Ați copiat deja un mic text din Word sau din alt program de procesare de text în diapozitive special create pentru asta Prezentări PowerPoint? Atunci probabil știi cât de mult efort și timp necesită acest transfer. Comanda Mutare în sus din PowerPoint oferă o modalitate mai eficientă de a răspândi bucăți lungi de text pe mai multe diapozitive. Vă vom arăta cum să o faceți.

Pregătirea și transferul textului în PowerPoint

1. Scrieți în programul dumneavoastră de procesare de text un titlu pentru fiecare text care ar trebui să apară mai târziu pe un diapozitiv special din prezentarea dumneavoastră PowerPoint.

2. Selectați tot textul și deschideți PowerPoint. Veți vedea primul diapozitiv adăugat automat din program cu topologia „Diapozitiv de titlu” în imaginea standard.

3. Faceți clic pe substituentul Subtitrare și inserați textul acolo. Desigur, există prea mult text în acest substituent și este probabil ca acest text să aibă o dimensiune foarte mică a fontului, aproape imposibil de citit. Lasă asta să nu te deranjeze.

Plasați textul Word pe mai multe diapozitive

1. Selectați fila „Distribuire pe grupuri” în zona stângă a ferestrei. Acolo vi se va afișa cu ușurință text lizibilîn substituentul „Subtitrare”. Dacă nu se întâmplă acest lucru, intrați în meniul „Vizualizare” sau înregistrați-vă și utilizați comanda „Zoom” pentru a seta o mărire mai mare.

2. Faceți clic pe primul titlu al textului. Dacă lucrați cu o versiune mai veche de PowerPoint, utilizați mai întâi elementul de meniu View/Symbol Strings pentru a apela șirul de simboluri Grupare și apoi faceți clic pe butonul „Higher Level”. În versiunile mai recente de PowerPoint, faceți clic dreapta pe titlu și selectați „Mutare în sus” din meniul contextual. Acum se întâmplă mai multe lucruri în același timp: un fișier nou cu topologia „Titlu și text” sau „Titlu și conținut” este introdus automat. Substituentul titlului arată primul titlu. Substituentul pentru text conține textul rămas din procesul de copiere și nicio intrare de text nu este vizibilă pe primul diapozitiv.

3. Faceți clic în View Grouping pe al doilea titlu și selectați din nou Higher Level. Continuați în același mod până când textul dvs. este plasat.

Recomandare: lucrurile vor merge și mai repede dacă țineți apăsată tasta Ctrl după selectarea primului titlu și selectați și toate titlurile ulterioare. Comanda „Nivel superior” este executată automat pentru toate anteturile ulterioare. Astfel, plasarea textului pe mai multe diapozitive durează doar câteva secunde!

• Greseala 1. Fundalul diapozitivului nu se potrivește cu tema prezentării. Și vedem, de exemplu, o prezentare despre revoluțiile din Rusia pe fundalul mesteacănilor și ciupercilor.
• Eroare 2. Fundalul folosit este cel inclus în suita PowerPoint. De-a lungul multor ani de existență a programului PowerPoint, mii de oameni au folosit șabloane standard, și-au publicat prezentările pe web și le-au arătat la discursuri. Aceste șabloane s-au săturat deja de ascultători.

Soluție: Este mai bine să renunțați la șabloanele standard. Puteți găsi un număr mare de șabloane și fundaluri interesante noi pe Internet (de exemplu, există aproape o mie de fundaluri pe site-ul nostru -).

Imaginea de fundal nu trebuie să conțină elemente care sunt incompatibile cu conținutul prezentării. Pentru fundal, este mai bine să folosiți culori pastelate sau reci (violet, albastru, cyan, albastru-verde, verde), culorile roșii și albe trebuie evitate.

• Greseala 3. Fundal de prezentare prea luminos și activ. Un astfel de fundal, în primul rând, interferează cu percepția informațiilor din diapozitiv și, în al doilea rând, obosește ascultătorii.

Soluție: Dacă fundalul ar trebui să fie o imagine strălucitoare, atunci este mai bine să-i reduceți luminozitatea. Pentru a face acest lucru, selectați o formă dreptunghi ( Introduce — cifre — Dreptunghi), închideți întregul diapozitiv cu acesta și selectați o umplere albă pentru acesta cu o transparență de 50% (puteți folosi un alt procent) și eliminați chenarele ( Format — completati cifre — Alte culorile turnarea- alb și transparenţă 50% — Bine, Circuit cifre- fără contur).

Imaginea de fundal va deveni mai puțin activă.

Sau, când inserați o imagine pe un diapozitiv, setați imediat transparența.

• Greseala 4. Utilizarea culorilor inconsistente, lipsa unui singur stil pentru proiectarea diapozitivelor.

În acest exemplu, un diapozitiv folosește font mare și aliniere la stânga pe un diapozitiv și font mic și aliniere justificată pe celălalt.

Soluție: Când proiectați o secțiune sau întreaga prezentare, trebuie să respectați un singur stil. Schema de culori nu trebuie să conțină mai mult de trei culori primare (desigur, sunt posibile excepții): fundal — antet — de bază text. Culorile temei pot fi schimbate astfel: Proiecta — Culori- este posibil să alegeți o schemă din setul propus sau vă puteți seta propriile culori: Crea nou culorile sistem.

• http://colorscheme.ru/ — selecția culorilor folosind roata de culori și generarea de scheme de culori.

• http://color.romanuke.com/ - un set de palete de culori bazate pe fotografii (există o alegere de nuanțe: cald, rece, pastel și contrast).

Erori legate de conținutul textului

• Greseala 5. Excesul de text pe diapozitiv, plasarea textului nestructurat pe diapozitiv, text preluat din sursă ca atare, fără prelucrarea autorului.

Soluție: Textul de pe diapozitiv trebuie să fie scurt și concis, nu trebuie să dubleze prezentarea vorbitorului. Rezumatele trebuie plasate pe diapozitiv.

Dacă prezentarea este destinată utilizării de către alte persoane, atunci puteți specifica informațiile necesare în notele de diapozitiv - aceste note vor ajuta utilizatorii prezentării să lucreze cu ea.

• Greseala 6. O încercare de a încadra o cantitate mare de informații pe un diapozitiv utilizează mai mult de 90% din spațiul diapozitivului.

Soluție: lăsați indentări de la marginile diapozitivului la conținut (text și imagini). Încercați să respectați regula conform căreia 20% din diapozitiv ar trebui să fie goală.

Pentru ca diapozitivul să capete un aspect finit, îl puteți folosi ca fundal - cadru de fundal.

Aici textul trece și dincolo de marginile cadrului - a fost necesar să se reducă zona de introducere a textului prin deplasarea mânerului de redimensionare la dreapta.

Textul este foarte mare, aproape ajunge în cadru. Trebuie redus.

• Greseala 7. Tot textul este scris cu majuscule. Acest text este greu de citit.

Soluție: folosiți ortografiile tradiționale ale textului, ca în limba maternă: prima literă a propoziției este scrisă cu majuscule, restul sunt litere mici. Un punct este plasat la sfârșitul unei propoziții.

• Greseala 8. Utilizarea fonturilor care nu pot fi citite, în special ca font pentru corpul textului. În aspect, există un lucru precum lizibilitatea fonturilor. Fontul trebuie să fie astfel încât cititorul să poată citi textul rapid, fără dificultate și disconfort. Aceste fonturi sunt folosite în cărți, ziare, reviste - suntem obișnuiți cu ele și le citim cu ușurință. Cu toate acestea, există mii de fonturi cu lizibilitate scăzută - sunt interesante, frumoase, dar destinate titlurilor și, cel mai probabil, pentru utilizare în publicitate, în design.

