Служител във всяка област рано или късно се сблъсква с проблема с написването на бизнес писмо. Основният въпрос е как да започнем и как да завършим? Много сайтове предлагат основни правила и примери, с малко внимание на финалната част на документите.

Писмото трябва да е перфектно във всяко отношение. Дори и най-малкото неспазване на правилата може да навреди на доверието ви или на престижа на компанията.

В кратка форма ви предлагаме да се запознаете с основните правила на бизнес писмата и да се спрете по-подробно на последната част на официално писмо.

Ще имаш нужда:

Общи правила за бизнес писма

1. Когато пишете писмо, не забравяйте, че не изразявате собствено мнение, а говорите от името на юридическо лице (институция, организация или предприятие).
2. Ваша отговорност е да представите ясно резултатите, които искате да постигнете с това писмо и да използвате ефективно всички възможности на текста.
3. Дефинирайте ясно плана на представяне, като подчертаете информацията за увода, основната част или края.
4. В увода след призива подготвяме адресата за възприемане. Това може да е обобщение на събитията, довели до създаването на документа. Основната част съдържа изложение на същността на проблема с необходимите аргументи (обяснение, числени изчисления, препратки към законодателни актове).

По-ефективен и лесен за възприемане текст, в който първо се излага предложение, молба или искане, след това аргументацията и изобщо липсва уводна част.

Част от финала - приложения

Някои документи имат приложения, които допълват, изясняват или детайлизират определени въпроси. Те задължително се отбелязват в края на писмото, като се оттеглят от последния параграф на няколко реда.

Методи за проектиране на приложения:

1) Приложения, които са споменати в текста, след което се прави знак за това, както следва:

Приложение: на 5 страници, в 3 екземпляра.

2) Приложенията, които не са посочени в текста, трябва да бъдат изброени, като не забравяйте да посочите заглавието, броя на страниците във всяко приложение и броя на копията.

Приложение: „Акт за оценка на стойността на незавършеното строителство“, на 2 страници, в 3 екземпляра.

3) Понякога има няколко приложения. След това те се изброяват поименно и се номерират. При голям брой приложения техният списък се съставя отделно, а в писмото след текста те отбелязват:

Приложение: както е посочено на … стр.

Прикачете копия на документи към писмото в реда, в който са били номерирани в прикачения файл.

Заявлението, като правило, се подписва от ръководителите на структурни подразделения. В случаите, когато приложенията са подвързани, не е необходимо да се посочва броя на страниците.

Учтивостта и коректността са в основата на края

Има различни варианти за конструиране на края. Зависи какво е казано в писмото.

Най-използваните примери за завършване:

1) Повторете благодарностите, дадени в началото, или просто благодарете за помощта:

Благодаря ви отново...

Нека ви благодаря отново...

Още веднъж бихме искали да изразим нашата искрена благодарност към...

Благодаря за помощта …

2) Изразете надежди:

Надяваме се, че споразумението ще бъде взаимноизгодно ...

Надяваме се нашето предложение да Ви заинтригува…

Очакваме с нетърпение тясно и взаимноизгодно сътрудничество...

Надявам се скоро да мога да се срещна лично...

Надяваме се скоро да получите отговора си...

3) Успокоение на адресата (обикновено има психологически положителен ефект върху адресата):

Уверяваме ви, че можете да разчитате на нашата подкрепа...

Очакваме с нетърпение да работим с вас...

Ще се радвам да си сътруднича с вас и очаквам вашия отговор...

4) Заявка:

Моля, прочетете внимателно и отговорете...

Моля, уведомете ни спешно...

Моля, вземете незабавни мерки за подобряване на ситуацията...

Моля, обадете ми се по всяко удобно за вас време...

5) Повторение на вече изразено извинение за неудобството:

Още веднъж се извинявам за причиненото неудобство...

Искрено се извиняваме за това неволно забавяне на плащането...

