1. Každá skutočnosť hospodárskeho života podlieha evidencii primárnym účtovným dokladom. Nie je dovolené akceptovať ako účtovné doklady doklady, ktoré dokumentujú skutočnosti ekonomického života, ktoré sa neuskutočnili, vrátane tých, ktoré sú základom imaginárnych a fingovaných transakcií.

2. Povinné náležitosti prvotného účtovného dokladu sú:

1) názov dokumentu;

2) dátum vyhotovenia dokumentu;

3) názov hospodárskeho subjektu, ktorý dokument zostavil;

5) hodnota prirodzeného a (alebo) peňažného merania skutočnosti ekonomického života s uvedením meracích jednotiek;

6) názov pozície osoby (osôb), ktorá dokončila transakciu, operáciu a osoby (osôb) zodpovednej za jej vykonanie, alebo názov pozície osoby (osôb) zodpovednej za vykonanie udalosti;

(pozri text v predchádzajúcom vydaní)

7) podpisy osôb uvedených v odseku 6 tejto časti s uvedením ich priezvisk a iniciál alebo iných údajov potrebných na identifikáciu týchto osôb.

3. Prvotný účtovný doklad musí byť vyhotovený pri spáchaní skutočnosti hospodárskeho života, a ak to nie je možné, ihneď po jej skončení. Osoba zodpovedná za evidenciu skutočnosti ekonomického života zabezpečuje včasný prenos prvotných účtovných dokladov na evidenciu údajov v nich obsiahnutých v účtovných registroch, ako aj spoľahlivosť týchto údajov. Osoba poverená vedením účtovníctva a osoba, s ktorou je uzatvorená zmluva o poskytovaní účtovných služieb, nezodpovedajú za súlad prvotných účtovných dokladov zostavených inými osobami s naplnenými skutočnosťami hospodárskeho života.

(pozri text v predchádzajúcom vydaní)

4. Formy prvotných účtovných dokladov určuje vedúci hospodárskeho subjektu na odporúčanie zamestnanca zodpovedného za vedenie účtovných záznamov. Formy primárnych účtovných dokladov pre organizácie verejného sektora sú stanovené v súlade s rozpočtovou legislatívou Ruskej federácie.

(pozri text v predchádzajúcom vydaní)

5. Primárny účtovný doklad sa vyhotovuje na papieri a (alebo) vo forme elektronického dokumentu podpísaného elektronickým podpisom.

6. Ak legislatíva Ruskej federácie alebo dohoda ustanovuje predloženie primárneho účtovného dokladu inej osobe alebo štátnemu orgánu v listinnej podobe, je hospodársky subjekt povinný na žiadosť inej osoby alebo orgánu štátnej správy na jej na vlastné náklady vyhotoviť papierové kópie prvotného účtovného dokladu vyhotoveného vo forme elektronického dokumentu.

7. V primárnom účtovnom doklade sú povolené opravy, pokiaľ federálne zákony alebo regulačné právne akty štátnych účtovných regulačných orgánov neustanovujú inak. Oprava v prvotnom účtovnom doklade musí obsahovať dátum opravy, ako aj podpisy osôb, ktoré zostavili doklad, v ktorom bola oprava vykonaná, s uvedením ich priezvisk a iniciál alebo iných údajov potrebných na identifikáciu týchto osôb.

8. Ak sú v súlade s právnymi predpismi Ruskej federácie zadržané primárne účtovné doklady, a to aj vo forme elektronického dokladu, kópie zaistených dokladov vyhotovené spôsobom ustanoveným právnymi predpismi Ruskej federácie sa zahrnuté v účtovných dokladoch.

Banky dnes naživo

Výrobky označené týmto symbolom vždy relevantné. Toto sledujeme

A odpovede na komentáre k tomuto článku dáva kvalifikovaný právnik a tiež samotný autorčlánky.

Primárne dokumenty účtovnej správy sú najdôležitejším článkom v toku dokumentov každej spoločnosti. Bez nich nebude možné nielen správne vypočítať všetky príjmy, výdavky a príjmy, ale ani správne vypočítať (a ešte viac potvrdiť daňovým úradom) odvody na daňový úrad. Čo je to „primárny“ a aké sú naň požiadavky? Poďme na to.

Je potrebné pochopiť, čo sa pod touto definíciou vo všeobecnosti myslí. Primárne účtovné doklady sú teda potvrdenia o obchodných transakciách uskutočnených v podniku, ktoré priniesli určitý ekonomický efekt. Ide o podporný dokument – ​​napríklad nejaký druh faktúry.

Tieto doklady sú dôležité nielen pre účely účtovníctva. Sú potrebné na dodržiavanie daňových zákonov a potvrdenie všetkých transakcií. Pomocou primárnych dokumentov môžete určiť rozsah záväzkov spoločnosti voči štátu. Daňový úrad bude tieto potvrdenia vyžadovať na overenie správnosti výpočtov.

Primárne dokumenty musia byť vyhotovené ihneď v čase operácie, prípadne ihneď po jej ukončení. To druhé je však možné len vtedy, ak nie je možné vybaviť si papierovanie počas procesu.

A stojí za to pripomenúť, že takéto oneskorenia sú veľmi odrádzané a sú povolené len vo výnimočných situáciách.

čo je "primárne"

Tento typ dokumentu je ten, ktorý potvrdzuje už vykonané obchodné akcie. Napríklad nákup nového sústruhu. Bez primárnej dokumentácie schopnej potvrdiť tú či onú akciu nie je možné zaúčtovať náklady/výnosy alebo príjem čohokoľvek do účtovnej knihy.

Primárne dokumenty môžu byť elektronické alebo papierové - nie je žiadny rozdiel. Jedinou zvláštnosťou takejto správy elektronických dokumentov je, že na potvrdenie je potrebný elektronický podpis. Niektoré podniky však môžu obmedziť používanie digitálnych funkcií. Podľa podmienok zmluvy alebo v niektorých prípadoch upravených zákonom je možné požadovať poskytnutie len papierového „primárneho“ dokumentu.

Prvotný účtovný doklad musí obsahovať všetky potrebné údaje pre účtovanie o podnikateľskej činnosti. V opačnom prípade môžu vzniknúť daňové problémy. Ak nemôžete potvrdiť žiadny výdavok alebo príjem, výška zrážok sa môže zvýšiť.

Takýto dokument je dôkazom toho, že v ekonomike organizácie boli podniknuté nejaké kroky, ktoré ovplyvnili ekonomickú situáciu.

