1. Vsako dejstvo gospodarskega življenja je predmet registracije s primarnim računovodskim dokumentom. Za knjigovodske listine ni dovoljeno sprejeti dokumentov, ki dokumentirajo dejstva gospodarskega življenja, ki se niso zgodila, vključno s tistimi, ki so podlaga za namišljene in navidezne transakcije.

2. Obvezni podatki primarne knjigovodske listine so:

1) ime dokumenta;

2) datum priprave dokumenta;

3) ime gospodarskega subjekta, ki je sestavil listino;

5) vrednost naravnega in (ali) denarnega merjenja dejstva gospodarskega življenja z navedbo merskih enot;

6) naziv delovnega mesta osebe (oseb), ki je opravila posel, posel, in osebe (oseb), odgovornih za njegovo izvedbo, ali naziv delovnega mesta osebe (oseb), odgovornih za izvedbo opravljenega dogodka. ;

(glej besedilo v prejšnji izdaji)

7) podpise oseb iz šestega odstavka tega dela z navedbo njihovih priimkov in začetnic ali drugih podatkov, potrebnih za identifikacijo teh oseb.

3. Primarno knjigovodsko listino je treba sestaviti, ko je storjeno dejstvo gospodarskega življenja, če to ni mogoče, pa takoj po njegovem zaključku. Oseba, odgovorna za registracijo dejstva gospodarskega življenja, zagotavlja pravočasen prenos primarnih računovodskih dokumentov za registracijo podatkov, ki jih vsebujejo, v računovodskih registrih, pa tudi zanesljivost teh podatkov. Oseba, ki ji je zaupano vodenje računovodskih evidenc, in oseba, s katero je sklenjena pogodba o opravljanju računovodskih storitev, ne odgovarjata za skladnost primarnih knjigovodskih listin, ki jih sestavijo druge osebe, z uresničenimi dejstvi gospodarskega življenja.

(glej besedilo v prejšnji izdaji)

4. Oblike primarnih računovodskih dokumentov določi vodja gospodarskega subjekta na priporočilo uradnika, odgovornega za vodenje računovodskih evidenc. Oblike primarnih računovodskih dokumentov za organizacije javnega sektorja so določene v skladu s proračunsko zakonodajo Ruske federacije.

(glej besedilo v prejšnji izdaji)

5. Primarni računovodski dokument je sestavljen na papirju in (ali) v obliki elektronskega dokumenta, podpisanega z elektronskim podpisom.

6. Če zakonodaja Ruske federacije ali sporazum predvideva predložitev primarnega računovodskega dokumenta drugi osebi ali državnemu organu na papirju, je gospodarski subjekt na zahtevo druge osebe ali državnega organa dolžan na svoj na lastne stroške izdelati kopije na papirju primarne knjigovodske listine, sestavljene v obliki elektronskega dokumenta.

7. Popravki so dovoljeni v primarnem računovodskem dokumentu, razen če ni drugače določeno z zveznimi zakoni ali regulativnimi pravnimi akti državnih računovodskih regulativnih organov. Popravek v primarnem računovodskem dokumentu mora vsebovati datum popravka, pa tudi podpise oseb, ki so sestavile dokument, v katerem je bil opravljen popravek, z navedbo njihovih priimkov in začetnic ali drugih podatkov, potrebnih za identifikacijo teh oseb.

8. Če se v skladu z zakonodajo Ruske federacije zasežejo primarni računovodski dokumenti, tudi v obliki elektronskega dokumenta, se kopije zaseženih dokumentov, izdelane na način, ki ga določa zakonodaja Ruske federacije. vključeni v knjigovodske listine.

Banke danes v živo

Artikli označeni s tem simbolom vedno relevanten. To spremljamo

In odgovore na komentarje na ta članek daje kvalificirani odvetnik in avtor samčlanki.

Primarni dokumenti računovodskega poročila so najpomembnejši člen v dokumentnem toku vsakega podjetja. Brez njih ne bo mogoče ne le pravilno izračunati vseh prihodkov, odhodkov in prejemkov, temveč tudi pravilno izračunati (in še bolj potrditi pri davčnih organih) odbitke davčnemu uradu. Kaj je "primar" in kakšne so zahteve zanj? Ugotovimo.

Treba je razumeti, kaj na splošno pomeni ta definicija. Torej so primarni računovodski dokumenti potrditev poslovnih transakcij, opravljenih v podjetju, ki so prinesle določen gospodarski učinek. To je dokazni dokument - na primer nekakšen račun.

Ti dokumenti niso pomembni samo za računovodske namene. Potrebni so za izpolnjevanje davčne zakonodaje in potrjevanje vseh transakcij. Z uporabo primarnih dokumentov lahko določite obseg obveznosti podjetja do države. Davčni urad bo ta potrdila zahteval za preverjanje točnosti izračunov.

Primarni dokumenti morajo biti sestavljeni takoj v času operacije ali takoj po njenem zaključku. A slednje je možno le, če med postopkom ni mogoče urejati papirologije.

In ne smemo pozabiti, da so takšne zamude zelo odsvetovane in so dovoljene le v izjemnih situacijah.

Kaj je "primarno"

Ta vrsta dokumenta je tista, ki potrjuje že opravljena poslovna dejanja. Na primer nakup nove stružnice. Brez primarne dokumentacije, ki bi lahko potrdila to ali ono dejanje, je nemogoče vpisati odhodke/prihodke ali prejeme česar koli v knjigovodstvo.

Primarni dokumenti so lahko elektronski ali papirni – ni razlike. Edina posebnost takšnega elektronskega vodenja dokumentov je, da je za potrditev potreben elektronski podpis. Vendar lahko nekatera podjetja omejijo svojo uporabo digitalnih zmogljivosti. V skladu s pogoji pogodbe ali v nekaterih primerih, ki jih ureja zakon, je mogoče zahtevati predložitev samo papirnega "primarnega" dokumenta.

Primarna knjigovodska listina mora vsebovati vse potrebne podatke za obračunavanje poslovnih dejavnosti. V nasprotnem primeru lahko pride do davčnih težav. Če ne morete potrditi nobenega odhodka ali prihodka, se lahko znesek odbitkov poveča.