Раздяла

1) В официалната кореспонденция можете да кажете сбогом по различни начини:

На Ваше разположение…

С уважение и най-добри пожелания…

Искрено Ваш…

Желаем ви успех.

2) Ако сте добре запознати с адресата или успешно си сътрудничите с него, тогава можете да завършите писмото с приятелски фрази (не кронизъм):

Искрено Ваш…

Най-добри пожелания…

С благодарност и най-добри пожелания.

Можете да завършите документа без да използвате тези конструкции!

Функции за допълване на английски букви

1. Обикновено те завършват официално писмо така: Искрено Ваш (Искрено Ваш) или просто твоя(Ваш) и подпис, като под него посочите вашето име и длъжност.
2. За да не поставяте партньора си в затруднено положение и да не ви кара да правите предположения за пола си, направете си труда да напишете името си изцяло, тоест не P.R.Dovzhenko, а Pavel Dovzhenko.

Подпис

Длъжностните лица подписват документи от своята компетентност.

Реквизитът "подпис" се състои от наименование на длъжността, инициали и фамилия на лицето, подписало документа.

Директор на завод Мрамор (подпис) А. Б. Ковал

Документите, които се сключват в институции, работещи на принципа на единоначалието, се подписват от едно длъжностно лице (ръководител, заместник или служител, на когото е възложено това).

Документите на колегиалните органи (протоколи, решения) се подписват с два подписа (ръководител и секретар). Заповедта се подписва от ръководителя.

Два или повече подписа се поставят върху документи, за чието съдържание отговарят няколко лица:

• Паричните и финансовите документи се подписват от ръководителя на институцията и главния счетоводител;
• Споразуменията се подписват от представители на договарящите страни.

Подписите на няколко лица върху документи се поставят един под друг в последователност, съответстваща на служебната йерархия.

Директор (подпис) S.P.Antonyuk

Главен счетоводител (подпис) V.T.Dudko

Ако документът е подписан от няколко лица, заемащи една и съща длъжност, техните подписи трябва да бъдат поставени на едно и също ниво.

Директор на завод "Луч" Директор на завод "Свет"

(подпис) В. Р. Сахно (подпис) Л. П. Котов

Подписът започва с инициали (преди фамилията), след това фамилията. Дешифрирането на подписа в скоби не е необходимо!

Тюлен

На някои документи, за да се консолидира юридическата сила, те поставят отпечатък на печата: договори, укази, заключения и др. Отпечатъкът трябва да улови част от длъжността и личен подпис.

дата

Датата се поставя под подписа вляво.

Официалното писмо е датирано в деня на подписването или утвърждаването му от ръководителя на институцията.

Има общоприет ред на датиране:

1. Елементите на датата се изписват на един ред с три двойки арабски цифри в последователност: ден, месец, година;
2. ако поредният номер на деня или месеца е номерът на първата десетка (от 1 до 9), тогава пред него се поставя нула: 03.01.15 .
3. Слово година,намаляване Ж. не слагай.

• Накрая проверете писмото за граматически грешки и вижте дали има нещо излишно.
• Накарайте колега или, ако е възможно, ръководител да прочете писмото. Погледът отвън ще помогне да се идентифицират недостатъците, които може да не бъдат забелязани.
• Не забравяйте да включите своя телефон/имейл адрес. Това често е необходимо за бързо разрешаване на проблема, посочен в писмото.
• В допълнение към общите универсални изисквания и правила за проектиране, трябва да се има предвид, че всеки тип документ има свои собствени характеристики на дизайна.

Не забравяйте, че не всички документи имат пълен списък с подробностите, изброени по-горе, а само определен набор от тези, които гарантират правната сила и пълнотата на този конкретен вид документ.

Успех с транзакциите и желаните отговори!

често задавани въпроси

Какво е хубаво да напишете в края на едно бизнес предложение?

Не използвайте думи и фрази в последния етап, които могат да се считат за манипулация („надяваме се на взаимноизгодно сътрудничество“, „благодарим предварително за отговора“, „ще изчакаме вашето писмо за отговор“ и др.).

