम और आद्याक्षर दर्शाते हुए निर्दिष्ट व्यक्तियों के व्यक्तिगत हस्ताक्षर।

अतिरिक्त विवरण कानूनी रूप से स्वीकृत नहीं हैं. धन के प्राथमिक लेखांकन पर दस्तावेजों को छोड़कर, उन्हें उद्यम द्वारा सभी दस्तावेजों में अपनी इच्छानुसार दर्ज किया जाता है। अतिरिक्त विवरण में शामिल हो सकते हैं: संगठन का पता और टेलीफोन नंबर, लेनदेन में शामिल पार्टियों का उपनाम, आदि।

6 दिसंबर, 2011 को नए संघीय कानून "ऑन अकाउंटिंग" नंबर 402-एफजेड के लागू होने से पहले। (यह कानून 1 जनवरी 2013 को लागू हुआ), प्राथमिक लेखांकन दस्तावेजों के एकीकरण और मानकीकरण पर बहुत ध्यान दिया गया। दस्तावेज़ों को लेखांकन के लिए स्वीकार किया जाता है यदि वे प्राथमिक लेखांकन दस्तावेज़ीकरण के एकीकृत रूपों के एल्बम में निहित प्रपत्र के अनुसार तैयार किए गए हों। ये एल्बम रूसी राज्य सांख्यिकी समिति (अब रोसस्टैट) द्वारा रूसी वित्त मंत्रालय के साथ समझौते में विकसित किए गए थे। दस्तावेजों के लगभग 250 एकीकृत रूपों को मंजूरी दी गई।

एकीकृत दस्तावेज़ मानक दस्तावेज़ हैं जिनका उद्देश्य विभिन्न प्रकार के स्वामित्व और उद्योग संबद्धता वाले संगठनों में सजातीय लेनदेन के पंजीकरण के लिए है।

इसके अलावा, संबंधित मंत्रालयों ने अपने उद्योगों में उद्यमों के लिए एकीकृत दस्तावेज़ भी विकसित किए। उदाहरण के लिए, रूसी कृषि मंत्रालय ने कृषि उत्पादों, जानवरों, भूमि आदि की रिकॉर्डिंग के लिए एकीकृत दस्तावेज़ विकसित किए।

दस्तावेज़ मानकीकरण मानक दस्तावेज़ों के लिए समान मानक आकार की स्थापना है। यह कागज की खपत को कम करने और दस्तावेज़ प्रसंस्करण और भंडारण को सरल बनाने के लिए किया गया था।

6 दिसंबर, 2011 को संघीय कानून "ऑन अकाउंटिंग" संख्या 402-एफजेड के लागू होने के साथ। उद्यमों को राज्य सांख्यिकी समिति और संबंधित मंत्रालयों द्वारा विकसित एकीकृत दस्तावेजों का उपयोग करने की बाध्यता से मुक्त कर दिया गया है। इस कानून के अनुच्छेद 9 के अनुच्छेद 4 के अनुसार, प्राथमिक दस्तावेजों के रूपों को मुख्य लेखाकार (या लेखांकन के लिए सौंपे गए व्यक्ति) की सिफारिश पर उद्यम के प्रमुख द्वारा अनुमोदित किया जाता है। दस्तावेज़ प्रपत्र विकसित करते समय, एक लेखाकार को सभी आवश्यक विवरण शामिल करने चाहिए और उन्हें संक्षिप्त बनाना चाहिए। मुख्य लेखाकार, एक नियम के रूप में, अनुमोदन के लिए दस्तावेजों के एकीकृत रूप प्रस्तुत करते हैं।

सभी प्राथमिक दस्तावेज़ कंपनी की वित्तीय गतिविधियों की पुष्टि करते हैं। निरीक्षण के दौरान नियामक अधिकारियों को मुख्य रूप से इन लेखांकन दस्तावेजों की आवश्यकता होगी। इसलिए, ऐसे कागजात के रखरखाव और भंडारण पर बढ़ी हुई आवश्यकताएं लगाई जाती हैं।

प्राथमिक दस्तावेज़ीकरण, या जैसा कि गुणी लेखाकार इसे कहते हैं, प्राथमिक दस्तावेज़ीकरण, कंपनी के वित्तीय मामलों का प्रमाण है। इसके अलावा, कानूनी बल होने के कारण, ये कागजात या तो कंपनी को विवादास्पद मुद्दों में मदद कर सकते हैं या उसे मुश्किल में डाल सकते हैं। ये दस्तावेज़ हैं: अनुबंध, चालान, भुगतान दस्तावेज़, डिलीवरी नोट, चालान, बिक्री रसीद और अन्य।

प्राथमिक दस्तावेज़ों के रूप एकीकृत हैं। यदि आवश्यक हो, तो प्रपत्र में अतिरिक्त पंक्तियाँ जोड़ी जाती हैं, लेकिन साथ ही मुख्य पंक्तियाँ भी बरकरार रखी जाती हैं।यह रूसी संघ में लेखांकन और लेखांकन पर विनियमों में इंगित किया गया है (रूस के वित्त मंत्रालय का आदेश दिनांक 29 जुलाई, 1998 संख्या 34 एन (26 मार्च, 2007 संख्या 26 एन को संशोधित)। अपवाद प्रपत्र हैं नकद लेनदेन करने के लिए (रूस की राज्य सांख्यिकी समिति का डिक्री दिनांक 24 मार्च 1999 संख्या 20)।

मानक फॉर्म में किए गए सभी परिवर्तन और परिवर्धन कंपनी के प्रमुख के आदेश द्वारा अनुमोदित किए जाते हैं।

यदि एकीकृत प्रपत्रों की सूची में आवश्यक प्रपत्र उपलब्ध नहीं है तो संगठन स्वतंत्र रूप से प्राथमिक दस्तावेजों के प्रपत्र विकसित करता है। अनिवार्य शर्त: ऐसे प्रपत्रों में आवश्यक विवरण होना चाहिए।

