Nekaj ​​besedila iz Worda ali drugega programa za obdelavo besedil ste že kopirali v posebej za to ustvarjene diapozitive PowerPoint predstavitve? Potem verjetno veste, koliko truda in časa vzame ta prenos. Ukaz Premakni navzgor v PowerPointu ponuja učinkovitejši način za širjenje dolgih kosov besedila na več diapozitivov. Pokazali vam bomo, kako to storiti.

Priprava in prenos besedila v PowerPoint

1. V svoj program za obdelavo besedila napišite naslov za vsako besedilo, ki naj se pojavi pozneje na posebnem diapozitivu v vaši PowerPoint predstavitvi.

2. Izberite celotno besedilo in odprite PowerPoint. Na standardni sliki vidite prvi diapozitiv, samodejno dodan iz programa s topologijo "Naslovni diapozitiv".

3. Kliknite ogrado Podnapisi in tja prilepite besedilo. Seveda je v tem nadomestnem mestu preveč besedila in verjetno ima to besedilo zelo majhno pisavo, skoraj neberljivo. Naj vas to ne moti.

Postavite Wordovo besedilo na več diapozitivov

1. V levem delu okna izberite zavihek "Porazdelitev po skupinah". Tam vam bodo zlahka prikazani berljivo besedilo v nadomestnem mestu »Podnaslov«. Če se to ne zgodi, vstopite v meni "Pogled" ali se registrirajte in z ukazom "Povečava" nastavite večjo povečavo.

2. Kliknite na prvi naslov besedila. Če delate s starejšo različico PowerPointa, najprej uporabite točko menija Pogled/nizi simbolov, da prikličete niz simbolov združevanja v skupine in nato kliknite gumb "Višja raven". V novejših različicah PowerPointa z desno miškino tipko kliknite naslov in v kontekstnem meniju izberite »Premakni gor«. Zdaj se zgodi več stvari hkrati: samodejno se vnese nova datoteka s topologijo "Naslov in besedilo" ali "Naslov in vsebina". Mesto za naslov prikazuje vaš prvi naslov. Oznaka mesta za besedilo vsebuje preostalo besedilo iz postopka kopiranja in na prvem diapozitivu ni viden noben vnos besedila.

3. Kliknite v View Grouping na drugem naslovu in znova izberite Higher Level. Nadaljujte na enak način, dokler besedilo ni postavljeno.

Priporočilo: zadeve bodo potekale še hitreje, če po izbiri prvega naslova pritisnete tipko Ctrl in izberete tudi vse nadaljnje naslove. Ukaz "Višja raven" se samodejno izvede za vse naslednje glave. Tako postavitev vašega besedila na več diapozitivov traja le nekaj sekund!

• Napaka 1. Ozadje diapozitiva se ne ujema s temo predstavitve. In vidimo na primer predstavitev o revolucijah v Rusiji v ozadju brez in gob.
• Napaka 2. Uporabljeno ozadje je tisto, ki je vključeno v zbirko PowerPoint. V mnogih letih obstoja programa PowerPoint je na tisoče ljudi uporabilo standardne predloge, objavilo svoje predstavitve na spletu in jih prikazalo na govorih. Te predloge so že preprosto naveličane poslušalcev.

Rešitev: bolje je opustiti standardne predloge. Na internetu lahko najdete veliko novih zanimivih predlog in ozadij (na naši spletni strani je na primer skoraj tisoč ozadij -).

Slika v ozadju ne sme vsebovati elementov, ki niso v skladu z vsebino predstavitve. Za ozadje je bolje uporabiti pastelne ali hladne barve (vijolična, modra, cian, modro-zelena, zelena), izogibati se je treba rdečim in belim barvam.

• Napaka 3. Preveč svetlo in aktivno ozadje predstavitve. Takšno ozadje, prvič, moti zaznavanje informacij z diapozitiva, in drugič, utruja poslušalce.

Rešitev: Če mora biti ozadje svetla slika, je bolje zmanjšati njeno svetlost. Če želite to narediti, izberite obliko pravokotnika ( Vstavi — figure — Pravokotnik), z njim zaprite celoten diapozitiv in zanj izberite belo polnilo s prosojnostjo 50 % (lahko uporabite drug odstotek) in odstranite obrobe ( Oblika — napolniti figure — drugo barve nalivanje- bela in preglednost 50% — v redu, vezje figure- brez okvira).

Slika v ozadju bo postala manj aktivna.

Ali pa, ko vstavite sliko na diapozitiv, takoj nastavite prosojnost.

• Napaka 4. Uporaba nedoslednih barv, pomanjkanje enotnega sloga za oblikovanje diapozitivov.

V tem primeru en diapozitiv uporablja veliko pisavo in levo poravnavo na enem diapozitivu ter majhno pisavo in poravnano poravnavo na drugem.

Rešitev: Pri oblikovanju razdelka ali celotne predstavitve se morate držati enega sloga. Barvna shema naj vsebuje največ tri osnovne barve (seveda so možne izjeme): ozadje — glava — osnovni besedilo. Barve teme lahko spremenite takole: Oblikovanje — Barve- možno je izbrati shemo iz predlaganega nabora ali pa nastaviti svoje barve: Ustvari novo barve shema.

• http://colorscheme.ru/ — izbira barv z uporabo barvnega kroga in ustvarjanje barvnih shem.

• http://color.romanuke.com/ - niz barvnih palet na podlagi fotografij (na voljo so odtenki: topli, hladni, pastelni in kontrastni).

Napake, povezane z besedilno vsebino

• Napaka 5. Odvečno besedilo na prosojnici, postavitev nestrukturiranega besedila na prosojnico, besedilo vzeto iz vira takšno kot je, brez avtorske obdelave.

Rešitev: Besedilo na prosojnici naj bo kratko in jedrnato, ne sme podvajati predstavitve govorca. Povzetki naj bodo na prosojnici.

Če je predstavitev namenjena drugim osebam, lahko v opombah diapozitivov navedete potrebne informacije - te opombe bodo uporabnikom predstavitve pomagale pri delu z njo.

• Napaka 6. Poskus, da bi na prosojnico postavili veliko količino informacij, porabi več kot 90 % prostora na prosojnici.

Rešitev: pustite zamike od robov prosojnice do vsebine (besedila in slik). Poskusite se držati pravila, da mora biti 20 % prosojnice prazne.

Da bo diapozitiv dobil dovršen videz, ga lahko uporabite kot ozadje – okvir za ozadje.

Tudi tukaj besedilo presega meje okvirja - območje za vnos besedila je bilo treba zmanjšati s premikanjem ročice za spreminjanje velikosti v desno.

Besedilo je zelo veliko, skoraj teče v okvir. Treba ga je zmanjšati.

• Napaka 7. Vse besedilo je napisano z VELIKIMI črkami. To besedilo je težko brati.

Rešitev: uporabite tradicionalni način črkovanja besedila, kot v vašem maternem jeziku: prva črka stavka je velika, ostale so male. Na koncu stavka se postavi pika.

• Napaka 8. Uporaba neberljivih pisav, zlasti kot pisave telesa besedila. V postavitvi obstaja nekaj takega, kot je berljivost pisav. Pisava mora biti takšna, da lahko bralec besedilo prebere hitro, brez težav in nelagodja. Prav te pisave se uporabljajo v knjigah, časopisih, revijah - vajeni smo jih in jih zlahka beremo. Vendar pa obstaja na tisoče pisav z nizko berljivostjo - so zanimive, lepe, vendar namenjene za naslove in najverjetneje za uporabo v oglaševanju, oblikovanju.