Какво да напишем в края на писмото "с най-добри пожелания" или "с уважение"?

Определено, "с уважение", трябва да се придържате към бизнес стила на общуване.

Какво обикновено пишат в края на писмото, ако поискат бърз отговор?

Нищо подобно не се пише в бизнес писмо.

Трябва ли да напиша в подписа на имейл: "с уважение" или "с най-добри пожелания"?

"На Ваше разположение".

Как да замените подписа "с уважение"?

„С цялото ми уважение“, „С уважение“.

Как да завършим презентационно писмо?

Благодаря за вниманието.

Какъв е друг начин да напишете „бих искал да уведомя“?

„Искам да информирам“, „уведомявам“, „уведомявам“, „съобщавам“, „довеждам до знанието“.

Фразата: „Ще завърша доклада си с думи“, нали?

Когато приключите, бизнес писмото е важно. Вашето затваряне на писмото трябва да остави у читателя положително впечатление както за вас, така и за писмото, което сте написали. Когато затваряте писмото си, е важно да използвате подходяща, уважителна и професионална дума или фраза.

Повечето официални опции за затваряне на писма са запазени, но имайте предвид, че има известна степен на топлота и познатост сред опциите. Връзката ви с човека, на когото пишете, ще се определя от това, което изберете.

Прочетете по-долу, за да разберете някои от най-често срещаните налични опции за затваряне и да получите помощ, за да разберете кои са подходящи за вашата кореспонденция.

Примери за затваряне на писма

По-долу са затворени писма, подходящи за бизнес и свързани с работа писма. По-долу е дадена информация кога да използвате всеки от тях.

С уважение, с уважение, с уважение, с уважение- Това са най-простите и най-полезни средства за затваряне на писма, които да използвате в официална бизнес обстановка.

Те са подходящи в почти всички случаи и са чудесен начин да затворите мотивационно писмо или молба.

Искрено, сърдечно и с уважение- Тези затварящи писма запълват нуждата от нещо малко по-лично. Те са подходящи, ако имате информация за човека, на когото пишете. Може да сте изпращали имейли няколко пъти, да сте се срещали лице в лице или по телефона или да сте се срещали на събитие за работа в мрежа.

Топли поздрави, най-добри пожелания и благодарност- Тези затваряния на писма също са подходящи, ако имате известни познания или връзка с човека, на когото пишете. Тъй като те могат да се свържат със съдържанието на писмото, те могат да затворят смисъла на писмото. Използвайте ги само ако имат смисъл със съдържанието на вашето писмо.

Други примери за затваряне на писмо

Когато завършите писмото си, не забравяйте да изберете завършек на писмото, който съответства на темата на писмото ви, както и на вашата лична позиция и връзка с човека, на когото пишете. Ето няколко примера за избор.

Сърдечно,

На Ваше разположение,

В знак на благодарност,

в съчувствие,
На Ваше разположение,

Добре, благодаря
Добри пожелания,
Благодаря ти много,

На Ваше разположение,

На Ваше разположение,
На Ваше разположение,
На Ваше разположение,

Искрено Ваш,
Благодаря ти,

Благодаря ти,
Благодарим ви за помощта по този въпрос,
Благодаря за вниманието,
Благодаря за вашата препоръка,
Благодаря ви за отделеното време,
На Ваше разположение,

Сърдечни поздрави,
топло,
С благодарности,
С най-дълбоко съчувствие,
С благодарности,
С искрена благодарност
Със съчувствие
Вашата помощ е много ценена,

твоето сърце,
На Ваше разположение,
Искрено Ваш,
На Ваше разположение,
Главна буква

Заглавието на първата дума от вашето завършване. Ако вашето завършване е повече от една дума, запишете първата дума и използвайте малки букви за други думи.