Soluție: Dacă scopul prezentării care este creată nu este de a produce un „efect wow”, ci de a oferi informații, atunci folosiți doar fonturi tradiționale care ne sunt familiare tuturor. Pentru text, este mai bine să folosiți fonturi „sans serif” (Arial, Tahoma, Verdana etc.), rețineți că fonturile serif (familiile Times și altele) sunt greu de citit de la distanță.

Font sans serif și font serif. Fontul Serif este greu de citit în prezentări, dar funcționează bine pentru documente

Cursivele ar trebui să fie folosite de preferință pentru o mică bucată de text care trebuie evidențiată, dar este mai bine să evidențiați cuvintele și frazele individuale cu caractere aldine. Este mai bine să nu folosiți sublinierea, deoarece textul subliniat din prezentări este perceput de utilizator ca , adică face dificilă controlul prezentării.

Pentru titluri, puteți folosi fonturi decorative, atâta timp cât textul este lizibil.

Fontul textului corpului trebuie să fie mai mic decât dimensiunea fontului titlului.

• Greseala 9. Puncte suplimentare și lipsă, spații, paranteze etc. greșeli de ortografie.

• Nu există niciun punct la sfârșitul titlului.
• La sfârșitul propoziției se pune un punct, apoi un spațiu, apoi următoarea propoziție.
• Ghilimelele din textul prezentării trebuie să fie aceleași - dacă ați ales ghilimele-herringbones, atunci folosiți-le doar în prezentare (Tipuri de ghilimele: "", "", "", „ ").
• După paranteza de deschidere sau ghilimele, nu există spațiu, textul urmează imediat. Nu există spațiu înainte de ghilimele sau parantezele de închidere; după text, se plasează imediat un ghilimele sau paranteze. După ghilimele de închidere sau paranteza, sau puneți un punct (dacă este sfârșitul propoziției), o virgulă sau un spațiu și apoi textul.

• Trebuie să existe un spațiu între toate cuvintele.
• După toate semnele de punctuație, trebuie să existe un spațiu înainte de începutul textului următor.

• Pe tot parcursul prezentării, cuvintele cu ё ar trebui să fie yo sau e.
• Marcatori de listă diferiți pe pagini diferite.

În primul caz, marcajele sunt bifă, în al doilea caz, pătrate.

• Pe parcursul prezentării, listele ar trebui să aibă aceleași semne de punctuație după fiecare element din listă sau deloc. De exemplu, puneți un punct și virgulă după fiecare element din listă și un punct la sfârșitul listei.

În primul caz, există un punct după fiecare element din listă, în al doilea caz, nu există

• Există o linie roșie pe unele diapozitive, dar nu pe altele. Este mai bine să nu folosiți deloc linia roșie în prezentare.

Aceeași prezentare: dimensiune diferită a fontului.
Un diapozitiv are, celălalt nu.

Erori legate de utilizarea imaginilor într-o prezentare

• Eroare 10. Nu există nicio aliniere a formelor, a textului în raport cu marginile diapozitivului sau unul față de celălalt. Nepăsare de proiectare.

Obiectele de pe diapozitiv trebuie aliniate. Există o greșeală la următorul diapozitiv: aceleași dreptunghiuri au distanțe diferite de la marginile diapozitivului și unul de celălalt.

Soluție: Pentru a remedia această eroare, trebuie să utilizați funcția de aliniere. Selectați dreptunghiurile dorite (tasta apăsată CTRL ) Format — alinia — Aliniați la Slide(în acest caz, formele se vor alinia cu marginile și centrul diapozitivului) sau Aliniați obiectele selectate(în acest caz, obiectele se vor alinia între ele). După alegerea tipului de aliniere, trebuie să setați parametrii acestuia (stânga, dreapta, sus sau jos, centru, distribuire orizontal sau vertical).

• Eroare 11. De la diapozitiv la diapozitiv, aceleași elemente de pe diapozitiv sunt deplasate.

Următorul exemplu arată două diapozitive care au aceleași elemente: un buton de finalizare a prezentării, o legendă Răspuns și un titlu de diapozitiv. Puteți observa că aceleași elemente sunt decalate și se află la distanțe diferite de marginile diapozitivului. Nu ar trebui să fie.

Soluție: Pentru a evita această eroare, trebuie să creați primul diapozitiv, să plasați elementele necesare pe el. După aceea poți:

• copiați diapozitivul (dacă ambele diapozitive poartă aceeași sarcină, ca în exemplul luat în considerare), apoi schimbați fiecare diapozitiv nou, lăsând aceleași elemente la locul lor;
• sau creați un al doilea diapozitiv, apoi selectați obiectul dorit de pe primul diapozitiv, copiați-l și apoi lipiți-l pe al doilea diapozitiv. Obiectul va fi introdus la aceeași distanță de marginile slide-ului, adică. nu se va mișca. Același lucru ar trebui făcut și cu alte obiecte.
• Eroare 12. Distorsiunea raportului de aspect al imaginii. Utilizarea imaginilor de stiluri diferite pe același diapozitiv (fotografii și desene, imagini cu și fără chenar, cu și fără fundal).

Imaginea este „aplatizată”.

Imagini de diferite înălțimi. Cadrul alb al imaginii din dreapta nu a fost eliminat (a fost posibil să se aleagă alb ca fundal al prezentării, atunci cadrul alb al imaginii nu ar fi vizibil).

Soluție: Trebuie să redimensionați imaginea trăgând mânerele situate în colțurile imaginii; nu puteți redimensiona folosind mânerele situate pe părțile laterale ale imaginii.

• Eroare 13. Ramele de imagine nu se potrivesc cu tema prezentării sau cu stilul acesteia.

Soluție: Un cadru mic în jurul imaginii creează un efect îngrijit, o imagine cu un cadru are un aspect finit. Dar nu folosi cadre de „doliu”, ca în prima imagine din exemplul următor de diapozitive. De asemenea, nu trebuie să utilizați efecte de reflexie a imaginii care interferează cu percepția informațiilor de pe diapozitiv.

• Eroare 14. Imaginea este „încolțită”.

Soluție: Nu așezați imaginea pe marginea diapozitivului sau în colț. Indentație de la marginile diapozitivului la imagine (la fel ca atunci când plasați text). Dacă imaginea trebuie introdusă în colțul diapozitivului, atunci este mai bine să faceți un pas înapoi la aceeași distanță față de marginile verticale și orizontale. De asemenea, încercați să nu plasați imaginea în centrul diapozitivului dacă există text pe diapozitiv.

Dacă imaginea este portretul unei persoane, atunci este mai bine să o poziționați astfel încât ochiul să fie îndreptat către text, dar nu spre marginea diapozitivului. Acest lucru va da diapozitivului un aspect finit.

• Eroare 15. Plasarea mai multor imagini pe un diapozitiv în așa fel încât să fie greu de văzut. Plasarea a două sau chiar 10 imagini pe un diapozitiv este acceptabilă dacă nu contrazice logica prezentării: de exemplu, dacă imaginile sunt mărite la apăsare, sau acestea sunt imagini cu butoane. Cu toate acestea, dacă imaginea este conținutul principal al diapozitivei, se lucrează cu ea și este cea care poartă încărcătura de informații, ar trebui să fie mare.