Rešitev: Če namen ustvarjene predstavitve ni ustvarjanje »vau efekta«, temveč podajanje informacij, potem uporabljajte samo tradicionalne pisave, ki jih poznamo vsi. Za besedilo je bolje uporabiti pisave "sans serif" (Arial, Tahoma, Verdana itd.), upoštevajte, da je pisave serif (družine Times in druge) težko berljive na daljavo.

Pisava sans serif in pisava serif. Pisava Serif je težko berljiva v predstavitvah, vendar dobro deluje pri dokumentih

Za majhen del besedila, ki ga je treba poudariti, je bolje uporabiti poševno pisavo, vendar je bolje, da posamezne besede in besedne zveze označite s krepkim tiskom. Bolje je, da podčrtavanja ne uporabljate, saj podčrtano besedilo v predstavitvah uporabnik zazna kot , kar pomeni, da otežuje nadzor nad predstavitvijo.

Za naslove lahko uporabite okrasne pisave, če je besedilo berljivo.

Pisava osrednjega besedila mora biti manjša od velikosti pisave naslova.

• Napaka 9. Dodatne in manjkajoče pike, presledki, oklepaji itd. črkovalne napake.

• Na koncu naslova ni pike.
• Na koncu stavka se postavi pika, nato en presledek, nato naslednji stavek.
• Narekovaji v besedilu predstavitve morajo biti enaki – če ste izbrali narekovaje-ribje kosti, potem v predstavitvi uporabite le te (Vrste narekovajev: "", "", "", „ “).
• Za začetnim oklepajem ali narekovajem ni presledka, takoj sledi besedilo. Pred zaključnim narekovajem ali oklepajem ni prostora, za besedilom se takoj postavi narekovaj ali oklepaj. Za zaključnim citatom ali oklepajem ali piko (če je konec stavka), vejico ali presledek in nato besedilo.

• Med vsemi besedami mora biti en presledek.
• Za vsemi ločili mora biti pred začetkom naslednjega besedila presledek.

• V celotni predstavitvi naj bodo besede z ё jo oz e.
• Različni označevalci seznamov na različnih straneh.

V prvem primeru so oznake kljukice, v drugem primeru pa kvadratki.

• V celotni predstavitvi morajo imeti seznami enaka ločila za vsakim elementom na seznamu ali pa jih sploh ni. Na primer, postavite podpičje za vsako postavko seznama in piko na koncu seznama.

V prvem primeru je za vsakim elementom seznama pika, v drugem primeru pa ne

• Na nekaterih diapozitivih je rdeča črta, na drugih pa ne. Bolje je, da rdeče črte v predstavitvi sploh ne uporabljate.

Ista predstavitev: drugačna velikost pisave.
En diapozitiv ima, drugi ne.

Napake, povezane z uporabo slik v predstavitvi

• Napaka 10. Ni poravnave oblik, besedila glede na robove diapozitiva ali med seboj. Malomarnost oblikovanja.

Predmeti na prosojnici morajo biti poravnani. Na naslednjem diapozitivu je napaka: isti pravokotniki imajo različne razdalje od robov diapozitiva in drug od drugega.

Rešitev: Če želite odpraviti to napako, morate uporabiti funkcijo poravnave. Izberite želene pravokotnike (pritisnjena tipka CTRL ) Oblika — poravnati — Poravnaj z diapozitivom(v tem primeru se bodo oblike poravnale z obrobami in sredino diapozitiva) oz Poravnajte izbrane predmete(v tem primeru se bodo objekti poravnali drug z drugim). Ko izberete vrsto poravnave, morate nastaviti njene parametre (levo, desno, zgoraj ali spodaj, sredino, porazdelite vodoravno ali navpično).

• Napaka 11. Od diapozitiva do diapozitiva se isti elementi na diapozitivu premikajo.

Naslednji primer prikazuje dva diapozitiva, ki imata enake elemente: gumb za konec predstavitve, napis odgovora in naslov diapozitiva. Opazite lahko, da so isti elementi zamaknjeni in na različnih razdaljah od robov diapozitiva. Ne bi smelo biti.

Rešitev: Da bi se izognili tej napaki, morate ustvariti prvi diapozitiv in nanj postaviti potrebne elemente. Po tem lahko:

• kopirajte diapozitiv (če oba diapozitiva nosita enako obremenitev, kot v obravnavanem primeru) in nato spremenite vsak nov diapozitiv, pri čemer pustite iste elemente na svojih mestih;
• ali ustvarite drugi diapozitiv, nato izberite želeni predmet na prvem diapozitivu, ga kopirajte in nato prilepite na drugi diapozitiv. Predmet bo vstavljen na enaki razdalji od robov diapozitiva, tj. ne bo se premaknilo. Enako je treba storiti z drugimi predmeti.
• Napaka 12. Popačenje razmerja slike. Uporaba slik različnih slogov na istem diapozitivu (fotografije in risbe, slike z obrobo in brez nje, z ozadjem in brez).

Slika je "sploščena".

Slike različnih višin. Beli okvir desne slike ni bil odstranjen (za ozadje predstavitve je bilo mogoče izbrati belo, potem bel okvir slike ne bi bil viden).

Rešitev: Velikost slike morate spremeniti tako, da povlečete ročice v vogalih slike; velikosti ne morete spreminjati z ročaji ob straneh slike.

• Napaka 13. Okvirji slik se ne ujemajo s temo predstavitve ali njenim slogom.

Rešitev: Majhen okvir okoli slike ustvari urejen učinek, slika z okvirjem ima dovršen videz. Vendar ne uporabljajte "žalovanja" okvirjev, kot je na prvi sliki na naslednjem primeru diapozitiva. Prav tako ne smete uporabljati učinkov odseva slike, ki motijo ​​zaznavanje informacij na diapozitivu.

• Napaka 14. Slika je "oglata".

Rešitev: slike ne postavljajte na rob diapozitiva ali v kot. Zamik od robov diapozitiva do slike (enako kot pri postavljanju besedila). Če je treba sliko vstaviti v kot diapozitiva, je bolje, da se odmaknete na enaki razdalji od navpičnega in vodoravnega roba. Poskusite tudi, da slike ne postavite na sredino diapozitiva, če je na diapozitivu besedilo.

Če je slika portret osebe, jo je bolje postaviti tako, da je oko usmerjeno v besedilo, ne pa na rob diapozitiva. Tako bo diapozitiv dobil končen videz.

• Napaka 15. Postavitev več slik na diapozitiv tako, da jih je težko videti. Postavitev dveh ali celo 10 slik na diapozitiv je sprejemljiva, če ni v nasprotju z logiko predstavitve: na primer, če se slike ob kliku povečajo ali so to slike gumbov. Če pa je slika glavna vsebina diapozitiva, se z njo opravlja delo in je tista, ki nosi informacijsko obremenitev, mora biti velika.

Rešitev: Če je slika glavna vsebina diapozitiva, vstavite eno sliko na diapozitiv. Če morate uporabiti več slik, ustvarite več diapozitivov. Ali pa vstavite več slik na en diapozitiv, vendar tako, da se ob kliku na sliko odpre slika na celotnem zaslonu.