Избягвайте затварянето на имейли

Има някои затваряния, които искате да избегнете във всяко бизнес писмо. Повечето от тях са твърде неформални. Следват примери за затваряния, които трябва да избягвате:

поздравления,
любов,
Пази се
хо хо,
Те са твърде неформални и някои (като Love" и "XOXO") предполагат ниво на интимност, което не е подходящо за бизнес писмо.

Избягвайте магазини, които са по-подходящи за изпращане на текстови съобщения с приятели или любими хора.

Вашият подпис

В края на писмото си поставете своя подпис. Ако това е физическо писмо, първо подпишете името си с химикал и след това въведете вашия въведен подпис по-долу.

Ако това е имейл, просто включете своя въведен подпис под изпращането.

Също така е важно да включите вашата информация за контакт в писмото си. Ако това е физически имейл, вашата информация за контакт ще бъде в горната част на имейла. Въпреки това, ако това е писмо, включете тази информация под своя въведен подпис. Това ще позволи на получателя лесно да ви отговори.

Как да форматирате края на писмо

След като сте избрали дума или фраза, която да използвате като изпращане, последвайте я със запетая, интервал и след това включете своя подпис.

Ако изпращате имейл на хартиен носител, оставете четири реда разстояние между края и името, което сте въвели. Използвайте това място, за да подпишете името си върху химикала.

Ако изпращате имейл, оставете едно разстояние между свободното затваряне и вашия въведен подпис. Посочете вашата информация за контакт точно под вашия въведен подпис.

Писане на писма

(интервал)
На Ваше разположение,
(интервал)
собственоръчен подпис
(за изпращане по пощата) (интервал)
Типичен подпис > Писмо с писмо
(интервал)

На Ваше разположение,
(интервал)
типичен подпис
Информация за контакт (чрез имейл)
Примерни писма и съвети за писане
Примерни писма

Примерни имейл съобщения

Примери за професионални имейл съобщения. Използвайте тези примери, за да форматирате вашите професионални имейл съобщения.
бизнес писма

Как се пишат бизнес писма, общият формат на бизнес писма и шаблони и примери за бизнес писма, свързани с работа.

Английската култура е немислима без изкуството на кореспонденцията. Векове наред английските дами и господа са си разменяли изискани послания, написани в съответствие със строгия етикет – той определя какво да се пише, кога и защо, с какви термини, по кое време на деня и на каква хартия. Писмата са играли – и все още играят – най-важната роля в живота на хората: карат те да се смееш, изненадват, интригуват, влюбват, обиждат до смърт и те изпълват с щастие.

7 основни вида неофициални писма

В лично писмо, можете

1. Боравене: по име, презиме или с думите „ господине/Мадам”:

2. Начална оферта. Тук обяснявате целта на вашето писмо. Това може да бъде оплакване, съгласие или отказ за приемане на покана, отговор на получено писмо.

3. Тяло на писмото: един или два абзаца, разкриващи темата.

4. Последен параграфв едно-две изречения. Обобщете написаното и изразете готовност да продължите кореспонденцията. Можете също така да благодарите предварително на получателя за услуга или бърз отговор.

5. Окончателна формулировка:

6. Дата и подпис(не е задължително).

За какво да внимавате

• Неформалното писане ви позволява да използвате изрази от различни стилове, както бизнес, така и неформални, в зависимост от ситуацията. Можете дори да използвате разговорен стил, жаргон, съкращения и съкращения. Само не прекалявайте с народен език, за да не изглежда писмото ви нахално, неучтиво. Някои изрази в разговорната реч звучат приемливо, но са неподходящи в писмо, дори ако писмото е неофициално.
• Идиоми и разговорни изразиобогатете езика на вашето писане - не се колебайте да ги използвате.
• Следвайте структурата на писмото, не претоварвайте изреченията със сложни конструкции и развивайте идеята последователно.
• Прието е да се оставя празен ред между параграфите за визуално удобство.По същата причина се препоръчва да започвате всеки параграф с малък отстъп в началото на първия ред, ако пишете на ръка.
• Използвайте времето, когато искате да изразите очакванията си (“ аз очаквам с нетърпение да те чуя...” - „Очаквам с нетърпение вашия отговор ...”) или относно целта на вашето писмо („ аз пиша до вас от името на/по отношение на...”-„ Пиша ви по молба / повод ...”). Използвайте или, когато съобщавате новини или описвате скорошни събития.
• опитвам разделете тялото на писмото на поне два или три абзацавместо да се опитвате да поберете всичко, което искате да кажете, в един голям параграф. Информацията се възприема много по-добре, като се разделя на логически части.
• Завършете писмото с въпросдо адресата да инициира продължаване на кореспонденцията. Така че показвате, че се интересувате от комуникация и чакате отговора му - и това ще бъде логичен завършек на писмото.