1. दस्तावेज़ का नाम क्या है?
2. संकलित होने पर.
3. दस्तावेज़ बनाने वाले संगठन के बारे में जानकारी.
4. बताएं कि इस दस्तावेज़ में किसी विशिष्ट व्यावसायिक लेनदेन में क्या शामिल है, लेनदेन की लागत (मौद्रिक या वस्तु के रूप में)।
5. अनिवार्य हस्ताक्षर के साथ दस्तावेज़ तैयार करने के लिए जिम्मेदार व्यक्तियों की सूची।

उपरोक्त विवरण संघीय कानून "ऑन अकाउंटिंग" में उल्लिखित हैं।

सभी प्राथमिक दस्तावेज़ लेखा विभाग को समय पर प्रस्तुत किये जाने चाहिए। जानकारी दर्ज करने के कालक्रम का अनुपालन उचित लेखांकन के लिए मुख्य शर्तों में से एक है।

सुविधाजनक लेखांकन के लिए, सभी प्राथमिक अभिलेखों को समूहों में वर्गीकृत किया गया है - तालिका:

समूह नाम	क्या शामिल है
संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज़	इनमें आदेश, पावर ऑफ अटॉर्नी, निर्देश शामिल हैं। यानी, ये ऐसे कागजात हैं जो व्यापारिक लेनदेन करने के लिए "हरी बत्ती" देते हैं।
सहकारी दस्तावेज़	चालान शीट, स्वीकृति प्रमाण पत्र, नकद रसीद आदेश - वे वे हैं जो व्यावसायिक लेनदेन के तथ्य की पुष्टि करते हैं। इन दस्तावेज़ों में दर्ज किया गया डेटा लेखांकन रजिस्टरों में अनिवार्य प्रविष्टि के अधीन है।
लेखांकन दस्तावेजों	इनका उपयोग सहायक और प्रशासनिक दस्तावेजों के संयुक्त प्रसंस्करण के लिए मानक एकीकृत रूपों की अनुपस्थिति में किया जाता है। उदाहरण के लिए, एक व्यय आदेश को प्रशासनिक और सहायक दस्तावेज़ दोनों माना जाता है। पेरोल एक साथ सूची के अनुसार भुगतान की आवश्यकता को इंगित करता है और भुगतान की पुष्टि करता है।

और लेखांकन सेवा का एक और सफल आविष्कार दस्तावेज़ प्रवाह अनुसूची है। कृपया ध्यान दें: अनुसूची का रूप संगठन की लेखांकन नीतियों में प्रतिबिंबित होना चाहिए।

दस्तावेज़ प्रवाह अनुसूची

संबंधित पंक्तियाँ और कॉलम रिपोर्टिंग दस्तावेज़ों की गतिविधियों पर डेटा दर्शाते हैं। इस अनुसूची का एक बड़ा लाभ यह है कि जारी किए गए सभी दस्तावेज़ नियंत्रण में हैं। मुख्य बात यह है कि उचित प्रविष्टियाँ करना न भूलें।

नियमानुसार भरें

आइए इस तथ्य से शुरू करें कि लेखा विभाग को प्रस्तुत प्राथमिक डेटा की जाँच की जानी चाहिए। क्या जांचें:

1. भरने की मात्रा (सभी आवश्यक पंक्तियाँ और अनुभाग भरे हुए हैं)।
2. भरने की शुद्धता (दर्ज किया गया डेटा प्रविष्टि के स्थान के अनुरूप होना चाहिए, डेटा में विरोधाभास अस्वीकार्य हैं)।
3. सूचना की विश्वसनीयता (गणितीय संक्रियाओं की जाँच, संलग्न दस्तावेजों के साथ सामंजस्य)।

सत्यापित दस्तावेज़ को लेखांकन रजिस्टरों में दर्ज किया जाना चाहिए।

सलाह: लेखांकन में किसी दस्तावेज़ को बार-बार दर्शाने की त्रुटि से बचने के लिए आपको निम्न कार्य करना चाहिए। फॉर्म के पीछे की तरफ रजिस्टर में तारीख और पंजीकरण संख्या अंकित है।

2017 में प्राथमिक लेखा दस्तावेज़ कैसे भरें

• प्राथमिक लेखांकन दस्तावेजों में की गई सभी प्रविष्टियों की शेल्फ लाइफ लंबी होनी चाहिए।
• इसे इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के साथ कागजी दस्तावेजों का उपयोग करने की अनुमति है, जिन पर डिजिटल हस्ताक्षर (6 दिसंबर, 2011 का संघीय कानून 402-एफजेड) के साथ हस्ताक्षर होना चाहिए।
• उन दस्तावेज़ों पर मुहर का उपयोग अनिवार्य है जहाँ इसके लिए स्थान उपलब्ध कराया गया है।

04/07/2015 से, संयुक्त स्टॉक कंपनियों और सीमित देयता कंपनियों को बिना राउंड सील के काम करने का अधिकार प्राप्त हुआ (04/06/2015 का संघीय कानून 82-एफजेड)। सील के उपयोग के संबंध में चार्टर में क्या लिखा है इसकी जाँच करें। यदि कंपनी सील का उपयोग जारी रखती है, तो चार्टर में किसी बदलाव की आवश्यकता नहीं है। कंपनी के चार्टर में ऐसे परिवर्तन करने की समय सीमा कानून द्वारा निर्दिष्ट नहीं है। लेकिन आपको बदलावों में देरी नहीं करनी चाहिए ताकि वित्तीय दस्तावेज़ों में बहुत अधिक विरोधाभास न आएं।