Takšen dokument je dokaz dejstva, da so bili v gospodarstvu organizacije sprejeti nekateri ukrepi, ki so vplivali na gospodarski položaj.

Seznam knjigovodskih listin

Zanimivo je, da zakon ne ureja posebnih dokumentov, zato lahko izbirate med številnimi sprejemljivimi možnostmi. Tako boste lahko prilagodili udobje poročanja. Toda kakšen »primar« sploh obstaja?

  1. dogovor. Vsebuje posebne pogoje poslovne transakcije. Navaja vse finančne nianse in odgovornost vseh vpletenih strani za izvedbo.
  2. Seznam pakiranja. Seznam vseh opravljenih storitev ali prenesenega blaga. Hrani ga vsak udeleženec v transakciji - morali boste narediti kopije.
  3. Potrdilo o prenosu in prevzemu. Potrjuje, da je bila storitev opravljena v celoti in njena kakovost ustreza dogovorjenemu. To dejanje potrjuje sprejem opravljenega dela in s tem popolno soglasje stranke.
  4. Potrdilo o prenosu in prevzemu št. OS-1. Za razliko od prejšnjega dokumenta se uporablja pri evidentiranju dejavnosti z vnosom in izhodom osnovnih sredstev.
  5. Preverite. Potrditev pripravljenosti plačati izdelek ali storitev. Na računu so lahko navedeni dodatni pogoji in cene opravljenih storitev. Ta dokument vam omogoča tudi vračilo denarja.
  6. plačilna lista. Uporablja se za reševanje poslovnih problemov, povezanih s kadri. To pomeni, da te izjave upoštevajo vse plačne situacije. V plačilno listo je treba vključiti ne samo plačo. Pa tudi vse bonitete, nadure, stimulacije in druge denarne »infuzije« v zaposlenega.
  7. Gotovinski dokumenti. Potreben za računovodstvo finančnih transakcij za prodajo blaga ali storitev. Ta kategorija ne vključuje le blagajniške knjige, temveč tudi račune za prejemke in stroške.

Preberite tudi:

Kako do svojega denarja, če je banka likvidirana, in kaj storiti, da se izognete takšnemu položaju

Seveda so vsi ti dokumenti sestavljeni različno glede na uveljavljena pravila in postopke. Osnovna pravila so definirana in jih je potrebno upoštevati pri ustvarjanju primarne.

Klasifikacija primarnih dokumentov

Obstaja več načinov za kategorizacijo računovodskih evidenc. To bistveno poenostavi definicijo in sam dokumentni tok.Združevanje poteka po določenih principih in značilnostih.

Torej, primarni dokumenti so razdeljeni:

  1. Po namenu. Obstajajo upravni - pooblastila in plačilni nalogi; izvršilno/opravičilno – plačilne liste in potrdila o opravljenem delu; knjigovodske listine – izpiski, obračuni in potrdila; kombinirano – blagajniški nalogi, akontacije in reklamacije; in strogi obrazci za poročanje - naročnine, potrdilne knjige ipd.
  2. Po količini vsebine podatkov. Vključeni so dejanski primarni dokumenti - blagajniški nalogi in čeki; in zbirne primarne listine - blagajniška poročila za določeno obdobje in izkazi.
  3. Po metodi odražanja poslovnih transakcij. Obstajajo enkratna poročila - blagajniška poročila; in akumulacijski izpiski ter limitne kartice.
  4. Po kraju sestavljanja. Razdeljeno na notranje (vse, kar je formalizirala organizacija) in zunanje (prejeto od dobaviteljev, zunanjih izvajalcev ipd.).

Ta celovita klasifikacija odraža skoraj vse primarne dokumente, s katerimi se računovodstvo lahko sreča pri pripravi poročil.

Računovodski registri za primarno

Vsak primarni dokument, ki ga prejme računovodstvo, mora biti registriran. Zato obstajajo posebni računovodski registri. To so posebne števne mize, izdelane v določeni obliki. Potrebni so za zbiranje podatkov o poslovanju na računih in se ne zmedejo v kup potrdil, računov ipd.

Računovodski registri so različni. Praviloma so razdeljeni v naslednje kategorije:

  1. Po dogovoru. To vključuje kronološko (dokumenti so zabeleženi tako, kot se pojavijo), sistematično (primarni dokument je zabeležen ob upoštevanju njegovih značilnosti združevanja). Kombinacija teh dveh vrst se imenuje sinhronistični registri – v idealnem primeru bi to moralo početi računovodstvo.
  2. S povzemanjem podatkov. V to kategorijo spadajo integrirani (od posebnih do splošnih) in diferencirani (od splošnih do posebnih) registri.
  3. Po videzu. Vse je zelo preprosto - razdeljeni so glede na fizično obliko registra. Lahko je v obliki kartice, knjige, elektronskega medija ipd.

Pravilno vzdrževanje računovodskih registrov bo bistveno poenostavilo nalogo in zaščitilo pred številnimi težavami.

Zahteve za primarno dokumentacijo

Ker je primarni dokument pomemben del knjigovodskega dokumentarnega toka, je potrebno biti pri njegovem vodenju in izpolnjevanju zelo previden. Obstajajo določene zahteve, norme in standardi, ki jih je treba upoštevati.

Preberite tudi:

Kdaj je to možno in kdaj študij vključiti v svoje delovne izkušnje?

Kaj naj bo v primarni

Primarne knjigovodske listine morajo biti izdelane po določenih standardih, da jih lahko davčni organi nemoteno sprejemajo in v prihodnje nihče ne bo imel težav. Zato je treba v primarnem dokumentu navesti naslednje podatke:

  1. Ime določenega dokumenta.
  2. Datum priprave.
  3. Ime subjekta, ki (ali v imenu katerega) izvaja to ali ono dejanje.
  4. Kaj je bistvo poslovnega posla?
  5. Merilniki poslovnih transakcij. Obstaja denar ali v naravi. Če je naravno, morate navesti, kaj se meri.
  6. Osebe, odgovorne za pravilno izvedbo operacije in pripravo dokumentov zanjo. Ne pozabite navesti položajev.
  7. Podpisi vpletenih oseb, njihova polna imena in drugi podatki, ki bodo pomagali pri njihovi identifikaciji.