Druge napake v predstavitvah

• Napaka 16. Gumbi in hiperpovezave ne delujejo. Včasih lahko pride do situacije, ko v načinu pogleda predstavitve ni mogoče uporabiti gumba hiperpovezave - je neaktiven. To se lahko zgodi preprosto zaradi nepazljivosti avtorja predstavitve - pozabili so nastaviti povezavo. Možno pa je tudi, da gumb za povezavo (spodnja plast) prekriva zgornja plast – druga slika ali besedilo, in zato ne deluje. To je mogoče opaziti, ko kazalec miške ne postane roka s prstom (kot hiperpovezava) na sredini gumba, ampak se spreminja okoli robov gumba.

Rešitev: V prvem primeru samo preverite vse povezave in vse gumbe predstavitve. V posebej kritičnih primerih preizkusite predstavitev na drugih računalnikih.

Za rešitev problema prekrivanja gumba z drugimi predmeti je dovolj, da moteči predmet premaknete v ozadje. Če želite to narediti, z desno miškino tipko kliknite sliko in izberite v kontekstnem meniju Premakni se nazaj. Zdaj bo gumb deloval.

• Napaka 17. Viri virov slik in besedil niso navedeni. Uporaba dela nekoga drugega in nenavedba avtorja je slaba oblika.

Rešitev: pripravili smo na temo. Več kot 80% avtorjev gradiva na spletnem mestu nepravilno navaja vire informacij in za to ne ve.

• Napaka 18. Animation overkill je, ko animacija moti predstavitev. Pri dodajanju animacije predstavitvi se morate držati načela minimalizma. Animacija naj ne moti branja besedila, naj bo barvita.

Rešitev: Ne izberite utripajoče animacije, pa tudi hitrega vrtenja. Vse to je utrujajoče, nadležno in močno obremenjuje vid ter živčni sistem. Dodatna animacija je neuporabna. Bolje je, da ne spremljate menjave diapozitivov zvočni učinki in aktivno animacijo. Razmisliti morate o tem, kateri učinki se bodo prikazali samodejno in kateri ob kliku. Če je vsa animacija na klik, bo vzelo veliko časa, takšna predstavitev bo moteča.

• Napaka 19. Prehod diapozitivov ni pravilno konfiguriran, prehod ob kliku miške ali na tipkovnici ni onemogočen. Na primer, v predstavitveni igri je uporabnik zgrešil gumb s pravilnim odgovorom in prišel do naslednjega vprašanja, mimo menija igre. Kam naprej, uporabniku ni jasno in včasih preprosto ni razumel, kaj se je zgodilo.

Rešitev: Ko ustvarjate interaktivno predstavitev, ki vsebuje , morate onemogočiti klik z miško in navigacijo s tipkovnico med diapozitivi. Mnogi preprosto izberejo Prehodi - Spremenite diapozitive in odstranite potrditveno polje Na klik. S to metodo se izognemo spreminjanju diapozitivov ob kliku, vendar ostaja možnost premikanja po diapozitivih s puščicami, preslednico na tipkovnici in kolescem miške.

Obstaja bolj zanesljiv način - Samodejna predstavitev predstavitve. . Toda ko ga uporabljate, se morate spomniti, da mora biti na vsakem diapozitivu gumb hiperpovezave za prehod na drug diapozitiv. V nasprotnem primeru lahko predogled diapozitiva izklopite samo tako, da končate predstavitev.

Poskušali smo opisati glavne napake pri ustvarjanju predstavitev in upamo, da nam bo to pomagalo, da se jim v prihodnje izognemo.

Katere napake poznate? Članek lahko komentirate.

Večino pisarniških nalog rešujemo na računalniku v okolju MS Office, predvsem v Wordu, Excelu, Outlooku in PowerPointu. Za delo s temi aplikacijami je dovolj minimalno znanje, vendar lahko v mnogih situacijah dodatni triki prihranijo veliko časa in truda. V tem članku bomo razmislili o nekaterih načinih za izboljšanje učinkovitosti dela v zgornjih programih.

MS Word

Hitro premikajte besedilo gor in dol

To je najhitrejši način premikanja besedila brez uporabe miške. Besedilo premikate s puščicama gor in dol, medtem ko držite pritisnjeni tipki Shift in Alt. Besedila vam ni treba izbrati, preden ga premaknete – to se bo zgodilo samodejno in vsak pritisk puščice gor ali dol bo premaknil besedilo za en odstavek navzgor ali en odstavek navzdol. Ta metoda je učinkovita ne samo pri premikanju odstavkov, ampak tudi pri premikanju vrstic v tabeli.

Odstranjevanje povezav v dokumentu

Če se v dokumentu, ki ste ga ustvarili, pojavijo povezave in jih morate narediti neaktivne, lahko izberete vsako povezavo, izberete ukaz Vstavi=>Hiperpovezava in kliknite na gumb Odstrani povezavo. To je zelo dolg in naporen proces. Težavo lahko rešite hitreje: označite celoten dokument z ukazom Uredi => Izberi vse in kliknite bližnjico na tipkovnici Ctrl+Shift+F9 povezave bodo odstranjene, vse druge možnosti oblikovanja dokumenta pa bodo ohranjene.

O besedilu, besedilnih poljih in samooblikah

Ko morate narediti napis, mnogi najprej ustvarijo blok napisa in nato vanj vnesejo besedilo. Enak rezultat lahko dosežete tako, da izberete že vtipkano besedilo in nato kliknete orodno vrstico risanje gumb za ustvarjanje napisa se bo besedilo premaknilo znotraj napisa.

Besedilo lahko vstavite tudi v samooblike (razen črt, polilinij itd.) - praviloma se to naredi v več fazah: ustvarite samodejno obliko, jo izberite, kliknite gumb za ustvarjanje napisa in vnesite besedilo. Obstaja tudi alternativna možnost: narišite želeno samodejno obliko, z desno miškino tipko kliknite nanjo, izberite Dodajte besedilo in vnesite besedilo.

Morda se boste med delom premislili in se odločili, da je treba besedilo vzeti iz napisa ali iz samooblike. Če želite to narediti, ga ni treba izrezati v odložišče in ga nato prilepiti. Izberete lahko napis (ali samoobliko) in z desno tipko miške kliknete nanj, medtem ko držite tipko Ctrl - besedilo se prikaže v najbližjem besedilnem polju.

Osvetlitev Autoshape

Privzeto na plošči risanje manjkajoči gumb Razsvetljava; v kontekstnem meniju, ki ga prikličete, ko z desno miškino tipko kliknete na samodejno obliko, ni ustreznega ukaza.