Zoznam účtovných dokladov

Zaujímavé je, že zákon neupravuje konkrétne dokumenty, takže si môžete vybrať z mnohých prijateľných možností. Umožní vám to upraviť pohodlie pri vytváraní prehľadov. Ale aký druh „primárnej“ vôbec existuje?

  1. Dohoda. Obsahuje konkrétne podmienky obchodnej transakcie. Uvádza všetky finančné nuansy a zodpovednosť všetkých zúčastnených strán za implementáciu.
  2. Baliaci zoznam. Výpis všetkých poskytnutých služieb alebo prevedených tovarov. Uchováva ho každý účastník transakcie - budete si musieť urobiť kópie.
  3. Osvedčenie o prevode a prevzatí. Potvrdzuje, že služba bola vykonaná v plnom rozsahu a jej kvalita spĺňa dohodnuté podmienky. Tento úkon potvrdzuje prevzatie vykonanej práce a tým aj úplný súhlas objednávateľa.
  4. Osvedčenie o prevode a prevzatí č. OS-1. Na rozdiel od predchádzajúceho dokladu sa používa pri evidencii činností so vstupom a výstupom dlhodobého majetku.
  5. Skontrolujte. Potvrdenie ochoty zaplatiť za produkt alebo službu. Na faktúre môžu byť uvedené dodatočné podmienky a ceny za poskytnuté služby. Tento dokument umožňuje aj vrátenie peňazí.
  6. Výplatná páska. Používa sa na riešenie obchodných problémov súvisiacich s personálom. To znamená, že tieto vyhlásenia zohľadňujú všetky platové situácie. Do výplatnej pásky je potrebné zahrnúť nielen samotnú mzdu. Ale aj všetky bonusy, nadčasy, stimuly a iné peňažné „infúzie“ do zamestnanca.
  7. Pokladničné doklady. Nevyhnutné pre účtovanie finančných transakcií pri predaji tovaru alebo služieb. Do tejto kategórie patrí nielen pokladničná kniha, ale aj príjemky a výdajky.

Prečítajte si tiež:

Ako sa dostať k svojim peniazom, ak je banka v likvidácii a čo robiť, aby ste sa do takejto situácie nedostali

Prirodzene, všetky tieto dokumenty sú vypracované odlišne v závislosti od stanovených pravidiel a postupov. Základné pravidlá sú definované a musia sa dodržiavať pri vytváraní primárneho.

Klasifikácia primárnych dokumentov

Existuje niekoľko spôsobov, ako kategorizovať účtovné záznamy. To výrazne zjednodušuje definíciu a samotný tok dokumentov. Zoskupovanie prebieha podľa určitých princípov a vlastností.

Primárne dokumenty sú teda rozdelené:

  1. Podľa účelu. Existujú administratívne – splnomocnenia a platobné rozkazy; výkonný/osvobozujúci – výplatné pásky a potvrdenia o vykonanej práci; účtovné doklady – výkazy, výpočty a potvrdenia; kombinované – hotovostné príkazy, zálohové správy a reklamácie; a prísne formuláre hlásení - predplatné, knihy príjmov atď.
  2. Podľa objemu dátového obsahu. Zahrnuté sú skutočné prvotné doklady – hotovostné príkazy a šeky; a konsolidované prvotné doklady - pokladničné výkazy za určité obdobie a výkazy.
  3. Podľa spôsobu reflektovania obchodných transakcií. Existujú jednorazové zostavy - pokladničné zostavy; a kumulatívne výpisy a karty limitov.
  4. Podľa miesta zostavenia. Delí sa na interné (všetko formalizované organizáciou) a externé (prijaté od dodávateľov, outsourcerov atď.).

Táto komplexná klasifikácia odráža takmer všetky primárne dokumenty, s ktorými sa môže účtovníctvo pri príprave výkazov stretnúť.

Účtovné registre pre primár

Každý primárny dokument prijatý účtovným oddelením musí byť zaregistrovaný. Preto existujú špeciálne účtovné registre. Ide o špeciálne počítacie tabuľky vyrobené v špecifickej forme. Sú potrebné na zhromažďovanie informácií o obchodných transakciách na účtoch a nenechajte sa zmiasť v hromade certifikátov, faktúr a pod.

Účtovné registre sú rôzne. Spravidla sú rozdelené do nasledujúcich kategórií:

  1. Po dohode. To zahŕňa chronologické (dokumenty sa zaznamenávajú tak, ako sa objavujú), systematické (primárny dokument sa zaznamenáva s prihliadnutím na jeho zoskupovacie charakteristiky). Kombinácia týchto dvoch typov sa nazýva synchronistické registre – v ideálnom prípade by to malo robiť účtovníctvo.
  2. Zhrnutím údajov. Do tejto kategórie patria integrované (od konkrétneho k všeobecnému) a diferencované (od všeobecného k osobitnému).
  3. Podľa vzhľadu. Všetko je veľmi jednoduché – sú rozdelené podľa fyzickej podoby registra. Môže byť vo forme karty, knihy, elektronického média a pod.

Správna údržba účtovných registrov výrazne zjednoduší prácu a ochráni pred mnohými problémami.

Požiadavky na primárnu dokumentáciu

Keďže primárny doklad je dôležitou súčasťou toku účtovných dokladov, je potrebné pri jeho vedení a vypĺňaní postupovať veľmi opatrne. Existujú určité požiadavky, normy a štandardy, ktoré sa budú musieť dodržiavať.

Prečítajte si tiež:

Kedy je to možné a kedy by ste mali štúdium zahrnúť do svojich pracovných skúseností?

Čo by malo byť v primárnom

Prvotné účtovné doklady musia byť vytvorené podľa určitých štandardov, aby ich daňové úrady mohli bez problémov akceptovať a nikto v budúcnosti nemal problémy. Preto je potrebné v primárnom dokumente uviesť tieto informácie:

  1. Názov konkrétneho dokumentu.
  2. Dátum zostavenia.
  3. Meno subjektu, ktorý (alebo v mene koho) sa vykonáva táto alebo tá akcia.
  4. Čo je podstatou obchodnej transakcie?
  5. Merače obchodných transakcií. Existujú hotovosť alebo naturálie. Ak je to prirodzené, musíte uviesť, čo sa meria.
  6. Osoby zodpovedné za správny priebeh operácie a prípravu podkladov k nej. Nezabudnite uviesť polohy.
  7. Podpisy zúčastnených osôb, ich celé mená a ďalšie informácie, ktoré pomôžu pri ich identifikácii.