Soluție: Dacă o imagine este conținutul principal al diapozitivului, inserați o imagine pe diapozitiv. Dacă trebuie să utilizați mai multe imagini, creați mai multe diapozitive. Sau inserați mai multe imagini pe un singur slide, dar în așa fel încât atunci când dați clic pe imagine, imaginea se deschide în ecran complet.

Alte erori în prezentări

• Eroare 16. Butoanele și hyperlinkurile nu funcționează. Uneori poate apărea o situație când în modul de vizualizare a prezentării nu este posibilă utilizarea butonului hyperlink - este inactiv. Acest lucru se poate întâmpla pur și simplu din cauza neatenției autorului prezentării - au uitat să configureze linkul. Dar este, de asemenea, posibil ca butonul de legătură (stratul de jos) să fie acoperit de stratul superior - o altă imagine sau text și, prin urmare, să nu funcționeze. Acest lucru poate fi văzut atunci când cursorul mouse-ului nu devine o mână cu un deget (ca un hyperlink) în centrul butonului, ci se schimbă în jurul marginilor butonului.

Soluție: În primul caz, trebuie doar să verificați toate linkurile și toate butoanele prezentării. În cazuri deosebit de critice, testați prezentarea pe alte computere.

Pentru a rezolva problema suprapunerii butonului cu alte obiecte, este suficient să mutați obiectul care interferează în fundal. Pentru a face acest lucru, faceți clic dreapta pe imagine și selectați din meniul contextual Mișcare înapoi. Acum butonul va funcționa.

• Eroare 17. Sursele surselor de imagini și texte nu sunt indicate. Folosirea lucrării altcuiva și nespecificarea autorului este o formă proastă.

Soluție: ne-am pregătit pe tema. Peste 80% dintre autorii materialelor de pe site indică incorect sursele de informații și nu știu despre acestea.

• Eroare 18. Excesul de animație este atunci când animația interferează cu prezentarea. Când adăugați animație la o prezentare, trebuie să respectați principiul minimalismului. Animația nu ar trebui să interfereze cu citirea textului, fiți colorate.

Soluție: nu ar trebui să alegeți o animație pâlpâitoare, precum și o rotație rapidă. Toate acestea sunt obositoare, enervante și pun multă presiune asupra vederii și sistem nervos. Animația suplimentară este inutilă. Este mai bine să nu însoțiți schimbarea diapozitivelor efecte sonoreși animație activă. Trebuie să vă gândiți ce efecte vor apărea automat și care la clic. Dacă toată animația este pe clic, va dura mult timp, o astfel de prezentare va fi enervantă.

• Eroare 19. Tranziția slide nu este configurată corect, tranziția la clic de mouse sau pe tastatură nu este dezactivată. De exemplu, într-un joc de prezentare, utilizatorul a ratat butonul care arată răspunsul corect și a ajuns la următoarea întrebare, ocolind meniul jocului. Unde să meargă în continuare nu este clar pentru utilizator și, uneori, pur și simplu nu a înțeles ce s-a întâmplat.

Soluție: atunci când creați o prezentare interactivă care conține , trebuie să dezactivați clicul mouse-ului și navigarea de la tastatură între diapozitive. Mulți pur și simplu aleg Tranziții - Schimbați diapozitiveși eliminați caseta de selectare Pe Click. Această metodă evită schimbarea diapozitivelor la clic, dar rămâne capacitatea de a derula diapozitive folosind săgețile, bara de spațiu de pe tastatură și rotița mouse-ului.

Există o modalitate mai fiabilă - Prezentare automată. . Dar atunci când îl utilizați, trebuie să vă amintiți că pe fiecare diapozitiv trebuie să existe un buton de hyperlink pentru a merge la un alt diapozitiv. În caz contrar, previzualizarea diapozitivelor poate fi dezactivată numai prin încheierea prezentării.

Am încercat să descriem principalele greșeli în crearea prezentărilor și sperăm că acest lucru ne va ajuta pe toți să le evităm pe viitor.

Ce greșeli știi? Puteți comenta articolul.

Majoritatea sarcinilor de birou sunt rezolvate pe un computer în mediul MS Office, în primul rând în Word, Excel, Outlook și PowerPoint. Un minim de cunoștințe este suficient pentru a lucra cu aceste aplicații, dar în multe situații trucurile suplimentare pot economisi mult timp și efort. Vom lua în considerare câteva modalități de îmbunătățire a eficienței muncii în programele de mai sus în acest articol.

MS Word

Mutați rapid textul în sus și în jos

Acesta este cel mai rapid mod de a muta text fără a utiliza mouse-ul. Textul este mutat cu săgețile sus și jos în timp ce țineți apăsate tastele Shift și Alt. Nu trebuie să selectați textul înainte de a-l muta - acest lucru se va întâmpla automat și fiecare apăsare a săgeții sus sau jos va muta textul cu un paragraf în sus sau cu un paragraf în jos. Această metodă este eficientă nu numai la mutarea paragrafelor, ci și la mutarea rândurilor dintr-un tabel.

Eliminarea legăturilor dintr-un document

Dacă în documentul creat de dvs. apar linkuri și trebuie să le faceți inactive, puteți selecta fiecare link, selectați comanda Insert => Hyperlinkși faceți clic pe butonul Eliminați linkul. Acesta este un proces foarte lung și laborios. Există o modalitate mai rapidă de a rezolva problema: selectați întregul document cu comanda Editare => Selectați tot și faceți clic pe comanda rapidă de la tastatură Ctrl+Shift+F9 link-urile vor fi eliminate și toate celelalte opțiuni de formatare a documentului vor fi păstrate.

Despre text, casete de text și forme automate

Când trebuie să faceți o inscripție, mulți creează mai întâi un bloc de inscripție, apoi tastați textul în el. Puteți obține același rezultat selectând textul deja tastat și apoi făcând clic pe bara de instrumente Desen butonul pentru crearea unei inscripții textul se va muta în interiorul inscripției.

De asemenea, puteți introduce text în forme automate (cu excepția liniilor, poliliniilor etc.) - de regulă, acest lucru se face în mai multe etape: creați o formă automată, selectați-o, faceți clic pe butonul pentru crearea unei inscripții și introduceți text. Există și o opțiune alternativă: desenați forma automată dorită, faceți clic dreapta pe ea, selectați Adaugă textși introduceți text.

Poate că, în timp ce lucrezi, te vei răzgândi și vei decide că textul trebuie scos din inscripție sau din autoshape. Pentru a face acest lucru, nu este necesar să îl tăiați în clipboard și apoi să îl lipiți. Puteți selecta o inscripție (sau autoshape) și faceți clic dreapta pe ea în timp ce țineți apăsată tasta Ctrl - textul va apărea în cel mai apropiat câmp de text.

Iluminare Autoshape

Implicit în panou Desen butonul lipsă Iluminat; nu există nicio comandă corespunzătoare în meniul contextual numit când faceți clic dreapta pe autoshape.

Cu toate acestea, este posibil să schimbați iluminarea autoshape-ului. Pentru a face acest lucru, adăugați la panou Desen buton Iluminat prin apelarea comenzii Instrumente=>Setări=>Comenzi prin selectarea din listă Categorii paragraf Desenși trăgând butonul corespunzător din fereastră Echipe(Fig. 1). Utilizarea butonului este ușoară - selectați forma automată, faceți clic pe buton Iluminatși reglați iluminarea după cum este necesar (Fig. 2).