Vendar pa je mogoče spremeniti osvetlitev samooblike. Če želite to narediti, dodajte na ploščo risanje gumb Razsvetljava s klicem ukaza Orodja=>Nastavitve=>Ukazi z izbiro s seznama kategorije odstavek risanje in povlečete ustrezni gumb iz okna Ekipe(slika 1). Uporaba gumba je preprosta - izberite samodejno obliko, kliknite na gumb Razsvetljava in po potrebi prilagodite osvetlitev (slika 2).

riž. 1. Dodajanje gumba za osvetlitev orodni vrstici za risanje

riž. 2. Nastavitev osvetlitve Autoshape

Deljenje besed

Da bi se izognili preredkim vrsticam v dokumentu, je priporočljivo omogočiti samodejno deljenje besed. Če želite to narediti, meni Storitev izberite ekipo Jezik=>Deleji in potrdite polje zraven ustrezne možnosti (slika 3). Ne pozabite le, da Word vedno nagiba k temu, da namesto vezaja zavije besede z vezajem. V nekaterih primerih se je zaželeno izogniti takšni vrzeli (na primer 10 odstotkov, številka 1, 234-345 itd.). Če želite to narediti, namesto navadnega vezaja uporabite neprekinjen vezaj s pritiskom na kombinacijo tipk Ctrl + Shift + vezaj.

riž. 3. Nastavitev samodejnega deljenja besed

Hkrati je povsem možno, da del dokumenta, zlasti v naslovih, ni potreben vezaj. Če želite onemogočiti deljenje v številnih odstavkih, jih izberite in uporabite ukaz Format=>Odstavek=>Položaj strani in potrdite polje zraven ustrezne možnosti (slika 4).

Treba je priznati, da Word nekaterih besed ne more pravilno prenesti. V teh besedah ​​morate v položaje, kjer lahko delate vezaje, vnesti znak mehkega vezaja s pritiskom na tipke Ctrl + vezaj. Ta vezaj bo imel prednost pred samodejno vstavljenimi vezaji.

Besedilo z indeksi

Če vaš dokument vsebuje spremenljivke z indeksi, vnesenimi neposredno v besedilo in v formule, ustvarjene z urejevalnikom formul MS Equation, potem bodo privzeto videti neenake (različne velikosti spremenljivk in indeksov ter različne ravni njihove lokacije v vrstici), kar bistveno pokvari videz dokumenta (slika 5).

riž. 5. Besedilo z indeksom (prva možnost je vnesena v Wordu, druga - v MS Equation)

Skoraj popolno istovetnost videza spremenljivk z indeksi lahko dosežete tako, da spremenite številne značilnosti ročno vnesenih spremenljivk. Če želite to narediti, natisnite celotno besedilo v pisavi Times New Roman velikosti 12, spremenljivke pa v dodatnem poševnem tisku. Prav tako premaknite spremenljivke navzdol za 1,5 slikovne pike in indekse navzdol za 3 slikovne pike z ukazom Oblika => Pisava => Razmik z izbiro v polju Pristranskost možnost Dol in določanje velikosti odmika (slika 6).

riž. 6. Nastavitev odmika

Prepričajte se tudi, da je velikost izbrana v urejevalniku formul Vsakdanji ( ekipa Velikost=>Navadna) in ga prilagodite velikosti 12 slikovnih pik (ukaz Velikost=>Določi fig. 7).

riž. 7. Prilagajanje običajnih velikosti pisave

Prelomi v tabelah

Pri delu z večstranskimi tabelami se včasih zgodi, da se tabela ne zlomi na koncu lista, ampak veliko prej, tako da ostane zapolnjena le dve tretjini ali celo tretjina strani (to je odvisno od širine posamezne vrstice). mize, na kateri pride do zloma). Istočasno se naslednje vrstice tabele prenesejo na naslednjo stran, čeprav bi se lahko dobro prilegale prejšnji (slika 8). To se pogosto zgodi pri polnjenju celic tabele z navadnim kopiranjem, ko se poleg podatkov kopirajo tudi njihovi formati.

riž. 8. Primer tabele, v kateri prelom vrstice ne doseže konca lista

Razlog za ta pojav je, da ima besedilo v celicah tabele nastavitev prelomljenih odstavkov. Če želite spremeniti situacijo, izberite tabelo, odprite v meniju Oblika ukaz Odstavek=>Položaj strani in odstranite potrditvena polja Ne zlomi odstavka, Ne odtrgajte se od naslednjega in Z nove strani(slika 9) se bo tabela vrnila v običajno obliko.

riž. 9. Spremenite možnosti odstavka

datum v dokumentu

Večina dokumentov mora imeti datum, ko so bili ustvarjeni; ni nenavadno, da dnevno ustvarjate ali posodabljate isto vrsto dokumentov. Zato je zelo priročno uporabljati samodejno vstavljanje datuma: pritisnete kombinacijo tipk Alt+Shift+D in trenutni datum, posodobljen vsakič, ko odprete dokument, je vstavljen na položaj kazalke. Vendar ta metoda ni vedno primerna, saj je datum vstavljen v tradicionalni obliki dd.mm.gggg. Če vam ta oblika ne ustreza, uporabite ukaz Vstavi=>Polje, na seznamu polj izberite polje Datum in določite želeno obliko datuma (slika 10).

riž. 10. Izberite obliko datuma

Če vam nobeden od formatov datuma ne ustreza, na primer potrebujete datum v prvi vrstici dokumenta, dan v tednu pa v drugi (kot na sliki 11), potem boste morali najti več oz. manj podobno obliko datuma in jo uredite. V tem primeru ni problema, da bi se datum izpisal v zgornji vrstici tabele, saj je takšna oblika na seznamu oblik, težava pa je vstaviti dan v tednu - takšna oblika polja Datum ne obstaja. Za urejanje formata odprite v meniju Vstavi ukaz Polje, na seznamu polj določite polje Datum in izberite prvotno obliko datuma, ki vključuje želeni dan v tednu (slika 12). Kliknite gumb Kode polj in uredite obliko datuma v polju Kode polj, pri čemer odstranite nepotreben del formata (slika 13). Operacijo zaključite s klikom na gumb v redu, nato pa se ob vsakem odprtju dokumenta izpiše trenutni dan v tednu.

riž. 11. Dokument s spremenjenim datumskim poljem

riž. 12. Izbira prvotne oblike datuma za urejanje

riž. 13. Oblika datuma po urejanju

Iskanje dokumentov

Potrebne dokumente je mogoče iskati ne le na običajen način, to je z ukazom Start=>Najdi=>Datoteke in mape, ampak tudi neposredno v Wordu pri odpiranju dokumentov, pri iskanju v Wordu pa se lahko zanesete na specifične lastnosti dokumentov (naslov dokumenta, avtor, tema, ključne besede, velikost datoteke, datum zadnje posodobitve itd.) ali na najdene besede v besedilu.

Za iskanje dokumentov po besedi v besedilu izberite ukaz Datoteka => Odpri in kliknite na gumb Orodja=>Najdi=>Normalno. Vnesite iskalno besedo, določite območje iskanja (slika 14), vrste datotek, ki vas zanimajo (slika 15) in kliknite na gumb Najti(Slika 16).

riž. 14. Določitev območja za iskanje

riž. 15. Določanje vrste datotek

riž. 16. Rezultat iskanja dokumentov, v besedilu ali v naslovu katerih se pojavlja beseda "internet"

Za iskanje dokumentov po lastnostih izberite ukaz Datoteka => Odpri in kliknite na gumb Orodja=>Najdi=>Napredno. Recimo, da v računalniku niso le vaši osebni dokumenti, ampak tudi datoteke drugih avtorjev, s katerimi delate na skupnem projektu. V tem primeru na terenu Lastnina navedite možnost Avtor, na terenu Pogoj možnost Vsebuje(bolj zanesljivo, saj lahko avtor v enem primeru vpiše le priimek, v drugem ime in priimek itd.), v polje Pomen vpišite priimek avtorja in kliknite na gumb Najti(Slika 17).