Prítomnosť všetkých týchto údajov je potrebná nielen na potvrdenie, že operácia bola skutočne vykonaná. Informácie uvedené v dokumente umožnia v prípade potreby overiť všetky ukazovatele, kontaktovať aktérov a objasniť niektoré body.

Pravidlá prípravy primárnej dokumentácie

Je dôležité mať na pamäti, že pri vytváraní takýchto dokumentov nestačí len brať do úvahy údaje, ktoré by mali niesť. Predpisy stanovujú určité pravidlá na uchovávanie a vytváranie takýchto dokumentov. Ak dôjde k ich porušeniu alebo ak budú mať daňoví inšpektori pochybnosti, budete musieť dokument nielen prerobiť, ale aj zaplatiť vysokú pokutu. Najmä ak porušenie nie je prvé.

  1. Píšte striktne bez chýb (vrátane interpunkcie) a škvŕn. Vyhnite sa preklepom v elektronických dokumentoch.
  2. Môžete použiť akékoľvek perá. Je ale vhodné vybrať také, ktoré sa pri písaní nerozmazávajú – tým sa na papieri roznesú nečistoty, čo je neprípustné.
  3. V prípade predpokladov, že sa bude realizovať nejaký druh obchodnej transakcie, je potrebné vyhotoviť doklady. V krajnom prípade (čo sa vôbec neodporúča) môžete ihneď po operácii vypracovať a odovzdať primárnu správu.
  4. Absolútne všetky vypočítané údaje prezentované v digitálnej forme musia byť duplikované slovami.
  5. Ak v úvodnom formulári nie sú žiadne údaje na vyplnenie údajov, musíte tam vložiť pomlčku. Ponechanie prázdnych riadkov je prísne zakázané.

Je dôležité mať na pamäti, že čím zodpovednejší je účtovník pri vypĺňaní primárnych dokumentov, tým menej problémov bude mať organizácia v budúcnosti.

Čo robiť, ak už došlo k chybe?

V situácii, keď je potrebné opraviť jeden alebo druhý primárny dokument, musíte vedieť, čo sa dá a čo nie. Takže pri oprave chýb môžete:

  1. Nesprávne informácie prečiarknite a vedľa nich uveďte správne informácie. Je potrebné uviesť podpis osoby, ktorá údaje opravila, ako aj pokyn „Veriť opravenému“ a konkrétny dátum vykonania opravy.
  2. Urobte si ďalšie poznámky. Používa sa, ak boli vykonané celkové hodnoty transakcií, ale v dôsledku toho sa ukázali byť o niečo vyššie. V tomto prípade je potrebné zaúčtovať zostatky do nového dokladu a zohľadniť ich v aktuálnom alebo nasledujúcom vykazovacom období.
  3. Vykonajte obrat. To znamená, opravte zadanie pomocou záporných hodnôt: zapíšte nesprávne údaje červenou pastou a potom vedľa nich uveďte správne údaje.

    Dokumentácia, význam primárnych dokumentov

    Podrobnosti primárnych dokumentov, zjednotenie a štandardizácia dokumentov

    Druhy účtovných dokladov

    Postup registrácie, prijímania, overovania, spracovania a uchovávania dokumentov

    Organizácia toku dokumentov

      1. Dokumentácia, význam primárnych dokumentov

Pre úplnú a nepretržitú reflexiu účtovných objektov je potrebné v prvom rade evidovať každú obchodnú transakciu. Na tento účel je prvým prvkom účtovnej metódy dokumentácia. Dokumentácia- metóda primárneho odrazu účtovných objektov, umožňujúca ich nepretržité a nepretržité sledovanie.

Podľa Predpisov o účtovníctve a finančnom výkazníctve v Ruskej federácii (schválených nariadením Ministerstva financií Ruskej federácie č. 34-n z 29. júla 1998) „všetky obchodné transakcie musia byť zdokumentované podpornými dokumentmi. Tieto doklady slúžia ako prvotné účtovné doklady, na základe ktorých sa vedie účtovníctvo.“

Dokument v preklade z latinského documentum znamená dôkaz, dôkaz.

Primárny účtovný doklad – písomné potvrdenie, ktoré potvrdzuje skutočnosť, že ide o obchodnú transakciu alebo oprávnenie ju uskutočniť.

Primárne účtovníctvo - Ide o jediný, v priebehu času sa opakujúci, organizovaný proces zhromažďovania, merania, zaznamenávania, zhromažďovania a uchovávania informácií o ekonomických činnostiach.

Význam prvotných účtovných dokladov vo finančnej a ekonomickej činnosti podniku:

    Doklady slúžia ako podklad a potvrdenie správnosti účtovných údajov.

    Používajú sa na prevádzkové vedenie a riadenie.

    Na základe dokladov sa vykonáva sledovanie účtovných objektov.

    Dokumenty majú právny význam. Používajú sa ako dôkaz v sporoch na súde.

    Dokumenty majú kontrolnú hodnotu.

      1. Podrobnosti primárnych dokumentov, zjednotenie a štandardizácia dokumentov

Rekvizity v preklade z latinčiny requisitum znamená požadovaný, potrebný.

Podrobnosti– ukazovatele charakterizujúce obchodnú transakciu premietnuté do dokladu.

Podrobnosti sú povinné a nepovinné.

Podľa odseku 2 článku 9 federálneho zákona „o účtovníctve“ č. 402-FZ zo dňa 6. decembra 2011. Povinné náležitosti prvotného účtovného dokladu sú:

1) názov dokumentu;

2) dátum vyhotovenia dokumentu;

3) názov organizácie;

5) množstvo prirodzeného a (alebo) peňažného merania skutočnosti ekonomického života s uvedením jednotiek merania;

6) mená pozícií osôb zodpovedných za uskutočnenie skutočnosti ekonomického života;

7) osobné podpisy označených osôb s uvedením priezvisk a iniciál.

Ďalšie podrobnosti nie sú právne schválené. Do všetkých dokladov okrem dokladov o prvotnom zaúčtovaní finančných prostriedkov ich zapisuje sám podnik. Ďalšie podrobnosti môžu zahŕňať: adresu a telefónne číslo organizácie, priezvisko strán zapojených do transakcie atď.

Pred nadobudnutím účinnosti nového federálneho zákona „o účtovníctve“ č. 402-FZ zo dňa 6. decembra 2011. (tento zákon nadobudol účinnosť 1. januára 2013) sa veľká pozornosť venovala zjednocovaniu a štandardizácii prvotných účtovných dokladov. Doklady boli prijaté do účtovníctva, ak boli vyhotovené v súlade s formulárom obsiahnutým v albumoch jednotných foriem prvotnej účtovnej dokumentácie. Tieto albumy vyvinul ruský štátny štatistický výbor (teraz Rosstat) po dohode s ruským ministerstvom financií. Schválených bolo asi 250 jednotných foriem dokumentov.