Orez. 1. Adăugarea butonului de iluminare la bara de instrumente pentru desen

Orez. 2. Configurarea luminii Autoshape

Similizare

Pentru a evita liniile prea rare într-un document, este recomandat să activați separarea automată a cuvintelor. Pentru a face acest lucru, meniul Serviciu selectați o echipă Limbă => Silabeși bifați caseta de lângă opțiunea corespunzătoare (Fig. 3). Rețineți că Word tinde întotdeauna să încapsuleze cuvintele cu cratime în locul cratimei. În unele cazuri, este de dorit să se evite un astfel de decalaj (de exemplu, 10 la sută, numărul 1, 234-345 etc.). Pentru a face acest lucru, în loc de o cratimă obișnuită, utilizați o cratimă care nu se rupe apăsând combinația de taste Ctrl+Shift+Clastima.

Orez. 3. Setarea silabei automate

În același timp, este foarte posibil ca într-o parte a documentului, în special în titluri, să nu fie necesară separarea prin silabe. Pentru a dezactiva separarea în silabe într-un număr de paragrafe, selectați-le, utilizați comanda Format=>Paragraf=>Poziția paginiiși bifați caseta de lângă opțiunea corespunzătoare (Fig. 4).

Trebuie să admitem că Word nu poate transfera corect unele cuvinte. În aceste cuvinte, în pozițiile în care puteți liniști, ar trebui să introduceți un caracter de cratimă moale apăsând tastele Ctrl+Cratima. Această cratimă va avea prioritate față de cratimele introduse automat.

Text cu indici

Dacă documentul dvs. conține variabile cu indici introduși direct în text și în formule create folosind editorul de formule MS Equation, atunci în mod implicit acestea vor arăta diferit (diferite dimensiuni ale variabilelor și indicilor și diferite niveluri ale locației lor pe linie), ceea ce strica în mod semnificativ aspectul documentului (Fig. 5).

Orez. 5. Text cu index (prima opțiune se tastează în Word, a doua - în MS Equation)

Puteți obține o identitate aproape completă a aspectului variabilelor cu indici prin modificarea unui număr de caracteristici ale variabilelor tastate manual. Pentru a face acest lucru, imprimați tot textul cu caracterul Times New Roman de dimensiunea 12, iar variabilele cu caractere cursive suplimentare. De asemenea, mutați variabilele în jos cu 1,5 pixeli și indexați cu 3 pixeli în jos cu comanda Format => Font => Spațiere prin selectarea în câmp Părtinire opțiune Josși specificarea mărimii offset-ului (Fig. 6).

Orez. 6. Setarea offset

De asemenea, asigurați-vă că dimensiunea este selectată în editorul de formule obișnuit ( echipă Dimensiune => Regular) și faceți-l să se potrivească cu 12 pixeli (comandă Dimensiune => Determinați smochin. 7).

Orez. 7. Ajustarea dimensiunilor obișnuite ale fontului

Rupere în tabele

Când lucrați cu tabele cu mai multe pagini, se întâmplă uneori ca tabelul să se rupă nu la sfârșitul foii, ci mult mai devreme, lăsând doar două treimi sau chiar o treime din pagină umplută (acest lucru depinde de lățimea liniei specifice a tabelului pe care are loc întreruperea). În același timp, rândurile ulterioare ale tabelului sunt transferate la pagina următoare, deși s-ar putea încadra foarte bine pe cea anterioară (Fig. 8). Acest lucru se întâmplă adesea la completarea celulelor tabelului prin copiere obișnuită, când împreună cu datele sunt copiate și formatele acestora.

Orez. 8. Un exemplu de tabel în care ruptura de linie nu ajunge la sfârșitul foii

Motivul pentru acest fenomen este că textul din celulele tabelului are o setare de paragraf ruptă. Pentru a schimba situația, selectați tabelul, deschideți în meniu Format comanda Paragraf => Poziția paginiiși eliminați casetele de selectare Nu rupe paragraful, Nu te smulge de la următorulȘi De pe o pagină nouă(Fig. 9) tabelul va reveni la forma sa obișnuită.

Orez. 9. Modificați opțiunile de paragraf

data în document

Majoritatea documentelor ar trebui să aibă data la care au fost create; nu este neobișnuit să se creeze sau să actualizeze același tip de documente zilnic. Prin urmare, este foarte convenabil să utilizați inserarea automată a datei: apăsați combinația de taste Alt+Shift+D, iar data curentă, actualizată de fiecare dată când documentul este deschis, este inserată la poziția cursorului. Dar această metodă nu este întotdeauna potrivită, deoarece data este inserată în formatul tradițional zz.mm.gggg. Dacă acest format nu vă convine, atunci utilizați comanda Inserați => Câmp, în lista de câmpuri, selectați câmpul Datași specificați formatul de dată dorit (Fig. 10).

Orez. 10. Selectați formatul de dată

Dacă niciunul dintre formatele de dată nu vă convine, de exemplu, aveți nevoie de data în primul rând al documentului și de ziua săptămânii în al doilea (ca în Fig. 11), atunci va trebui să găsiți un format de dată mai mult sau mai puțin similar și să îl editați. În acest exemplu, nu există nicio problemă cu data care este tipărită în rândul de sus al tabelului, deoarece un astfel de format se află în lista de formate, iar problema este să inserați ziua săptămânii - un astfel de format de câmp Data nu exista. Pentru a edita formatul deschideți în meniu Introduce comanda Camp, în lista de câmpuri specificați câmpul Datași selectați formatul original de dată, care include ziua dorită a săptămânii (Fig. 12). Faceți clic pe butonul Codurile de câmpși editați formatul datei în câmp Codurile de câmp, eliminând partea inutilă a formatului (Fig. 13). Finalizați operațiunea făcând clic pe butonul Bine, după aceea, de fiecare dată când documentul este deschis, se va tipări ziua curentă a săptămânii.

Orez. 11. Document cu câmpul de dată modificat

Orez. 12. Selectarea formatului original de dată pentru editare

Orez. 13. Formatul datei după editare

Căutare document

Documentele necesare pot fi căutate nu numai în mod obișnuit, adică folosind comanda Start=>Găsiți=>Fișiere și foldere, dar și direct în Word la deschiderea documentelor, iar la căutarea în Word, vă puteți baza pe proprietățile specifice ale documentelor (titlul documentului, autor, subiect, cuvinte cheie, dimensiunea fișierului, data ultimei actualizări etc.) sau pe cuvintele găsite în text.

Pentru a căuta documente după un cuvânt din text, selectați comanda Fișier => Deschideși faceți clic pe butonul Instrumente => Găsiți => Normal. Introduceți un cuvânt de căutare, definiți zona de căutare (Fig. 14), tipurile de fișiere care vă interesează (Fig. 15) și faceți clic pe butonul Găsi(Fig. 16).

Orez. 14. Determinarea zonei de căutat

Orez. 15. Determinarea tipului de dosare

Orez. 16. Rezultatul căutării documentelor în textul sau în titlul cărora apare cuvântul „Internet”.