riž. 17. Iskanje po vseh dokumentih določenega avtorja

Vendar ne pozabite, da je iskanje dokumentov po njihovih posebnih lastnostih smiselno le, če so te lastnosti določili vsi avtorji dokumenta - privzeta možnost za njihovo izpolnjevanje žal ne bo zagotovila želenega rezultata. Z ukazom lahko podate lastnosti za vsak dokument posebej Datoteka=>Lastnosti=>Dokument(Slika 18). Malo verjetno pa je, da bo kdo od avtorjev to pozabil storiti v katerem koli dokumentu, zato je bolje vključiti obvezno izpolnjevanje polj ključnih lastnosti dokumenta ob prvem shranjevanju. Če želite to narediti, uporabite ukaz Orodja=>Možnosti=>Shrani in potrdite polje Predlagajte izpolnitev lastnosti dokumenta(Slika 19).

riž. 18. Izpolnjevanje Lastnosti dokumenta

riž. 19. Nastavitev obveznega shranjevanja ključnih lastnosti dokumenta

Dokumente lahko iščete po datumu nastanka in nastavite ne samo določene datume, temveč tudi njihove intervale ali seznam, kar se izvede z uporabo žetonov. IN oz ALI. Da bi našli vse dokumente, na primer za leto 2003, na terenu Lastnina navedite možnost Datum nastanka, na terenu Pogoj možnost Ne prej, na terenu Pomen vnesite datum 1. januar 2003 in kliknite na gumb Dodaj. Nato znova vnesite v polje Lastnina možnost datum nastanka, na terenu Pogoj možnost Ne kasneje, na terenu Pomen vnesite datum 1. januar 2004, kliknite gumb Dodaj in nato na gumb Najti bodo najdeni vsi dokumenti za leto 2003 (slika 20).

riž. 20. Nastavitev iskanja dokumentov, ki so nastali v določenem obdobju

MS Excel

Dodeljevanje barve zavihkom lista

Oznake listov so lahko večbarvne, kar je priročno v knjigah z velikim številom listov - takrat bo barva skupaj z imenom odgovorna za vrsto informacij na listih. Če želite posameznim listom dodeliti določeno barvo, jih izberite, z desnim klikom izberite ukaz Barva etikete in izberite želeno barvo.

Hitro vstavljanje stolpcev in vrstic

Če želite v tabelo dodati vrstico ali stolpec, ni treba izbrati stolpca ali vrstice, pred katero želite vstaviti, odprite kontekstni meni in izberite ukaz Dodajte celice. Lahko pritisnete kombinacijo tipk ctrl+shift hkrati z znakom "+" na numerični tipkovnici - rezultat bo enak.

Mutant stolpci

Stolpci v Excelu so privzeto označeni z latiničnimi črkami, vrstice pa s številkami. Če po ponovnem odpiranju tabele ugotovite, da so stolpci oštevilčeni na enak način kot vrstice (slika 21), ne bodite prestrašeni - to ni dejanje virusa. Uporabi ekipo Orodja=>Možnosti=>Splošno in počistite polje Slog povezave R1C1(slika 22) bo vse prišlo na svoje mesto.

riž. 21. Tabela z oštevilčenimi stolpci

riž. 22. Vrnite se na standardni zapis stolpcev

Pospešite tiskanje

Če morate natisniti veliko število tabel in ste časovno omejeni, lahko pri tiskanju na črno-belem tiskalniku postopek pospešite tako, da opustite barvo (črno-belo tiskanje). Na črno-belih tiskalnikih so barve prikazane kot odtenki sive in traja določen čas, da se odtenek uskladi z določeno barvo. Pri črno-belem tiskanju se barvno besedilo in obrobe prikažejo v črni barvi namesto v sivinah, kar prihrani čas. Če želite nastaviti črno-belo tiskanje, odprite meni mapa ukaz Nastavitev strani=>List in v skupini Pečat potrdite polje črno in belo(Slika 23).

riž. 23. Nastavitev tiskanja v črno-belem načinu

Poleg tega lahko tiskate brez mrežnih črt - v tem primeru se veliki listi natisnejo hitreje. Če želite to narediti, uporabite ukaz Datoteka=>Nastavitev strani=>List in odkljukajte Mreža ( riž. 24).

riž. 24. Zavrnitev tiskanja mreže

Vnos ulomkov

Privzeto se v Excelu vnašajo delna števila v skladu z načinom, ki je nastavljen v nastavitvah sistema Windows: Nadzorna plošča=>Jezik in standardi=>Številke. Z drugimi besedami, če je vejica namenjena vnosu ulomkov v sistemu Windows, potem bodo v Excelu vnesene ločene z vejicami. Vendar se lahko v praksi izkaže drugače. Na primer na računalnikih z velikim številom uporabnikov, zlasti v izobraževalnih ustanovah, kjer se programske nastavitve spreminjajo na najbolj nepredvidljiv način. Če pri vnosu ulomka, ločenega z vejico, na zaslonu vidite število, ločeno s piko, in ste že preverili, ali nastavitve sistema Windows zahtevajo vnos, ločen z vejicami, uporabite ukaz Storitev\Možnosti\Mednarodno in označite potrditveno polje Uporabite sistemska ločila(slika 25).

riž. 25. Vrnitev k sistemskim ločilom

Zastopanje

Pri dokončnem oblikovanju videza tabele in njeni pripravi za tisk je pogosto treba večkrat spreminjati funkcije oblikovanja in tiskanja. Običajno se v takih primerih listi kopirajo in spremenijo lastnosti njihovega prikaza na zaslonu in pri tiskanju. Vendar pa je bolj priročno ustvariti različne poglede listov, ki vam omogočajo ogled podatkov v različnih načinih in ne zahtevajo ustvarjanja ločenih listov.

Pred ustvarjanjem pogleda je treba knjigo popolnoma konfigurirati: dati ji je treba želeni videz in nastaviti vse potrebne možnosti tiskanja zanjo. Ko v pogled vnesete možnosti tiskanja, bo ta samodejno vključil posebna območja tiskanja vsakega lista ali celotnega lista, če zanj ni določeno območje tiskanja.

Če želite ustvariti pogled menija Pogled izberite ekipo Zastopanje, pritisni gumb Dodaj in na terenu Ime vnesite ime za pogled (slika 26). V tem primeru je bolje, da ime aktivnega lista vključite v ime pogleda, da boste v prihodnje lažje našli želeni pogled.

riž. 26. Ustvari pogled

Če se želite vrniti na enega od predhodno ustvarjenih pogledov, če morate na primer natisniti list, uporabite ukaz Pogled=>Ogledi in na terenu Vrste izberite pogled za tiskanje (slika 27), nato pritisnite gumb Prijavite se in kliknite na gumb Pečat List bo natisnjen črno-belo.

riž. 27. Izbira pravega pogleda

Vmesni seštevki

Precej pogosto se morate ukvarjati z velikimi seznami, ki vključujejo več vrednosti celic, za katere morate poznati delne vsote. Excel lahko samodejno izračuna vmesne in skupne vsote na katerem koli seznamu. Običajno se to najprej izvede z razvrščanjem z ukazom Podatki=>Razvrsti(za združevanje vrstic, za katere želite sešteti), nato izračunajte skupne vsote in nato vstavite vrstice za vmesne vsote in jih izračunajte (slika 28).