Zjednotené dokumenty sú štandardné dokumenty určené na evidenciu homogénnych transakcií v organizáciách s rôznymi formami vlastníctva a odvetvovou príslušnosťou.

Okrem toho rezortné ministerstvá vypracovali jednotné dokumenty pre podniky vo svojich odvetviach. Napríklad ruské ministerstvo poľnohospodárstva vyvinulo jednotné dokumenty na zaznamenávanie poľnohospodárskych produktov, zvierat, pôdy atď.

Štandardizácia dokumentov je stanovenie rovnakých štandardných veľkostí pre štandardné dokumenty. Bolo to urobené s cieľom znížiť spotrebu papiera a zjednodušiť spracovanie a skladovanie dokumentov.

Nadobudnutím účinnosti federálneho zákona „o účtovníctve“ č. 402-FZ zo dňa 6. decembra 2011. Podniky sú oslobodené od povinnosti používať jednotné dokumenty vypracované Goskomstatom a rezortnými ministerstvami. Podľa § 9 ods. 4 tohto zákona formuláre prvotných dokladov schvaľuje vedúci podniku na odporúčanie hlavného účtovníka (alebo osoby poverenej vedením účtovníctva). Pri vytváraní formulárov dokumentov musí účtovník zahrnúť všetky požadované podrobnosti a urobiť ich kompaktnými. Hlavní účtovníci spravidla predkladajú na schválenie jednotné formy dokumentov.

Všetka primárna dokumentácia je potvrdením o finančnej činnosti spoločnosti. Tieto účtovné doklady budú primárne vyžadovať regulačné orgány pri kontrole. Preto sú na údržbu a skladovanie takýchto papierov kladené zvýšené požiadavky.

Primárna dokumentácia, alebo ako ju nazývajú virtuózni účtovníci, primárna dokumentácia, je dôkazom finančných záležitostí spoločnosti. Navyše, keďže tieto dokumenty majú právnu silu, môžu spoločnosti buď pomôcť v kontroverzných otázkach, alebo ju môžu podraziť. Týmito dokladmi sú: zmluva, faktúra, platobné doklady, dodací list, faktúra, predajný doklad a iné.

Formy primárnych dokumentov sú zjednotené. V prípade potreby sa do formulára pridajú ďalšie riadky, ale zároveň sa zachovajú hlavné. Toto je uvedené v predpisoch o účtovníctve a účtovníctve v Ruskej federácii (nariadenie Ministerstva financií Ruska z 29. júla 1998 č. 34 n (v znení z 26. marca 2007 č. 26 n). Výnimkou sú formuláre na vykonávanie hotovostných transakcií (Nariadenie Štátneho štatistického výboru Ruska z 24. marca 1999 č. 20).

Všetky zmeny a doplnky vykonané v štandardnom formulári schvaľuje príkaz vedúceho spoločnosti.

Organizácia samostatne vypracuje formuláre primárnych dokumentov, ak požadovaný formulár nie je dostupný v katalógu jednotných formulárov. Povinná podmienka: takéto formuláre musia obsahovať potrebné údaje.

  1. Aký je názov dokumentu?
  2. Pri zostavovaní.
  3. Informácie o organizácii, ktorá dokument zostavuje.
  4. Uveďte, čo pre tento doklad obsahuje konkrétna obchodná transakcia, náklady na transakciu (peňažné alebo naturálne).
  5. Zoznam osôb zodpovedných za vyhotovenie dokumentu s povinným podpisom.

Vyššie uvedené podrobnosti sú uvedené vo federálnom zákone „o účtovníctve“.

Všetky primárne dokumenty musia byť včas predložené účtovnému oddeleniu. Dodržiavanie chronológie zadávania informácií je jednou z hlavných podmienok správneho účtovníctva.

Pre pohodlné účtovanie sú všetky primárne záznamy rozdelené do skupín - tabuľka:

Názov skupiny Čo je zahrnuté
Organizačné a administratívne dokumenty Patria sem príkazy, splnomocnenia, pokyny. To znamená, že ide o papiere, ktoré dávajú „zelenú“ na vykonávanie obchodných transakcií.
Podporné dokumenty Fakturačné hárky, akceptačné listy, pokladničné príkazy - to sú tie, ktoré potvrdzujú skutočnosť obchodnej transakcie. Údaje uvedené v týchto dokladoch podliehajú povinnému zápisu do účtovných registrov.
Účtovné doklady Používajú sa pri absencii štandardných jednotných formulárov na kombinované spracovanie podporných a administratívnych dokumentov. Napríklad príkaz na výdavky sa považuje za administratívny aj podporný dokument. Mzdový list súčasne indikuje potrebu platby podľa zoznamu a potvrdzuje platbu.

A ďalším úspešným vynálezom účtovníckej služby je rozvrh toku dokladov. Vezmite prosím na vedomie: forma rozvrhu musí byť zohľadnená v účtovných zásadách organizácie.

Harmonogram toku dokumentov

Príslušné riadky a stĺpce odrážajú údaje o pohyboch výkazov. Obrovským plusom tohto harmonogramu je, že všetky vydané doklady sú pod kontrolou. Hlavnou vecou je nezabudnúť na príslušné záznamy.

Vyplňte podľa pravidiel

Začnime tým, že prvotné údaje odovzdané účtovnému oddeleniu treba skontrolovať. Čo skontrolovať:

  1. Množstvo náplne (všetky potrebné riadky a sekcie sú vyplnené).
  2. Správnosť vyplnenia (zadané údaje musia zodpovedať miestu zadania, rozpory v údajoch sú neprípustné).
  3. Spoľahlivosť informácií (kontrola matematických operácií, odsúhlasenie so sprievodnými dokumentmi).

Overený doklad je potrebné zapísať do účtovných registrov.

Rada: aby ste sa vyhli chybe opakovaného premietnutia dokladu do účtovníctva, mali by ste urobiť nasledovné. Na zadnej strane tlačiva je uvedený dátum a registračné číslo v registri.

Ako vyplniť prvotné účtovné doklady v roku 2017

  • Všetky zápisy vykonané v prvotných účtovných dokladoch musia mať dlhú trvanlivosť.
  • Je povolené používať papierové dokumenty spolu s elektronickými, ktoré musia byť podpísané digitálnym podpisom (federálny zákon 402-FZ zo 6. decembra 2011).
  • Použitie pečate je povinné na tých dokumentoch, kde je na to miesto.