Prisotnost vseh teh podatkov je potrebna ne le za potrditev, da je bila operacija dejansko izvedena. Podatki, navedeni v dokumentu, bodo po potrebi omogočili preverjanje vseh kazalnikov, stik z akterji in razjasnitev nekaterih točk.

Pravila za pripravo primarne dokumentacije

Pomembno si je zapomniti, da pri ustvarjanju takšnih dokumentov ni dovolj zgolj upoštevati podatke, ki naj bi jih vseboval. Predpisi določajo določena pravila za vzdrževanje in ustvarjanje takih dokumentov. Če so kršeni ali če davčni inšpektorji dvomijo, ne boste morali samo ponoviti dokumenta, ampak tudi plačati veliko globo. Še posebej, če kršitev ni prva.

  1. Pišite strogo brez napak (vključno z ločili) in madežev. Izogibajte se tipkarskim napakam v elektronskih dokumentih.
  2. Uporabite lahko poljubna pisala. Priporočljivo pa je, da izberete takšne, ki se pri pisanju ne bodo razmazali – s tem se bo umazanija širila po papirju, kar je nesprejemljivo.
  3. V primeru predpostavk, da bo izvedena nekakšna poslovna transakcija, je potrebno pripraviti dokumente. V skrajnem primeru (kar nikakor ni priporočljivo) lahko sestavite in oddate primarni izvid takoj po operaciji.
  4. Absolutno vse izračunane podatke, predstavljene v digitalni obliki, je treba podvojiti z besedami.
  5. Če v začetnem obrazcu ni podatkov za izpolnitev podrobnosti, morate tam postaviti pomišljaj. Puščanje praznih vrstic je strogo prepovedano.

Pomembno si je zapomniti, da bolj kot je računovodja odgovoren pri izpolnjevanju primarnih dokumentov, manj težav bo imela organizacija v prihodnosti.

Kaj storiti, če je napaka že storjena?

V situaciji, ko je treba popraviti en ali drug primarni dokument, morate vedeti, kaj je mogoče storiti in kaj ne. Torej, ko popravljate napake, lahko:

  1. Napačne podatke prečrtaj in zraven označi pravilne podatke. Potreben je podpis osebe, ki je podatke popravila, ter navodilo »Verjemi popravljenemu« in natančen datum, ko je bil popravek opravljen.
  2. Naredite dodatne opombe. Uporablja se, če so bile izvedene skupne vrednosti transakcij, vendar so se posledično izkazale za nekoliko višje. V tem primeru je treba stanja evidentirati v novem dokumentu in jih upoštevati v tekočem ali naslednjem poročevalskem obdobju.
  3. Izvedite preobrat. To pomeni, da popravite vnos z negativnimi vrednostmi: napačne podatke zapišite z rdečo pasto in nato zraven označite pravilne podatke.

    Dokumentacija, pomen primarnih dokumentov

    Podrobnosti primarnih dokumentov, poenotenje in standardizacija dokumentov

    Vrste knjigovodskih listin

    Postopek za registracijo, sprejem, preverjanje, obdelavo in shranjevanje dokumentov

    Organizacija dokumentnega toka

      1. Dokumentacija, pomen primarnih dokumentov

Za popoln in neprekinjen prikaz računovodskih predmetov je treba najprej evidentirati vsako poslovno transakcijo. Za to je prvi element računovodske metode dokumentacija. Dokumentacija- način primarnega odraza računovodskih predmetov, ki omogoča njihovo stalno in stalno spremljanje.

V skladu s Pravilnikom o računovodstvu in finančnem poročanju v Ruski federaciji (odobren z odredbo Ministrstva za finance Ruske federacije št. 34-n z dne 29. julija 1998) morajo biti »vse poslovne transakcije dokumentirane z dokazili. Te listine služijo kot primarne knjigovodske listine, na podlagi katerih se vodi računovodstvo.«

Dokument v prevodu iz latinščine documentum pomeni dokaz, dokaz.

Primarna knjigovodska listina – pisno potrdilo, ki potrjuje dejstvo poslovnega posla ali pravico do njegovega izvajanja.

Primarno računovodstvo – To je enoten, skozi čas ponavljajoč se organiziran proces zbiranja, merjenja, beleženja, kopičenja in shranjevanja informacij o gospodarskih dejavnostih.

Pomen primarnih računovodskih dokumentov v finančnih in gospodarskih dejavnostih podjetja:

    Listine so podlaga in potrditev pravilnosti knjigovodskih podatkov.

    Uporabljajo se za operativno vodenje in upravljanje.

    Na podlagi dokumentov se izvaja spremljanje računovodskih predmetov.

    Dokumenti imajo pravni pomen. Uporabljajo se kot dokaz v sporih na sodišču.

    Dokumenti imajo kontrolno vrednost.

      1. Podrobnosti primarnih dokumentov, poenotenje in standardizacija dokumentov

Rekviziti v prevodu iz latinščine requisitum pomenijo potrebni, potrebni.

Rekviziti– kazalniki, ki označujejo poslovno transakcijo, ki se odraža v dokumentu.

Podrobnosti so obvezne in neobvezne.

V skladu z 2. odstavkom 9. člena Zveznega zakona "O računovodstvu" št. 402-FZ z dne 6. decembra 2011. Obvezne podrobnosti primarne knjigovodske listine so:

1) ime dokumenta;

2) datum priprave dokumenta;

3) ime organizacije;

5) znesek naravnega in (ali) denarnega merjenja dejstva gospodarskega življenja z navedbo merskih enot;

6) imena položajev oseb, odgovornih za uresničitev dejstva gospodarskega življenja;

7) osebni podpisi navedenih oseb z navedbo priimkov in začetnic.

Dodatne podrobnosti niso zakonsko odobrene. Podjetje jih po želji vnese v vse dokumente, razen v dokumente o primarnem računovodstvu sredstev. Dodatne podrobnosti lahko vključujejo: naslov in telefonsko številko organizacije, priimek strank, ki sodelujejo v transakciji itd.