riž. 28. Izračunavanje vmesnih seštevkov

Če je tabela velika in obstaja veliko področij, za katera je treba izračunati delne vsote, bo ta postopek trajal dolgo. Če želite pospešiti delo, lahko najprej izberete edinstven seznam, za vsako od vrednosti, za katerega morate določiti vmesno vsoto, in šele nato izračunate same vsote. Če želite ustvariti edinstven seznam, izberite želeni stolpec ali vrstico in uporabite ukaz Podatki=>Filter=>Napredni filter. Nastavite skupinsko stikalo Zdravljenje na položaj , določite obseg celic, v katere želite postaviti rezultat, in omogočite možnost Samo edinstveni zapisi(sl. 29, 30). Kot rezultat takšnega filtriranja se bodo vsi edinstveni predmeti prvotnega seznama pojavili v določenem območju tabele.

riž. 29. Ukazno okno naprednega filtra

riž. 30. Rezultat ustvarjanja edinstvenega seznama

Nato uporabite funkcijo SUMIF(obseg, kriteriji, obseg_vsote) A, ki povzema celice, ki izpolnjujejo določena merila. Obseg je obseg celic, ki se preverjajo glede na merilo; kriterij - kriterij v obliki števila, izraza ali besedila, ki določa seštete celice; območje seštevanja - seštete celice (slika 31).

riž. 31. Izračunajte delne vsote za vsako od vrednosti edinstvenega seznama

Odstranjevanje podvojenih vrstic

Predstavljajte si, da obstaja tabela telefonskega imenika (slovar itd.), sestavljena iz dveh stolpcev in ogromnega števila vrstic. V prvem stolpcu se na primer vnesejo imena strank, v drugem pa njihove telefonske številke, vrstice pa se lahko ponavljajo (slika 32). Naloga je odstraniti vse podvojene vrstice. Prva rešitev, ki mi pade na misel, je razvrščanje tabele po prvem stolpcu z ukazom Podatki=>Razvrsti in ročno odstranite podvojene vrstice.

riž. 32. Začetna tabela

Če je tabela zelo velika, lahko dosežete enak rezultat na hitrejši, čeprav bolj zapleten način. Najprej izberite edinstven seznam telefonov z ukazom Podatki=>Filter=>Napredni filter z nastavitvijo skupinskega stikala Zdravljenje v položaj Kopirajte rezultat na drugo mesto, pri čemer določite obseg celic, v katere želite postaviti rezultat, in omogočite možnost Samo edinstveni zapisi(slika 33).

riž. 33. Rezultat ustvarjanja edinstvenega seznama telefonov

Zdaj moramo uporabiti funkcijo VLOOKUP(iskana_vrednost, tabela, številka_stolpca, vrednost True ali False) kjer je iskalna vrednost vrednost, ki jo najdete v prvem stolpcu tabele; tabela tabela s podatki, v katerih se iščejo podatki; številka stolpca številka stolpca v informacijski tabeli, v kateri je ustrezna vrednost. Glede na to, da funkcija deluje tako, da je iskanje želene vrednosti možno samo v prvem stolpcu, boste morali stolpce zamenjati "POLNO IME" in "Telefon", nato pa v stolpec D vnesite formulo s funkcijo VLOOKUP (slika 34). Po tej formuli bo program vzel naslednjo vrednost iz stolpca C, jo poiskal v stolpcu A in nato vrnil vrednost iz stolpca B, ki se nahaja v najdeni vrstici. Po tem ostane kopija stolpca D s posebno pasto, tako da celice ne vsebujejo formul, temveč vrednosti (ukaz Prilepi => Posebno lepljenje => Vrednosti fig. 35) in črtajte stolpce A, B in D, ki so postali nepotrebni.

riž. 34. Rezultat izračuna prek funkcije VLOOKUP

riž. 35. Videz mize po nanosu Paste Special

MS PowerPoint

diapozitivi iz datotek

Pri pripravi predstavitve lahko uporabite vnaprej ustvarjene Wordove dokumente in diapozitive iz drugih predstavitev.

V prvem primeru, če pogovarjamo se o ustvarjanju nove predstavitve odprite Wordov dokument in uporabite ukaz Datoteka=>Pošlji=>Microsoft PowerPoint posledično bo ustvarjena nova predstavitev z besedilom iz datoteke. Če želite besedilo iz Wordovega dokumenta prilepiti v obstoječo predstavitev, odprite predstavitev v programu PowerPoint in kliknite zavihek Struktura(slika 36). Določite ikono diapozitiva, za katero želite, da se prikaže novi diapozitiv z besedilom. Na jedilniku Vstavi izberite ekipo Diapozitivi iz strukture in izberite želeni dokument. Ne pozabite, da je besedilo, ki je vstavljeno v predstavitev, ustvarjeno na podlagi sloga naslovov dokumenta in da lahko uporabite samo besedilo iz datotek v formatih *.doc, *.rtf ali *.txt.

riž. 36. Zavihek Struktura

Če v odprta predstavitev morate vstaviti diapozitiv iz druge predstavitve, nato v meniju Vstavi izberite ukaz diapozitivi iz datotek, izberite predstavitev in vstavljeni diapozitiv (slika 37) ter kliknite gumb Vstavi. Če vstavljate vse diapozitive, kliknite gumb Prilepi vse.

riž. 37. Izberite vstavi diapozitiv

Kompleksno oštevilčenje

Oštevilčevanje strani na prosojnicah poteka tako, da z ukazom v nogo vstavimo številko strani Pogled => Glave in noge, ki odpre okno Glava in noga, kjer morate omogočiti potrditveno polje noga(Slika 38) in kliknite na gumb Uporabi za vse. Upoštevajte, da skriti diapozitivi še naprej štejejo pri oštevilčevanju. Da bi se temu izognili, lahko vse skrite diapozitive postavite na konec predstavitve - in potem bodo vsi prikazani diapozitivi oštevilčeni po vrstnem redu.

riž. 38. Vstavljanje noge

Seveda so strani diapozitivov oštevilčene po vrstnem redu. Če morate ponovno začeti paginacijo na različnih mestih iste predstavitve (to je morda potrebno, če je vaša predstavitev še v razvoju in je sestavljena iz več ločenih nizov diapozitivov), potem, žal, tega ne morete storiti znotraj ene predstavitve. Če želite rešiti težavo za vsako serijo diapozitivov, boste morali ustvariti različne predstavitve in jih povezati s hiperpovezavami.

Predstavitvena predloga

Če so predstavitve pogoste, je priporočljivo porabiti čas za skrbno pripravo nestandardne predstavitvene predloge - danes to ni nič manj pomembno kot na primer glava pisma za poslovna pisma. Predloga shrani logotip organizacije itd. elemente, ki se bodo samodejno predvajali na vseh ustvarjenih diapozitivih predstavitve. Poleg tega predloga določa obliko, velikost in relativni položaj predmetov, uporabljene pisave, ozadje in druge možnosti oblikovanja za predstavitvene elemente.