Pentru a căuta documente după proprietățile lor, selectați comanda Fișier => Deschideși faceți clic pe butonul Instrumente => Găsiți => Avansat. Să presupunem că computerul conține nu numai documentele tale personale, ci și fișierele altor autori cu care lucrezi la un proiect comun. În acest caz, pe teren Proprietate specifica o optiune Autor, în câmp Condiție opțiune Conține(este mai de încredere, pentru că într-un caz autorul poate introduce doar numele de familie, în celălalt prenumele și numele etc.), în câmpul Sens introduceți numele autorului și faceți clic pe butonul Găsi(Fig. 17).

Orez. 17. Căutați în toate documentele unui anumit autor

Cu toate acestea, rețineți că căutarea documentelor după proprietățile lor specifice are sens numai dacă aceste proprietăți sunt specificate de toți autorii documentelor - opțiunea implicită de a le completa, din păcate, nu va oferi rezultatul dorit. Puteți specifica proprietăți separat pentru fiecare document utilizând comanda Fișier=>Proprietăți=>Document(Fig. 18). Cu toate acestea, este puțin probabil ca vreunul dintre autori să uite să facă acest lucru în orice document, așa că este mai bine să includeți completarea obligatorie a câmpurilor proprietăților cheie ale documentului atunci când este salvat pentru prima dată. Pentru a face acest lucru, utilizați comanda Instrumente => Opțiuni => Salvareși bifați caseta Sugerați completarea proprietăților documentului(Fig. 19).

Orez. 18. Completarea proprietăților documentului

Orez. 19. Setarea salvării obligatorii a proprietăților documentului cheie

Puteți căuta documente după data creării lor și puteți seta nu numai date specifice, ci și intervalele acestora sau o listă, care se face folosind jetoane ȘI sau SAU. Pentru a găsi toate documentele, de exemplu pentru anul 2003, în teren Proprietate specifica o optiune Data creării, în câmp Condiție opțiune Nu mai devreme, în câmp Sens introduceți data 1 ianuarie 2003și faceți clic pe butonul Adăuga. Apoi intră din nou în câmp Proprietate opțiune data creării, în câmp Condiție opțiune Nu mai târziu, în câmp Sens introduceți data 1 ianuarie 2004, faceți clic pe butonul Adăuga iar apoi pe buton Găsi se vor găsi toate documentele pentru anul 2003 (Fig. 20).

Orez. 20. Configurarea căutării documentelor create într-o anumită perioadă

MS Excel

Atribuirea culorii filelor de foi

Etichetele de foi pot fi multicolore, ceea ce este convenabil în cărțile cu un număr mare de foi - atunci culoarea, împreună cu numele, va fi responsabilă pentru tipul de informații de pe foi. Pentru a atribui o anumită culoare foilor individuale, selectați-le, faceți clic dreapta, selectați comanda Culoarea eticheteiși selectați culoarea dorită.

Inserați rapid coloane și rânduri

Pentru a adăuga un rând sau o coloană la un tabel, nu este necesar să selectați coloana sau rândul în fața căreia doriți să o introduceți, să accesați meniul contextual și să selectați comanda Adăugați celule. Puteți apăsa combinația de taste ctrl+shift simultan cu semnul „+” de pe tastatura numerică - rezultatul va fi același.

Coloane mutante

În mod implicit, coloanele din Excel sunt notate cu litere latine, iar rândurile cu cifre. Dacă, după ce ați deschis din nou tabelul, descoperiți că coloanele au început să fie numerotate în același mod ca și rândurile (Fig. 21), nu vă alarmați - aceasta nu este acțiunea unui virus. Folosește echipa Instrumente=>Opțiuni=>Generalși debifați caseta Stilul link R1C1(Fig. 22) totul va cădea la loc.

Orez. 21. Tabel cu coloane numerotate

Orez. 22. Reveniți la notația standard pe coloană

Accelerează imprimarea

Dacă trebuie să imprimați un număr mare de tabele și sunteți limitat în timp, atunci când imprimați pe o imprimantă alb-negru, puteți accelera procesul renunțând la culoare (imprimare alb-negru). La imprimantele alb-negru, culorile sunt afișate ca nuanțe de gri și este nevoie de o anumită perioadă de timp pentru a potrivi nuanța cu o anumită culoare. Când imprimați în alb-negru, textul colorat și chenarele apar în negru în loc de tonuri de gri, economisind timp. Pentru a seta imprimarea alb-negru, deschideți meniul Fişier comanda Configurare pagină => Foaie iar în grup Sigiliu bifeaza casuta alb-negru(Fig. 23).

Orez. 23. Setare de imprimare în modul alb-negru

În plus, puteți imprima fără linii de grilă - în acest caz, foile mari sunt imprimate mai rapid. Pentru a face acest lucru, utilizați comanda Fișier=>Configurare pagină=>Foaieși debifați net ( orez. 24).

Orez. 24. Refuzul de a tipări grila

Introducerea numerelor fracționale

În mod implicit, numerele fracționale sunt introduse în Excel în conformitate cu modul în care este setat în setările Windows: Panoul de control=>Limba și standarde=>Numere. Cu alte cuvinte, dacă o virgulă este destinată introducerii numerelor fracționale în Windows, atunci în Excel acestea vor fi introduse separate prin virgule. Cu toate acestea, în practică, se poate dovedi diferit. De exemplu, pe computere cu un număr mare de utilizatori, în special în instituțiile de învățământ, unde setările programelor se schimbă în cel mai imprevizibil mod. Dacă, când introduceți un număr fracționar separat prin virgulă, vedeți un număr separat de un punct pe ecran și ați verificat deja că setările Windows necesită introducere separată prin virgulă, utilizați comanda Service\Opțiuni\Internaționalși evidențiați caseta de selectare Utilizați separatoare de sistem(Fig. 25).

Orez. 25. Reveniți la separatoarele de sistem

Reprezentare

Când finalizați aspectul unui tabel și îl pregătiți pentru imprimare, este adesea necesar să schimbați în mod repetat caracteristicile de formatare și imprimare. De obicei, în astfel de cazuri, foile sunt copiate și caracteristicile de afișare a acestora pe ecran și atunci când sunt imprimate sunt modificate. Cu toate acestea, este mai convenabil să creați diferite vederi de foi care vă permit să vizualizați datele în moduri diferite și nu necesită crearea de foi separate.

Înainte de a crea o vizualizare, cartea trebuie să fie complet configurată: trebuie să i se dea aspectul dorit și să se stabilească toate opțiunile de imprimare necesare pentru aceasta. Când opțiunile de imprimare sunt introduse într-o vizualizare, aceasta va include automat zonele de imprimare specifice fiecărei foi sau întreaga coală dacă nu este definită nicio zonă de imprimare pentru aceasta.

Pentru a crea o vizualizare de meniu Vedere selectați o echipă Reprezentare, apasa butonul Adăuga iar în câmp Nume introduceți un nume pentru vizualizare (Figura 26). În acest caz, este mai bine să includeți numele foii active în numele vederii pentru a facilita găsirea vizualizării dorite în viitor.

Orez. 26. Creați o vizualizare

Pentru a reveni la una dintre vizualizările create anterior, dacă, de exemplu, trebuie să imprimați o foaie, utilizați comanda Vizualizare => Vizualizări iar în câmp feluri selectați vizualizarea pentru imprimare (Fig. 27), apoi apăsați butonul aplicași faceți clic pe butonul Sigiliu Foaia va fi tipărită alb-negru.