• मौद्रिक और प्राकृतिक संकेतकों की तुलना। दोनों को एक साथ इंगित करना आवश्यक नहीं है, एक ही पर्याप्त है (संघीय कानून 402-एफजेड)। ऐसा होता है कि किसी एक संकेतक को इंगित करना अधिक सुविधाजनक होता है (उदाहरण के लिए, किसी कंपनी के भीतर सामग्री ले जाते समय, एक प्राकृतिक संकेतक का उपयोग किया जाता है)। सेवा स्वीकृति प्रमाणपत्र में, केवल लागत की जानकारी इंगित करना अधिक सुविधाजनक है, लेकिन गलतफहमी से बचने के लिए, सेवाओं के प्रकार अतिरिक्त रूप से सूचीबद्ध हैं।
• जिम्मेदार व्यक्ति के हस्ताक्षर. रूसी संघ का कानून प्राथमिक दस्तावेजों पर प्रतिकृति हस्ताक्षर के बारे में कुछ नहीं कहता है। 23 सितंबर 2008 को रूसी संघ की संघीय कर सेवा संख्या 3-1.11.469 का पत्र दस्तावेजों पर प्रतिकृतियों के संबंध में कर सेवा की स्थिति पर विचार करता है।
• वह मुद्रा जिसमें दस्तावेज़ तैयार किया गया है। मुख्य मौद्रिक इकाई रूबल है। तब भी जब अनुबंध की शर्तें पारंपरिक इकाइयों की बात करती हैं। क्योंकि लेखांकन में सभी लेनदेन का मूल्य रूबल में है (संघीय कानून 402-एफजेड दिनांक 6 दिसंबर, 2011)। कोई भी विदेशी मुद्रा में राशि दर्शाने वाले अतिरिक्त कॉलम जोड़ने से मना नहीं करता है, लेकिन रूबल में राशि दर्शाने वाला एक कॉलम मौजूद होना चाहिए। अन्यथा, खर्चों और वैट कटौती में कटौती का जोखिम है।

प्राथमिक दस्तावेज़ों की सूची

समझौता

"समझौते" की अवधारणा कला द्वारा विनियमित है। रूसी संघ के 420 नागरिक संहिता। एक अनुबंध पार्टियों के बीच अधिकारों और दायित्वों के उद्भव (परिवर्तन) या समाप्ति पर एक समझौता है। प्रत्येक पक्ष समझौते की शर्तों को ध्यानपूर्वक पढ़ने के लिए बाध्य है। समझौते पर, प्रत्येक पक्ष के हस्ताक्षर और मुहर लगाई जाती है। प्राथमिक दस्तावेज़ के रूप में अनुबंध में पूर्ण कानूनी बल है; प्रत्येक पक्ष के पास एक हस्ताक्षरित प्रति होनी चाहिए। सामग्री में दिए गए सभी बिंदुओं को समझौते के पक्षों द्वारा अपने दायित्वों के अनुसार पूरा किया जाना चाहिए। विवादों का समाधान या तो शांतिपूर्वक या न्यायिक कार्यवाही के माध्यम से किया जाता है।

और एक क्षण. सभी स्थितियों के लिए नहीं, किसी समझौते का निष्कर्ष आपसी अधिकारों और दायित्वों की मान्यता है। किसी उत्पाद या सेवा को खरीदते समय प्राप्त रसीद को उसी अनुबंध के रूप में मान्यता दी जाती है।

जाँच करना

किसी उत्पाद या सेवा के विक्रेता से प्राप्त भुगतान के चालान को प्राथमिक लेखांकन दस्तावेज़ माना जाता है। चालान में दर्शाई गई राशि के आधार पर, खरीदार भुगतान करता है। भुगतान दस्तावेज़ों में, इस दस्तावेज़ का लिंक होना वांछनीय है (उदाहरण के लिए, भुगतान दस्तावेज़ में वाक्यांश "चालान संख्या 35/7 दिनांक 31 जनवरी, 2017 पर भुगतान") शामिल है। ऐसी स्थितियाँ हो सकती हैं जहाँ यह साबित करना मुश्किल होगा कि भुगतान विशेष रूप से किसी विशिष्ट चालान के लिए किया गया था।

किसी उत्पाद (सेवा) के खरीदार के लिए, प्रस्तुत चालान एक प्रकार की गारंटी है कि विक्रेता एक निर्दिष्ट अवधि (1-5 दिन) के भीतर निर्धारित मूल्य में बदलाव नहीं करेगा। भुगतान के लिए चालान की वैधता अवधि विक्रेता द्वारा निर्दिष्ट की जाती है। खरीदार निर्दिष्ट अवधि के भीतर भुगतान करता है।

भुगतान के लिए एक चालान

यदि कई कारणों से भुगतान संभव नहीं है (उदाहरण के लिए, लेखांकन कंप्यूटर नेटवर्क की समस्याएं, वित्तीय समस्याएं), तो विक्रेता को वर्तमान स्थिति के बारे में सूचित करना उचित है, अधिमानतः पहले से। यह संभव है कि चालान की तारीख बदल दी जाएगी, लेकिन खरीद की शर्तें वही रहेंगी।

भुगतान दस्तावेज़

इस प्रकार के लेखांकन दस्तावेजों में शामिल हैं: भुगतान के लिए चेक (वस्तु, नकद), भुगतान आदेश, भुगतान अनुरोध।

संगठन के कैश रजिस्टर से नकद में सामान (सेवाएँ) खरीदते समय, आपको नकद रसीद अवश्य रखनी चाहिए और इसे लेखा विभाग में स्थानांतरित करना चाहिए।

नकद रसीद

यदि रसीद यह नहीं बताती है कि नकद में क्या भुगतान किया जा रहा है, तो बिक्री रसीद को कैश रजिस्टर रसीद के साथ संलग्न किया जाना चाहिए। इसमें खरीदी गई वस्तुओं (सेवाओं) की एक सूची होती है, जो दर्शाती है कि भुगतान किस मात्रा में और किस कीमत पर किया गया था। बिक्री रसीद पर विक्रेता की मुहर और माल (सेवाओं) की बिक्री के लिए जिम्मेदार व्यक्ति के हस्ताक्षर लगे होते हैं।

नकदी रसीद के बिना बिक्री रसीद को प्राथमिक दस्तावेज के रूप में मान्यता दी जाती है, क्योंकि एक व्यक्तिगत उद्यमी को नकदी रजिस्टर के बिना काम करने का अधिकार है (बिक्री रसीद जारी करने की अनिवार्य शर्त के साथ)।

नकदी रजिस्टर के उपयोग के बिना एक व्यक्तिगत उद्यमी द्वारा जारी की गई बिक्री रसीद

यह रूसी संघ के कानून 54-एफजेड में निर्दिष्ट है "नकद भुगतान करते समय और भुगतान कार्ड का उपयोग करके भुगतान करते समय नकदी रजिस्टर उपकरण के उपयोग पर" (2017 में प्रासंगिक)।