Od 4. 7. 2015 získali akciové spoločnosti a spoločnosti s ručením obmedzeným oprávnenie na činnosť bez okrúhlej pečate (spolkový zákon 82-FZ zo 4. 6. 2015). Skontrolujte, čo je napísané v charte o používaní pečate. Ak spoločnosť naďalej používa pečať, nie sú potrebné žiadne zmeny v charte. Lehota na vykonanie takýchto zmien v stanovách spoločnosti nie je zákonom stanovená. Zmeny by ste však nemali odkladať, aby ste do finančných dokumentov nezaviedli veľa rozporov.

  • Porovnanie peňažných a prírodných ukazovateľov. Nie je potrebné uvádzať obe naraz, stačí jeden (federálny zákon 402-FZ). Stáva sa, že je vhodnejšie uviesť ktorýkoľvek indikátor (napríklad pri presune materiálov v rámci spoločnosti sa používa prirodzený indikátor). V osvedčení o akceptácii služby je pohodlnejšie uviesť iba informácie o nákladoch, ale aby sa predišlo nedorozumeniam, typy služieb sú uvedené dodatočne.
  • Podpis zodpovednej osoby. Zákon Ruskej federácie nehovorí nič o faksimile podpisov na primárnych dokumentoch. List Federálnej daňovej služby Ruskej federácie č. 3–1.11.469 z 23. septembra 2008 sa zaoberá stanoviskom daňovej služby k faksimile na dokumentoch.
  • Mena, v ktorej je doklad vyhotovený. Hlavnou menovou jednotkou je rubeľ. Dokonca aj vtedy, keď zmluvné podmienky hovoria o konvenčných jednotkách. Pretože všetky transakcie v účtovníctve sa oceňujú v rubľoch (federálny zákon 402-FZ zo dňa 6. decembra 2011). Nikto nezakazuje pridať ďalšie stĺpce označujúce sumy v cudzej mene, ale stĺpec označujúci sumu v rubľoch musí byť prítomný. V opačnom prípade hrozí odpočet výdavkov a odpočty DPH.

Zoznam primárnych dokumentov

Dohoda

Pojem „dohoda“ upravuje čl. 420 Občiansky zákonník Ruskej federácie. Zmluva je dohoda o vzniku (zmene) alebo zániku práv a povinností medzi zmluvnými stranami. Každá zmluvná strana je povinná dôkladne si prečítať podmienky zmluvy. Po dohode sa pripojí podpis a pečiatka každej strany. Zmluva ako primárny dokument má plnú právnu silu, každá strana musí mať podpísanú kópiu. Všetky body uvedené v obsahu musia zmluvné strany splniť v súlade so svojimi záväzkami. Spory sa riešia pokojne alebo súdnou cestou.

A ešte jedna vec. Nie vo všetkých situáciách je uzavretie dohody uznaním vzájomných práv a povinností. Potvrdenie prijaté pri nákupe produktu alebo služby sa vykazuje ako rovnaká zmluva.

Skontrolujte

Za prvotný účtovný doklad sa považuje faktúra na úhradu prijatá od predajcu produktu alebo služby. Na základe sumy uvedenej na faktúre kupujúci uskutoční platbu. V platobných dokladoch je žiaduce mať odkaz na tento doklad (napr. platobný doklad obsahuje slovné spojenie „platba na faktúru č. 35/7 zo dňa 31.1.2017“). Môžu nastať situácie, kedy bude ťažké dokázať, že platba bola vykonaná špeciálne na konkrétnu faktúru.

Pre kupujúceho produktu (služby) je predložená faktúra akousi zárukou, že predávajúci nezmení pevnú cenu v stanovenej lehote (1–5 dní). Dobu platnosti faktúry na úhradu určuje predávajúci. Kupujúci vykoná platbu v uvedenej lehote.

Faktúra na zaplatenie

Ak platba nie je možná z viacerých dôvodov (napríklad problémy s účtovnou počítačovou sieťou, finančné problémy), potom je vhodné na aktuálnu situáciu upozorniť predajcu, najlepšie vopred. Je možné, že dátum faktúry sa zmení, ale podmienky nákupu zostanú rovnaké.

Platobné doklady

Tento typ účtovných dokladov zahŕňa: šeky na úhradu (komoditné, hotovostné), platobné príkazy, žiadosti o platbu.

Pri nákupe tovaru (služby) za hotovosť z pokladne organizácie by ste si určite mali uschovať pokladničný doklad a odovzdať ho do účtovníctva.

Pokladničný doklad

Ak na účtenke nie je uvedené, aká platba sa uskutočňuje v hotovosti, je potrebné k pokladničnému bloku priložiť pokladničný blok. Obsahuje súpis nakúpeného tovaru (služby) s uvedením, v akom množstve a za akú cenu bola platba vykonaná. Potvrdenie o predaji je nalepené pečiatkou predávajúceho a podpisom osoby zodpovednej za predaj tovaru (služby).

Predajný doklad bez pokladničného dokladu sa uznáva ako primárny doklad, pretože individuálny podnikateľ má právo pracovať bez registračnej pokladnice (s povinnou podmienkou vystavenia dokladu o predaji).

Predajný doklad vydaný individuálnym podnikateľom bez použitia registračnej pokladnice

Toto je uvedené v zákone Ruskej federácie 54-FZ „O používaní pokladničného zariadenia pri hotovostných platbách a platbách platobnými kartami“ (relevantné v roku 2017).

Pri platbe za tovar (služby) medzi právnickými osobami prostredníctvom bežného účtu sa vystavuje nákladný list.

Baliaci zoznam

Každá strana je zostavená podľa vzoru (vyžadujú sa podpisy zodpovedných osôb a pečiatka). Sumy uvedené na dodacom liste a na faktúre sa musia zhodovať. V niektorých prípadoch je vhodné použiť faksimilný podpis, táto skutočnosť by mala byť určite uvedená v zmluve o dodaní tovaru (služby).

Pri platbe faktúry za produkt (službu) cez bežný účet je vystavený príkaz na úhradu.

Platobný príkaz

Ide o jednotný formulár dokumentu, najčastejšie vyplnený na výpočtovej technike. Platbu pripravenú na platbu je možné previesť do banky na papieri alebo pomocou špeciálneho bankového programu „Clint-Bank“ (čo je oveľa rýchlejšie). Pred odoslaním si musíte skontrolovať všetky údaje o príjemcovi platby, aby nedošlo k nedorozumeniam, najmä ak s protistranou spolupracujete prvýkrát. Starostlivo vyplňte údaje o tom, za čo platíte. Užitočný by bol podrobný popis s povinným uvedením detailov účtu (dátum, číslo).