Orez. 27. Alegerea vizualizării corecte

Subtotaluri

Destul de des, trebuie să aveți de-a face cu liste mari care includ mai multe valori de celule pentru care trebuie să cunoașteți subtotalurile. Excel poate calcula automat atât subtotaluri, cât și totaluri generale în orice listă. De obicei, acest lucru se face mai întâi prin sortarea cu comanda Date => Sortare(pentru a grupa rândurile pentru care doriți să însumați), apoi calculați totalurile generale, apoi introduceți rânduri pentru subtotaluri și calculați-le (Fig. 28).

Orez. 28. Calcularea subtotalurilor

Dacă tabelul este mare și există multe zone pentru care trebuie calculate subtotaluri, acest proces va dura mult timp. Pentru a accelera munca, puteți selecta mai întâi o listă unică, pentru fiecare dintre valorile pentru care trebuie să determinați totalul intermediar și abia apoi să calculați totalurile în sine. Pentru a crea o listă unică, selectați coloana sau rândul dorit și utilizați comanda Date=>Filter=>Filtru avansat. Setați comutatorul de grup Tratament pentru a poziționa , specificați intervalul de celule în care doriți să plasați rezultatul și activați opțiunea Doar înregistrări unice(Fig. 29, 30). Ca urmare a unei astfel de filtre, toate obiectele unice ale listei originale vor apărea în zona specificată a tabelului.

Orez. 29. Fereastra de comandă a filtrului avansat

Orez. 30. Rezultatul creării unei liste unice

Apoi utilizați funcția SUMIF(interval, criterii, sum_interval) A care rezumă celulele care îndeplinesc un anumit criteriu. Intervalul este intervalul de celule care sunt verificate în funcție de criteriu; criteriu - un criteriu sub forma unui număr, expresie sau text care definește celulele însumate; interval de însumare - celule însumate (Fig. 31).

Orez. 31. Calculați subtotaluri pentru fiecare dintre valorile unei liste unice

Eliminarea liniilor duplicate

Imaginați-vă că există un tabel de agendă telefonică (dicționar etc.) format din două coloane și un număr mare de rânduri. În prima coloană, de exemplu, sunt introduse numele clienților, iar în a doua - numerele de telefon ale acestora, în timp ce liniile pot fi repetate (Fig. 32). Sarcina este de a elimina toate liniile duplicate. Prima soluție care vă vine în minte este să sortați tabelul după prima coloană cu comanda Date => Sortareși eliminați manual liniile duplicate.

Orez. 32. Tabelul initial

Dacă masa este foarte mare, puteți obține același rezultat într-un mod mai rapid, deși mai complex. Mai întâi selectați o listă unică de telefoane utilizând comanda Date=>Filter=>Filtru avansat prin setarea comutatorului de grup Tratamentîn poziție Copiați rezultatul într-o altă locație, specificând intervalul de celule în care doriți să plasați rezultatul și activând opțiunea Doar înregistrări unice(Fig. 33).

Orez. 33. Rezultatul creării unei liste unice de telefoane

Acum trebuie să folosim funcția VLOOKUP(lookup_value, table, column_number, value True or False) unde valoarea de căutare este valoarea care se găsește în prima coloană a tabelului; tabel un tabel cu informații în care sunt căutate date; numărul coloanei numărul coloanei din tabelul de informații în care se găsește valoarea corespunzătoare. Având în vedere că funcția funcționează în așa fel încât căutarea valorii dorite este posibilă doar în prima coloană, va trebui să schimbați coloanele "NUMELE COMPLET"Și "Telefon", iar apoi în coloana D introduceți o formulă cu funcția CĂUTARE V (Fig. 34). Conform acestei formule, programul va lua următoarea valoare din coloana C, o va căuta în coloana A și apoi va returna valoarea din coloana B, situată în rândul găsit. După aceea, rămâne să faceți o copie a coloanei D folosind o pastă specială, astfel încât celulele să nu conțină formule, ci valori (comandă Paste => Paste Special => Valori smochin. 35) și ștergeți coloanele A, B și D care au devenit inutile.

Orez. 34. Rezultatul calculelor prin funcția CĂUTARE V

Orez. 35. Aspect tabelele după aplicarea Paste Special

MS PowerPoint

diapozitive din fișiere

Când pregătiți o prezentare, puteți utiliza documente Word pre-create și diapozitive din alte prezentări.

În primul caz, dacă vorbim despre crearea unei noi prezentări, deschideți un document Word și aplicați comanda Fișier=>Trimiteți=>Microsoft PowerPoint ca urmare, va fi creată o nouă prezentare cu textul din fișier. Dacă doriți să lipiți text dintr-un document Word într-o prezentare existentă, deschideți prezentarea în PowerPoint și faceți clic pe fila Structura(Fig. 36). Specificați pictograma de diapozitiv în spatele căreia doriți să apară noul diapozitiv de text. În meniu Introduce selectați o echipă Diapozitive din structurăși selectați documentul necesar. Rețineți că textul care este inserat în prezentare este generat pe baza stilului titlurilor documentului și puteți utiliza doar text din fișiere în formatele *.doc, *.rtf sau *.txt.

Orez. 36. Fila Structură

Dacă în prezentare deschisă trebuie să inserați un diapozitiv dintr-o altă prezentare, apoi din meniul Inserare, selectați comanda diapozitive din fișiere, selectați prezentarea și slide-ul introdus (Fig. 37) și faceți clic pe butonul Introduce. Dacă inserați toate diapozitivele, faceți clic pe butonul Lipiți toate.

Orez. 37. Selectați inserare diapozitiv

Numerotarea complexă

Numerotarea paginilor în diapozitive se face prin introducerea numărului paginii în subsol cu ​​comanda Vizualizare => Anteturi și subsoluri, care deschide fereastra Antet și Subsol, unde trebuie să activați caseta de selectare subsol(Fig. 38) și faceți clic pe butonul Aplica la toate. Rețineți că diapozitivele ascunse continuă să conteze pentru numerotare. Pentru a evita acest lucru, puteți pune toate diapozitivele ascunse la sfârșitul prezentării - și apoi toate diapozitivele afișate vor fi numerotate în ordine.

Orez. 38. Inserarea unui subsol

Desigur, paginile diapozitivelor sunt numerotate în ordine. Dacă trebuie să începeți din nou paginarea în locuri diferite ale aceleiași prezentări (acest lucru poate fi necesar dacă prezentarea dvs. este încă în curs de dezvoltare și constă din mai multe serii separate de diapozitive), atunci, din păcate, nu puteți face acest lucru în interiorul unei prezentări. Pentru a rezolva problema pentru fiecare serie de diapozitive, va trebui să creați diferite prezentări și să le legați împreună cu hyperlinkuri.

Șablon de prezentare

Dacă prezentările sunt ținute frecvent, este recomandabil să petreceți timp pregătind cu atenție un șablon de prezentare non-standard - astăzi acesta nu este mai puțin relevant decât, de exemplu, antetul pentru scrisorile de afaceri. Șablonul salvează sigla organizației etc. elemente care se vor reda automat pe toate diapozitivele de prezentare create. În plus, șablonul determină formatul, dimensiunea și poziția relativă a obiectelor, fonturile utilizate, fundalul și alte opțiuni de design pentru elementele de prezentare.