चालू खाते के माध्यम से कानूनी संस्थाओं के बीच माल (सेवाओं) के लिए भुगतान करते समय, एक बिल ऑफ लैडिंग जारी की जाती है।

पैकिंग सूची

प्रत्येक पार्टी को नमूने के अनुसार तैयार किया जाता है (जिम्मेदार व्यक्तियों के हस्ताक्षर और मुहर आवश्यक हैं)। डिलीवरी नोट और चालान पर दर्शाई गई राशियाँ मेल खानी चाहिए। कुछ मामलों में, प्रतिकृति हस्ताक्षर का उपयोग करना सुविधाजनक होता है; इस तथ्य को माल (सेवाओं) की आपूर्ति के अनुबंध में निश्चित रूप से बताया जाना चाहिए।

चालू खाते के माध्यम से किसी उत्पाद (सेवा) के चालान का भुगतान करते समय, एक भुगतान आदेश जारी किया जाता है।

पेमेंट आर्डर

यह एक एकीकृत दस्तावेज़ प्रपत्र है, जिसे अक्सर कंप्यूटर प्रौद्योगिकी पर भरा जाता है। भुगतान के लिए तैयार किया गया भुगतान बैंक को कागज पर, या विशेष बैंकिंग कार्यक्रम "क्लिंट-बैंक" (जो बहुत तेज़ है) का उपयोग करके जमा किया जा सकता है। भेजने से पहले, आपको गलतफहमी से बचने के लिए भुगतान प्राप्तकर्ता के सभी विवरणों की जांच करनी चाहिए, खासकर यदि आप पहली बार किसी प्रतिपक्ष के साथ काम कर रहे हैं। आप किसके लिए भुगतान कर रहे हैं, इसकी जानकारी सावधानीपूर्वक भरें। खाता विवरण (दिनांक, संख्या) के अनिवार्य संकेत के साथ एक विस्तृत विवरण उपयोगी होगा।

भुगतान अनुरोध एक प्राथमिक दस्तावेज़ है जिसमें लेनदार मांग करता है कि देनदार बैंक के माध्यम से ऋण चुकाए।

भुगतान अनुरोध

स्वीकृति के बिना एक आवश्यकता है: इस मामले में, पैसा देनदार के खाते से स्वचालित रूप से डेबिट हो जाता है। एक स्वीकृति मांग का तात्पर्य देनदार द्वारा स्वीकृति की उपस्थिति से है। हालाँकि, समझौता परिणामी ऋण की वापसी के लिए शर्तें निर्धारित कर सकता है; इस मामले में, बैंक के माध्यम से ऋण की वापसी स्वीकृति के बिना की जाती है।

इनवॉइस फॉर्म का उपयोग उन मामलों में किया जाता है जहां वैट दर्ज किया जाता है।

चालान

वे चालान और कार्रवाई के लिए तैयार हैं। किसी अनुबंध के तहत अग्रिम भुगतान भी चालान जारी करने का एक कारण है। वैट चालान और चालान के आधार पर काटा जाता है। गौरतलब है कि सभी वैट भुगतानकर्ताओं को चालान जारी करना आवश्यक है। स्वचालित कार्यक्रमों का उपयोग करके फॉर्म भरना अधिक सुविधाजनक है।

परिवर्तन करना

नकदी और बैंक दस्तावेजों में परिवर्तन करना सख्त वर्जित है (रूसी संघ के संघीय कानून के अनुच्छेद 9 "लेखांकन पर")।

अन्य प्राथमिक दस्तावेजों में संशोधन की अनुमति है, लेकिन बशर्ते कि व्यापार लेनदेन में सभी प्रतिभागियों को किए जा रहे संशोधनों के बारे में पता हो। प्रतिभागियों के बीच संशोधनों के बारे में जागरूकता की पुष्टि उनके हस्ताक्षरों से की जाती है जो परिवर्तनों की तारीख दर्शाते हैं।

सुधार इस प्रकार किया जाता है: दस्तावेज़ में गलत प्रविष्टि को सावधानीपूर्वक एक पतली रेखा से काट दिया जाता है। साथ ही, जो काटा गया है वह स्पष्ट रूप से पढ़ने योग्य है। सही प्रविष्टि सुधार के ऊपर या बगल में दर्ज की गई है। पार की गई रेखा के आगे, या जहां पर्याप्त खाली जगह है, शिलालेख "बिलीव द करेक्टेड" लिखा हुआ है। पूरा नाम अवश्य दर्शाया जाना चाहिए। वह व्यक्ति जिसने परिवर्तन, दिनांक और हस्ताक्षर किए।

लेखांकन दस्तावेजों को कितने वर्षों तक रखा जाना चाहिए?

भंडारण

प्राथमिक सामग्रियों को संग्रहित करने का सर्वोत्तम स्थान संग्रह में है। संग्रह में दाखिल करने के लिए दस्तावेज़ों को ठीक से तैयार करना महत्वपूर्ण है:

• कालानुक्रमिक क्रम में क्रमबद्ध करना.
• प्रकार के अनुसार उपकरण.
• दस्तावेज़ों को फ़ोल्डरों में बाइंड करना और दाखिल करना।
• संलग्न प्रमाण पत्र तैयार करना।

अनधिकृत सुधारों से लेखांकन रजिस्टरों की सुरक्षा सुनिश्चित करना महत्वपूर्ण है। त्रुटियों का सुधार केवल आधिकारिक तरीके से किया जा सकता है, जिसमें संशोधन करने वाले व्यक्ति के हस्ताक्षर होंगे। आपकी जानकारी के लिए बता दे कि रजिस्टरों में लेखांकन के लिए स्वीकार किए गए प्राथमिक दस्तावेजों की जानकारी जमा होती है.