Žiadosť o platbu je primárny dokument, v ktorom veriteľ požaduje od dlžníka splatenie dlhu prostredníctvom banky.

Žiadosť o platbu

Existuje požiadavka bez prijatia: v tomto prípade sa peniaze automaticky odpíšu z účtu dlžníka. Požiadavka na akceptáciu znamená prítomnosť akceptácie zo strany dlžníka. Dohoda však môže stanoviť podmienky vrátenia vzniknutého dlhu, v tomto prípade sa vrátenie dlhu prostredníctvom banky uskutočňuje bez akceptácie.

Formulár faktúry sa používa v prípadoch, keď sa eviduje DPH.

Faktúra

Sú pripravení na faktúry a úkony. Zaplatenie preddavku na základe zmluvy je tiež dôvodom na vystavenie faktúry. DPH sa odvádza na základe faktúr a faktúr. Za zmienku stojí, že všetci platitelia DPH sú povinní vystavovať faktúry. Oveľa pohodlnejšie je vypĺňať formuláre pomocou automatizovaných programov.

Vykonávanie zmien

Je prísne zakázané vykonávať zmeny v hotovosti a bankových dokladoch (článok 9 federálneho zákona Ruskej federácie „o účtovníctve“).

Zmeny v iných základných dokumentoch sú prípustné, ale za predpokladu, že všetci účastníci obchodnej transakcie sú oboznámení s vykonanými zmenami. Povedomie o zmenách medzi účastníkmi potvrdzujú svojimi podpismi s uvedením dátumu zmien.

Oprava sa vykoná takto: nesprávny zápis v doklade sa opatrne prečiarkne tenkou čiarou. Zároveň to, čo je prečiarknuté, je jasne čitateľné. Správny záznam sa zadáva nad alebo vedľa opravy. Vedľa prečiarknutého riadku alebo tam, kde je dostatok voľného miesta, je napísaný nápis „Verte opravenému“. Musí byť uvedené celé meno. osoba, ktorá zmeny vykonala, dátum a podpis.

Koľko rokov treba uchovávať účtovné doklady?

Miesto uloženia

Optimálne miesto na uloženie primárnych materiálov je v archíve. Je dôležité správne pripraviť dokumenty na uloženie do archívu:

  • Triedenie v chronologickom poradí.
  • Vybavenie podľa typu.
  • Viazanie a zakladanie dokumentov do šanónov.
  • Príprava sprievodného certifikátu.

Je dôležité zabezpečiť bezpečnosť účtovných registrov pred neoprávnenými opravami. Opravu chýb je možné vykonať len úradným spôsobom s podpisom toho, kto úpravu vykonal. Pre vašu informáciu, práve v registroch sa zhromažďujú informácie o prvotných dokladoch prijatých do účtovníctva.

Je tu aj obchodné tajomstvo: obsah registrov je presne taký. Zverejnenie informácií o obsahu je trestné podľa ruského práva.

Trvanie uloženia

Federálny zákon Ruskej federácie „o účtovníctve“ (článok 17), ako aj archívna legislatíva (nariadenie Ministerstva kultúry Ruskej federácie z 25. augusta 2010 č. 558) stanovuje lehotu uchovávania firemných dokumentov. Pre prvotné účtovné doklady je táto lehota minimálne 5 rokov.

Lehota uloženia sa začína počítať od 1. januára roku nasledujúceho po roku uloženia dokumentu do archívu.

Ak organizácia poruší dobu skladovania primárnych materiálov, kontrolné orgány majú právo ukladať pokuty (článok 120 daňového poriadku Ruskej federácie). Pokuta sa pohybuje od 10 000 do 40 000 rubľov v závislosti od stupňa porušenia.

Mimochodom, na kontrolu zo strany daňových úradov budú relevantné iba dokumenty staré tri roky. Za absenciu primárnej správy zo staršieho obdobia nemajú inšpektori právo na pokutu podľa článku 120 daňového poriadku Ruskej federácie.

Účtovná služba spoločnosti je povinná nielen riadne evidovať prvotné doklady, ale aj zabezpečiť ich bezpečnosť. Iba v tomto prípade sa tvrdenia daňových úradov ukážu ako neopodstatnené.

Primárna dokumentácia slúži ako podklad pre zadávanie účtovných zápisov do účtovných registrov. Tieto formuláre sú určené na zaznamenanie pravosti skutočnosti obchodnej transakcie, ktorá viedla k zmene ekonomickej situácie podniku, na papier. Registrácia primárnej registrácie je upravená zákonom. Každá šablóna musí spĺňať požiadavky zákona č. 402-FZ zo 6. decembra 2011.

Formy a typy primárnej dokumentácie

Formy primárnych dokumentov, ktoré používajú podnikateľské subjekty, môžu účastníci transakcie zjednotiť a rozvíjať samostatne. Zoznam štandardných formulárov, ktoré sú povinné na použitie v špecifických situáciách, schvaľuje zákon. V takýchto vzorkách organizácie nemajú právo nezávisle meniť štruktúru alebo obsah. Nezjednotené dokumenty môže vytvárať spoločnosť s prihliadnutím na špecifiká svojej činnosti. Podliehajú schváleniu miestnymi zákonmi spoločnosti.

Klasifikácia primárnej dokumentácie zahŕňa rozdelenie na formuláre pre interné a externé použitie. Interné dokumenty popisujú transakcie ovplyvňujúce činnosť jednej inštitúcie – spoločnosti, ktorá tento certifikát zostavila. Externé sú určené na zaznamenávanie transakcií a ich výsledkov medzi dvoma alebo viacerými účastníkmi.

Interné formuláre sa zvyčajne delia do nasledujúcich skupín:

  1. Administratívny typ - slúži na vydávanie pokynov a pokynov pre štrukturálne jednotky a personál.
  2. Výkonný typ šablóny sa používa na zobrazenie transakcií, ktoré boli dokončené v aktuálnom období.
  3. Doklady pre účtovníctvo - ich účelom je systematizovať celý komplex udalostí a sumarizovať prijaté dokladové informácie (výrazným príkladom sú účtovné registre).