Pred začetkom veljavnosti novega zveznega zakona "O računovodstvu" št. 402-FZ z dne 6. decembra 2011. (ta zakon je začel veljati 1. januarja 2013) je bila velika pozornost namenjena poenotenju in standardizaciji primarnih knjigovodskih listin. Dokumenti so bili sprejeti v računovodstvo, če so bili sestavljeni v skladu z obrazcem v albumih enotnih obrazcev primarne računovodske dokumentacije. Te albume je razvil ruski državni statistični odbor (zdaj Rosstat) v dogovoru z ruskim ministrstvom za finance. Odobrenih je bilo približno 250 enotnih obrazcev dokumentov.

Enotni dokumenti so standardni dokumenti, namenjeni registraciji enovrstnih transakcij v organizacijah z različnimi oblikami lastništva in panožne pripadnosti.

Poleg tega so resorna ministrstva razvila tudi enotne dokumente za podjetja v svojih panogah. Na primer, rusko ministrstvo za kmetijstvo je razvilo enotne dokumente za evidentiranje kmetijskih proizvodov, živali, zemlje itd.

Standardizacija dokumentov je vzpostavitev enakih standardnih velikosti standardnih dokumentov. To je bilo storjeno, da bi zmanjšali porabo papirja in poenostavili obdelavo in shranjevanje dokumentov.

Z začetkom veljavnosti zveznega zakona "o računovodstvu" št. 402-FZ z dne 6. decembra 2011. Podjetja so razbremenjena obveznosti uporabe enotnih dokumentov, ki so jih razvili Državni statistični odbor in resorna ministrstva. V skladu s četrtim odstavkom 9. člena tega zakona obrazce primarnih dokumentov odobri vodja podjetja na priporočilo glavnega računovodje (ali osebe, ki ji je zaupano računovodstvo). Računovodja mora pri razvoju obrazcev dokumentov vključiti vse potrebne podrobnosti in jih narediti kompaktne. Glavni računovodje praviloma predložijo enotne obrazce dokumentov v odobritev.

Vsa primarna dokumentacija je potrditev finančnih dejavnosti podjetja. Te računovodske dokumente bodo med inšpekcijskimi pregledi zahtevali predvsem regulativni organi. Zato so za vzdrževanje in shranjevanje takih papirjev postavljene povečane zahteve.

Primarna dokumentacija ali kot pravijo virtuozni računovodje primarna dokumentacija je dokaz o finančnem poslovanju podjetja. Poleg tega lahko ti dokumenti, ki imajo pravno veljavo, bodisi pomagajo podjetju pri spornih vprašanjih bodisi ga spotaknejo. Ti dokumenti so: pogodba, račun, plačilni dokumenti, dobavnica, račun, potrdilo o prodaji in drugi.

Obrazci primarnih dokumentov so poenoteni. Po potrebi se obrazcu dodajo dodatne vrstice, hkrati pa se ohranijo glavne. To je navedeno v Pravilniku o računovodstvu in računovodstvu v Ruski federaciji (Odredba Ministrstva za finance Rusije z dne 29. julija 1998 št. 34 n (s spremembami 26. marca 2007 št. 26 n). Izjema so obrazci za opravljanje gotovinskih transakcij (Odlok Državnega odbora za statistiko Rusije z dne 24. marca 1999 št. 20).

Vse spremembe in dodatki standardnega obrazca so odobreni z odredbo vodje podjetja.

Organizacija samostojno razvija obrazce primarnih dokumentov, če zahtevani obrazec ni na voljo v katalogu enotnih obrazcev. Obvezen pogoj: takšni obrazci morajo vsebovati potrebne podatke.

  1. Kako se imenuje dokument?
  2. Ko je sestavljen.
  3. Podatki o organizaciji, ki sestavlja dokument.
  4. Navedite, kaj konkretna poslovna transakcija zajema za ta dokument, strošek transakcije (denarni ali stvarni).
  5. Seznam oseb, odgovornih za sestavo dokumenta z obveznim podpisom.

Zgornje podrobnosti so navedene v zveznem zakonu "o računovodstvu".

Vse primarne dokumente je treba pravočasno predložiti računovodstvu. Skladnost s kronologijo vnosa informacij je eden glavnih pogojev za pravilno računovodstvo.

Za priročno računovodstvo so vsi primarni zapisi razvrščeni v skupine - tabela:

Ime skupine Kaj je vključeno
Organizacijski in upravni dokumenti Sem spadajo naročila, pooblastila, navodila. Se pravi, to so dokumenti, ki dajejo "zeleno luč" za opravljanje poslovnih transakcij.
Spremni dokumenti Računi, potrdila o prevzemu, blagajniški nalogi - so tisti, ki potrjujejo dejstvo poslovne transakcije. Podatki, vpisani v te dokumente, so predmet obveznega vnosa v knjigovodske registre.
Knjigovodske listine Uporabljajo se v odsotnosti standardnih enotnih obrazcev za kombinirano obdelavo spremnih in administrativnih dokumentov. Na primer, nalog za odhodke se šteje tako za upravni kot za spremno listino. Plačilna lista hkrati navede potrebo po plačilu po seznamu in potrdi plačilo.

In še en uspešen izum računovodskega servisa je urnik pretoka dokumentov. Upoštevajte: oblika urnika se mora odražati v računovodskih usmeritvah organizacije.

Urnik poteka dokumentov

Ustrezne vrstice in stolpci odražajo podatke o gibanju poročevalskih listin. Velik plus tega urnika je, da so vsi izdani dokumenti pod nadzorom. Glavna stvar je, da ne pozabite narediti ustreznih vnosov.

Izpolnite v skladu s pravili

Začnimo z dejstvom, da je treba primarne podatke, predložene računovodstvu, preveriti. Kaj preveriti:

  1. Količina polnjenja (izpolnjene so vse potrebne vrstice in razdelki).
  2. Pravilnost izpolnjevanja (vneseni podatki morajo ustrezati kraju vnosa, nasprotja v podatkih so nedopustna).
  3. Zanesljivost informacij (preverjanje matematičnih operacij, uskladitev s spremnimi dokumenti).

Potrjeno listino je treba vnesti v knjigovodske registre.

Nasvet: da bi se izognili napaki pri večkratnem odražanju dokumenta v računovodstvu, storite naslednje. Na hrbtni strani obrazca sta navedena datum in številka vpisa v register.