यहां एक व्यापार रहस्य भी है: रजिस्टरों की सामग्री बस इतनी ही है। सामग्री के बारे में जानकारी का खुलासा रूसी कानून द्वारा दंडनीय है।

भण्डारण अवधि

रूसी संघ का संघीय कानून "लेखांकन पर" (अनुच्छेद 17), साथ ही अभिलेखीय कानून (रूसी संघ के संस्कृति मंत्रालय का आदेश दिनांक 25 अगस्त, 2010 संख्या 558) कंपनी के दस्तावेजों के लिए भंडारण अवधि प्रदान करता है। प्राथमिक लेखा दस्तावेजों के लिए यह अवधि कम से कम 5 वर्ष है।

भंडारण अवधि की गणना उस वर्ष के अगले वर्ष की 1 जनवरी से शुरू होती है जिस वर्ष दस्तावेज़ को संग्रह में रखा गया था।

यदि कोई संगठन प्राथमिक सामग्रियों के भंडारण की अवधि का उल्लंघन करता है, तो निरीक्षण अधिकारियों को जुर्माना लगाने का अधिकार है (रूसी संघ के कर संहिता के अनुच्छेद 120)। उल्लंघन की डिग्री के आधार पर जुर्माना 10 हजार से 40 हजार रूबल तक है।

वैसे, कर अधिकारियों द्वारा निरीक्षण के लिए केवल तीन साल पुराने दस्तावेज़ ही प्रासंगिक होंगे। पुरानी अवधि की प्राथमिक रिपोर्ट की अनुपस्थिति के लिए, निरीक्षकों को रूसी संघ के कर संहिता के अनुच्छेद 120 के तहत जुर्माना लगाने का अधिकार नहीं है।

कंपनी की लेखा सेवा न केवल प्राथमिक दस्तावेजों का उचित रिकॉर्ड रखने के लिए बाध्य है, बल्कि उनकी सुरक्षा भी सुनिश्चित करने के लिए बाध्य है। केवल इस मामले में कर अधिकारियों के दावे निराधार हो जाएंगे।

प्राथमिक दस्तावेज़ीकरण लेखांकन रजिस्टरों में लेखांकन प्रविष्टियाँ करने के लिए आधार के रूप में कार्य करता है। इन प्रपत्रों को व्यावसायिक लेनदेन के तथ्य की प्रामाणिकता को कागज पर दर्ज करने के लिए डिज़ाइन किया गया है जिसके परिणामस्वरूप उद्यम की आर्थिक स्थिति में बदलाव आया है। प्राथमिक पंजीकरण का पंजीकरण कानून द्वारा विनियमित है। प्रत्येक टेम्पलेट को 6 दिसंबर 2011 के कानून संख्या 402-एफजेड की आवश्यकताओं का पालन करना होगा।

प्राथमिक दस्तावेज़ीकरण के रूप और प्रकार

व्यावसायिक संस्थाओं द्वारा उपयोग किए जाने वाले प्राथमिक दस्तावेजों के रूपों को लेनदेन के पक्षों द्वारा एकीकृत और स्वतंत्र रूप से विकसित किया जा सकता है। विशिष्ट स्थितियों में उपयोग के लिए आवश्यक मानक प्रपत्रों की सूची कानून द्वारा अनुमोदित है। ऐसे नमूनों में, संगठनों को संरचना या सामग्री को स्वतंत्र रूप से बदलने का अधिकार नहीं है। किसी कंपनी द्वारा अपनी गतिविधियों की बारीकियों को ध्यान में रखते हुए गैर-एकीकृत दस्तावेज़ बनाए जा सकते हैं। वे कंपनी के स्थानीय अधिनियमों द्वारा अनुमोदन के अधीन हैं।

प्राथमिक दस्तावेज़ीकरण के वर्गीकरण में आंतरिक और बाह्य उपयोग के लिए प्रपत्रों में विभाजन शामिल है। आंतरिक दस्तावेज़ एक संस्था की गतिविधियों को प्रभावित करने वाले लेनदेन का वर्णन करते हैं - वह कंपनी जिसने इस प्रमाणपत्र को संकलित किया है। बाहरी लोगों को दो या दो से अधिक प्रतिभागियों के बीच लेनदेन और उनके परिणामों को रिकॉर्ड करने के लिए डिज़ाइन किया गया है।

आंतरिक प्रपत्रों को आम तौर पर निम्नलिखित समूहों में विभाजित किया जाता है:

1. प्रशासनिक प्रकार - संरचनात्मक इकाइयों और कर्मियों को निर्देश और निर्देश जारी करने के लिए उपयोग किया जाता है।
2. कार्यकारी प्रकार के टेम्पलेट का उपयोग उन लेनदेन को प्रदर्शित करने के लिए किया जाता है जो वर्तमान अवधि में पूरे किए गए थे।
3. लेखांकन के लिए दस्तावेज़ - उनका उद्देश्य घटनाओं के पूरे परिसर को व्यवस्थित करना और प्राप्त दस्तावेजी जानकारी को संक्षेप में प्रस्तुत करना है (एक उल्लेखनीय उदाहरण लेखांकन रजिस्टर है)।

लेखांकन रजिस्टरों में पुस्तकें और पत्रिकाएँ, लेखांकन कार्ड शामिल हैं। इस प्रकार के दस्तावेज़ीकरण को उपप्रकारों में विभाजित किया जा सकता है, जो उनके भरने और रखरखाव के तरीके में भिन्न होता है:

• कालानुक्रमिक - सभी ऑपरेशन घटनाओं के वास्तविक कालक्रम के अनुसार सख्ती से दिखाए जाते हैं;
• व्यवस्थित (उदाहरण - रोकड़ बही);
• संयुक्त;
• विश्लेषणात्मक;
• सिंथेटिक, जिसमें सामान्यीकृत लेखांकन खातों में राशियों का विभाजन शामिल है।

प्राथमिक दस्तावेज़ीकरण प्रतिपक्षकारों के बीच एक समझौते, भुगतान के लिए एक चालान, एक डिलीवरी नोट, स्वीकृति के कार्य और पूर्ण किए गए कार्यों की डिलीवरी का रूप ले सकता है। प्राथमिक दस्तावेजों में कर्मियों के साथ निपटान के लिए प्रपत्रों का एक सेट शामिल है। इस श्रेणी में टाइमशीट और पेस्लिप शामिल हैं।