Účtovné registre zahŕňajú knihy a denníky, účtovné karty. Tento typ dokumentácie možno rozdeliť na podtypy, ktoré sa líšia spôsobom vypĺňania a udržiavania:

  • chronologické - všetky operácie sú zobrazené v prísnom súlade so skutočnou chronológiou udalostí;
  • systematické (príklad - pokladničná kniha);
  • kombinované;
  • analytické;
  • syntetické, zahŕňajúce rozpis súm na zovšeobecnené účtovné účty.

Primárna dokumentácia môže mať formu dohody medzi zmluvnými stranami, faktúry o zaplatení, dodacieho listu, aktov prevzatia a odovzdania dokončených úloh. Primárne dokumenty zahŕňajú súbor formulárov pre zúčtovanie s personálom. Táto kategória zahŕňa časové výkazy a výplatné pásky.

UPOZORNENIE! Aktivácia a likvidácia podnikových aktív sa formalizuje pomocou primárneho dokumentu. Táto kategória dokumentov sa vyznačuje prítomnosťou štandardných formulárov. Predtým boli povinné pre všetky podnikateľské subjekty. Teraz sa každá organizácia sama rozhodne, či použije odporúčané formuláre alebo si vyvinie vlastné šablóny.

Osobitná pozornosť sa v účtovnej praxi venuje primárnej pokladnici. Je to jednotné. Zmena súboru detailov alebo štruktúry šablóny môže viesť k pozbaveniu aj podpísanej formy právnej moci. Do tejto skupiny patria všetky druhy dokladov, ktoré preukazujú príjem peňazí na pokladni a ich nakladanie. Patrí medzi ne aj pokladničná kniha, ktorá sumarizuje celý komplex hotovostných operácií.

Klasifikácia primárnych podnikov podľa štádií podnikania

V závislosti od toho, v akom štádiu sa podnik práve nachádza, sa používa jedna alebo iná forma primárnej účtovnej dokumentácie. Transakcie sa z hľadiska poskytovania dokumentov zvyčajne dajú rozdeliť do troch etáp.

  1. Stanovenie podmienok transakcie. Partneri rokujú a vytvárajú konsenzus, ktorý bude vyhovovať obom stranám. Peniaze a tovar ešte nezmenili majiteľa, služby ešte neboli poskytnuté, práce nie sú dokončené, ale všetko je pripravené na začatie interakcie. Výsledkom tejto fázy budú nasledujúce typy primárnych:
    • dohoda (možné sú rôzne formy);
    • faktúra na úhradu.
  2. Odmena za transakciu. Platbu je možné uskutočniť rôznymi formami. Tento dôležitý bod je zaznamenaný v primárnom dokumente potvrdzujúcom prevod peňazí:
    • ak platba nebola vykonaná v hotovosti, bude potvrdená výpisom z bankového účtu, potvrdením z platobného terminálu a pod.;
    • ak boli peniaze prevedené „hotovostne“, bude potvrdením pokladničný doklad, prísny oznamovací formulár alebo doklad o pokladničnom doklade.
  3. Prevod tovaru, poskytovanie služieb, výkon práce. Platbu zrealizovala, teraz je na rade, aby si druhá strana splnila svoje záväzky. Nasledujúce primárne dokumenty naznačujú, že to urobila v dobrej viere a prvá strana nemá žiadne nároky:
    • faktúra (ak bol tovar prevedený);
    • predajný doklad (môže byť vystavený spolu s pokladničným dokladom alebo môže byť jedným dokladom);
    • úkon poskytnutých služieb (alebo vykonaných prác).

Tieto doklady je potrebné poskytnúť daňovému úradu, pretože potvrdzujú výdavky vynaložené prvou osobou, ktoré priamo ovplyvňujú základ dane.

Kontrola, uchovávanie a organizácia účtovníctva prvotných dokladov

Účtovanie primárnej dokumentácie musí byť organizované tak, aby každý formulár prešiel registračným systémom v rámci podniku. Je to potrebné na minimalizáciu rizika straty certifikátov a iných formulárov. Evidenciu dokumentácie vedie referent alebo iná zodpovedná osoba. Všetky prichádzajúce formuláre sú spracované ako prichádzajúce. Odoslané tlačivá sú tie, ktoré sú vytvorené interne v podniku (bez ohľadu na to, či budú vydané tretím stranám alebo zostanú v podniku).

Prichádzajúca dokumentácia musí prejsť niekoľkými fázami účtovania a registrácie:

  1. Prijatie.
  2. Prvotné spracovanie.
  3. Rozdelenie podľa typov foriem a ich účelu.
  4. Zápis do účtovných denníkov pečiatkou umiestnenou na doklade a priradením čísla došlých k dátumu prijatia.
  5. Podpisovanie vedením spoločnosti (keď riaditeľ kontroluje prichádzajúcu korešpondenciu, dáva na ňu uznesenia).
  6. Vyhotovenie dokumentu.

Na organizáciu efektívneho systému toku dokumentov a zabezpečenie kontroly nad bezpečnosťou formulárov je potrebné vypracovať a schváliť harmonogram toku dokumentov so zoznamom prípadov. V harmonograme musia byť uvedené fázy vykonávania, registrácie dokumentov, postup ich prenosu na uloženie, s uvedením časového rámca a zoznam zamestnancov zodpovedných za každý krok.

Vyplnená a zaznamenaná primárna dokumentácia sa musí uchovávať najmenej 5 rokov. Vyhláška Ministerstva kultúry zo dňa 25. augusta 2010 č. 558 stanovuje triedenie tlačív s odkazom na načasovanie ich odovzdania do archívu:

  • administratívna dokumentácia musí zostať k dispozícii 75 rokov (ak príkazy a pokyny ovplyvňujú hlavné činnosti spoločnosti) alebo 5 rokov, ak formulár odráža riešenie administratívnych záležitostí;
  • tlačivá sprevádzajúce obchodné transakcie sa musia uchovávať 3-5 rokov.

PRE REFERENCIU! Zákon č. 402-FZ v čl. 29 trvanlivosť je obmedzená na 5 rokov. Daňová legislatíva vyžaduje, aby bola účtovná dokumentácia bezpečne a prístupná najmenej 4 roky.

Osobitné podmienky a obdobia skladovania sú stanovené pre nasledujúce formuláre:

  1. Doklady slúžiace na evidenciu evidencie majetku podliehajúceho odpisovaniu nie je možné archivovať 4 roky odo dňa odpisu tohto majetku.
  2. Ak bola v období vzniku straty vyhotovená prvotná dokumentácia, ktorá sa používa na zníženie sumy dane z príjmov, musí sa uchovávať dovtedy, kým nepominie vplyv tejto straty na základ dane.
  3. Primárny dokument charakterizujúci transakcie pre vznik pohľadávok je potrebné uchovávať 4 roky od momentu uznania nesplatenej pohľadávky za nedobytnú (ak takáto skutočnosť nastane).