Kako izpolniti primarne računovodske dokumente v letu 2017

  • Vsi vpisi v primarne knjigovodske listine morajo imeti dolg rok trajanja.
  • Poleg elektronskih je dovoljeno uporabljati papirne dokumente, ki morajo biti podpisani z digitalnim podpisom (Zvezni zakon 402-FZ z dne 6. decembra 2011).
  • Uporaba pečata je obvezna na tistih dokumentih, kjer je zanj predviden prostor.

Od 4.7.2015 so delniške družbe in družbe z omejeno odgovornostjo prejele pravico do poslovanja brez okroglega pečata (Zvezni zakon 82-FZ z dne 4.6.2015). Preverite, kaj piše v Listini glede uporabe pečata. Če podjetje še naprej uporablja pečat, niso potrebne spremembe listine. Rok za takšne spremembe listine družbe ni določen z zakonom. Vendar ne smete odlašati s spremembami, da ne bi vnesli veliko protislovij v finančne dokumente.

  • Primerjava denarnih in naturalnih kazalnikov. Ni treba navesti obeh hkrati, dovolj je eden (zvezni zakon 402-FZ). Zgodi se, da je bolj priročno navesti kateri koli indikator (na primer pri premikanju materialov znotraj podjetja se uporablja naravni indikator). V potrdilu o sprejemu storitev je bolj priročno navesti samo podatke o stroških, vendar so v izogib nesporazumom vrste storitev dodatno navedene.
  • Podpis odgovorne osebe. Zakonodaja Ruske federacije ne govori o faksimilnih podpisih na primarnih dokumentih. Pismo Zvezne davčne službe Ruske federacije št. 3–1.11.469 z dne 23. septembra 2008 obravnava stališče davčne službe glede faksimilov na dokumentih.
  • Valuta, v kateri je dokument sestavljen. Glavna denarna enota je rubelj. Tudi ko pogoji pogodbe govorijo o konvencionalnih enotah. Ker so vse transakcije v računovodstvu vrednotene v rubljih (Zvezni zakon 402-FZ z dne 6. decembra 2011). Nihče ne prepoveduje dodajanja dodatnih stolpcev, ki označujejo zneske v tuji valuti, vendar mora biti prisoten stolpec, ki označuje znesek v rubljih. V nasprotnem primeru obstaja tveganje odbitka stroškov in odbitka DDV.

Seznam primarnih dokumentov

dogovor

Pojem "sporazum" ureja čl. 420 Civilnega zakonika Ruske federacije. Pogodba je dogovor o nastanku (spremembi) ali prenehanju pravic in obveznosti med strankama. Vsaka stranka je dolžna natančno prebrati pogoje pogodbe. Ob dogovoru sta podpis in pečat vsake stranke. Pogodba kot primarni dokument ima polno pravno veljavo, vsaka stranka mora imeti en podpisan izvod. Vse vsebinske točke morajo pogodbene stranke izpolnjevati v skladu s svojimi obveznostmi. Spori se rešujejo po mirni ali sodni poti.

In trenutek. Ne v vseh situacijah je sklenitev pogodbe priznanje medsebojnih pravic in obveznosti. Račun, prejet ob nakupu izdelka ali storitve, se prizna kot ista pogodba.

Preverite

Račun za plačilo, prejet od prodajalca izdelka ali storitve, se šteje za primarno knjigovodsko listino. Na podlagi zneska, navedenega na računu, kupec izvede plačilo. V plačilnih dokumentih je zaželena povezava na ta dokument (npr. plačilni dokument vsebuje besedno zvezo »plačilo po računu št. 35/7 z dne 31.1.2017«). Obstajajo lahko situacije, ko bo težko dokazati, da je bilo plačilo opravljeno posebej za določen račun.

Predloženi račun je za kupca izdelka (storitve) neke vrste zagotovilo, da prodajalec v določenem roku (1–5 dni) ne bo spremenil fiksne cene. Rok veljavnosti računa za plačilo določi prodajalec. Kupec izvrši plačilo v navedenem roku.

Račun za plačilo

Če plačilo zaradi več razlogov ni možno (na primer težave z računovodsko računalniško mrežo, finančne težave), je priporočljivo prodajalca o trenutnem stanju obvestiti, najbolje vnaprej. Možno je, da se datum računa spremeni, pogoji nakupa pa ostanejo enaki.

Plačilni dokumenti

K tej vrsti knjigovodskih listin sodijo: plačilni čeki (blagovni, gotovinski), plačilni nalogi, plačilni zahtevki.

Pri nakupu blaga (storitev) za gotovino iz blagajne organizacije vsekakor obdržite gotovinski prejemek in ga prenesite v računovodstvo.

Blagajniški prejemek

Če na potrdilu ni razvidno, katero plačilo je izvršeno v gotovini, je treba blagajniškemu potrdilu priložiti potrdilo o prodaji. Vsebuje popis kupljenega blaga (storitev) z navedbo, v kakšni količini in po kakšni ceni je bilo plačano. Potrdilo o prodaji je opremljeno s pečatom prodajalca in podpisom odgovorne osebe za prodajo blaga (storitve).

Potrdilo o prodaji brez blagajniškega potrdila je priznano kot primarni dokument, saj ima samostojni podjetnik posameznik pravico delati brez blagajne (z obveznim pogojem izdaje potrdila o prodaji).

Potrdilo o prodaji, ki ga izda samostojni podjetnik posameznik brez uporabe registrske blagajne

To je določeno v zakonu Ruske federacije 54-FZ "O uporabi blagajn pri plačilih z gotovino in plačilih s plačilnimi karticami" (velja v letu 2017).

Pri plačilu blaga (storitev) med pravnimi osebami preko TRR se izda položnica.

Seznam pakiranja

Vsaka stranka je sestavljena po vzorcu (potrebni so podpisi odgovornih oseb in pečat). Zneski, navedeni na dobavnici in na računu, se morajo ujemati. V nekaterih primerih je priročno uporabiti podpis faksimila, to dejstvo je vsekakor treba navesti v pogodbi o dobavi blaga (storitev).

Pri plačilu računa za izdelek (storitev) preko TRR se izda plačilni nalog.