Razvoj predloge se začne z ustvarjanjem nove predstavitve prek ukaza Datoteka=>Novo. Nato s seznama privzetih predlog izberite oblikovno predlogo za diapozitiv. Preden spremenite predlogo oblikovanja v skladu s predvidenim načrtom, v meniju Pogled izberite ekipo Master=>Master diapozitiva. Na matrici diapozitiva naredite vse spremembe, ki jih želite odražati v vsaki novi predstavitvi, ki jo ustvarite. Najprej spremenite dizajn in prilagodite pisave (slika 39), v naslednjem koraku vstavite logotip (slika 40) in po vseh spremembah na orodni vrstici Vzorec kliknite na gumb Zapri pogled čarovnika.

riž. 39. Rezultat nastavitve glavnih elementov predstavitvene predloge

riž. 40. Videz prosojnice po vstavitvi logotipa

Shranite predstavitev kot predlogo z ukazom Datoteka=>Shrani kot, kot vrsto datoteke izberite različico Predstavitvena predloga in vnesite ime predloge (slika 41).

riž. 41. Shranite predstavitveno predlogo

Če želite uporabiti predlogo pri ustvarjanju predstavitve, kliknite gumb Graditelj diapozitivov, kliknite na povezavo Pregled v spodnjem desnem kotu diapozitiva in izberite predstavitveno predlogo, ki ste jo ustvarili.

Ko ustvarite predlogo, jo lahko dodate na seznam predlog v čarovniku za samodejno vsebino. Če želite to narediti, meni mapa izberite ekipo Ustvari. V območju Ustvari kliknite na povezavo Iz čarovnika za samodejno vsebino, pritisni gumb Nadalje. Nato izberite kategorijo, v katero želite umestiti predlogo, kliknite gumb Dodaj in določite predstavitveno predlogo, ki jo želite dodati (slika 42).

riž. 42. Rezultat dodajanja predloge na glavni seznam samodejne vsebine

Več možnosti oblikovanja v eni predstavitvi

Pri oblikovanju posameznih diapozitivov v predstavitvi lahko uporabite več predlog. To storite tako, da izberete določene diapozitive, z desno miškino tipko kliknete želeno predlogo in izberete možnost Uporabi za izbrane diapozitive. Če ta ukaz ni na voljo, uporabite ukaz Orodja=>Možnosti=>Uredi in na območju Onemogočanje novih funkcij odkljukajte Več vzorcev(Slika 43).

Če za oblikovanje predstavitvenih diapozitivov uporabljate predloge, ki ste jih ustvarili, in ne privzete predloge, se bo namestitev nove predloge za določen diapozitiv zgodila samodejno, ko kliknete povezavo Prebrskaj in izberete predhodno izdelano predstavitveno predlogo, razen če seveda obstaja prepoved uporabe različnih možnosti oblikovanja

riž. 44. Nastavite samodejno preverjanje črkovanja

Uporaba podatkovne datoteke za izvoz stikov

Vsa ustvarjena sporočila, sestanki, opravila in dnevniški zapisi so shranjeni v podatkovni datoteki na lokalnem računalniku. Ta podatkovna datoteka se imenuje datoteka osebne mape in ima pripono .pst. Pri ponovni namestitvi sistema lahko to datoteko preprosto shranite v ločeno mapo na trdem disku ali na CD-ju in jo nato znova povežete.

Poleg tega vam datoteka PST omogoča dostop do informacij, kot so stiki, iz drugega računalnika ali njihovo skupno rabo z drugimi uporabniki. Če želite to narediti, morate samo izvoziti podatke v datoteko PST s čarovnikom za uvoz in izvoz. Odprite v meniju mapa ukaz Uvoz in izvoz, izberite kot možnost dejanja Izvozi v datoteko, in v naslednjem oknu določite, da morate ustvariti datoteko PST (slika 45). Nato izberite mapo Kontakti in določite značilnosti shranjevanja datoteke (slika 46). Kliknite gumb pripravljena, nato pa bodo vaši stiki shranjeni v mapo, ki ste jo določili na disku, ki jo boste zlahka povezali na drugem računalniku z uporabo istega čarovnika za uvoz in izvoz. Povezovanje datoteke PST s stiki se ne razlikuje od povezovanja običajne datoteke PST. Da ne pozabite lokacije datoteke, je najbolje, da jo takoj dodate na seznam Outlookovih podatkovnih datotek. Če želite to narediti, uporabite ukaz Datoteka=>Obdelava podatkovne datoteke, kliknite gumb Dodaj in pokažite na ustvarjeno datoteko PST. Posledično se bo na seznamu podatkovnih datotek poleg osebnih map pojavila tudi datoteka s kontakti, ki ste jih ustvarili (slika 47).

riž. 45. Določanje vrste datoteke, ki jo želite ustvariti

riž. 46. ​​​​Določanje pogojev za shranjeno datoteko

riž. 47. Outlookove podatkovne datoteke

Načrtovanje delovnega časa

Končni rezultat je odvisen od tega, kako dobro je delo načrtovano. Pri urejanju seznama opravil Outlook do neke mere pomaga, vendar vas le opomni, da je prišel čas za začetek določenega opravila, da je že zamujeno; poleg tega lahko Outlook nalogo predodeli drugemu zaposlenemu in vam omogoči nadzor nad njeno izvedbo. In s tem so na splošno zmogljivosti Outlooka v smislu obdelave nalog izčrpane.

Zelo pomembno pa je, da ne le začrtamo številne naloge, ampak jih tudi načrtujemo tako, da je vse opravljeno pravočasno in da je načrtovanje čim bolj avtomatizirano. Vedeti morate, kdaj boste končali določeno nalogo, ali jo je sploh mogoče dokončati do roka in kdaj je najbolje, da se naloge lotite, da jo pravočasno dokončate.

Dobro je, da lahko vnaprej ocenite, kako realen je vaš načrt (glede na naravo vašega delovnega tedna, razpoložljivost odmora za kosilo, načrtovane sestanke itd.). Poleg tega bi se morala opravila samodejno prikazati v koledarju, stanje koledarja pa bi se moralo samodejno posodabljati, ko so opravila prerazporejena. Vse to lahko naredi vtičnik za Microsoft Outlook 2002/XP Taskline ( http://www.taskline.info/MAPI/TasklineSetup.exe, shareware, 1,2 MB) podjetja ResultsWare Limited je priročen in enostaven za uporabo upravitelj opravil, ki vam bo omogočil optimiziranje urnika.

Preden začnete uporabljati vtičnik, ga morate konfigurirati glede na posebnosti delovnega dne. Če želite to narediti, kliknite na gumb opravilna linija, pojdite na zavihek delovni teden in navedite delovne dni v tednu, začetek in konec delovnega dne ter vse razpoložljive odmore (za kosilo, tehnični odmor itd.) - sl. 48.

riž. 48. Razporejanje

Nato začrtajte prihajajoče naloge za prihodnje dni. Hkrati upoštevajte, da se po namestitvi vtičnika v oknu za ustvarjanje opravil prikaže dodaten zavihek opravilna linija, na katerem morate navesti predvideno trajanje dela, in če se je delo že začelo, potem količino časa, porabljenega za to, in odstotek dokončanja (sl. 49, 50).

riž. 49. Ustvari nalogo

riž. 50. Seznam nalog, načrtovanih za naslednji teden

Po tem lahko začnete s testiranjem vtičnika. Če želite to narediti, kliknite na gumb opravilna linija, pojdite na zavihek Naloge, določite čas začetka (slika 51) in pritisnite gumb v redu. Rezultat dela vtičnika bo kratko poročilo o številu načrtovanih opravil, skupnem času za njihovo izvedbo in rokih za dokončanje dela (slika 52). Hkrati bo program naloge v koledarju razporedil na najboljši možni način – pri tem pa bo upošteval tako vse odmore v delu kot tudi sestanke, sestanke ipd. v urniku (slika 53).

riž. 51. Določitev časa začetka analize in razdelitev nalog

riž. 52. Zaključek opravilne vrstice glede seznama načrtovanih opravil (v tem primeru je vse načrtovano mogoče opraviti pravočasno)

riž. 53. Rezultat razdelitve nalog v koledarju

Deljenje besed lahko postavite v celoten dokument ali v njegov del, ki ga morate najprej izbrati.