Dezvoltarea șablonului începe cu crearea unei noi prezentări prin intermediul comenzii Fișier => Nou. Apoi selectați un șablon de design pentru diapozitiv din lista de șabloane implicite. Înainte de a schimba șablonul de proiectare în conformitate cu planul dorit, în meniu Vedere selectați o echipă Master => Slide Master. Pe diapozitivul principal, faceți modificările pe care doriți să le reflectați în fiecare prezentare nouă pe care o creați. În primul rând, schimbați designul și ajustați fonturile (Fig. 39), în pasul următor, introduceți sigla (Fig. 40) și după toate modificările pe bara de instrumente Probă faceți clic pe butonul Închideți vizualizarea expertului.

Orez. 39. Rezultatul stabilirii elementelor principale ale modelului de prezentare

Orez. 40. Aspectul slide-ului după inserarea siglei

Salvați prezentarea ca șablon cu comanda Fișier => Salvare ca, selectați varianta ca tip de fișier Șablon de prezentareși introduceți numele șablonului (Fig. 41).

Orez. 41. Salvați un șablon de prezentare

Pentru a utiliza un șablon atunci când creați o prezentare, faceți clic pe butonul Slide Builder, apasa pe link Revizuireîn colțul din dreapta jos al slide-ului și selectați șablonul de prezentare pe care l-ați creat.

După ce ați creat un șablon, îl puteți adăuga la lista de șabloane din Expertul AutoContent. Pentru a face acest lucru, meniul Fişier selectați o echipă Crea. În zonă Crea apasa pe link Din vrăjitorul de conținut automat, apasa butonul Mai departe. Apoi selectați categoria în care doriți să plasați șablonul, faceți clic pe butonul Adăugași specificați șablonul de prezentare care trebuie adăugat (Fig. 42).

Orez. 42. Rezultatul adăugării unui șablon la lista principală de conținut automat

Mai multe opțiuni de design într-o singură prezentare

Când proiectați diapozitive individuale într-o prezentare, puteți utiliza mai multe șabloane. Pentru a face acest lucru, selectați anumite diapozitive, faceți clic dreapta pe șablonul dorit și selectați opțiunea Aplicați la diapozitivele selectate. Dacă această comandă nu este disponibilă, utilizați comanda Instrumente => Opțiuni => Editare si in zona Dezactivarea noilor funcții debifați Mai multe mostre(Fig. 43).

Dacă utilizați șabloanele pe care le-ați creat pentru proiectarea diapozitivelor de prezentare, și nu șabloanele implicite, atunci instalarea unui nou șablon pentru un anumit diapozitiv va avea loc automat atunci când faceți clic pe linkul Răsfoire și selectați șablonul de prezentare creat anterior, cu excepția cazului în care, desigur, există o interdicție privind utilizarea diferitelor opțiuni de design.

Orez. 44. Configurați verificarea ortografică automată

Utilizarea unui fișier de date pentru a exporta contacte

Toate mesajele create, programările, sarcinile și înregistrările din jurnal sunt stocate într-un fișier de date pe computerul local. Acest fișier de date se numește fișier de folder personal și are extensia .pst. La reinstalarea sistemului, acest fișier poate fi salvat cu ușurință într-un folder separat de pe hard disk sau pe un CD și apoi reconectat.

În plus, fișierul PST vă permite să accesați informații precum contacte de pe alt computer sau să le partajați altor utilizatori. Pentru a face acest lucru, trebuie doar să exportați datele într-un fișier PST utilizând Expertul Import și Export. Deschide în meniu Fişier comanda Import si export, selectați ca opțiune de acțiune Exportați în fișier, iar în fereastra următoare specificați că trebuie să creați un fișier PST (Fig. 45). Apoi, selectați un folder Contacteși determinați caracteristicile de salvare a fișierului (Fig. 46). Faceți clic pe butonul Gata, iar apoi contactele dvs. vor fi salvate în folderul pe care l-ați specificat pe disc, care va fi ușor de conectat pe alt computer folosind același expert de import și export. Conectarea unui fișier PST cu contacte nu este diferită de conectarea unui fișier PST obișnuit. Pentru a nu uita locația fișierului, cel mai bine este să îl adăugați imediat la lista fișierelor de date Outlook. Pentru a face acest lucru, utilizați comanda Fișier => Procesare fișier de date, faceți clic pe butonul Adăugași indicați spre fișierul PST generat. Ca urmare, în lista de fișiere de date, pe lângă folderele personale, va apărea și fișierul cu contactele pe care le-ați creat (Fig. 47).

Orez. 45. Determinarea tipului de fișier care urmează să fie creat

Orez. 46. ​​​​Determinarea condițiilor pentru un fișier salvat

Orez. 47. Fișiere de date Outlook

Planificarea timpului de lucru

Rezultatul final depinde de cât de bine este planificată lucrarea. Pentru a sorta lista de sarcini, Outlook vă ajută într-o oarecare măsură, dar vă reamintește doar că a venit momentul să începeți o anumită sarcină, că aceasta este deja întârziată; în plus, Outlook poate reatribui sarcina unui alt angajat și vă permite să controlați execuția acesteia. Și cu aceasta, în general, capacitățile Outlook în ceea ce privește procesarea sarcinilor sunt epuizate.

Cu toate acestea, este foarte important nu numai să schițați o serie de sarcini, ci și să le planificați în așa fel încât totul să fie făcut la timp și ca planificarea să fie cât mai automatizată. Trebuie să știți când veți termina o anumită sarcină, dacă este chiar posibil să o finalizați până la termenul limită și când este cel mai bine să începeți sarcina pentru a o finaliza la timp.

Este bine să poți evalua din timp cât de realist este planul tău (în funcție de natura săptămânii de lucru, de disponibilitatea unei pauze de masă, de întâlniri programate etc.). În plus, sarcinile ar trebui să apară automat în calendar, iar starea calendarului ar trebui să fie actualizată automat pe măsură ce sarcinile sunt reprogramate. Toate acestea pot fi realizate printr-un plug-in pentru Microsoft Outlook 2002/XP Taskline ( http://www.taskline.info/MAPI/TasklineSetup.exe, shareware, 1,2 MB) de la ResultsWare Limited, este un manager de activități la îndemână și ușor de utilizat, care vă va permite să vă optimizați programul.

Înainte de a începe să utilizați pluginul, trebuie să îl configurați în conformitate cu particularitățile zilei de lucru. Pentru a face acest lucru, faceți clic pe butonul linia de sarcini, accesați fila saptamana de lucruși indicați zilele lucrătoare ale săptămânii, începutul și sfârșitul zilei de lucru și toate pauzele disponibile (pentru prânz, pauză tehnică etc.) - fig. 48.

Orez. 48. Programare

Apoi descrieți sarcinile viitoare pentru zilele următoare. În același timp, rețineți că, după instalarea pluginului, va apărea o filă suplimentară în fereastra de creare a sarcinilor linia de sarcini, pe care trebuie să indicați durata estimată a lucrării și, dacă lucrarea a început deja, atunci cantitatea de timp petrecută pe aceasta și procentul de finalizare (Fig. 49, 50).

Orez. 49. Creați o sarcină

Orez. 50. Lista sarcinilor planificate pentru săptămâna viitoare

După aceea, puteți începe să testați pluginul. Pentru a face acest lucru, faceți clic pe butonul linia de sarcini, accesați fila Sarcini, specificați ora de pornire (Fig. 51) și apăsați butonul Bine. Rezultatul lucrării plug-in-ului va fi un scurt raport privind numărul de sarcini programate, timpul total pentru executarea acestora și termenele limită pentru finalizarea lucrării (Fig. 52). În același timp, programul va plasa sarcinile în calendar în cel mai bun mod posibil - luând în considerare atât toate pauzele de lucru, cât și întâlnirile, întâlnirile, etc. din program (Fig. 53).