Plačilni nalog

To je enoten obrazec dokumenta, ki se najpogosteje izpolni na računalniški tehnologiji. Plačilo, pripravljeno za plačilo, lahko predložite banki na papirju ali s pomočjo posebnega bančnega programa "Clint-Bank" (kar je veliko hitreje). Pred pošiljanjem morate preveriti vse podatke o prejemniku plačila, da se izognete nesporazumom, še posebej, če z nasprotno stranko sodelujete prvič. Previdno izpolnite podatke o tem, za kaj plačujete. Koristen bi bil podroben opis z obvezno navedbo podatkov o računu (datum, številka).

Zahtevek za plačilo je primarna listina, s katero upnik od dolžnika zahteva poplačilo dolga prek banke.

Zahtevek za plačilo

Obstaja zahteva brez akcepta: v tem primeru se denar samodejno bremeni z dolžnikovega računa. Akceptna zahteva pomeni prisotnost akcepta s strani dolžnika. V pogodbi pa so lahko določeni pogoji za vračilo nastalega dolga, v tem primeru se vračilo dolga prek banke izvede brez akcepta.

Obrazec računa se uporablja v primerih, ko je evidentiran DDV.

Račun

Pripravljeni so za račune in akte. Plačilo predujma po pogodbi je tudi razlog za izstavitev računa. DDV se odbija na podlagi računov in faktur. Velja omeniti, da so vsi zavezanci za DDV dolžni izdajati račune. Veliko bolj priročno je izpolnjevati obrazce z avtomatskimi programi.

Izvajanje sprememb

Strogo je prepovedano spreminjati gotovino in bančne dokumente (člen 9 Zveznega zakona Ruske federacije "O računovodstvu").

Spremembe drugih primarnih listin so dopustne, vendar pod pogojem, da so s spremembami seznanjeni vsi udeleženci poslovnega posla. Seznanjenost udeležencev s spremembami potrdijo s podpisi z navedbo datuma sprememb.

Popravek se izvede na naslednji način: napačen vnos v dokumentu je previdno prečrtan s tanko črto. Hkrati je prečrtano jasno berljivo. Pravilen vnos se vnese nad ali poleg popravka. Ob prečrtani črti oziroma tam, kjer je dovolj prostega prostora, je izpisan napis Verjemite popravljenemu. Navedeno mora biti polno ime. oseba, ki je spremembe opravila, datum in podpis.

Koliko let je treba hraniti knjigovodske listine?

Shranjevanje

Optimalno mesto za shranjevanje primarnega gradiva je arhiv. Pomembno je, da pravilno pripravite dokumente za vložitev v arhiv:

  • Razvrščanje po kronološkem vrstnem redu.
  • Oprema po vrsti.
  • Vezava in arhiviranje dokumentov v mape.
  • Priprava spremnega potrdila.

Pomembno je zagotoviti varnost računovodskih registrov pred nepooblaščenimi popravki. Popravek napak se lahko opravi le uradno, s podpisom osebe, ki je popravila. Za vašo informacijo se v registrih zbirajo informacije o primarnih dokumentih, sprejetih za računovodstvo.

Tu je tudi poslovna skrivnost: vsebina registrov je prav to. Razkritje informacij o vsebini je kaznivo po ruski zakonodaji.

Trajanje shranjevanja

Zvezni zakon Ruske federacije "O računovodstvu" (člen 17) in arhivska zakonodaja (odlok Ministrstva za kulturo Ruske federacije z dne 25. avgusta 2010 št. 558) določata obdobje hrambe dokumentov podjetja. Za primarne knjigovodske listine je to obdobje najmanj 5 let.

Rok hrambe se začne šteti od 1. januarja leta, ki sledi letu oddaje dokumenta v arhiv.

Če organizacija krši rok shranjevanja primarnih materialov, imajo inšpekcijski organi pravico naložiti kazni (120. člen Davčnega zakonika Ruske federacije). Globa se giblje od 10 tisoč do 40 tisoč rubljev, odvisno od stopnje kršitve.

Mimogrede, za inšpekcijo davčnih organov bodo pomembni samo dokumenti, stari tri leta. Če ni primarnega poročila starejšega obdobja, inšpektorji nimajo pravice do globe v skladu s členom 120 Davčnega zakonika Ruske federacije.

Računovodski servis podjetja je dolžan ne le pravilno voditi evidenco primarnih listin, ampak tudi skrbeti za njihovo varnost. Le v tem primeru se bodo trditve davčnih organov izkazale za neutemeljene.

Primarna dokumentacija je podlaga za knjigovodske vpise v knjigovodske registre. Ti obrazci so namenjeni zapisu na papirju verodostojnosti dejstva poslovne transakcije, ki je povzročila spremembo ekonomskega položaja podjetja. Registracija primarne registracije je urejena z zakonom. Vsaka predloga mora biti v skladu z zahtevami zakona z dne 6. decembra 2011 št. 402-FZ.

Oblike in vrste primarne dokumentacije

Oblike primarnih dokumentov, ki jih uporabljajo poslovni subjekti, lahko stranke transakcije poenotijo ​​in razvijejo neodvisno. Seznam standardnih obrazcev, ki so potrebni za uporabo v posebnih situacijah, je odobren z zakonom. V takih vzorcih organizacije nimajo pravice samostojno spreminjati strukture ali vsebine. Neenotne dokumente lahko podjetje oblikuje ob upoštevanju posebnosti svoje dejavnosti. Odobreni so z lokalnimi akti podjetja.

Razvrstitev primarne dokumentacije vključuje delitev na obrazce za interno in zunanjo uporabo. Interni dokumenti opisujejo posle, ki vplivajo na dejavnost ene institucije - podjetja, ki je sestavilo to potrdilo. Zunanji so namenjeni beleženju transakcij in njihovih rezultatov med dvema ali več udeleženci.

Notranji obrazci so običajno razdeljeni v naslednje skupine:

  1. Administrativni tip - uporablja se za izdajo navodil in navodil strukturnim enotam in osebju.
  2. Izvršilni tip predloge se uporablja za prikaz transakcij, ki so bile zaključene v tekočem obdobju.
  3. Dokumenti za računovodstvo - njihov namen je sistematizirati celoten sklop dogodkov in povzetek prejetih dokumentarnih informacij (presenetljiv primer so računovodski registri).