टिप्पणी!उद्यम की संपत्तियों के पूंजीकरण और निपटान को प्राथमिक दस्तावेज़ का उपयोग करके औपचारिक रूप दिया जाता है। दस्तावेज़ों की इस श्रेणी को मानक प्रपत्रों की उपस्थिति की विशेषता है। पहले, वे सभी व्यावसायिक संस्थाओं के लिए अनिवार्य थे। अब प्रत्येक संगठन स्वयं निर्णय लेता है कि अनुशंसित प्रपत्रों का उपयोग करना है या अपने स्वयं के टेम्पलेट विकसित करना है।

लेखांकन अभ्यास में प्राथमिक नकदी रजिस्टर पर विशेष ध्यान दिया जाता है। यह एकीकृत है. विवरणों के सेट या टेम्पलेट की संरचना को बदलने से कानूनी बल के हस्ताक्षरित प्रपत्र से भी वंचित किया जा सकता है। इस समूह में सभी प्रकार के दस्तावेज़ शामिल हैं जो कैश डेस्क पर धन की प्राप्ति और उसके निपटान को दर्शाते हैं। इनमें कैश बुक शामिल है, जो नकद लेनदेन के पूरे परिसर का सारांश प्रस्तुत करती है।

उद्यमिता के चरणों के अनुसार प्राथमिक उद्यमों का वर्गीकरण

व्यवसाय वर्तमान में किस स्तर पर है, इसके आधार पर प्राथमिक लेखांकन दस्तावेज़ीकरण के एक या दूसरे रूप का उपयोग किया जाता है। आमतौर पर, दस्तावेज़ उपलब्ध कराने के दृष्टिकोण से लेनदेन को तीन चरणों में विभाजित किया जा सकता है।

1. लेन-देन की शर्तों का निर्धारण.साझेदार बातचीत करते हैं, एक आम सहमति विकसित करते हैं जो दोनों पक्षों के लिए उपयुक्त होगी। पैसा और सामान अभी तक हाथ नहीं बदले हैं, सेवाएं अभी तक प्रदान नहीं की गई हैं, काम पूरा नहीं हुआ है, लेकिन बातचीत शुरू करने के लिए सब कुछ तैयार है। इस चरण का परिणाम निम्न प्रकार के प्राथमिक होंगे:
   • समझौता (विभिन्न रूप संभव हैं);
   • भुगतान के लिए एक चालान.
2. लेन-देन के लिए पारिश्रमिक.भुगतान विभिन्न रूपों में किया जा सकता है। यह महत्वपूर्ण बिंदु धन के हस्तांतरण की पुष्टि करने वाले प्राथमिक दस्तावेज़ द्वारा दर्ज किया गया है:
   • यदि भुगतान नकद में नहीं किया गया था, तो इसकी पुष्टि बैंक खाता विवरण, भुगतान टर्मिनल रसीद, आदि द्वारा की जाएगी;
   • यदि पैसा "नकद" हस्तांतरित किया गया था, तो पुष्टि एक नकद रसीद, एक सख्त रिपोर्टिंग फॉर्म या नकद रसीद आदेश की रसीद होगी।
3. माल का स्थानांतरण, सेवाओं का प्रावधान, कार्य का प्रदर्शन. उसने भुगतान कर दिया है, अब दूसरे पक्ष के लिए अपने दायित्वों को पूरा करने का समय है। निम्नलिखित प्राथमिक दस्तावेज़ इंगित करेंगे कि उसने यह अच्छे विश्वास में किया है, और पहले पक्ष का कोई दावा नहीं है:
   • चालान (यदि माल हस्तांतरित किया गया था);
   • बिक्री रसीद (नकद रसीद के साथ जारी की जा सकती है या एक दस्तावेज़ हो सकती है);
   • प्रदान की गई सेवाओं का कार्य (या किया गया कार्य)।

इन दस्तावेज़ों को कर अधिकारियों को प्रदान करना आवश्यक है, क्योंकि वे प्रथम पक्ष द्वारा किए गए खर्चों की पुष्टि करते हैं, जो सीधे कर आधार को प्रभावित करते हैं।

प्राथमिक दस्तावेजों के लेखांकन का नियंत्रण, भंडारण और संगठन

प्राथमिक दस्तावेज़ीकरण के लिए लेखांकन को व्यवस्थित किया जाना चाहिए ताकि प्रत्येक फॉर्म उद्यम के भीतर पंजीकरण प्रणाली से गुजर सके। प्रमाणपत्र और अन्य फॉर्म खोने के जोखिम को कम करने के लिए यह आवश्यक है। क्लर्क या अन्य जिम्मेदार व्यक्ति दस्तावेज़ीकरण लॉग रखता है। आने वाले सभी प्रपत्रों को इनकमिंग के रूप में संसाधित किया जाता है। आउटगोइंग फॉर्म वे होते हैं जो उद्यम द्वारा आंतरिक रूप से बनाए जाते हैं (भले ही वे तीसरे पक्ष को जारी किए जाएंगे या उद्यम के भीतर रहेंगे)।

आने वाले दस्तावेज़ीकरण को लेखांकन और पंजीकरण के कई चरणों से गुजरना होगा:

1. स्वीकृति.
2. प्रारंभिक प्रसंस्करण.
3. प्रपत्रों के प्रकार और उनके उद्देश्य के अनुसार वितरण।
4. दस्तावेज़ पर चिपकाए गए स्टांप के साथ लेखांकन पत्रिकाओं में पंजीकरण और स्वीकृति तिथि के लिए आने वाली संख्या का असाइनमेंट।
5. कंपनी के प्रबंधन द्वारा हस्ताक्षर (जब निदेशक आने वाले पत्राचार की समीक्षा करता है, तो वह उस पर संकल्प डालता है)।
6. दस्तावेज़ का निष्पादन.