Orez. 51. Determinarea orei de începere a analizei și repartizării sarcinilor

Orez. 52. Concluzia taskline cu privire la lista sarcinilor programate (în acest caz, tot ceea ce este planificat se poate face la timp)

Orez. 53. Rezultatul repartizării sarcinilor în calendar

Similizarea poate fi plasată în întregul document sau în partea sa, care trebuie mai întâi selectată.

Pentru a activa modul de silabe în text, utilizați comanda Similizare(fila Aranjament în pagină/ grup Setările paginii).

Această comandă are elemente imbricate.

Echipă Auto plasează automat cratime în text.

Echipă Manual deschide o casetă de dialog care oferă opțiuni de separare cu silabe pentru cuvintele care pot fi întrerupte și solicită confirmarea inserării unei cratime în text.

Echipă Opțiuni de silabe vă permite să vă personalizați opțiunile pentru separarea în silabe în cuvinte folosind caseta de dialog (Figura 15).

Figura 15 Fereastra Similizare

Zona de transfer este distanța maximă permisă între un cuvânt și marginea din dreapta a paginii fără întrerupere de cuvinte. Într-o zonă largă, sunt mai puține transferuri, cu una mai îngustă, marginea câmpului drept este mai netedă.

Poate fi șters automat silaba cu ajutorul comenzii Similizare prin alegerea comenzii Nu.

Exercițiu.

Deschide fișierul Exemplu de document.docx.

Pentru tot textul, cu excepția cuvintelor majuscule, efectuați separarea automată cu silabe cu o lățime a zonei de silabe de 0,5 cm.

Salvați documentul.

Lucrul cu ferestre

În Word 2010, puteți lucra cu mai multe ferestre în același timp (cu unul sau mai multe documente) folosind fila Vedere, grup Fereastră (Figura 16).

Figura 16 Grup de comandă Fereastră fila Vedere

Dacă mai multe ferestre de document sunt deschise în același timp, trecerea de la o fereastră la alta se realizează cu ajutorul comenzii Du-te la o altă fereastră sau prin bara de activități Windows.

Exercițiu.

Deschide fișierul Exemplu de document.docx.

Creați o fereastră suplimentară pentru acest document (fila Vedere/ grup Fereastră/ echipa Noufereastră).

Poziționați ambele ferestre una lângă alta (tab Vedere/ grup Fereastră/ echipa Aproape). Dezactivați defilarea sincronă (fila Vedere/ grup Fereastră/ echipa Defilare sincronă).

Split fereastra 1 (fila Vedere/ grup Fereastră/ echipa Divide).

Aranjați ferestrele pe verticală (tab Vedere/ grup Fereastră/ echipa eficientizaToate).

Schimbarea dimensiunii unui document

În timp ce lucrați cu un document, puteți modifica scara acestuia (dimensiunea fișierului documentului nu se modifică), precum și să-l salvați cu un document sau un șablon. Mărirea se efectuează pe filă Vedere, grup Scară(Figura 17).

Figura 17 Grup Scară fila Vedere

O setare de scară mai precisă este făcută în caseta de dialog. Scară(fila Vedere/ grup Scară/ echipa Scară) (Figura 18).

Figura 18 Fereastra Scară

Glisor de zoom , situat în colțul din dreapta jos al barei de stare (Figura 19), vă permite să schimbați scara la valoarea dorită prin mișcarea glisorului și folosind butoanele „+” și „-”. În stânga cursorului, scara documentului este afișată ca procent (Fig...).

Figura 19 Glisor de zoom

Exercițiu.

Deschide fișierul Exemplu de document.docx.

Schimbați scara documentului în diferite moduri.

Închideți documentul fără a salva.

Formatarea caracterelor și a paragrafelor Formatarea caracterelor

Principala proprietate a caracterelor textului este fontul, care se caracterizează prin: font, stil și dimensiune 6 .

Grupul este folosit pentru a formata caractere. Font fila Acasă (Figura 20).

Figura 20 Panoul de grup Font

De asemenea, pentru formatarea caracterelor, puteți utiliza Mini-Panelul, care se deschide automat când este selectat text (Figura 21).

Figura 21 Mini panou

Folosind butonul de grup Font, puteți apela o casetă de dialog Font (Figura 22).

Figura 22 Fereastra Font

În caseta de dialog Font fila În plus puteți modifica distanța dintre caractere în rară sau compactă.

Microsoft Word atrage un număr atât de mare de utilizatori, deoarece poate oferi o varietate de modalități de automatizare atunci când lucrați cu text. Una dintre acestea este separarea automată în silabe.

Pentru a configura separarea automată cu silabe, trebuie să accesați „ Aspect„În capitolul” Setările paginii" selectați elementul " Similizare” și în lista care se deschide, faceți clic pe „ Auto».

În acest caz, transferurile vor fi plasate în toate locurile necesare și posibile. Pentru a face acest lucru, trebuie instalat dicționarul limbii pentru care va fi activată și separarea prin silabe. Cu toate acestea, toate distribuțiile oficiale ale Microsoft Word le conțin pentru toate limbile acceptate.

O caracteristică importantă a silabei automate este că dacă măriți brusc dimensiunea, schimbați fontul sau adăugați orice elemente decorative pentru text, separarea în silabe se va ajusta de la sine.

Dacă selectați opțiunea „După lățime”, pagina va avea în general aspectul unei cărți bine concepute.

De asemenea, nu este recomandat să setați în mod independent cratimele în document folosind „-” și rupturi de linie. Pentru a face acest lucru, Word folosește caracteristica Soft Transfer. Selectați cuvântul dorit, setați cursorul și apăsați „CTRL” + „-”. Acum, dacă este necesar, cuvântul se va încheia conform regulilor pe care le-ați specificat. Cratimele moi nu sunt vizibile în document, așa că pentru a le afișa accesați fila " Acasă„În capitolul” Paragraf" Presa " Arată toate caracterele».

Revenind la punctul " Similizare» și făcând clic pe « Manual”, programul va căuta toate cuvintele care pot fi întrerupte și vă va arăta opțiuni despre cum să faceți acest lucru. Poziționați cursorul unde doriți și apăsați „ da».

Ultimul element este setările minime. " Similizare în cuvinte..." este responsabil pentru includerea separată a silabelor în acele cuvinte care sunt scrise cu majuscule. Fără steag, se va face o excepție pentru ei.

IN " Înfășurați lățimea zonei» setează distanța de la marginea stocării cuvintelor împachetate până la cadrul paginii.

« Max. număr…» va limita numărul de cazuri repetate de împachetare a cuvintelor pentru un fragment selectat sau pentru întregul document.

Pentru a elimina cratimele, este necesar în paragraful „ Similizare" selectați opțiunea " Nu».

Sau cu modul activat de afișare a tuturor simbolurilor, eliminați-le pe cele introduse manual. Dacă au fost prea multe, atunci puteți folosi funcția „Înlocuire”, care este apelată de butonul F5.

În fila de înlocuire, faceți clic pe „ Mai multe>>" -> « Special", Selectați " Transfer moale' și înlocuiți-l cu un șir gol, fără spațiu.

Word 2003 are, de asemenea, o funcție de separare automată cu silabe. Este instalat la Serviciu» -> « Limba» -> « Similizare».