Računovodski registri vključujejo knjige in dnevnike, računovodske kartice. To vrsto dokumentacije lahko razdelimo na podvrste, ki se razlikujejo po načinu izpolnjevanja in vzdrževanja:

  • kronološko - vse operacije so prikazane v strogem skladu z dejansko kronologijo dogodkov;
  • sistematično (primer - blagajniška knjiga);
  • kombinirano;
  • analitično;
  • sintetični, ki vključuje razčlenitev zneskov na splošne računovodske račune.

Primarna dokumentacija je lahko v obliki pogodbe med nasprotnimi strankami, računa za plačilo, dobavnice, aktov o prevzemu in predaji opravljenih nalog. Primarni dokumenti vključujejo nabor obrazcev za poravnavo z osebjem. Ta kategorija vključuje časovnice in plačilne liste.

OPOMBA! Kapitalizacija in odtujitev sredstev podjetja je formalizirana s primarnim dokumentom. Za to kategorijo dokumentov je značilna prisotnost standardnih obrazcev. Prej so bili obvezni za vse poslovne subjekte. Zdaj se vsaka organizacija sama odloči, ali bo uporabila priporočene obrazce ali razvila lastne predloge.

Posebna pozornost v računovodski praksi je namenjena primarni blagajni. Je poenoten. Spreminjanje nabora podrobnosti ali strukture predloge lahko privede do odvzema pravne veljave celo podpisani obliki. V to skupino sodijo vse vrste listin, ki izkazujejo prejem denarja v blagajno in njegovo odtujitev. Sem spada blagajniška knjiga, ki povzema celoten sklop gotovinskega poslovanja.

Razvrstitev primarnih podjetij po stopnjah podjetništva

Glede na to, v kateri fazi je podjetje, se uporablja ena ali druga oblika primarne računovodske dokumentacije. Običajno lahko transakcije z vidika predložitve dokumentov razdelimo na tri stopnje.

  1. Določitev pogojev transakcije. Partnerja se pogajata in dosežeta soglasje, ki bo ustrezalo obema stranema. Denar in blago še nista zamenjala lastnika, storitve še niso bile opravljene, delo ni bilo zaključeno, vendar je vse pripravljeno za začetek interakcije. Rezultat te stopnje bodo naslednje vrste primarnih:
    • dogovor (možne so različne oblike);
    • račun za plačilo.
  2. Nadomestilo za transakcijo. Plačilo je možno v različnih oblikah. To pomembno točko zabeleži primarni dokument, ki potrjuje prenos denarja:
    • če plačilo ni bilo opravljeno v gotovini, bo potrjeno z izpiskom bančnega računa, potrdilom o plačilnem terminalu ipd.;
    • če je bil denar nakazan »gotovina«, bo potrditev blagajniški prejemek, obrazec za strogo poročanje ali potrdilo o blagajniškem nalogu.
  3. Prenos blaga, opravljanje storitev, opravljanje del. Plačala je, zdaj je čas, da druga stran izpolni svoje obveznosti. Naslednji primarni dokumenti bodo pokazali, da je to storila v dobri veri in prva stranka nima nobenih zahtevkov:
    • račun (če je bilo blago preneseno);
    • potrdilo o prodaji (lahko se izda skupaj z blagajniškim potrdilom ali je en dokument);
    • dejanje opravljenih storitev (ali opravljenega dela).

Te dokumente je treba predložiti davčnim organom, saj potrjujejo stroške, ki jih je imela prva stranka, kar neposredno vpliva na davčno osnovo.

Nadzor, shranjevanje in organizacija računovodstva primarnih dokumentov

Računovodstvo primarne dokumentacije mora biti organizirano tako, da gre vsak obrazec skozi sistem registracije v podjetju. To je potrebno za zmanjšanje tveganja izgube potrdil in drugih obrazcev. Referent ali druga odgovorna oseba vodi dokumentacijo. Vsi dohodni obrazci se obravnavajo kot dohodni. Izhodni obrazci so tisti, ki jih ustvari podjetje interno (ne glede na to, ali bodo izdani tretjim osebam ali bodo ostali v podjetju).

Vhodna dokumentacija mora skozi več faz računovodstva in registracije:

  1. Sprejemanje.
  2. Začetna obdelava.
  3. Porazdelitev po vrstah obrazcev in njihovem namenu.
  4. Registracija v računovodskih dnevnikih z žigom, pritrjenim na dokument, in dodelitvijo vhodne številke datumu sprejema.
  5. Podpis s strani vodstva podjetja (ko direktor pregleda prejeto korespondenco, nanjo postavi sklepe).
  6. Izvedba dokumenta.

Za organizacijo učinkovitega sistema pretoka dokumentov in zagotavljanja nadzora nad varnostjo obrazcev je treba razviti in odobriti urnik pretoka dokumentov s seznamom primerov. Razpored mora razkriti faze izvedbe, registracijo dokumentov, postopek njihovega prenosa v hrambo, navesti časovni okvir in navesti zaposlene, odgovorne za vsak korak.

Izpolnjeno in evidentirano primarno dokumentacijo je treba hraniti najmanj 5 let. Odredba Ministrstva za kulturo z dne 25. avgusta 2010 št. 558 določa klasifikacijo obrazcev glede na čas oddaje v arhiv:

  • administrativna dokumentacija mora ostati na voljo 75 let (če odredbe in navodila vplivajo na glavne dejavnosti podjetja) ali 5 let, če obrazec odraža rešitev administrativnih vprašanj;
  • obrazci, ki spremljajo poslovne transakcije, morajo biti shranjeni 3-5 let.

ZA REFERENCO! Zakon št. 402-FZ v čl. 29 Rok uporabnosti je omejen na 5 let. Davčna zakonodaja zahteva, da mora biti računovodska dokumentacija varna in dostopna najmanj 4 leta.

Posebni pogoji in obdobja shranjevanja so predvideni za naslednje oblike:

  1. Dokumenti, ki se uporabljajo za evidentiranje sredstev, ki so predmet amortizacije, se ne smejo arhivirati 4 leta od dneva odpisa tega premoženja.
  2. Če je bila primarna dokumentacija sestavljena v obdobju nastanka izgube, ki se uporablja za znižanje zneska dohodnine, jo je treba hraniti do prenehanja vpliva te izgube na davčno osnovo.
  3. Primarni dokument, ki označuje transakcije za nastanek terjatev, je treba hraniti 4 leta od trenutka, ko je neporavnani dolg priznan kot slab (če se to zgodi).