एक प्रभावी दस्तावेज़ प्रवाह प्रणाली को व्यवस्थित करने और प्रपत्रों की सुरक्षा पर नियंत्रण सुनिश्चित करने के लिए, मामलों की सूची के साथ दस्तावेज़ प्रवाह अनुसूची विकसित करना और अनुमोदित करना आवश्यक है। अनुसूची में निष्पादन के चरणों, दस्तावेजों के पंजीकरण, भंडारण के लिए उन्हें स्थानांतरित करने की प्रक्रिया, समय सीमा का संकेत और प्रत्येक चरण के लिए जिम्मेदार कर्मचारियों की सूची का खुलासा होना चाहिए।

पूर्ण और रिकॉर्ड किए गए प्राथमिक दस्तावेज़ को कम से कम 5 वर्षों तक संग्रहीत किया जाना चाहिए। संस्कृति मंत्रालय का आदेश दिनांक 25 अगस्त 2010 संख्या 558 संग्रह में जमा करने के समय के संदर्भ में प्रपत्रों का वर्गीकरण प्रदान करता है:

• प्रशासनिक दस्तावेज़ीकरण 75 वर्षों तक (यदि आदेश और निर्देश कंपनी की मुख्य गतिविधियों को प्रभावित करते हैं) या 5 वर्षों तक उपलब्ध रहना चाहिए, बशर्ते कि प्रपत्र प्रशासनिक मुद्दों के समाधान को दर्शाता हो;
• व्यावसायिक लेन-देन से जुड़े प्रपत्रों को 3-5 वर्षों तक संग्रहीत किया जाना चाहिए।

संदर्भ के लिए! कला में कानून संख्या 402-एफजेड। 29 शेल्फ जीवन 5 वर्ष तक सीमित है। कर कानून के लिए आवश्यक है कि लेखांकन दस्तावेज को कम से कम 4 वर्षों तक सुरक्षित और सुलभ रखा जाए।

निम्नलिखित प्रपत्रों के लिए विशेष शर्तें और भंडारण अवधि प्रदान की जाती हैं:

1. मूल्यह्रास के अधीन संपत्तियों की रिकॉर्डिंग को रिकॉर्ड करने के लिए उपयोग किए जाने वाले दस्तावेजों को इस संपत्ति के बट्टे खाते में डालने की तारीख से 4 साल तक संग्रहीत नहीं किया जा सकता है।
2. यदि प्राथमिक दस्तावेज उस अवधि के दौरान तैयार किया गया था जब नुकसान हुआ था, जिसका उपयोग आयकर की राशि को कम करने के लिए किया जाता है, तो इसे तब तक संग्रहीत किया जाना चाहिए जब तक कि कर आधार पर इस तरह के नुकसान का प्रभाव समाप्त न हो जाए।
3. प्राप्य की घटना के लिए लेन-देन को दर्शाने वाला प्राथमिक दस्तावेज़ उस क्षण से 4 साल तक रखा जाना चाहिए जब बकाया ऋण को बुरा माना जाता है (यदि ऐसा कोई तथ्य होता है)।

इलेक्ट्रॉनिक प्रपत्रों के लिए, अवधारण अवधि कागजी दस्तावेज़ों के समान होती है। प्राथमिक संपत्तियों को बट्टे खाते में डालने की प्रक्रिया विशेष रूप से बनाए गए आयोग की भागीदारी से की जानी चाहिए।

प्राथमिक दस्तावेज़ीकरण प्रपत्रों का अनुमोदन

गैर-एकीकृत प्राथमिक दस्तावेज़ीकरण व्यावसायिक संस्थाओं द्वारा स्वतंत्र रूप से विकसित किया जा सकता है। ऐसे रूपों के लिए, कानूनी मानदंडों के अनुपालन का मुख्य मानदंड अनिवार्य विवरण के संदर्भ में कानून संख्या 402-एफजेड के मानकों का अनुपालन है:

• दस्तावेज़ का शीर्षक;
• पंजीकरण की तिथि;
• फॉर्म तैयार करने वाली कंपनी के बारे में जानकारी, जिसके द्वारा कंपनी की पहचान की जा सकती है;
• प्रदर्शित व्यापार लेनदेन की सामग्री लेनदेन के विषय के मूल्यांकन को दर्शाती है;
• प्राकृतिक माप और मात्रात्मक मूल्य लाना;
• जिम्मेदार अधिकारियों के हस्ताक्षर की उपस्थिति (उनकी स्थिति और पूरे नाम के अनिवार्य संकेत के साथ)।

याद करना!प्राथमिक दस्तावेज़ीकरण के रूप में स्वतंत्र रूप से विकसित टेम्पलेट्स का उपयोग करने के लिए, उन्हें उद्यम के स्थानीय अधिनियम द्वारा अनुमोदित किया जाना चाहिए।

नकद और भुगतान दस्तावेज़ कड़ाई से विनियमित रूपों के समूह से संबंधित हैं। उद्यम, अपने आदेश या किसी अन्य आदेश से, पंक्तियों, कोशिकाओं को हटाने या संरचना को बदलने के लिए अधिकृत नहीं हैं। उद्यम गैर-एकीकृत टेम्पलेट्स में अपना समायोजन कर सकते हैं, सूचना ब्लॉक जोड़ और हटा सकते हैं। स्वतंत्र रूप से नए फॉर्म विकसित करते समय, आप आधार के रूप में मानक नमूने ले सकते हैं।

प्राथमिक विवरण को अनुमोदित करने के लिए, आप इसके उदाहरणों को लेखांकन नीति के एक अलग परिशिष्ट में शामिल कर सकते हैं। दूसरा विकल्प यह है कि प्रत्येक फॉर्म के लिए प्रबंधक उद्यम के लिए एक आदेश जारी करता है। आदेश का पाठ लेखांकन में दस्तावेज़ीकरण के नए रूपों की शुरूआत के बारे में जानकारी निर्दिष्ट करता है, जिसे एक ही टेम्पलेट के अनुसार तैयार किया जाना चाहिए। प्रपत्र स्वयं अलग-अलग अनुलग्नकों के रूप में आदेश में शामिल हैं।

यदि कोई संगठन व्यक्तिगत लेनदेन को प्रतिबिंबित करने के लिए संबंधित विभागों द्वारा अनुशंसित मानक प्रपत्रों का उपयोग करने जा रहा है, तो इन प्रपत्रों को आंतरिक नियमों द्वारा अनुमोदित करने की आवश्यकता नहीं है। इस तरह के निर्णय को रिकॉर्ड करने के लिए, मानकीकृत टेम्पलेट्स के उपयोग के बारे में लेखांकन नीति में एक प्रविष्टि करना पर्याप्त है।

दस्तावेज़ प्रवाह प्रणाली में दस्तावेज़ों के नए रूपों को पेश करते समय, उन्हें आदेश द्वारा अनुमोदित करने की सलाह दी जाती है।

एक अकाउंटेंट को हमेशा क्या याद रखना चाहिए

प्राथमिक दस्तावेज़ीकरण की आदर्श स्थिति टैक्स ऑडिट और ऑडिट के दौरान समस्याओं की अनुपस्थिति, प्रतिपक्ष के साथ विवाद में किसी के सही होने का प्रमाण आदि के लिए एक आवश्यक शर्त है। यहां कई महत्वपूर्ण बारीकियां हैं जिनके साथ काम करते समय एक एकाउंटेंट को हमेशा याद रखना चाहिए प्राथमिक दस्तावेज़.