1. Писмо-покана

Има неофициални, полуофициални и. Такова писмо трябва да съдържа допълнителна информация за събитието (адрес, дата и час, дрескод на събитието) и, ако е необходимо, ясни инструкции как да стигнете до мястото.

Начална фраза:

Заключителна фраза:

2. Писмо за приемане на поканата

Има неофициални, полуофициални и бизнес. Съдържа ясно и недвусмислено съгласие за присъствие на събитието.

Начална фраза:

Заключителна фраза:

* Стилистично в този случай определението „прием“, а не „парти“ е по-подходящо за превод на думата парти, тъй като конструкцията на фразата е доста формална и най-вероятно се отнася за официален и полуофициален прием.

3. Писмо за отказ на покана

Има неофициални, полуофициални и бизнес. Изразява отказ да приеме покана.

Начална фраза:

Заключителна фраза:

4. Извинително писмо

Също така се случва бизнес и неформално. Писмото трябва да съдържа извинение и обяснение защо някой е бил неудобен или защо задълженията или обещанията не могат да бъдат изпълнени.

Начална фраза:

Заключителна фраза:

5. Писмо с отговор на рекламно предложение

Има бизнес и полуофициални.

Обикновено съдържа искане за допълнителна информация или искане за изясняване и допълване на информацията, получена по-рано.

Начална фраза:

Заключителна фраза:

​

"Да" и "не" лично писмо

Тези правила трябва да се спазват:

• Без значение колко неофициално е писмото ви, винаги бъдете учтиви.
• Посочете целта на писмото от самото начало.
• Използвайте наречия и съюзи, за да свържете мислите си в логическа верига: тогава(тогава), по късно(По късно), но(Но), по същото време(в същото време), накрая(най-накрая).
• Започнете нова мисъл на нов ред: текст, който не е разделен на параграфи, е труден за възприемане.
• Бъдете сдържани в изразяването на емоции, особено в полуофициални писма (жалби, поздравления, покани и др.).

И това трябва да се избягва:

• Не прекалявайте с удивителните знаци, дори ако пишете на приятел или близък роднина.
• Не забравяйте за уводните и заключителните фрази - ако писмото има ясно дефинирана логическа структура, то е по-лесно за четене и разбиране.
• Не прескачайте от мисъл на мисъл, не пишете хаотично. Мислите трябва да бъдат подредени в логическа последователност.
• Не използвайте дълги с множество второстепенни членове и . Целта на писмото - също и неформално - е да предаде вашите мисли на адресата от първия път, а не да го принуждава да препрочита всяко изречение, за да разбере смисъла на съобщението.

След като се запознахте с основните правила за писане на неофициални писма, ви предлагаме един доста интересен пример за неофициално писмо на английски език. Такива писма се превърнаха в истинска флаш тълпа в англоезичния интернет: те са написани от актьори, певци, известни блогъри. Напишете си такова писмо и вие: това е чудесен начин да се обърнете към себе си (макар и шестнадесетгодишен) и да направите равносметка на определен период от живота си:

Със сигурност много приятели, които са пътували до различни градове или държави, не обменят кратки съобщения в социалните мрежи всеки ден, но от време на време си пишат писма за живота си. Някой пише обикновена поща, някой - електронна. Писането на самото писмо е лесно, но как да завършите писмото? За мнозина проблем. Днес ще говорим за това как да завършим правилно писмо.