Pre elektronické formuláre sú doby uchovávania totožné s papierovými dokumentmi. Postup odpisovania primárneho majetku sa musí vykonať za účasti špeciálne vytvorenej komisie.

Schválenie formulárov primárnej dokumentácie

Nejednotnú primárnu dokumentáciu môžu podnikateľské subjekty vypracovať samostatne. Pri takýchto formulároch je hlavným kritériom súladu s právnymi normami súlad s normami zákona č. 402-FZ z hľadiska povinných náležitostí:

  • názov dokumentu;
  • dátum registrácie;
  • informácie o spoločnosti zostavujúcej formulár, podľa ktorej je možné spoločnosť identifikovať;
  • obsah zobrazenej obchodnej transakcie s uvedením ocenenia predmetu obchodu;
  • prinášať prirodzené miery a kvantitatívne hodnoty;
  • prítomnosť podpisov zodpovedných úradníkov (s povinným uvedením ich funkcie a celého mena).

PAMATUJTE SI! Ak chcete použiť nezávisle vyvinuté šablóny ako primárnu dokumentáciu, musia byť schválené miestnym aktom podniku.

Hotovosť a platobné doklady patria do skupiny prísne regulovaných foriem. Podniky na základe svojho príkazu alebo iného príkazu nie sú oprávnené odstraňovať z nich riadky, bunky alebo meniť štruktúru. Podniky môžu vykonávať vlastné úpravy nezjednotených šablón, pridávať a odstraňovať informačné bloky. Pri nezávislom vývoji nových formulárov môžete ako základ vziať štandardné vzorky.

Ak chcete schváliť primárny výkaz, môžete jeho príklady zahrnúť do samostatnej prílohy k účtovným zásadám. Druhou možnosťou je, že pre každý formulár manažér vydá príkaz pre podnik. V texte objednávky sa upresňujú informácie o zavedení nových foriem dokumentácie do účtovníctva, ktoré musia byť vyhotovené podľa jednotného vzoru. Samotné formuláre sú súčasťou objednávky ako samostatné prílohy.

Ak organizácia bude používať štandardné formuláre odporúčané príslušnými oddeleniami na vyjadrenie jednotlivých transakcií, potom tieto formuláre nemusia byť schválené internými predpismi. Na zaznamenanie takéhoto rozhodnutia stačí vykonať zápis do účtovných zásad o použití štandardizovaných šablón.

Pri zavádzaní nových foriem dokumentov do systému toku dokumentov je vhodné ich schváliť objednávkou.

Čo by si mal účtovník vždy pamätať

Ideálny stav primárnej dokumentácie je nevyhnutnou podmienkou pre absenciu problémov pri daňových kontrolách a kontrolách, preukázanie správnosti v spore s protistranou a pod. Tu je niekoľko dôležitých nuancií, ktoré by si mal účtovník vždy pamätať pri práci s primárna dokumentácia.

  1. Primárny dôkaz je jediný dôkaz. Bez primárnej dokumentácie nie je možné preukázať skutočnosti dodania, náklady, splnenie alebo nesplnenie podmienok transakcie. Nepomôže ani súd – existujú precedensy, keď boli žalobcovia odmietnutí alebo sa žalovaní vyhýbali nárokom z dôvodu nedostatku dôkazov o určitých fázach transakcie z dôvodu nedostatku množstva primárnej dokumentácie.

    DÔLEŽITÉ! Bez „primárneho dôkazu“ je v ojedinelých prípadoch možné preukázať skutočnosť poskytnutia služieb: súd môže prihliadať na dodatočné znalecké posudky a sprievodnú dokumentáciu. Ak bola práca dokončená, absencia dokumentu podpísaného objednávateľom ho nezbavuje platby.

  2. Je to lepšie bez chýb, ale drobné nedostatky nie sú plné. Nočnou morou každého účtovníka je odmietnutie vrátenia DPH pre nesprávne údaje v primárnych dokladoch. Ak sú však chyby menšie, odpočet by sa nemal odmietnuť. Význam chýb upravuje 2. časť čl. 9 federálneho zákona zo 6. decembra 2011 č. 402-FZ „o účtovníctve“. Daňoví úradníci to potvrdili v liste z 12. februára 2015 č. GD-4-3/2104@). Hlavná vec je, že poskytnuté údaje presne označujú skutočnosť platby a dodania tovaru (poskytovanie služieb). Napríklad, ak nákladný list neobsahuje odkaz na zmluvu alebo nie je uvedená hmotnosť nákladu, je to nevýhoda, ale nie dôvod na odmietnutie DPH. Ak však chýba názov a dátum dokumentu, celková cena tovaru a množstvo ďalších povinných údajov, súd môže považovať takúto transakciu za nereálnu.
  3. Pozor, falošný podpis! Ak sú na listinách sfalšované podpisy zodpovedných osôb, alebo listina je podpísaná osobou, ktorá na to nemá oprávnenie, takýto primárny zdroj úrady neuznajú. Okrem toho je veľmi dôležité, aby ste podpis vložili do vlastnej ruky - faksimile budú neplatné.
  4. Primárna časť s chybou sa nenahrádza. Ak sa dajú napríklad faktúry, v ktorých sa nájde chyba, prepísať vystavením nového opraveného dokladu s rovnakými údajmi, potom toto číslo nebude fungovať s primárnou dokumentáciou. Napriek tomu, že súdy niekedy opravné dokumenty uznávajú, je stále lepšie opraviť chybu podľa pravidiel čl. 7 „Zákona o účtovníctve“ - do dokumentu uveďte dátum opravy a osvedčte ho podpismi oprávnených osôb.
  5. Preklad nie je vždy potrebný. Prirodzene, primárna správa je vyhotovená v štátnom jazyku. No niekedy sa preklad jednotlivých slov z cudzieho jazyka ukáže ako nevhodný, napríklad ak ide o názov značky alebo produktu.
  6. Elektronický primár - len s digitálnym podpisom. Dnes sa netreba obmedzovať len na papierovú formu primárnej dokumentácie, zákon umožňuje aj elektronické médiá. Bude však rovnocenný s papierom, iba ak bude certifikovaný kvalifikovaným digitálnym podpisom. Nekvalifikovaný digitálny podpis je povolený len v určitých, špecificky špecifikovaných prípadoch a primárny dokument v nich nie je zahrnutý.