Za elektronske obrazce so roki hrambe enaki kot za papirne dokumente. Postopek odpisa primarnih sredstev je treba izvesti s sodelovanjem posebej ustanovljene komisije.

Odobritev obrazcev primarne dokumentacije

Neenotno primarno dokumentacijo lahko poslovni subjekti razvijejo samostojno. Za takšne obrazce je glavno merilo skladnosti s pravnimi normami skladnost s standardi zakona št. 402-FZ glede obveznih podrobnosti:

  • Naslov dokumenta;
  • datum registracije;
  • podatke o podjetju, ki sestavljajo obrazec, po katerem je podjetje mogoče identificirati;
  • vsebino prikazanega posla z navedbo vrednotenja predmeta posla;
  • prinašanje naravnih mer in količinskih vrednosti;
  • prisotnost podpisov odgovornih uradnikov (z obvezno navedbo njihovega položaja in polnega imena).

ZAPOMNITE SE! Za uporabo neodvisno razvitih predlog kot primarne dokumentacije jih mora odobriti lokalni akt podjetja.

Gotovina in plačilni dokumenti spadajo v skupino strogo reguliranih obrazcev. Podjetja s svojim ukazom ali kakršnim koli drugim ukazom ne smejo iz njih odstranjevati vrstic, celic ali spreminjati strukture. Podjetja lahko sami prilagodijo nepoenotene predloge, dodajajo in odstranjujejo informacijske bloke. Pri samostojnem razvoju novih obrazcev lahko kot osnovo vzamete standardne vzorce.

Če želite potrditi primarni izkaz, lahko njegove primere vključite v ločeno prilogo k računovodski usmeritvi. Druga možnost je, da za vsak obrazec upravitelj izda naročilo za podjetje. Besedilo odredbe določa informacije o uvedbi novih oblik dokumentacije v računovodstvo, ki jih je treba sestaviti po eni sami predlogi. Sami obrazci so priloženi naročilu kot ločene priloge.

Če bo organizacija uporabljala standardne obrazce, ki jih priporočajo ustrezni oddelki za prikaz posameznih transakcij, potem teh obrazcev ni treba odobriti z notranjimi predpisi. Za evidentiranje takšne odločitve je dovolj, da v računovodsko politiko vpišete uporabo standardiziranih predlog.

Pri uvajanju novih oblik dokumentov v sistem dokumentnega toka jih je priporočljivo potrditi z nalogom.

Česa se mora računovodja vedno spomniti

Idealno stanje primarne dokumentacije je nujen pogoj za odsotnost težav pri davčnih revizijah in revizijah, dokaz o svoji pravnosti v sporu z nasprotno stranko itd. Tukaj je nekaj pomembnih odtenkov, ki jih mora računovodja vedno zapomniti pri delu z primarni dokumenti.

  1. Primarni dokaz je edini dokaz. Brez primarne dokumentacije je nemogoče dokazati dejstva dobave, stroške, izpolnitev ali neizpolnitev pogojev posla. Tudi sodišče ne bo pomagalo - obstajajo precedensi, ko so bili tožniki zavrnjeni ali so se tožene stranke izognile zahtevkom zaradi pomanjkanja dokazov o določenih fazah transakcije zaradi pomanjkanja številnih primarnih dokumentov.

    POMEMBNO! Brez »primarnega dokaza« je v redkih primerih mogoče dokazati dejstvo opravljanja storitev: sodišče lahko upošteva dodatna izvedenska mnenja in stransko dokumentacijo. Če je delo opravljeno, odsotnost dokumenta, ki ga podpiše stranka, ne bo oprostila plačila.

  2. Bolje je brez napak, vendar manjše pomanjkljivosti niso obremenjene. Najhujša nočna mora vsakega računovodje je zavrnitev vračila DDV zaradi napačnih podatkov v primarnih dokumentih. Če pa so napake manjše, odbitka ne bi smeli zavrniti. Pomen napak ureja 2. del čl. 9 zveznega zakona z dne 6. decembra 2011 št. 402-FZ "O računovodstvu". Davčni uradniki so to potrdili v dopisu z dne 12. februarja 2015 št. GD-4-3/2104@). Glavna stvar je, da posredovani podatki natančno kažejo na dejstvo plačila in dostave blaga (opravljanje storitev). Torej, če na primer tovorni list ne vsebuje sklicevanja na pogodbo ali teža tovora ni navedena, je to pomanjkljivost, ne pa razlog za zavrnitev DDV. Če pa naslov in datum dokumenta, skupni stroški blaga in številne druge obvezne podrobnosti manjkajo, lahko sodišče meni, da je takšna transakcija nerealna.
  3. Pozor, ponarejen podpis!Če so podpisi odgovornih oseb na dokumentih ponarejeni ali je dokument podpisan s strani osebe, ki za to nima pooblastil, takega primarnega vira organi ne bodo priznali. Poleg tega je zelo pomembno, da je podpis lastnoročen - faksimile bodo neveljavne.
  4. Primarni element z napako ni zamenjan.Če je na primer mogoče račune, v katerih je ugotovljena napaka, prepisati z izdajo novega, popravljenega dokumenta z enakimi podatki, potem ta številka ne bo delovala s primarno dokumentacijo. Kljub dejstvu, da včasih sodišča priznavajo popravne dokumente, je še vedno bolje popraviti napako v skladu s pravili čl. 7 "Zakona o računovodstvu" - v dokument vnesite datum popravka in ga overite s podpisi pooblaščenih oseb.
  5. Prevod ni vedno potreben. Seveda je primarno poročilo sestavljeno v državnem jeziku. Toda včasih se prevod posameznih besed iz tujega jezika izkaže za neustrezen, na primer, če gre za ime blagovne znamke ali izdelka.
  6. Elektronski primarni - samo z digitalnim podpisom. Danes se ni treba omejevati le na papirno obliko primarne dokumentacije, zakon dovoljuje tudi elektronske medije. A papirju bo enakovreden le, če bo overjen s kvalificiranim digitalnim podpisom. Nekvalificirano digitalno podpisovanje je dovoljeno le v določenih, posebej določenih primerih, vanje pa primarni dokument ni vključen.