Писмо до приятел

За да завършите правилно писмо до приятел, първо прочетете отново целия текст едновременно и проверете за грешки. Може би сте пропуснали нещо, което можете да добавите по време на проверка на писмото.

За себе си трябва ясно да знаете: искате ли да получите отговор незабавно или очаквате отговор, когато се появи възможност? Преди да напишете нещо в края на писмото, вземете решение за логическа връзка, за да няма чувството, че писмото не е завършено, освен ако, разбира се, не искате да заинтригувате получателя.

Но как да завършите писмо до приятел напълно, оставяйки само малка фраза? Не си струва да се сбогувате твърде досадно, защото вероятно не се сбогувате така в живота. Когато редактирате писмото си, краят се оказа смислен и мисълта приключи, тогава в самия край в долната част на писмото можете да добавите фрази като:

• Вашата (аз) приятелка / приятел (име);
• >Изчакване на отговор;
• Искам да те видя скоро;
• Ще се видим;
• Изчакайте посещение;
• Ела скоро;
• Целувка (ИМЕ);
• Най-добри пожелания;
• С най-добри пожелания, вашият приятел / приятелка (Име).

Бизнес писмо

Когато попълвате бизнес писмо, трябва да го проверите още по-внимателно за грешки и грамотност на текста, така че всичко да е ясно посочено, така че да няма нищо излишно, естествено без думи като „че“, „да, няма проблем " и подобни. Тонът ви трябва да е доста доверчив и сравнително лесен за разбиране.

Приближавайки края на историята си, най-накрая трябва да заинтересувате адресата с нещо, защото краят на писмото е по-запомнящ се. Но това не означава, че не трябва да показвате всичките си карти в началото. Постепенно трябва да оставите интереса да расте и накрая да го отворите напълно, за да остане писмото ви в паметта.

Преди да помислите как да завършите бизнес писмо, трябва да запишете списъка с документи, приложени към писмото, ако има такива. Списъкът трябва да бъде номериран и документите трябва да бъдат вложени в реда, в който сте посочили преди това. Последната фраза, която се използва в бизнес писмо, може да звучи така:

• С уважение (Име);
• Надежда за сътрудничество;
• С уважение (Име);
• Благодаря ви, че се отзовахте на предложението ми.

Сбогом на английски в писма

Когато общувате с приятели или кореспондирате с любим човек, не е нужно да спазвате определени граници на общуване. Някъде можете да се пошегувате или да напишете дума, която не бихте могли да използвате в служебно писмо. Това ви позволява да общувате по-открито.

В наши дни сред младите хора е широко разпространен различен жаргон, който е неразбираем за по-старото поколение. Един от тези жаргони е замяната на руски думи с чужди. Как да завършите писмо на английски не се различава от предишните съвети. Всяко писмо трябва да бъде проверено, за да не загубите лицето си и да го изпратите с куп петна и недовършени мисли. Само в края можете да добавите такъв обрат като сбогом на английски. Например ще ви предоставим няколко подходящи фрази:

• С любов (име) - С любов (име);
• Talk to you later - Да говорим по-късно;
• Good Cheers!* - Добро настроение!*;
• Най-добри пожелания (Име) - С най-добри пожелания (ИМЕ);
• Ще се видим скоро - Ще се видим скоро;
• Yours, (Name) - Ваше / Ваше (Име);
• Всичко най-добро - С най-добри пожелания;
• Благодаря предварително - Благодаря ви предварително за отговора;
• Успех - желая ти късмет;
• Кажи здравей на всички - Кажи здравей на всички;
• Искрено Ваш (Име) - С уважение (Име);
• Искрено Ваш (Име) - Искрено Ваш / Ваше (Име).