Če želite omogočiti način deljenja besed v besedilu, uporabite ukaz Deljenje besed(zavihek Postavitev strani/ skupina Nastavitve strani).

Ta ukaz ima ugnezdene elemente.

Ekipa Avto samodejno postavi vezaje v besedilo.

Ekipa Priročnik odpre pogovorno okno, ki ponuja možnosti vezaja za besede, ki jih je mogoče vezati, in zahteva potrditev vstavljanja vezaja v besedilo.

Ekipa Možnosti deljenja besed vam omogoča, da prilagodite svoje možnosti za deljenje besed v pogovornem oknu (slika 15).

Slika 15 Okno Deljenje besed

Transfer cona je največji dovoljeni razmik med besedo in desnim robom strani brez preloma besede. V široki coni je manj prestopov, v ožji je rob desnega polja bolj gladek.

Lahko se izbriše samodejno deljenje z uporabo ukaza Deljenje besed z izbiro ukaza št.

telovadba.

Odpri datoteko Primer dokumenta.docx.

Za vse besedilo, razen besed z velikimi črkami, izvedite samodejno deljenje z deljenjem s širino območja deljenja 0,5 cm.

Shranite dokument.

Delo z okni

V Wordu 2010 lahko delate z več okni hkrati (z enim ali več dokumenti) z zavihkom Pogled, skupina Okno (Slika 16).

Slika 16 Skupina ukazov Okno zavihek Pogled

Če je odprtih več oken dokumentov hkrati, se prehod iz enega okna v drugo izvede z ukazom Pojdi v drugo okno ali prek opravilne vrstice Windows.

telovadba.

Odpri datoteko Primer dokumenta.docx.

Ustvarite dodatno okno za ta dokument (tab Pogled/ skupina Okno/ ekipa Novookno).

Postavite obe okni eno ob drugo (tab Pogled/ skupina Okno/ ekipa blizu). Izklopite sinhrono drsenje (tab Pogled/ skupina Okno/ ekipa Sinhrono drsenje).

Razdeljeno okno 1 (tab Pogled/ skupina Okno/ ekipa Razdeli).

Okna razporedite navpično (tab Pogled/ skupina Okno/ ekipa racionaliziratiVse).

Spreminjanje merila dokumenta

Med delom z dokumentom lahko spremenite njegovo merilo (velikost datoteke dokumenta se ne spremeni) in jo shranite z dokumentom ali predlogo. Povečava se izvaja na zavihku Pogled, skupina Lestvica(Slika 17).

Slika 17 Skupina Lestvica zavihek Pogled

V pogovornem oknu se izvede natančnejša nastavitev merila. Lestvica(zavihek Pogled/ skupina Lestvica/ ekipa Lestvica) (slika 18).

Slika 18 Okno Lestvica

Drsnik za povečavo , ki se nahaja v spodnjem desnem kotu statusne vrstice (Slika 19), vam omogoča spreminjanje lestvice na želeno vrednost s premikanjem drsnika in uporabo gumbov "+" in "-". Levo od drsnika je prikazano merilo dokumenta v odstotkih (slika...).

Slika 19 Drsnik za povečavo

telovadba.

Odpri datoteko Primer dokumenta.docx.

Spremenite merilo dokumenta na različne načine.

Zaprite dokument brez shranjevanja.

Oblikovanje znakov in odstavkov Oblikovanje znakov

Glavna lastnost besedilnih znakov je pisava, ki jo označujejo: pisava, slog in velikost 6 .

Skupina se uporablja za oblikovanje znakov. Pisava zavihek domov (Slika 20).

Slika 20 Plošča skupine Pisava

Za oblikovanje znakov lahko uporabite tudi mini ploščo, ki se samodejno odpre, ko izberete besedilo (slika 21).

Slika 21 Mini plošča

Uporaba gumba skupine Pisava, lahko prikličete pogovorno okno Pisava (Slika 22).

Slika 22 Okno Pisava

V pogovornem oknu Pisava zavihek Dodatno lahko spremenite razmik med znaki v redke ali stisnjene.

Microsoft Word pritegne tako veliko število uporabnikov, ker lahko ponudi različne načine avtomatizacije pri delu z besedilom. Eden od teh je samodejno deljenje besed.

Če želite nastaviti samodejno deljenje besed, morate iti na " Postavitev"V poglavju" Nastavitve strani»izberi element« Deljenje besed« in na seznamu, ki se odpre, kliknite » Avto».

V tem primeru bodo transferji postavljeni na vseh potrebnih in možnih mestih. Za to mora biti nameščen slovar jezika, za katerega bo omogočeno tudi deljenje besed. Vse uradne distribucije programa Microsoft Word pa jih vsebujejo za vse podprte jezike.

Pomembna značilnost samodejnega deljenja besed je, da če besedilu nenadoma povečate velikost, spremenite pisavo ali dodate kakršne koli okrasne elemente, se deljenje besed prilagodi samo.

Če izberete izvlek »Po širini«, bo stran praviloma dobila videz dobro oblikovane knjige.

Prav tako ni priporočljivo samostojno nastavljati vezajev v dokumentu z uporabo "-" in prelomov vrstic. Za to Word uporablja funkcijo mehkega prenosa. Izberite želeno besedo, nastavite kazalec in pritisnite "CTRL" + "-". Zdaj se bo beseda po potrebi previla v skladu s pravili, ki ste jih določili. Mehki vezaji v dokumentu niso vidni, zato jih za prikaz pojdite na zavihek " domov"V poglavju" odstavek"Pritisni" Pokaži vse znake».

Vrnitev k bistvu" Deljenje besed» in s klikom na « Priročnik«, bo program poiskal vse besede, ki jih je mogoče vezati, in vam pokazal možnosti, kako to narediti. Kazalec postavite na želeno mesto in pritisnite " ja».

Zadnji element so minimalne nastavitve. " Deljenje v besedah..." je odgovoren za ločeno vključitev vezaja v tiste besede, ki so napisane z velikimi tiskanimi črkami. Brez zastave bo zanje narejena izjema.

IN " Širina območja zavijanja» nastavi razdaljo od roba pomnilnika zavite besede do okvirja strani.

« maks. številka…» bo omejil število ponavljajočih se primerov prelivanja besed za izbrani fragment ali celoten dokument.

Da bi odstranili vezaje, je potrebno v odstavku " Deljenje besed» izberite možnost « št».

Ali pa z aktiviranim načinom prikaza vseh simbolov odstranite ročno vnesene. Če jih je bilo preveč, potem lahko uporabite funkcijo "Zamenjaj", ki jo prikličete s tipko F5.

V zavihku za zamenjavo kliknite » Več>>» -> « Poseben«, izberite » Mehak prenos' in ga nadomestite s praznim nizom, brez presledka.

Word 2003 ima tudi funkcijo samodejnega deljenja besed. Nameščen je na Storitev» -> « Jezik» -> « Deljenje besed».