1. प्राथमिक साक्ष्य ही एकमात्र साक्ष्य है.प्राथमिक दस्तावेज़ीकरण के बिना, लेन-देन की शर्तों की डिलीवरी, लागत, पूर्ति या गैर-पूर्ति के तथ्यों को साबित करना असंभव है। अदालत भी मदद नहीं करेगी - ऐसे उदाहरण हैं जब वादी को इनकार कर दिया गया था या कई प्राथमिक दस्तावेजों की कमी के कारण लेनदेन के कुछ चरणों के सबूत की कमी के कारण प्रतिवादी दावों से बच गए थे।

   महत्वपूर्ण!"प्राथमिक साक्ष्य" के बिना, दुर्लभ मामलों में सेवाओं के प्रावधान के तथ्य को साबित करना संभव है: अदालत अतिरिक्त विशेषज्ञ राय और अतिरिक्त दस्तावेज़ीकरण को ध्यान में रख सकती है। यदि कार्य पूरा हो गया है, तो ग्राहक द्वारा हस्ताक्षरित दस्तावेज़ की अनुपस्थिति उसे भुगतान से छूट नहीं देगी।

2. यह त्रुटियों के बिना बेहतर है, लेकिन छोटी-मोटी खामियाँ नहीं होतीं।प्रत्येक एकाउंटेंट का सबसे बुरा सपना प्राथमिक दस्तावेजों में गलत डेटा के कारण वैट वापस करने से इनकार करना है। लेकिन अगर त्रुटियां छोटी हैं तो कटौती से इनकार नहीं किया जाना चाहिए। त्रुटियों का महत्व कला के भाग 2 द्वारा नियंत्रित होता है। 6 दिसंबर 2011 के संघीय कानून के 9 नंबर 402-एफजेड "ऑन अकाउंटिंग"। कर अधिकारियों ने 12 फरवरी 2015 के पत्र क्रमांक GD-4-3/2104@) में इसकी पुष्टि की। मुख्य बात यह है कि प्रदान किया गया डेटा भुगतान और माल की डिलीवरी (सेवाओं का प्रावधान) के तथ्य को सटीक रूप से इंगित करता है। इसलिए, उदाहरण के लिए, यदि वेसबिल में अनुबंध का संदर्भ नहीं है या कार्गो का वजन इंगित नहीं किया गया है, तो यह एक कमी है, लेकिन वैट से इनकार करने का कारण नहीं है। लेकिन यदि दस्तावेज़ का शीर्षक और तारीख, माल की कुल लागत और कई अन्य अनिवार्य विवरण गायब हैं, तो अदालत ऐसे लेनदेन को अवास्तविक मान सकती है।
3. सावधान, फर्जी हस्ताक्षर!यदि दस्तावेजों पर जिम्मेदार व्यक्तियों के हस्ताक्षर गलत हैं, या दस्तावेज़ पर ऐसे व्यक्ति द्वारा हस्ताक्षर किए गए हैं जिसके पास ऐसा करने का अधिकार नहीं है, तो ऐसे प्राथमिक स्रोत को अधिकारियों द्वारा मान्यता नहीं दी जाएगी। इसके अलावा, यह बहुत महत्वपूर्ण है कि हस्ताक्षर आपके ही हाथ से हों - प्रतिकृतियां अमान्य होंगी।
4. त्रुटि वाले प्राथमिक को प्रतिस्थापित नहीं किया जाता है।यदि, उदाहरण के लिए, जिन चालानों में त्रुटि पाई गई है, उन्हें उसी विवरण के साथ एक नया, सही दस्तावेज़ जारी करके फिर से लिखा जा सकता है, तो यह संख्या प्राथमिक दस्तावेज़ीकरण के साथ काम नहीं करेगी। इस तथ्य के बावजूद कि कभी-कभी अदालतें सुधारात्मक दस्तावेजों को मान्यता देती हैं, कला के नियमों के अनुसार त्रुटि को ठीक करना अभी भी बेहतर है। "लेखा कानून" के 7 - दस्तावेज़ में सुधार की तारीख दर्ज करें और इसे अधिकृत व्यक्तियों के हस्ताक्षर से प्रमाणित करें।
5. अनुवाद की हमेशा आवश्यकता नहीं होती.स्वाभाविक रूप से, प्राथमिक रिपोर्ट राज्य भाषा में तैयार की जाती है। लेकिन कभी-कभी किसी विदेशी भाषा से अलग-अलग शब्दों का अनुवाद अनुपयुक्त हो जाता है, उदाहरण के लिए, यदि यह किसी ब्रांड या उत्पाद का नाम है।
6. इलेक्ट्रॉनिक प्राथमिक - केवल डिजिटल हस्ताक्षर के साथ. आज अपने आप को प्राथमिक दस्तावेज़ीकरण के कागजी रूप तक सीमित रखना आवश्यक नहीं है; कानून इलेक्ट्रॉनिक मीडिया को भी अनुमति देता है। लेकिन यह कागज के बराबर तभी होगा जब यह किसी योग्य डिजिटल हस्ताक्षर द्वारा प्रमाणित हो। अयोग्य डिजिटल हस्ताक्षर की अनुमति केवल कुछ विशेष रूप से निर्दिष्ट मामलों में ही दी जाती है, और प्राथमिक दस्तावेज़ उनमें शामिल नहीं है।